Plantilla de reporte periódico del equipo

A tu equipo probablemente no le agrade la reunión semanal del equipo. No es tu culpa. Es difícil convertir los informes de progreso en algo interesante y, sobre todo, útil para todo el equipo. 

Tampoco es divertido para ti. Tienes que revisar el caos semanal de actualizaciones, tareas y archivos para encontrar las señales que te permitirán realizar acciones. Si la reunión semanal de reporte periódico es el único momento en que todo tu equipo se comunica entre sí, estos problemas continuarán. Y lo que es más importante, te perderás todos los beneficios que incluyen las comunicaciones optimizadas y una cultura colaborativa.

En estas situaciones se usa una plantilla de reporte periódico del equipo.

Los beneficios de nuestra plantilla de reporte periódico de productividad del equipo

Una buena plantilla de reporte periódico para reuniones de equipo es la columna vertebral de un equipo sólido. Proporciona comunicación transparente y estructura la colaboración para que tu equipo tenga las herramientas y el apoyo que necesita para hacer su mejor trabajo. Las siguientes son solo algunas de las maneras en que nuestra plantilla de reporte periódico del equipo hace eso:

Construye una cultura de equipo sólida

Eleva el trabajo de tu equipo en Slack con nuestra plantilla de reunión de reporte periódico del equipo, diseñada para mejorar sin esfuerzo la cultura de tu equipo. Esta plantilla crea un espacio dedicado para que los miembros del equipo compartan documentos importantes y monitoreen prioridades, lo que ayuda con la planificación y la colaboración. Para asegurar la responsabilidad y hacer avanzar los proyectos más rápido, esta plantilla también incluye mensajes programados para recopilar actualizaciones de estado, para que tu equipo pueda centrarse en los próximos pasos sin obstáculos.

Optimiza la gestión del equipo

Este recurso es fundamental para los líderes que buscan mantener una dinámica de equipo unida y asegurar que todos los miembros se sientan empoderados. La plantilla estructurada de reporte periódico del equipo proporciona incorporación para nuevos miembros del equipo, lo que les ayuda a integrarse sin problemas al equipo, e incluye una lista de prioridades del equipo para identificar oportunidades de negocio. Mantener a todos alineados con los objetivos más importantes del equipo para el trimestre asegura que todos los miembros se mantengan centrados en lo que más importa, mientras que el programa de la reunión de reporte periódico mantiene las reuniones organizadas y prácticas.

Fomenta la participación

Mantén a tu equipo comprometido y motivado con esta plantilla de reunión de reporte periódico del equipo fácil de usar. Sirve como un centro principal para que los miembros del equipo se comuniquen libremente y compartan actualizaciones, lo que aumenta la transparencia y la confianza. Además, incluye una actividad semanal para romper el hielo a fin de mantener activas las conversaciones y conservar una conexión sólida, incluso en entornos remotos o híbridos. La participación regular a través de esta plantilla estructurada pero flexible puede ayudarte a mantener un ambiente de trabajo positivo, fomentar la colaboración y empoderar a los equipos para el éxito a largo plazo.

Centraliza el intercambio de recursos

La plantilla de reunión de reporte periódico del equipo también simplifica el intercambio y la utilización de recursos. Se puede acceder a todo en un solo lugar, desde materiales de capacitación y programas de reuniones hasta directrices de proyectos. Esto mejora la eficiencia y alienta a los miembros del equipo a hacer uso de los recursos existentes, así como a crear nuevos que se pueden compartir con todo el equipo. Los elementos de acción y los detalles de la próxima reunión están claramente delineados, lo que ayuda a los miembros del equipo a mantenerse en el camino correcto y centrados en sus objetivos.

¿Qué debería incluirse en una plantilla de reporte periódico semanal del equipo?

Hay algunos elementos indispensables cuando se trata de una plantilla de reporte periódico del equipo que realmente optimiza la comunicación. La clave del éxito no es solo la claridad, sino la colaboración efectiva. Así que, sin importar qué más agregues a tus reportes periódicos semanales, asegúrate de incluir estos tres elementos: 

• Actualizaciones de progreso. Revisa las prioridades de tu equipo y actualiza las tareas individuales con cualquier desafío, cambios en las fechas límite o nuevo contexto. La plantilla de reporte periódico semanal de Slack te permite actualizar tareas en la pestaña de priorización del equipo y etiquetar a compañeros de equipo en los comentarios, todo dentro de la ubicación centralizada de comunicación de tu equipo.
• Logros y obstáculos. Asegúrate también de hacer un seguimiento con tu equipo a nivel emocional. ¿De qué se sintieron orgullosos esta semana? ¿Qué los frustró? ¿Dónde gastaron más energía? ¿Con qué necesitan ayuda? Usa automatizaciones de flujo de trabajo en Slack para hacer que las actualizaciones semanales sean tan fáciles como completar un formulario, e incluso enviar recordatorios programados a tu equipo para que no olviden completarlo.
• Solicitudes de apoyo. La colaboración es el factor más grande en la productividad del equipo, por lo que tu plantilla debería hacer que la colaboración sea tan fácil como sea posible. Crea un canvas donde tu equipo pueda compartir detalles del proyecto, hacer preguntas e incluir enlaces que necesiten aporte de colegas. Las conversaciones pueden entonces suceder en el lugar exacto donde se comparte el trabajo, lo que mejora la transparencia y fomenta el apoyo y las perspectivas de todo el equipo.

Tu guía para usar una plantilla de reporte periódico de progreso del equipo

Una vez que crees una plantilla que se adapte a las necesidades y estilo de trabajo de tu equipo, es hora de empezar a ejecutar sincronizaciones semanales nuevas y mejoradas. La forma más efectiva de usar tu plantilla de reporte periódico semanal es hacerla la fuente de información confiable definitiva para las reuniones de tu equipo. Para hacerlo:

1. Establece un programa claro

Incluso la mejor plantilla no servirá para a ti y tu equipo si no estableces un programa claro. Si vas a organizar una reunión, comparte tu canvas de sincronización semanal el día anterior e invita a los miembros del equipo a agregar cualquier elemento del programa que quieran analizar. Si vas a llevar a cabo una discusión asíncrona estructurada en Slack, asegúrate de que esté claro dónde, cuándo y cómo los compañeros de equipo pueden enviar sus propios elementos del programa para que todos tengan el tiempo y la visibilidad que necesitan para contribuir.

2. Asegúrate de que tu proyecto o lista de tareas esté actualizada

Para hacer que tu sincronización semanal sea lo más eficiente y efectiva posible, pídele a tu equipo que se asegure de que todos los estados de proyectos y tareas estén actualizados en tu herramienta de gestión antes de comenzar la sincronización. De esta manera, no desperdicias tiempo ni corres el riesgo de malentendidos durante tu sincronización oficial. La pestaña Prioridades del equipo en Slack hace que esto sea conveniente al poner el seguimiento de tareas de tu equipo en el mismo canal que tus sincronizaciones semanales. Incluso puedes mencionar a miembros del equipo dentro de la tarea para pedirles actualizaciones.

3. Crea hilos dedicados en Slack

No pierdas las notas importantes, comentarios e ideas que surgen en una sincronización semanal. Usa un canvas compartido para tu plantilla de sincronización semanal y selecciona un elemento y agrega un comentario para convertir los elementos del programa en hilos dedicados. Esto hace que tu programa sea más dinámico y fomente la colaboración de manera más natural. La mejor parte es que estas conversaciones no tienen que terminar cuando termina la reunión.

4. Comienza con la interacción humana para mejorar la participación

Siempre es buena idea comenzar una reunión con algo de participación personal. Unos minutos de interacción divertida contribuyen mucho a aliviar el estrés y ayudar a tu equipo a tener la predisposición correcta. Usa tu plantilla de reporte periódico del equipo para fomentar la interacción humana. Por ejemplo, se puede agregar una «pregunta de la semana» al documento del programa, decirles a todos que llenen un hilo de Slack con todos los GIF y memes que se les ocurran cuando dices «miércoles», o usar uno de los muchos Slackbots que generan actividades aleatorias para romper el hielo.

5. Convierte las notas de tu reunión en elementos de acción 

Una reunión es una pérdida de tiempo si no lleva a la acción. Después de la sincronización del equipo, revisa todas las discusiones, actualizaciones del equipo, solicitudes de apoyo e ideas que surgieron durante ella. Aprovecha Slack para continuar conversaciones importantes, organizar recursos, crear nuevos canvas y agregar tareas a la lista de prioridades de tu equipo. Cuando mantienes tu archivo de reuniones en el mismo espacio donde realizas acciones, es fácil hacer comprobar la información y colaborar sin perder contexto.

La plantilla de reporte periódico del equipo de Slack sincroniza a todos

Con la plantilla de reporte periódico del equipo de Slack, ahora puedes ejecutar sincronizaciones semanales que conviertan reuniones frustrantes en sesiones de trabajo colaborativas que llevan a la acción en lugar de solo notas. Convierte programas en conversaciones transparentes, convierte actualizaciones de progreso en próximos pasos, y convierte un solo canal de Slack en una ubicación centralizada de comunicación para las tareas y los recursos de tu equipo.