Info zu dieser Vorlage
Hast du schon mal ein Team-Meeting mit einer klaren Agenda geplant, nur um dann festzustellen, dass die Zeit abläuft, alle verwirrt sind und du noch ein weiteres Meeting ansetzen musst, um die Diskussion zu Ende zu bringen? Es gibt einen besseren Weg.
Slacks Vorlage für Meeting-Agenden hilft dir dabei, die Meeting-Effizienz zu verbessern, klare und greifbare Meeting-Ergebnisse zu sehen und Zeit zu sparen, indem du die Fortschritte des Teams, nächste Schritte, potenzielle Hindernisse, Notizen, Bedürfnisse und mehr an einem leicht zugänglichen Ort festhältst. So sollten Meeting-Agenden sein.
Was ist eine Vorlage für Meeting-Agenden?
Eine Vorlage für Meeting-Agenden ist ein wiederverwendbares Dokument in Slack, das jedes Team nutzen kann, um Themen und Notizen aufzuschreiben und Aufgaben, Links und andere Elemente hinzuzufügen, um ein produktives Meeting zu planen und durchzuführen. Eine Vorlage für Meeting-Agenden ermöglicht Teams Folgendes:
- Zusammenarbeiten und die gesamte Arbeit in einem Dokument kommunizieren
- Erfolge und Fortschritte verfolgen
- Die Verantwortlichkeiten jeder teilnehmenden Person für das Meeting festhalten
- Aktualisierungen vornehmen und alle Änderungen in Echtzeit sehen
- Meeting-Formate standardisieren
- Aktionselemente identifizieren und sie direkt zuweisen
Welche Vorteile bietet unsere Vorlage für Meeting-Agenden?
Optimiere deine Team-Meetings mit unserer Vorlage für Meeting-Agenden
Die Vorlage für Meeting-Agenden ist eine einfache und effiziente Lösung, die darauf ausgelegt ist, die Notizenerstellung bei jeder Art von Team-Meeting zu verbessern. Perfekt für Teams, die ihre Produktivität steigern und die Kommunikation während Meetings verbessern möchten. Slacks Vorlage für Meeting-Agenden kann helfen, ein strukturiertes Format für die Erfassung und Organisation von Meeting-Details bereitzustellen, sodass jede Diskussion prägnant und jede Entscheidung festgehalten wird. Das macht deine Meetings effektiver, handlungsorientierter und leichter zugänglich, sodass Team-Mitglieder später darauf zurückgreifen können.
Kollaborative Vorbereitung der Meeting-Agenda
Die Vorlage für Meeting-Agenden ermöglicht es Teammitgliedern, gemeinsam das geteilte Canvas zur gleichen Zeit zu bearbeiten und gleichzeitig Agenda-Themen und wichtige Links an einem zugänglichen Ort im Blick zu behalten. Dies fördert einen organisierteren Ansatz bei der Meeting-Vorbereitung und stellt sicher, dass alle Teilnehmenden vor Meeting-Beginn auf dem gleichen Stand sind. Durch die zentrale Sammlung der Agenda und zugehöriger Ressourcen können Teams Zeit sparen, Verwirrung reduzieren und die gesamte Meeting-Erfahrung verbessern. Egal, ob du ein wöchentliches Team-Meeting, ein Board-Meeting oder ein Projekt-Kickoff-Meeting planst – diese Vorlage hilft dabei, alles zu organisieren, was für ein effektives Meeting benötigt wird.
Verbesserte Aufgabenabstimmung mit einer Vorlage für Meeting-Agenden
Eine der wichtigsten Funktionen der Vorlage für Meeting-Agenden ist ihre Fähigkeit, Teams dabei zu helfen, sich während des Meetings auf Aufgaben und Aktionselemente abzustimmen. Diese Funktion macht es einfach, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Fristen festzulegen, sodass jedes Teammitglied genau weiß, was nach dem Meeting von ihm bzw. ihr erwartet wird. Egal ob du nächste Schritte verfolgst, Projektmeilensteine nachverfolgst oder eine Meeting-Agenda für Einzelgespräche planst – diese klare Aufgabenabgrenzung führt zu besserer Verantwortlichkeit und Nachverfolgung, steigert die Produktivität und stellt sicher, dass Meeting-Ergebnisse effektiv umgesetzt werden, auch wenn jemand nicht am Meeting teilnehmen konnte.
Optimiere Meeting-Ergebnisse mit einer Vorlage für Meeting-Agenden
Mit der Vorlage für Meeting-Agenden können Teams nicht nur Meetings effizienter planen und durchführen, sondern auch die Ergebnisse und Aktionspunkte nach dem Meeting verfolgen. Diese kontinuierliche Schleife aus Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung verwandelt Meetings von bloßen Diskussionen in kraftvolle Sessions für Produktivität und Entscheidungsfindung. Egal ob es sich um ein formelles Meeting, ein tägliches Stand-up oder ein All-Hands-Meeting handelt – die Vorlage für Meeting-Agenden ist ein unverzichtbares Tool, um jedes Meeting zu optimieren. Sie ist darauf ausgelegt, sicherzustellen, dass nichts unberücksichtigt bleibt, sei es die Verfolgung von Meeting-Protokollen oder die Gewährleistung, dass alle bei bewährten Praktiken am gleichen Strang ziehen.
Tagesordnungsformat: sechs Grundlagen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten
Ein gut geplantes Meeting-Tagesordnungsformat hat normalerweise bestimmte Komponenten, um Teilnehmende zu engagieren und Themen zu klären – zum Beispiel Ziele, einen Fragenordner, nächste Schritte und so weiter. Die Einbeziehung dieser Grundlagen hilft deinem Team zu wissen, was vor jedem Meeting zu erwarten ist, damit sie sich vorbereiten und Fragen zum Zeitplan oder zu Themen stellen können. Dann kannst du die Tagesordnung nach Bedarf verfeinern, um Feedback zu berücksichtigen und zu vermeiden, dass Zeit damit verbracht wird, diese Engpässe während des eigentlichen Meetings zu bearbeiten.
Egal ob es sich um ein formelles Meeting, ein Projekt-Kickoff-Meeting, ein All-Hands-Meeting oder ein tägliches Scrum handelt – hier sind die sechs Komponenten, die dazu beitragen, dass alle informiert und engagiert sind:
- Klare Ziele: Definiere das gewünschte Ergebnis des Meetings in Listenform, um die Ziele klar und leicht lesbar zu machen.
- Erinnerungen: Plane den Nachrichtenversand und Meeting-Erinnerungen, um Teilnehmenden dabei zu helfen, sich daran zu erinnern, ihre Aufgaben zu erfüllen.
- Zeiteinteilung: Weise Teammitgliedern eine bestimmte Zeit zu, um ihr Thema zu präsentieren. Integrationen wie Zoom oder Asana sorgen dafür, dass sie ihre zeitlich begrenzte Präsentation planen können, während die Hauptagenda übersichtlich bleibt.
- Vorschläge und Fragen: Ein eigener Ordner für Vorschläge und Fragen kann die Meeting-Beteiligung erhöhen.
- Referenzen oder Bilder: Stelle deinem Team eine Erinnerung oder Kontext zum Meeting-Thema bereit, indem du eine Präsentation, Datei oder ein Bild an die Agenda anhängst.
- Nächste Schritte: Weise Teilnehmenden Aufgaben mit Fälligkeitsdaten direkt aus der Vorlage heraus zu.
Agenda-Format: Tägliches Scrum? Führungskräfte-Meeting? Projekt-Kickoff? Welche Meeting-Vorlage ist die richtige für dein Team?
Je nachdem, welche Art von Meeting du leitest, können manche Vorlagen relevanter für deine Ziele sein als andere. Vertriebsteams möchten vielleicht eine Vorlage mit Ordnern für Anwendungsfall-Demos und Roadmaps verwenden, um Produktupdates zu vermitteln. Marketing-Teams können Vorlagen nutzen, die Platz für Projektbeteiligte lassen, um ihre Kontaktinformationen anzugeben, auf welchen Kanälen die Kampagne erscheint, Links zu Marketing-Assets, eingebettete Marketing-Daten und so weiter. Lass uns ein paar Meeting-Typen durchgehen und schauen, was ihre idealen Vorlagen beinhalten könnten.
Vorlage für Meeting-Agenden
Teamleiter:innen können diese einfache Vorlage für Meeting-Agenden für jede Art von Meeting verwenden, von Einzelgesprächen bis hin zu abteilungsweiten Versammlungen. Die Vorlage für Meeting-Agenden sollte anstehende Themen, Aufgaben und Notizen enthalten, aber Manager:innen können auch Komponenten hinzufügen, um die Sitzung so produktiv wie möglich zu gestalten. Zum Beispiel könnte ein Daily Scrum Meeting Folgendes haben:
- Herausforderungen oder Hindernisse
- Was seit dem letzten Scrum erreicht wurde
- Was bis zum nächsten Scrum erreicht werden soll
Projektmanagement-Vorlage
Wenn du eine neue Initiative einführst, musst du wesentliche Informationen bereitstellen, die es den Meeting-Teilnehmenden ermöglichen, den Zweck, die Ziele, die Projektbeteiligten und alle für ein erfolgreiches Ergebnis notwendigen Informationen zu verstehen. Eine Projektmanagement-Vorlage kann unter anderem Ordner für das Projektziel, die Zielgruppe und wo sie zu finden ist, und Channels und Plattformen, die das Team nutzen wird, enthalten.
- Wichtige Beteiligte
- Projekt-Zeitplan, Fristen und Meilensteine
- Risiken und Herausforderungen
- Ressourcen wie Marketing-Assets, Produktspezifikationen und mehr
Team-Check-in-Vorlage
Nachdem du das Projekt durch die Projekt-Kickoff-Vorlage vorgestellt hast, möchtest du möglicherweise wöchentliche Meetings implementieren, um Fortschritte zu dokumentieren, Engpässe anzugehen, wichtige Links zu teilen und mehr. Wöchentliche Abstimmungen (zum Beispiel durch Slacks Team-Check-in-Vorlage) halten Team-Mitglieder:innen für die Erreichung von Team- und individuellen Zielen rechenschaftspflichtig, während Führungskräfte verstehen können, ob und wann sie Unterstützung bereitstellen müssen. Folgendes kann die wöchentliche Abstimmungsagenda beinhalten:
- Überblick über den Projektfortschritt
- Raum zum Reflektieren darüber, was gut läuft
- Eine Überschrift für das, was nicht gut läuft
- Eine Überschrift, mit der nachgefragt wird, wo die:der Mitarbeitende den Großteil ihrer:seiner Energie investiert
- Ein Ort, um die nächsten Schritte zu erklären
Produktbriefing-Vorlage
Produktmanager:innen können eine Produktbriefing-Vorlage verwenden, um eine neue Funktion oder ein Tool der Führungsebene zu erklären. Ein Produktbriefing bringt alle auf den gleichen Stand darüber, wofür das Produkt da ist, seine Fähigkeiten, den Entwicklungszeitplan, wie das Team den Erfolg messen wird und verfügbare Ressourcen als Referenz. Solch eine Vorlage kann zum Beispiel Folgendes beinhalten:
- Hauptbeteiligte
- Produktbeschreibung
- Problemstellung
- Hauptfunktionen
- Meilensteine
- Erfolgskriterien
- Risiken und Herausforderungen
- Ressourcen
- Notizen aus dem Kickoff-Meeting
Agenda-Format: Drittanbieter-Integrationen zur Ergänzung deiner Vorlage für Meeting-Agenden
Im Gegensatz zu einer statischen Agenda auf einem Stück Papier ermöglicht dir eine dynamische Vorlage die Integration mit Drittanbieter-Tools, um Aktionen durchzuführen, die dir und deinem Team dabei helfen, Zeit zu sparen und smarter zu arbeiten. Eine der wichtigsten Funktionen von Integrationen ist, dass Benutzer:innen Aktionen ausführen können, ohne die Vorlage zu verlassen.
Verhindere Missverständnisse rund um die Agenda, spare Zeit, vermeide Verwirrung und ermögliche es Mitarbeitenden, ihre Arbeit schneller zu erledigen, indem du die Tools integrierst, die du bereits verwendest und liebst. Hier erhältst du einen Überblick darüber, wie Integrationen deinem Team auf praktischer Ebene nutzen können:
Kontext zur Team-Meeting-Agenda hinzufügen
Wie praktisch wäre es für ein Vertriebsteam, einen Ort zu haben, an dem es sich eine Aufnahme eines überzeugenden Verkaufsgesprächs anhören und vor einem Meeting Fragen stellen kann – alles im selben Bereich? Mit Slacks Loom-Integration können Sales Leads genau das tun.
Erinnerungen planen und Meetings festlegen
Wir alle haben schon gesagt, dass wir eine Erinnerung oder ein Meeting planen werden und es dann vergessen. Eine Kalender-Anwendung wie Google Calendar ermöglicht es dir, Erinnerungen und Meetings sofort zu planen, ohne die Vorlage zu verlassen. Das verhindert nicht nur ungeplante Benachrichtigungen. Die Planung des nächsten Meetings, während es noch präsent ist, vermeidet auch Terminkonflikte, da sich die Kalender aller während der Woche füllen.
Aufgaben zuweisen und aktualisierten Projektfortschritt anzeigen
Die Integration mit Projektmanagement-Apps wie Asana ist hilfreich, weil du den Vorbereitungsfortschritt der Teammitglieder direkt in der Vorlage ansehen kannst. Anstatt zu vergessen, den Fortschritt später zu aktualisieren oder Aufgaben sowohl im Projektboard als auch in der Vorlage zuweisen zu müssen, kannst du Aktionen in einer Ansicht ansehen und abschließen.
Feedback während oder nach dem Meeting erhalten
Ein Formular- und Umfrage-Tool wie Polly kann effizientere, schnellere Team-Check-ins fördern, indem agile Teams sich über Sofort-Antwort-Formulare melden. Wenn Manager:innen während des Meetings eine Frage stellen möchten, können sie einen einfachen Fragebogen einbinden und die Ergebnisse sofort in der Vorlage für Agenden für wöchentliche Meetings anzeigen.
Slacks Vorlage für Meeting-Agenden: Greifbare Ergebnisse durch produktive Meetings
Du musst nicht „wie schreibe ich eine Meeting-Agenda” googeln. Slacks Vielfalt an Meeting-Agenda-Beispielen und -Formaten kann dir leicht dabei helfen, dein Team zu koordinieren. Füge Agenda-Punkte hinzu, mache Notizen, markiere Teammitglieder, füge eine Projektaufgabenliste hinzu, zeichne wichtige Erkenntnisse auf und nutze Tausende von Integrationen für effiziente Zusammenarbeit – alles innerhalb der Slack-Umgebung. Für maximale Team-Zusammenarbeit solltest du erwägen, Slacks wöchentliche Sync-Agenda zu deinen Team-Arbeitsabläufen hinzuzufügen.
