Wie Vorwerk Digital R&D mit Slack die Zusammenarbeit und Softwareentwicklung effizienter und transparenter gestaltet
Das 1883 gegründete Traditionsunternehmen Vorwerk und seine Produkte wie die Küchenmaschine Thermomix und die Kobold-Staubsauger genießen in Deutschland eine hohe Bekanntheit. Vorwerk hat eine Reputation als Unternehmen mit innovativen Haushaltsgeräten – und hoher Kundennähe. Das Unternehmen setzt stark auf Direktvertrieb, bietet aber genauso über Shops, E-Commerce und regionale Ansprechpartner:innen seinen Kund:innen jeweils die Kontaktpunkte, die sie möchten. Was viele nicht wissen, ist, dass Vorwerk inzwischen auch eine Software Company ist.
Seit 2014 sind die Thermomix-Geräte mit aufwändiger Software ausgestattet, mit der sie inzwischen gefühlt schon fast von allein kochen. Die Robotik-Lösungen der Staubsaugermarke Neato setzen naturgemäß Software voraus. Und dann ist da auch noch Cookidoo – ein Rezeptportal für Nutzer:innen des Thermomix. Hier können sie in rund 80.000 Rezepten stöbern, erhalten Empfehlungen, können Wochenpläne und Einkaufslisten erstellen und mit der Guided-Cooking-Funktion Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt aufs Gerät erhalten. Ein Geschäftsfeld, das mit rund 4 Millionen Abonnentinnen und Abonnenten sehr erfolgreich ist – und so das starke Hardware-Geschäft ergänzt.
Eigene Embedded Software setzt Vorwerk seit 2013 ein. Zu Beginn arbeitete der Bereich Vorwerk Digital mit externen Entwicklerinnen und Entwicklern. Schon 2019 fiel die Entscheidung, eigene Entwicklerteams aufzubauen. Die Entwickler:innen waren das Arbeiten mit Slack gewohnt – und sprachen sich dagegen aus, auf eine andere Kollaborationslösung umzusteigen, als diese 2020 in der restlichen Gruppe ausgerollt wurde. Ein wesentlicher Grund: Features, die ihren Arbeitsalltag effizienter und produktiver machten, standen dort nicht zur Verfügung. Statt die Software zu wechseln, wechselte Vorwerk Digital R&D auf eine Enterprise-Lizenz von Slack und realisierte zielstrebig die Automatisierungspotenziale von Slack.
Heute nutzen die Mitarbeiter:innen Slack nicht nur für zahlreiche Kommunikationsvorgänge untereinander, mit Externen und dem Management. Im Software Development hilft die Automatisierung über Slack, Prozesse im Release Management, Deployment, dem Qualitätsmanagement und dem Incident Management zu vereinfachen und zu beschleunigen. Zusätzlich hat Vorwerk Digital R&D einen Workflow für das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen aufgesetzt, um ihnen einen flexibleren, transparenteren Einstiegsprozess zu ermöglichen. Denn die bereits über 150 Köpfe zählende Sparte wächst stark. Die Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen des Unternehmens gelingt dabei ohne Schwierigkeiten – da sich die dort genutzte Kollaborationslösung aus Slack heraus ansteuern lässt.
Es ist bemerkenswert, wie viele Automatisierungsmöglichkeiten Slack bietet und wie viele Tools sich über Schnittstellen anbinden lassen – und wie einfach vieles geht
Schnellere, transparentere Prozesse im Software Development
Mit Software-Updates für Thermomix, die Neato Roboter und die Plattform Cookidoo haben die Entwicklerteams eine ganze Reihe von Systemen in ihrer Verantwortung. Die Anbindung von Jira an Slack hat geholfen, die Zahl der Releases deutlich zu erhöhen. „Heute schaffen wir 95 Releases pro Tag“, sagt Arends. Der Review-Prozess und die Genehmigung von Releases geschieht direkt über Slack. Reviews und Freigaben erfolgen so schneller und für alle transparent nachvollziehbar.
Diese Geschwindigkeit unterstützt beispielsweise diejenigen, die für die Rezeptentwicklung verantwortlich sind: „Wir sind unserer Gelinggarantie verpflichtet. Unsere Rezeptentwickler wollen sicherstellen, dass alles bei den Kunden zum Erfolg wird. Dafür ist es wichtig, sie mit Anwendungen zu unterstützen, mit denen sie so effizient wie möglich arbeiten können“, erklärt Arends.
Die gleiche Logik greift für Deployments und Incidents: Entwickler:innen werden über Slack benachrichtigt, wenn Updates ausgerollt werden oder wenn Probleme auftreten: Etwa, weil die Plattform-Last bei Cookidoo zu hoch wird oder die Ladezeiten für die Kunden auf einmal sehr lang werden.
Tritt ein Vorfall auf – etwa: Cookidoo ist in einem Land nicht erreichbar – geht diese Information aus dem Monitoring Tool oder vom Qualitätsmanagement schnell an alle betroffenen Stakeholder. Über Huddles können sie sich dann unverzüglich abstimmen. Die schnelle Audio- oder Videokonferenzverbindung direkt aus Slack heraus erlaubt sofortigen Austausch zwischen allen Beteiligten. So lassen sich Incidents schneller lösen. Neben dem betroffenen Entwickler-Team sind jeweils Digital Management, Service Management und bei Bedarf weitere Köpfe aus dem Qualitätsmanagement oder externe Profis beteiligt.
Das Qualitätsmanagement nutzt nicht nur hier die Vorteile der Automatisierung: Auch im Testing sehen sie direkt in Slack Benachrichtigungen und Ergebnisse zu durchgeführten Tests. Belastungstests laufen automatisch ab, auch solche, bei denen Vorwerk mit externen Dienstleistern kooperiert.
Insgesamt sind bei Vorwerk Digital R&D über ca.30 Lösungen an Slack angebunden, darunter Confluence, Gitlab, Opsgenie, Instana, Miro und Outlook.
Interne Kommunikation und Feedbackkultur verbessern
Auch in der Kommunikation im Arbeitsalltag profitieren die Mitarbeiter:innen von Vorwerk Digital R&D von Slack: „Unsere beiden großen Bereiche sind Culinary und Cleaning. Bei Slack muss niemand den eigenen Workspace verlassen und ständig hin und her wechseln, weil sich Channels auch im Overlay nutzen lassen. Das vereinfacht die Kommunikation an alle, Externe eingeschlossen“, sagt Arends. Die interne Feedbackkultur profitiert durch die niedrigeren Hürden und erhöhte Transparenz ebenfalls: Dass die Teilnahme an Umfragen deutlich höher ausfällt als früher, ist nur ein Beleg dafür.
Gleichzeitig ist der Draht zwischen der Belegschaft und dem Management kürzer geworden: Denn einerseits kann das Management über Slack Bekanntmachungen an alle verteilen und durch Anpinnen der Kernbotschaften dafür sorgen, dass sie möglichst effektiv alle erreichen. Andererseits gibt es eigene Channels, in denen sich alle direkt an das Management wenden können – und binnen zwei Tagen Antwort erhalten.
In der hybriden Arbeitswelt stellen zudem Bots eine gute Hilfe dar, über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachsehen können, wer wann im Büro ist – damit sie ohne lange Umwege sehen, wann sie sich mit wem direkt vor Ort treffen können.
Ein HR Workflow ermöglicht ein flexibleres Onboarding
Da Vorwerk Digital R&D stark wächst und die Zahl der Beschäftigten schnell weiter ausbauen will, hat das Unternehmen im Herbst 2022 mit Unterstützung von Slack einen Workflow für das Onboarding aufgesetzt. „Unsere Slack-Kontakte haben uns dazu beraten, wie wir auch im Onboarding mit Workflows arbeiten können. Das Resultat ist ein dedizierter Onboarding Channel für alle Neulinge. Hier erhalten sie zentral Informationen, Aufgaben, an die sie der Bot erinnert – etwa, sich vorstellen oder ein Bild von sich hochladen – und können aus den angebotenen Slots für Einführungssessions direkt auswählen“, schildert Arends. Früher ging das über händisches Termineinsammeln und einen eigenen Outlookkalender.
Zusätzlich lotst ein Fragenkatalog die Neuankömmlinge durch ihre Einarbeitungsphase – und die Active Recruiter bleiben mit ihren Kandidat:innen im Gespräch, um die Startphase zu begleiten.
„Es ist schön zu sehen, wie gut das Slack-unterstützte Onboarding angenommen wird“, sagt Arends. „Man sagt ja zwar immer: ‚stellt ruhig Fragen‘, aber der unkomplizierte Weg über den Channel wird doch schneller angenommen, denn er ist eine geringere Hürde. Und bei vielem helfen sich unsere neuen Kolleg:innen auch untereinander.“
Ausblick: Automatisierung weiter vorantreiben
Basierend auf den Erfahrungen und dem Feedback der Mitarbeiter:innen will Vorwerk Digital R&D seine Slack-Nutzung noch weiter ausdehnen. „ Wir wollen weitere Prozesse vereinfachen und automatisieren“, sagt Arends. Im aktuell laufenden Verfahren, die Abläufe der beiden zusammengeführten Bereiche Cloud & Apps sowie Embedded Software zu harmonisieren, wird auch das ein Thema sein: Denn da sie ohnehin vereinheitlicht werden sollen, bietet es sich direkt an, dabei gleich zu untersuchen, wie sie effizienter werden können.
Das kann auch bedeuten, Zwischenschritte zu vereinfachen, wenn ein Prozess an einer Stelle beginnt und an seinem Endpunkt ein Ergebnis an ein Drittsystem wie ein CRM übergibt. Dann geht es darum, wie die Zwischenschritte rechtssicher und auditierungsfähig, aber dennoch effizienter abgewickelt werden können. Das reicht von Bestellungen über Urlaubsanträge bis zum Zeitmanagement. Ein Beispiel: „Macht es denn wirklich einen Unterschied, ob ein Vorgesetzter ein Formular digital signiert, ‚ist genehmigt‘ postet oder einfach einen grünen Haken setzt?“ skizziert Arends. So wird klar: Vorwerk Digital R&D bleibt auch bei der Modernisierung der eigenen Abläufe dem Innovationsgeist des Traditionsunternehmens treu.
Besonders nützliche Slack-Integrationen:
Jira, Miro, Confluence, Gitlab, Outlook, Ops Genie, Grafana, Webhooks
