5 conseils pour une collaboration efficace au travail

Aujourd’hui, à l’ère du numérique, il est impératif de savoir choisir les bons outils, et surtout de savoir les utiliser. Comme pour tout projet de groupe, les principales difficultés relatives à la collaboration sont liées à une mauvaise communication, un manque de précision sur les rôles et responsabilités de chacun, et une faible confiance en vos collaborateurs.

Mais ne vous découragez pas. Grâce à ces quelques conseils, vous apprendrez à collaborer efficacement au travail.

L’importance de l’esprit d’équipe

Impossible pour une entreprise de réussir sans ses collaborateurs. Il est donc essentiel que ces derniers se sentent en confiance, respectés et valorisés.

L’esprit d’équipe se répercute sur la façon dont les salariés se comportent et travaillent ensemble. Il est important de donner le ton en établissant de bonnes valeurs et des attitudes adaptées. En définissant des attentes claires en termes de responsabilités et de communication, vous optimisez la façon dont les collaborateurs travaillent pour atteindre un objectif commun.

Une bonne culture d’entreprise est d’autant plus cruciale avec le travail à distance. En effet, les salariés en télétravail rencontrent parfois des difficultés à rester connectés aux activités et en phase avec le reste de l’équipe. Une culture forte, c’est s’assurer que même dans un espace de travail numérique, vous pouvez maintenir le moral et la productivité de vos équipes, tout en favorisant l’engagement et la productivité.

9 responsables sur 10 sont persuadés qu’être en accord avec la culture de l’entreprise est plus important que les compétences ou l’expérience d’un candidat (Robert Half, 2018).

Cinq conseils pour collaborer efficacement au sein d’une équipe

La plupart des salariés sont capables de travailler correctement de façon autonome. Mais réussir la collaboration est un vrai défi. Deux points sont essentiels : une bonne communication et une connaissance approfondie de votre rôle et de sa fonction au sein de l’entreprise toute entière. Mais l’essentiel repose sur votre façon de travailler, y compris tirer profit des bons outils. En effet, 70 % des effectifs estiment que la technologie numérique a permis de renforcer la collaboration.

Alors, que pouvez-vous faire pour collaborer avec vos collègues efficacement ?

1. S’assurer que tout le monde soit en phase.

N’ayez pas peur de trop communiquer, en particulier avec une équipe à distance. Évitez de faire des suppositions qui pourraient entraîner un retard involontaire sur votre projet. Souvenez-vous que le ton, l’expression du visage et les gestes ne se transmettent pas par message ni par e-mail. Soyez précis dans vos instructions.

Au début d’un projet, définissez clairement les responsabilités de chacun. Les risques diminuent lorsque les personnes impliquées connaissent les attentes, mais aussi l’impact de leur travail sur le reste du projet et de l’équipe. C’est un bon moyen de responsabiliser les participants et d’empêcher de reporter la faute sur les autres en cas d’erreur.

Les informations telles que les organigrammes, les wikis internes et les dates clés doivent être publiées et facilement accessibles à tous. Mettez-vous d’accord sur la fréquence des points d’équipe (chaque semaine ? Deux fois par semaine ?) et déterminez l’outil de communication qui sera utilisé pour des tâches spécifiques. Par exemple, un appel vidéo Zoom chaque semaine pour les mises à jour, Slack pour le partage de fichiers, et Jira pour les tickets et autres tâches moins importantes.

Enfin, optez pour la transparence. Faire preuve d’ouverture d’esprit sur tous les sujets permet aux salariés de se sentir intégrés à l’équipe. Si quelque chose se passe mal, traitez le problème immédiatement, afin que tout le monde puisse travailler ensemble pour trouver une solution.

2. Identifier les réunions utiles.

Vous connaissez certainement le mème « Cette réunion aurait pu être un e-mail ». Il existe énormément de réunions inutiles, surtout celles dont le but est de préparer les prochaines réunions. Cependant, certaines d’entre elles sont réellement importantes. À vous d’en tirer le maximum de bénéfices.

Voici quelques conseils pour rester structuré, donner le ton et faire en sorte que chacun se sente inclus, même si votre équipe est à distance.

• Une réunion de suivi quotidienne permet à chacun de partager ses objectifs de la journée et les obstacles à surmonter.
• Des appels vidéo réguliers en face à face permettent de sensibiliser les collègues aux objectifs de l’équipe.
• Pour des projets de longue durée (ou des équipes établies), organisez des déjeuners d’équipe ou des événements d’entreprise. C’est un bon moyen pour que les collègues apprennent à se connaître et développent l’esprit d’équipe.

Vous avez également la possibilité d’utiliser la technologie pour réduire les réunions. Au lieu d’organiser une énième réunion de mise en commun, envoyez un message à votre équipe sur Slack pour lui faire part de votre dernière avancée, ou demander leur approbation et leur retour sur un document partagé.

3. Tirer profit des canaux.

Les outils de collaboration comme Slack créent des espaces de groupe spécifiques appelés canaux. Vous pouvez consacrer des canaux à des sujets spécifiques afin de tenir votre équipe au courant des derniers fichiers et des conversations et décisions récentes.

Et ce qui est pratique, c’est que vous pouvez créer autant de canaux que vous le souhaitez. Toutes les informations relatives à chaque thème sont centralisées et facilement accessibles. Finies, les informations perdues dans la multitude de fils de discussion d’e-mails. Conseil de pro : attribuez des noms pertinents à vos canaux (vous trouverez de bons exemples par ici).

Les annonces « d’ordre général » destinées à l’ensemble de l’entreprise sont réservées au canal #général. Par défaut, tous les salariés peuvent y accéder. Créez également un canal consacré aux projets majeurs, un autre pour que votre équipe transverse puisse échanger et un dernier destiné à l’équipe en charge de la durabilité au travail. Et n’oubliez pas celle chargée d’organiser les fêtes. Autrement, comment pourrait-elle s’occuper (secrètement) du pot de départ à la retraite de Michel ?

Les outils de collaboration tels que Slack se révèlent tout particulièrement utiles pour le télétravail. Impossible désormais de passer au bureau de votre binôme. Toutefois, vous pouvez très facilement débuter une conversation par message direct, et avoir une discussion privée en temps réel.

En créant des canaux appropriés et spécifiques de façon stratégique, vous organisez efficacement vos différents projets et favorisez une collaboration efficace. En effet, 85 % des salariés qui utilisent des outils de gestion collaborative sont davantage susceptibles d’être épanouis au travail.

4. Avoir l’esprit d’équipe, mais établir des règles de base.

Optez pour la flexibilité, mais anticipez les conflits à venir. Le changement n’est jamais facile, d’autant plus que les équipes sont toujours composées de personnes aux habitudes, attitudes et motivations différentes.

• Expliquez vos attentes dès le début ainsi que la façon dont vous souhaitez que votre équipe communique. Favorisez la discussion dans le respect mutuel. Chacun doit pouvoir exprimer son opinion librement. Toutefois, une fois la décision prise, tout le monde doit la respecter. Avoir dans l’équipe une personne négative et constamment en train de remettre en cause les décisions n’est pas bénéfique pour le moral, ni pour la productivité des collaborateurs. Mais si cette personne se sent écoutée, elle sera plus encline à s’investir dans son travail.
• Tout travail bien fait mérite des félicitations. C’est si facile (et gratuit !) de remercier une personne. Vos collaborateurs apprécieront le geste et l’équipe reconnaîtra sa valeur. Cela permet également d’instaurer une compétition saine. Quoi de mieux pour inciter les autres à viser plus haut ?

Le télétravail supprime les barrières physiques. La communication n’en sera que plus fluide. Soyez respectueux et à l’écoute des autres. Vos collègues se sentiront plus à l’aise, ce qui vous permettra de communiquer et de collaborer plus efficacement.

5. Offrir plus d’autonomie aux membres de votre équipe.

• Faites confiance à vos collègues pour mener à bien leurs tâches. Votre entreprise les a recrutés car ils possèdent les compétences nécessaires et correspondent au poste. Une fois que les membres de votre équipe sont coordonnées et connaissent les responsabilités de chacun, laissez-les faire leur travail.
• Mettez un solide système d’assistance à disposition. Même les personnes les plus débrouillardes ont parfois besoin de conseils ou d’une oreille critique. Les membres de votre équipe doivent savoir vers qui se tourner en cas de question, et quand proposer de nouvelles idées au groupe. Cette structure offre aux collaborateurs autonomes la possibilité de se concentrer, de faire preuve de créativité et d’innovation, ce qui se traduit en fin de compte par une meilleure collaboration. Profiter de la liberté de tester de nouveaux concepts ou de diriger l’effort commun favorise le partage d’idées et de commentaires au sein de l’équipe. En outre, la combinaison de collaborateurs personnellement motivés génère une équipe globalement plus forte et plus productive.

Comment collaborer efficacement au travail

Incitez les membres de votre équipe à faire preuve de souplesse et à tirer profit des outils à leur disposition. Préparez le terrain en définissant les attentes et les responsabilités, puis faites-leur confiance. Votre équipe fera de son mieux pour faire avancer le projet. Montrez l’exemple : encadrez votre équipe et développez les compétences de chacun, tout en maintenant la concentration de tous. Soyez honnête et optez pour la transparence. Souvenez-vous : il vaut mieux trop communiquer que pas assez.

Les outils de collaboration vous aident à mettre toutes ces actions en place. Des outils comme Slack permettent aux équipes de centraliser le travail dans un seul et même endroit. Les espaces de travail partagés, en particulier si votre équipe est en télétravail, vous offrent de nouvelles manières de rester connectés et de mieux travailler ensemble. Soyez plus rapides et plus efficaces.