このテンプレートについて
明確なアジェンダでチームミーティングを計画したのに、時間が足りなくなって、みんなが混乱し、ディスカッションを終わらせるためにまた別のミーティングのスケジュールを設定しなければならなくなったことはありませんか？もっとよい方法があります。
Slack のミーティングアジェンダテンプレートは、ミーティングの効率を向上させ、明確で具体的なミーティングの成果を実現します。また、チームの進捗、次のステップ、潜在的な障害、議事録、ニーズなどを簡単にアクセスできる 1 か所に記録することで時間を節約するのに役立ちます。これこそがミーティングアジェンダのあるべき姿です。
ミーティングアジェンダテンプレートとは何ですか？
ミーティングアジェンダテンプレートは、Slack 上の再利用可能なドキュメントで、どのチームでもトピックや議事録を書いたり、実施項目やリンクなどの要素を追加したりして、生産的なミーティングを計画し実施するために使用できます。ミーティングアジェンダテンプレートを使うことで、チームは以下のことができます。
- 1 つのドキュメントであらゆる業務についてコラボレーションとコミュニケーションを図る
- 成果と進捗を追跡する
- 各参加者のミーティングでの責任を投稿する
- 更新を行い、すべての変更をリアルタイムで確認する
- ミーティング形式を標準化する
- 実施項目を特定し順次割り当てる
ミーティングアジェンダテンプレートのメリットは何ですか？
ミーティングアジェンダテンプレートでチームミーティングを効率化する
ミーティングアジェンダテンプレートは、あらゆる種類のチームミーティングの議事録を向上させるために設計された、簡単で効率的なソリューションです。生産性を向上させ、ミーティング中のコミュニケーションを改善したいチームに最適な Slack のミーティングアジェンダテンプレートは、ミーティングの詳細を取得・整理するための構造化された形式を提供します。そのため、すべてのディスカッションが簡潔になり、すべての決定が記録されます。これにより、ミーティングがより効果的で実行可能になり、チームメンバーが後で参照できるように簡単にアクセスできるようになります。
ミーティングアジェンダの共同準備
ミーティングアジェンダテンプレートは、チームメンバーが同時に共有 canvas を共同編集できるほか、議題のトピックや重要なリンクを 1 つのアクセスしやすい場所で管理できます。これにより、ミーティングの準備においてより整理されたアプローチが促進され、ミーティング開始前にすべての参加者が同じ認識を持てるようになります。議題と関連リソースを一元化することで、チームは時間を節約し、混乱を減らし、全体的なミーティング体験を向上させることができます。週次チームミーティング、役員会議、プロジェクトキックオフミーティングのいずれを計画している場合でも、このテンプレートは効果的なミーティングに必要なすべての要素を網羅しています。
ミーティングアジェンダテンプレートによるタスク調整の向上
ミーティングアジェンダテンプレートの主要機能の 1 つは、ミーティング中にタスクや実施項目についてチームが認識を統一できるよう支援する能力です。この機能により、責任の割り当てや期限の設定が簡単になり、各チームメンバーがミーティング後に何を期待されているかを正確に把握できます。このタスクの明確な区分けにより、次のステップのフォローアップ、プロジェクトマイルストーンの追跡でも、1 対 1 ミーティングのアジェンダの計画でも、よりよい説明責任とフォロースルーが実現し、生産性が向上します。また、誰かがミーティングに参加できなかったとしても、ミーティングの成果が効果的に実装されることが保証されます。
ミーティングアジェンダテンプレートでミーティングの成果を最適化
ミーティングアジェンダテンプレートを使用することで、チームはミーティングをより効率的に計画・実行できるだけでなく、ミーティング後の成果や実施項目も追跡できます。この準備、実行、フォローアップの継続的なループにより、ミーティングは単なるディスカッションから生産性と意思決定に関する強力なセッションへと変わります。正式なミーティング、毎日のスタンドアップミーティング、全社ミーティングのいずれであっても、ミーティングアジェンダテンプレートはすべてのミーティングを有意義にするための不可欠なツールです。ミーティング議事録の追跡や、全員がベストプラクティスについて認識を共有できているかの確認など、何も見落とされないよう設計されています。
アジェンダ形式 : 全員が同じ認識を持つための 6 つの必須要素
適切に計画されたミーティングアジェンダ形式には通常、参加者が関与し、内容を理解しやすくするための要素がいくつか組み込まれてます。目標、質問セクション、次のステップなどです。これらの必須要素を含めることで、各ミーティング前にチームが何に備えるべきかを知ることができ、スケジュールやトピックについて準備し、質問することができます。その後、フィードバックに対処し、実際のミーティング中にこれらのボトルネックへの対応で時間を費やすのを避けるため、必要に応じてアジェンダを調整できます。
正式なミーティング、プロジェクトキックオフミーティング、全社ミーティング、デイリースクラムのいずれであっても、全員に情報を提供し、エンゲージメントを保つのに役立つ以下の 6 つの要素をご紹介します。
- 明確な目標 : ミーティングの望ましい成果をリスト形式で定義し、目標を明確で読みやすくします。
- リマインダー : 参加者が責任を果たすことを忘れないようにするため、メッセージとミーティングリマインダーの送信日時を設定します。
- 時間配分 : チームメンバーがトピックについて発表できるよう一定の時間を割り当てます。Zoom や Asana などのインテグレーションにより、メインアジェンダを整理したまま、時間を決めたプレゼンテーションを計画できます。
- 提案と質問 : 提案と質問のセクションを指定することで、ミーティングへのエンゲージメントを促進できます。
- 参考資料や画像 : プレゼンテーション、ファイル、画像をアジェンダに添付することで、チームにミーティングトピックに関するリマインダーや背景情報を提供します。
- 次のステップ : テンプレート内から参加者に実施項目を期限付きで割り当てます。
アジェンダ形式 : デイリースクラム、リーダーシップ、プロジェクトキックオフなど、どのミーティングテンプレートがあなたのチームに適していますか？
実施するミーティングの種類によって、一部のテンプレートが他よりも目標への関連性が高い場合があります。例えば、営業チームは、製品の最新情報を伝えるためにユースケースデモやロードマップのセクションがあるテンプレートを使用したい場合があります。マーケティングチームは、プロジェクト関係者が連絡先情報、キャンペーンが表示されるチャンネル、マーケティング資産へのリンク、埋め込まれたマーケティングデータなどを含めるためのスペースを残すテンプレートを活用できます。いくつかのミーティングタイプと、それぞれの理想的なテンプレートに含まれる要素を確認しましょう。
ミーティングアジェンダテンプレート
チームリーダーは、1 対 1 から部門全体の集まりまで、あらゆるタイプのミーティングでこのシンプルなミーティングアジェンダテンプレートを使用できます。ミーティングアジェンダテンプレートには今後のトピック、実施項目、議事録を含める必要がありますが、マネージャーはセッションを可能な限り生産的にするためのコンポーネントを追加することもできます。例えば、デイリースクラムミーティングには以下を含めることができます。
- 課題または障害
- 前回のスクラム以降に達成したこと
- 次回のスクラムまでに達成予定のこと
プロジェクト管理テンプレート
新しい取り組みを導入する際は、ミーティング参加者がプロジェクトの目的、目標、関係者、および成功に必要な情報を理解できるよう、必要不可欠な情報を提供する必要があります。プロジェクト管理テンプレートには、プロジェクトの目標、ターゲット層とその探し方、チームが活用するチャンネルやプラットフォームなどのセクションが含まれる場合があります。
- 主要な関係者
- プロジェクトのタイムライン、締切、マイルストーン
- リスクと課題
- マーケティング資料、製品仕様書などのリソース
チームチェックインテンプレート
プロジェクトキックオフテンプレートを通じてプロジェクトを紹介した後、進捗の記録、ボトルネックの対処、重要なリンクの貼り付けなどを行うために、週次ミーティングの実施を検討することをお勧めします。週次ミーティング（例えば Slack のチームチェックインテンプレートを使用して）により、チームメンバーはチームと個人の目標達成に対する責任を持ち続け、マネージャーは支援が必要かどうか、いつ必要かを理解できます。週次同期のアジェンダには以下を含めることができます。
- プロジェクト進捗の概要
- うまくいっていることを振り返るスペース
- うまくいっていないことのヘッダー
- 従業員が最もエネルギーを注いでいる場所を尋ねるヘッダー
- 次のステップを説明する場所
プロダクトブリーフテンプレート
プロダクトマネージャーはプロダクトブリーフテンプレートを使用して、新しい機能やツールを経営陣に説明できます。プロダクトブリーフは、プロダクトの目的、機能、開発タイムライン、チームが成功を測定する方法、参考となる利用可能なリソースについて全員の認識を合わせます。テンプレートの例には以下を含めることができます。
- 重要な関係者
- プロダクト説明
- 問題提起
- 主要機能
- マイルストーン
- 成功基準
- リスクと課題
- リソース
- キックオフミーティングの議事録
アジェンダ形式 : ミーティングアジェンダテンプレートを補完するサードパーティインテグレーション
紙に書かれた静的なアジェンダとは異なり、動的なテンプレートではサードパーティのツールと統合してアクションを実行し、あなたとあなたのチームが時間を節約し、よりスマートに作業することを可能にします。インテグレーションの主要な機能の 1 つは、ユーザーがテンプレートから離れることなくアクションを完了できることです。
アジェンダに関する誤解を防ぎ、時間を節約し、混乱を避け、従業員がより迅速に業務を完了できるようにするため、すでに使用し愛用しているツールとインテグレーションしましょう。インテグレーションが実際的なレベルでどのようにあなたのチームに利益をもたらすかを以下でご覧ください。
チームミーティングのアジェンダにコンテキストを追加する
営業チームが強力なセールスピッチの録音を聴き、その同じスペースでミーティング前に質問できる 1 つの場所があったら、どれほど便利でしょうか？Slack の Loom インテグレーションにより、営業リードはまさにそれを実現できます。
リマインダーの送信日時を設定し、ミーティングを設定する
私たちは皆、リマインダーの送信日時やミーティングのスケジュールを設定すると言っておきながら、忘れてしまったことがあります。Google カレンダーなどのカレンダーアプリケーションを使用すると、テンプレートを離れることなく、その場でリマインダーの送信日時やミーティングのスケジュールを設定できます。これにより、予定されていないアラートを防ぐだけでなく、忘れないうちに次のミーティングのスケジュールを設定することで、週の間に全員のカレンダーが埋まっていく中でスケジュールの競合を回避できます。
タスクを割り当て、更新されたプロジェクトの進捗を確認する
Asana のようなプロジェクト管理アプリとインテグレーションすることは、テンプレートから直接チームメンバーの準備進捗を確認するのに役立ちます。後から進捗を更新し忘れたり、プロジェクトボードとテンプレートの両方でタスクを割り当てたりする手間をかける代わりに、1 つのビューでアクションを確認して完了できます。
ミーティング中またはミーティング後にフィードバックを得る
Polly のようなフォームと調査ツールは、アジャイルチームがインスタント回答フォームでチェックインできるようにすることで、より効率的で迅速なスタンドアップ・ミーティングを促進します。管理者がミーティング中に質問したい場合、簡単なアンケートを含めて、週次ミーティングアジェンダテンプレートで結果をすぐに表示できます。
Slack のミーティングアジェンダテンプレート : 生産的なミーティングで具体的な結果を
Google で「ミーティングアジェンダの書き方」と検索する必要はありません。Slack の多様なミーティングアジェンダ例と書式設定により、簡単にチームの認識を統一できます。アジェンダ項目を追加し、議事録を取り、チームメンバーをタグ付けし、プロジェクトタスクリストを追加し、要点を記録し、効率的なコラボレーションのために何千ものインテグレーションを使用する。これらすべてを、Slack エコシステム内から行えます。最大限のチームコラボレーションを実現するには、Slack の週次ミーティングアジェンダをチームの業務オペレーションに追加することを検討してください。
