Modelo de pauta da reunião semanal

Como usar esse modelo no Slack (passo a passo)

Usar uma pauta para a reunião semanal de alinhamento é uma maneira fácil de dar às reuniões uma estrutura clara e ajudar os membros da equipe a saber o que esperar. Assim, essas conversas podem se tornar mais curtas e produtivas. Com um modelo de pauta semanal simples de personalizar dentro do Slack, você ajudará os participantes e os líderes a gerenciar melhor o tempo e a fazer mais. Saiba como criar uma pauta de reunião no Slack:

1. Primeiro, clique em “Abrir modelo” a fim de criar um canvas específico para o centralizar o planejamento e as comunicações sobre a pauta.
2. Preencha a data, adicione links importantes e anote o que está indo bem, o que não está indo bem e as prioridades para a reunião.
3. Adicione outras perguntas ou tópicos que sua equipe precise discutir na reunião de alinhamento da semana.
4. Compartilhe a pauta no canal para que a equipe possa dar sugestões e colaborar antes da reunião.
5. Marque os participantes e defina claramente as funções e os próximos passos.
6. Faça isso semanalmente para manter a equipe informada com esforço mínimo.

Caso você precise planejar uma sessão de treinamento com um membro da equipe, confira o modelo para reuniões individuais a fim de se organizar.

O que é o modelo de pauta de reunião semanal?

O modelo de pauta para reuniões semanais serve como uma estrutura reutilizável para encontros recorrentes. O uso do modelo permite que você crie uma estrutura consistente para as reuniões semanais, definindo de maneira clara os tópicos de discussão e as atualizações de projetos. Quando as reuniões são focadas, fica mais fácil responsabilizar os membros da equipe, esclarecer as funções em um projeto e garantir que os tópicos principais sejam abordados. A pauta semanal mantém as reuniões objetivas e produtivas, o que, no final das contas, melhora os resultados.

Benefícios de usar o modelo de pauta de reunião semanal

O uso do modelo de pauta semanal melhora os resultados das reuniões de várias maneiras. A seguir, listamos alguns benefícios de usar um formato estruturado para alinhamentos semanais:

• Economizar tempo na preparação e no acompanhamento. Quando sabem o que esperar, os membros da equipe comparecem à reunião mais bem preparados para discussões, perguntas e relatórios de progresso. Também fica mais fácil fazer o acompanhamento quando todos estão alinhados.
• Garantir a consistência em reuniões semanais. Manter uma estrutura previsível para a reunião semanal torna mais fácil acompanhar o progresso e comparar os resultados ao longo do tempo. Você terá anotações e pontos de contato consistentes para consultar.
• Melhorar a comunicação e o alinhamento. Quando todos entendem o que é esperado e o que vem a seguir, os membros da equipe conseguem compreender melhor suas funções e responsabilidades individuais.
• Incentivar a documentação e a responsabilização. Quando você lista os itens de ação, os responsáveis e os prazos em uma pauta semanal, gera um histórico consistente das discussões e dos relatórios que todos podem consultar quando surgirem dúvidas.
• Economizar tempo no planejamento. A economia de tempo é o benefício mais imediato que resulta da implementação de um modelo de pauta semanal. Em vez de criar uma pauta do zero, você pode simplesmente atualizar o canvas toda semana e compartilhá-lo com a equipe sem sair do Slack.

O que incluir no modelo de pauta de reunião semanal

O que é necessário em uma pauta de reunião semanal depende do objetivo, do tamanho e das metas da equipe. As equipes menores ou startups podem ter pautas curtas e flexíveis. Já as equipes criativas muitas vezes precisam de tempo para fazer brainstormings de novas ideias e discutir o feedback dos clientes. As equipes de liderança ou estratégia podem incluir itens de pauta relacionados a finanças, iniciativas estratégicas e relatórios de departamento. Independentemente dos objetivos da equipe, essas seções principais devem ser incluídas em toda pauta de reunião semanal.

• Detalhes da reunião e objetivos. Comece com a data, o horário e o local da reunião, além de indicar se será um encontro virtual ou presencial. Em seguida, deixe claro o objetivo da reunião e o que você pretende.
• Principais tópicos de discussão. Inclua uma lista ordenada dos tópicos principais para discussão com o tempo previsto para cada um deles.
• Atualizações da equipe e análise do progresso. Reserve um tempo para revisar as métricas ou os KPIs e como eles mudaram desde a última reunião.
• Itens de ação da reunião anterior. Analise o que foi finalizado e o que exige acompanhamento.
• Novos problemas ou impedimentos. Reserve um espaço para discutir desafios ou impedimentos que surgiram desde a última reunião.
• Próximos passos e responsáveis. Atribua claramente os itens de ação aos membros da equipe com as respectivas datas de entrega.
• Perguntas e respostas ou feedback. Reserve tempo suficiente para perguntas e respostas a fim de garantir que todos saiam da reunião com uma compreensão clara do que foi discutido.

5 práticas recomendadas para alinhamentos semanais

Um modelo sólido coloca você em posição vantajosa, o que propicia o aumento do engajamento e da eficiência durante as reuniões da equipe. Confira algumas práticas recomendadas para organizar reuniões eficientes:

• Distribua a pauta da reunião com 24 a 48 horas de antecedência. Isso dá tempo para que os membros da equipe analisem e absorvam os planos, formulem perguntas e preparem relatórios sobre suas metas e progresso. Se você estiver planejando uma  reunião inicial para começar um novo projeto ou iniciativa, a comunicação clara e antecipada é ainda mais útil. Você também pode pedir aos participantes que atualizem suas seções ou distribuam tópicos de discussão antes que a reunião comece.

• Seja objetivo com o tempo e delimite o tempo de cada tópico. Tente evitar distrações e respeite os limites de tempo para cada tópico de discussão. Sua equipe vai valorizar a consistência e a previsibilidade, pois saber o que esperar ajuda todos a manter o foco.

• Incentive a participação, mas mantenha o foco. Promova um ambiente aberto que incentive perguntas e comentários, mas direcione a equipe gentilmente de volta ao tópico quando for necessário. Saiba reconhecer a hora de encerrar reuniões improdutivas.

• Analise e confirme os itens de ação antes de terminar. Atribua verbalmente os itens de ação e os responsáveis antes de encerrar cada reunião. Verifique se todos entenderam suas tarefas e como concluí-las.

• Armazene as pautas e as anotações no Slack para facilitar armazene consulta. Crie um canal específico no Slack, como #alinhamentos-semanais, e fixe nele a pauta mais recente da reunião. Publique as atas e as atualizações no mesmo canal e repita essas etapas toda semana. Com o tempo, isso criará um fluxo contínuo de pautas e atualizações, o que constrói um histórico de fácil consulta para os membros da equipe.

Simplifique a padronização das reuniões com o Slack

A utilização da mesma estrutura para cada reunião semanal é uma maneira simples de manter as equipes focadas e em progresso. Com um conjunto personalizável de itens básicos de reunião, o modelo de pauta semanal do Slack ajuda sua equipe a se manter produtiva, eficiente e alinhada com o mínimo de esforço. [# /]