Maggiore efficienza con i sistemi di automazione dei processi

Lo studio “Own Your Transformation” pubblicato dall’Institute for Business Value di IBM, rivela che le aziende stanno aumentando gli investimenti nei sistemi di automazione, nell’intelligenza artificiale e nei flussi di lavoro intelligenti, con l’obiettivo di creare delle catene di approvvigionamento sostenibili. L’automazione dei processi non viene adottata per eliminare posti di lavoro, quanto per modificare le operazioni tradizionali all’interno delle aziende. 

In cosa consistono esattamente i sistemi di automazione dei processi? E, soprattutto, in che ambiti si possono adottare? I progressi tecnologici si stanno applicando in tutti i settori, anche se a ritmi diversi, per cui le domande che conviene porsi sono: quali sono i processi che si possono migliorare Come farlo? e Che vantaggi si possono ottenere?

In cosa consistono i sistemi di automazione dei processi?

L’automazione dei processi in ambito aziendale si spiega considerando il suo proposito principale: ottimizzare i flussi di lavoro per renderli più efficienti. Ciò significa, facilitare  il lavoro di tutti i professionisti, eliminando le funzioni ripetitive e concentrando gli sforzi su aree strategiche. 

In questo modo, la produttività nelle organizzazioni incrementa molto, dato che le azioni manuali e ripetitive che si svolgono ogni giorno in qualsiasi azienda sono innumerevoli. Per questo, i sistemi di automazione dei processi si possono applicare a diverse sezioni all’interno di una stessa azienda e in un’infinità di funzioni. Tuttavia, esistono ancora certi lavori che dipendono esclusivamente dall’essere umano.

Quali sono le funzioni che non si possono automatizzare in un’azienda?

Nonostante i progressi della tecnologia, esistono ancora diverse funzioni che non possono essere sostituite da sistemi di automazione dei processi, soprattutto perché non si tratta di azioni manuali e nemmeno ripetitive. Un esempio sono le decisioni strategiche, o le strategie su questioni creative o tutte le altre funzioni che richiedono inevitabilmente l’intervento umano. 

Quali sono i processi che si possono automatizzare?

D’altro canto, ogni giorno vengono svolte una serie di azioni manuali che, in generale, seguono gli stessi schemi e richiedono istruzioni minime per essere svolte. In questi casi, i sistemi di automazione vengono introdotti per ridurre la mano d’opera, dove possibile, ottenendo gli stessi o migliori risultati. 

Questi sono alcuni esempi di funzioni che possono essere sostituite dalla tecnologia:

• Gran parte delle azioni di assistenza al cliente
• Gestione degli inventari
• Fatturazione
• Analisi e monitoraggio di dati
• Determinate gestioni di risorse umane
• Diverse funzioni di marketing
• Alcuni segmenti della catena di montaggio

Come adottare i sistemi di automazione dei processi in un’attività

Nel momento in cui si decide di digitalizzare un’attività, è importante tenere a mente che esiste un processo di adozione di questi sistemi. Si richiedono, per esempio, una serie di investimenti, per cui conviene prendere delle decisioni in base al tipo di azienda e alle necessità della stessa, con l’obiettivo di adottare sistemi di automazione dei processi per ridurre i costi e, ovviamente, per aumentare i profitti. 

Analisi della situazione

In primo luogo, è fondamentale realizzare uno studio dettagliato della situazione e del contesto dell’organizzazione. Grazie a questo potrai ottenere informazioni importanti, come conoscere le risorse disponibili per affrontare l’introduzione di sistemi di automazione dei processi, oltre a determinare quali sono le esigenze principali dell’azienda, sia a livello generale sia in ogni dipartimento.  

Stabilire le priorità

Quando si sono individuati tutti i processi suscettibili di automazione risulta necessario stabilire una serie di priorità. Tenendo in considerazione i costi di ogni strumento che vorresti adottare e le necessità più importanti della tua azienda, è importante chiarire quali sono le principali soluzioni utili per l’organizzazione.

Studio di mercato e selezione degli strumenti  

Avendo ben chiare le necessità dell’azienda, il momento più complesso arriva quando si devono adottare i sistemi di automazione dei processi: decidere qual è lo strumento più adatto nel mercato per migliorare ogni funzione. Ogni giorno sono sempre di più gli strumenti offerti per l’automazione dei processi ma non tutti sono utili per ogni settore. 

Adozione dei sistemi di automazione dei processi

La facilità d’uso di questi strumenti è una delle premesse che vengono prese in considerazione quando si devono adottare questi sistemi. Tuttavia, in molti casi si consiglia di realizzare e avviare il processo di automazione in modo graduale.  

La formazione degli utenti è essenziale per ottenere il massimo delle prestazioni di ogni software; se così non fosse, come potrebbero ottimizzare ogni processo? 

Vantaggi dei sistemi di automazione dei processi in ambito aziendale 

Osservando il successo nelle vendite che presentano tutti quegli strumenti disegnati per questo scopo, sembra evidente ormai che i sistemi di automazione dei processi offrono una serie di vantaggi irrinunciabili per qualsiasi azienda.  

Tuttavia, quali sono i principali benefici dell’adozione di questi sistemi per un’attività? 

• Maggior successo nel processo decisionale: l’aumento della quantità e della qualità dei dati, e la facilità di processarli, permettono una maggiore capacità di previsione. 
• Più efficienza: un obiettivo comune a qualsiasi organizzazione è produrre di più investendo meno risorse. Questo è anche l’obiettivo principale dell’automazione dei processi. 
• Riduzione dei costi: come conseguenza di quanto detto prima, i costi dei processi si riducono, il che permette di reinvestire le risorse per adottare nuovi miglioramenti che generino una crescita esponenziale.
• Aumento della soddisfazione del cliente: quando si migliora la qualità di un prodotto o di un servizio e si rendono più flessibili i pagamenti, aumenta la fidelizzazione.
• Risparmio di tempo: le funzioni ripetitive che si svolgevano prima di adottare i sistemi di automazione dei processi smettono di essere rilevanti e il tempo che si risparmia si può occupare in questioni più importanti per l’azienda. 

Come Slack può aiutarti nell’automazione dei processi?

Slack è uno strumento che riunisce tutti questi vantaggi grazie all’automazione dei processi comunicativi.  L’interazione tra i membri di uno stesso team, i dirigenti e i clienti è fondamentale per portare a termine con successo qualsiasi tipo di progetto. Se, oltre a questo è anche possibile integrare strumenti esterni di automazione, l’ottimizzazione diventa un’evidenza. 

Per questo, con Slack, le funzioni di routine si convertono in flussi di lavoro automatizzati per permetterti di ottimizzare il tempo e concentrarti in altre questioni strategiche per i tuoi progetti.

FAQ sui sistemi di automazione

Cosa significa automatizzare un processo?
Automatizzare un processo significa ottimizzare i flussi di lavoro all’interno di un’organizzazione, eliminando o riducendo al minimo le attività manuali e ripetitive. L’obiettivo è rendere il lavoro più efficiente, liberando risorse per concentrarsi su attività strategiche e a maggior valore aggiunto.

Quali sono i tipi più comuni di automazione aziendale?
I tipi più comuni di automazione aziendale includono:

• Assistenza clienti automatizzata, come chatbot o risposte automatiche
• Gestione degli inventari, per tenere traccia delle scorte e dei rifornimenti
• Fatturazione automatizzata, per emettere e registrare fatture
• Analisi e monitoraggio dei dati, per migliorare il processo decisionale
• Gestione delle risorse umane, come la pianificazione delle assunzioni o l’elaborazione delle buste paga
• Automazione delle campagne di marketing, come e-mail automatizzate e social media scheduling
• Segmenti della catena di montaggio, per ottimizzare la produzione industriale

Qual è la forma più semplice di automazione?
La forma più semplice di automazione è l’utilizzo di strumenti che automatizzano le attività ripetitive e prevedibili, come l’invio di e-mail automatiche o la gestione di promemoria. Questi sistemi richiedono istruzioni minime e seguono schemi già predefiniti.