Effektive Zusammenarbeit bei der Arbeit
Zusammenarbeit

5 Tipps für eine effektive Zusammenarbeit bei der Arbeit

Für die effektive Arbeit an einem gemeinsamen Ziel musst du die nötigen Voraussetzungen für eine effektive Kommunikation, klare Erwartungen und gegenseitiges Vertrauen schaffen

Vom Slack-Team17. März 2022

In der digitalen Arbeitswelt von heute ist es eine Sache, die richtigen Tools zur Hand zu haben, jedoch eine ganz andere, sie auch effektiv einzusetzen. Wie bei jedem Gruppenprojekt entstehen die größten Herausforderungen durch unzureichende Kommunikation, ein mangelndes Verständnis von Rollen und Zuständigkeiten und mangelndes Vertrauen in deine Kolleg:innen.

Lass dich davon aber nicht abschrecken. Wir haben ein paar Tipps für dich zusammengestellt, die dir eine effektive Zusammenarbeit bei der Arbeit ermöglichen.

Die Bedeutung von Teamkultur

Da Mitarbeiter:innen für den Erfolg einer Organisation ausschlaggebend sind, sollten sie sich unbedingt sicher, respektiert und wertgeschätzt fühlen.

Die Teamkultur gibt vor, wie die Teammitglieder sich verhalten und zusammenarbeiten. Es ist also wichtig, durch geeignete Werte und Einstellungen eine Grundrichtung vorzugeben. Wenn du klare Erwartungen in Hinblick auf Zuständigkeiten und Kommunikation formulierst, hat das auch Einfluss darauf, wie alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Der Teamkultur kommt in geografisch verteilt arbeitenden Remote-Teams eine noch größere Bedeutung zu, da es in diesen Arbeitsumgebungen für die Einzelnen schwieriger sein kann, die Verbindung zu ihren Aufgaben und dem übrigen Projekt-Team aufrechtzuerhalten. Eine starke Teamkultur ist ein Garant dafür, dass Arbeitsmoral und Produktivität auch in digitalen Arbeitsumgebungen erhalten bleiben, ohne dass die Motivation und das Gemeinschaftsgefühl darunter leiden.

Neun von zehn Führungskräften sind der Meinung, dass es bei Bewerber:innen eher auf eine gelungene Internalisierung der Unternehmenskultur ankommt als auf Kompetenz und Erfahrung (Robert Half, 2018).

Effektives Teamwork in Slack

Fünf Tipps für eine gelungene Zusammenarbeit im Projekt-Team

Die meisten Menschen können sehr gut alleine arbeiten, aber die Zusammenarbeit kann zu einer echten Herausforderung werden. Eine effektive Kommunikation und das Verständnis, wie die eigene Rolle sich ins das Gesamtbild einfügt, helfen hier. Aber letztendlich kommt es darauf an, wie du arbeitest, und das hat auch damit zu tun, dass du die richtigen Tools effektiv nutzt. Tatsächlich geben 70 % der befragten Mitarbeiter:innen an, die Zusammenarbeit habe sich dank digitaler Technologien verbessert.

Was kannst du also tun, um effektiv mit deinen Kolleg:innen zusammenzuarbeiten?

1. Sorge dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Zu viel Kommunikation gibt es eigentlich nicht, insbesondere bei Remote-Teams. Du solltest nicht den Fehler begehen, etwas als gegeben vorauszusetzen und dadurch dein Projekt ungewollt zu verzögern. Denke immer daran, dass dein Tonfall, dein Gesichtsausdruck und deine Gesten in Chats oder E-Mails nicht rüberkommen – lege deshalb besonderen Wert auf klare Anweisungen.

Achte zu Beginn eines Projekts auf die eindeutige Einteilung von Zuständigkeiten und Aufgaben. Die Wahrscheinlichkeit, dass Dinge unter den Tisch fallen, sinkt, wenn alle ihre Zielvorgaben kennen und wissen, auf welche Weise Projekt und Projekt-Team von der Erledigung ihrer Aufgabe abhängen. So wird es einfacher, eine gegenseitige Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten, und so verringert sich das Maß an gegenseitigen Schuldzuweisungen, wenn jemand seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.

Poste Informationen wie z. B. Organisationsdiagramme, interne Wikis und wichtige Lieferfristen, und sorge dafür, dass alle problemlos darauf zugreifen können. Vereinbare einen Rhythmus für Check-ins (jede Woche? alle zwei Wochen?) und lege fest, welche Kommunikationstools für bestimmte Aufgaben verwendet werden sollen. Das könnten wöchentliche Zoom-Videoanrufe für Updates, Slack für das Teilen von Dateien und Jira für Komponenten und andere Teilaufgaben sein.

Und zu guter Letzt, achte auf Transparenz. Wenn du mit allem offen umgehst, machst du es allen einfacher, sich als Teil des Projekt-Teams zu fühlen. Wenn etwas schiefläuft, mache sofort darauf aufmerksam, damit alle an der Lösung des Problems arbeiten können.

2. Meeting oder kein Meeting – das ist hier die Frage.

Du kennst wahrscheinlich das Meme „Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können“. Sehr oft sind Meetings überflüssig, insbesondere dann, wenn sie nur der Vorbereitung für ein anderes Meeting dienen. Andere Meetings wiederum haben jedoch ihre Berechtigung, weshalb du sie so gut wie möglich nutzen solltest.

Es gibt einige Dinge, die du tun kannst, um eine Struktur und eine Grundrichtung vorzugeben und dafür zu sorgen, dass sich alle einbezogen fühlen – selbst wenn dein Projekt-Team im Home-Office arbeitet.

  • Bei einem täglichen Check-in-Meeting erhalten alle Gelegenheit, sich über ihre Zielvorgaben für den jeweiligen Tag und etwaige Schwierigkeiten, die aus dem Weg geräumt werden müssen, auszutauschen
  • Regelmäßige Videoanrufe stärken die gegenseitige Rechenschaftspflicht aller Beteiligten für die Zielvorgaben des Projekt-Teams
  • Bei langfristigen Projekten (oder festen Projekt-Teams) können sich Team-Mittagessen oder -Veranstaltungen als nützlich erweisen. So entstehen im Projekt-Team auch außerhalb der Arbeit Anknüpfungspunkte und ein stärkerer Zusammenhalt.

Du kannst die Anzahl der Meetings auch durch den Einsatz von Technologie verringern. Anstatt schon wieder ein Status-Meeting abzuhalten, kannst du den aktuellen Meilenstein auch einfach in Slack posten oder die Freigabe und Feedback zu geteilten Dokumenten einholen.

3. Nutze Channels geschickt.

Tools wie Slack bieten Gruppen spezielle Orte für die Zusammenarbeit, sogenannte Channels. Du kannst Channels für bestimmte Themen nutzen, um dein Projekt-Team mit Hilfe von Dateien, Unterhaltungen und Entscheidungen stets auf dem Laufenden zu halten.

Das Schöne an Channels ist, dass du so viele davon haben kannst, wie du möchtest. Alle Informationen zu einem Thema werden so im Gegensatz zu dem sonst üblichen Wust aus unterschiedlichen E-Mail-Threads zentral erfasst und verfügbar gemacht. Profi-Tipp: Wähle deine Channel-Namen mit Bedacht aus (hier findest du einige gute Beispiele).

Organisationsweite Ankündigungen „an alle“ gehören in den Channel #allgemein, auf den alle Mitarbeiter:innen standardmäßig Zugriff haben. Darüber hinaus solltest du Channels für Risikoprojekte, einen Channel für die Kommunikation funktionsübergreifender Projekt-Teams und einen Channel für den Ausschuss für Nachhaltigkeit bei der Arbeit erstellen. Und vergiss bloß nicht den Channel für das Party-Planungsteam, damit dieses die (geheimen) Details für Abschiedsfeiern oder sonstige Feiergelegenheiten in Ruhe besprechen kann.

Kollaborationstools wie Slack sind für ortsunabhängiges Arbeiten besonders praktisch. Du kannst wahrscheinlich nicht mehr so einfach im Nachbarbüro vorbeischauen, aber du kannst problemlos eine Direktnachricht senden und so ein privates Gespräch in Echtzeit führen.

Das gezielte Anlegen von geeigneten kontextbezogenen Channels ermöglicht die strukturierte Organisation unterschiedlicher Projekte und fördert die effektive Zusammenarbeit. Tatsächlich geben 85 % der Mitarbeiter:innen, die Tools für die Zusammenarbeit nutzen, an, am Arbeitsplatz zufriedener zu sein.

4. Sei ein Teamplayer, aber lege einige Grundregeln fest.

Tue dir den Gefallen und bleib flexibel, aber bereite dich darauf vor, dass es zu Konflikten kommen kann. Veränderungen sind niemals einfach, und Projekt-Teams setzen sich immer aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Gewohnheiten, Einstellungen und Motivationen zusammen.

  • Formuliere offen und ehrlich, wie deine Erwartungen aussehen und wie du dir die Kommunikation im Projekt-Team vorstellst. Ermutige dein Projekt-Team zu Diskussionen, die auf gegenseitigem Respekt basieren. Mache es zur Regel, dass alle ihre Meinung äußern können. Wenn jedoch eine Entscheidung getroffen wurde, müssen alle dazu stehen. Eine Person im Projekt-Team zu haben, die getroffene Entscheidungen ständig anzweifelt, ist weder der Moral noch der Produktivität zuträglich. Wenn dieses Teammitglied sich jedoch gehört fühlt, dann wird es möglicherweise motivierter arbeiten.
  • Mache es dir zur Regel, Lob auszusprechen, wenn jemand eine gute Leistung erbringt. Ein kurzes Lob zu verteilen, ist einfach (und kostet auch nichts!). Die betreffende Person wird es zu schätzen wissen, und das Projekt-Team wird den geleisteten Beitrag anerkennen. Und ganz nebenbei wird dabei auch ein gesundes Konkurrenzdenken im Projekt-Team gefördert.

Bei ortsunabhängigem Arbeiten entfallen die physischen Grenzen, sodass sich der Kommunikationsfluss natürlich entwickeln kann. Höre aktiv zu und sei anderen gegenüber respektvoll. Dies macht es deinen Kolleg:innen einfacher, sodass sie effektiver kommunizieren und zusammenarbeiten können.

5. Gib deinen Teammitgliedern die nötige Autonomie.

  • Vertraue darauf, dass deine Kolleg:innen gute Arbeit leisten. Dein Unternehmen hat sie eingestellt, weil sie die geforderten Fähigkeiten und Kompetenzen für den Job aufweisen. Sobald das gesamte Projekt-Team auf demselben Stand ist und die Aufgabenverteilung geregelt wurde, lasse die Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen.
  • Biete strukturierte Unterstützung an. Selbst die besten Nachwuchstalente benötigen irgendwann einmal einen Rat oder einen kurzen Austausch. Dein Projekt-Team sollte wissen, an wen es sich mit Fragen oder Vorschlägen wenden kann. Eine solche Struktur ermöglicht es unabhängig arbeitenden Teammitgliedern, ihre Kräfte darauf zu konzentrieren, kreativ und innovativ zu sein, was letztendlich zu einer besseren Zusammenarbeit führt. Die Freiheit zu haben, neue Konzepte auszuprobieren oder Initiativen voranzutreiben, fördert den Austausch von Ideen und Feedback innerhalb des Projekt-Teams. Hinzu kommt, dass aus Einzelpersonen mit starker persönlicher Motivation ein Projekt-Team entsteht, das insgesamt stärker und produktiver ist.

Wie man bei der Arbeit effizient zusammenarbeitet

Ermutige deine Teammitglieder, agil zu sein und die Tools, die ihnen zur Verfügung stehen, so effektiv wie möglich zu nutzen. Formuliere zu Beginn Erwartungen und Zuständigkeiten und vertraue dann darauf, dass sie ihr Bestes geben werden. Gehe mit gutem Beispiel voran, coache dein Projekt-Team und entwickle seine Fähigkeiten weiter, während du dafür sorgst, dass sich alle Beteiligten auf ihre Aufgaben konzentrieren. Sei ehrlich und transparent und denke daran, dass es ein Zuviel an Kommunikation eigentlich nicht gibt.

Tools für die Zusammenarbeit können dich dabei unterstützen, diese Konzepte in die Tat umzusetzen. Mit Tools wie Slack können sich Projekt-Teams an einem zentralen Ort organisieren. Geteilte Workspaces geben dir mehr Möglichkeiten, vernetzt zu bleiben und schneller, effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten – insbesondere bei Remote-Teams.

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