Die wichtigsten Tipps für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Unternehmen

Teamarbeit ist beliebt: 95 % der Fach- und Führungskräfte arbeiten gerne in Projekt-Teams. Das ergab eine Studie des Recruiting-Dienstleisters StepStone und ist eine gute Nachricht für Unternehmen, denn Entscheiderinnen und Entscheider weltweit gehen davon aus, dass Teamarbeit in Zukunft noch wichtiger wird. Wir zeigen dir, wie Zusammenarbeitende in verschiedenen Stadien der Teamentwicklung zusammenwachsen, wie du eine produktive und inklusive Teamkultur herstellst und welche Fehler du vermeiden solltest.

Das Phasenmodell der Teambildung nach Bruce Tuckman

Projekt-Teams sind soziale Gebilde, die bestimmte Entwicklungsphasen durchlaufen. Der US-Psychologe Bruce Tuckman hat diese Phasen 1965 erstmals beschrieben. Durch gezielte Hilfestellungen können Teamleiter:innen zu verschiedenen Zeitpunkten positiv auf die Mitarbeitenden einwirken. Denn in jedem der vier Entwicklungsstadien zeigen Zusammenarbeitende typische Verhaltensweisen, an denen du ansetzen kannst, um den Teamzusammenhalt in der Arbeit zu stärken. Die vier Phasen nach Tuckman sind:

1. Orientierungsphase (Engl.: Forming)

Zusammenarbeitende brauchen eine gewisse Kennenlern- und Anlaufzeit, in der sie ihre Kommunikations- und Kollaborationsweise auf die jeweils anderen Teammitglieder einstellen. Gemeinsam stellen die Zusammenarbeitenden während dieser „Eingewöhnungsphase“ wichtige Weichen für gute Teamarbeit. Zum Beispiel verteilen sie die Teamrollen untereinander, klären die Aufgabenverteilung, gleichen aber auch persönliche Vorstellungen vom Projekt mit der Realität im Team ab.

So verhalten Teammitglieder sich während des Formings häufig:

• Sie sind motiviert, warten aber eher ab und setzen sich noch nicht voll ein.
• Sie gehen offen, aber vorsichtig aufeinander zu und knüpfen erste Beziehungen.
• Sie versuchen, ein Gefühl für die Erwartungen der anderen zu bekommen.
• Sie testen aus, wie sie im Zusammenspiel mit den Kolleg:innen harmonieren.

Als Teamverantwortliche:r unterstützt du deine Mitarbeitenden in der Orientierungsphase am besten, wenn du eine klare Richtung vorgibst:

• Arbeitsaufträge: Teile jedem Teammitglied seine bzw. ihre Aufgaben zu und achte darauf, Verantwortlichkeiten unter allen Kolleg:innen im Team möglichst gleich zu verteilen.
• Abstimmung: Begleite die Teammitglieder eng bei ihren ersten Arbeitsfortschritten und tauscht euch häufig über die Arbeit aus.

Durch klare Teamführung vermittelst du deinen Mitarbeitenden ein Gefühl der Sicherheit, während sie noch dabei sind, sich als Team zu finden.

2. Konfliktphase (Engl.: Storming)

Sobald Teams ihre ersten kollaborativen Strukturen etabliert haben, treten in der Regel Konflikte zwischen den Teammitgliedern auf. Eine gemeinsame Vorstellung vom Projekt hat sich noch nicht durchgesetzt und die Zusammenarbeitenden setzen im täglichen Doing häufig unterschiedliche Prioritäten.

Während der Konfliktphase stoßen Teams häufig an Grenzen:

• Persönliche Erwartungen werden enttäuscht.
• Richtungsstreits führen dazu, dass sich Cliquen bilden, die nicht reibungslos miteinander kommunizieren.
• Gemeinsame Ziele und Vorgehensweisen werden hinterfragt.
• Einzelne Mitarbeitende konkurrieren um Einfluss auf die Ausrichtung der Teamarbeit.

Storming ist ein unvermeidbarer Bestandteil der Teams. Dennoch kannst du den Mitarbeitenden dabei helfen, enger zusammenzuwachsen:

• Konstruktiver Austausch: Hilf deinen Mitarbeitenden, Konflikte auf einer sachlichen Ebene auszutragen und unterstütze die Streitenden bei der Lösung des Problems.
• Motivation: Achte darauf, dass kein dauerhafter Frust entsteht; eröffne positive Perspektiven auf die Zukunft des Projekts.

Die Konfliktphase ist vergleichbar mit einem klärenden Gewitter, in dem sich negative Emotionen entladen können. Die Erfahrung zeigt, dass das anschließende Teamklima umso besser ist, je ernsthafter sich die Zusammenarbeitenden während des Stormings mit ihrem Team Kolleg:innen auseinandergesetzt haben.

3. Organisationsphase (Engl.: Norming)

Viele frühe Konfrontationen stellen eine Art gemeinsamen Selbstfindungsprozess dar. An dessen Ende gelangen die meisten Zusammenarbeitenden zu einer gemeinsamen Teamidentität. Danach identifizieren sie sich stärker mit den eigenen Aufgaben und den Zielen der Team, außerdem stärken die Teammitglieder ihre kollaborativen Verhaltensmuster:

• Gegenseitige Unterstützung und respektvoller Umgang treten an die Stelle der meisten Konflikte.
• Feedback wird offener geteilt, häufiger akzeptiert und umgesetzt.
• Eigene Teamregeln und -kultur bilden sich aus.
• Mitarbeitende organisieren sich zunehmend selbst und übernehmen gemeinsame Verantwortung für Aufgaben.

Das Norming markiert den richtigen Zeitpunkt für Führungskräfte, Kontrolle über die Teamarbeit abzugeben:

• Autonomie: Stärke das selbstbestimmte Arbeiten, indem du eigene Verantwortung für Teilbereiche des Projekts auf geeignete Mitarbeitende überträgst.
• Intensiver Kontakt: Bleib durch direkte Kommunikation ganz nah an deinen Teammitgliedern dran, aber gib ihnen genug Freiraum, eigene Entscheidungen zu treffen.

In der Organisationsphase zeichnen sich erstmals die Potenziale für gute Teamarbeit in ihrer ganzen Breite ab. Erste Teilerfolge im Projekt können neue Begeisterung bei den Mitgliedern hervorrufen. Damit sind alle äußeren und inneren Voraussetzungen gegeben, damit deine Mitarbeitenden ihre Teamleistung voll abrufen können.

4. Leistungsphase (Engl.: Performing)

In der Leistungsphase ist der Weg für erfolgreiche Teamarbeit endlich frei. Alle Teammitglieder kennen ihre Aufgaben und wissen, wie sie auch ihre Kolleg:innen am besten unterstützen können.

Beim Performing erreicht Team-Kollaboration ihr höchstes Niveau:

• Gemeinsam entwickeln die Zusammenarbeitenden neue Ideen, wie sie ihre Projektziele am besten erreichen.
• Die einzelnen Teammitglieder agieren als Einheit und können ihre Teamprozesse flexibel gestalten, z.B. um auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren.
• Die einzelnen Projektmitglieder zeigen Einsatz und Eigeninitiative, übernehmen Verantwortung für einzelne Projektabschnitte und teilen sich Führungsaufgaben mit ihren Kolleg:innen.
• Die Mitarbeitenden nehmen besondere Leistungen als gemeinsame Team-Erfolge wahr.

In der Leistungsphase arbeiten Projektteams sehr autonom. Dennoch kannst du als Teamleiter:in weiterhin einen positiven Beitrag zur Teamarbeit leisten:

• Ergebnisoffen: Gib den Mitarbeitenden die Gelegenheit, auch unkonventionelle Ideen zu entwickeln und auszuprobieren.
• Fördern und Fordern: Gib zurückhaltenden Teammitgliedern die Chance, sich mit eigenen Vorschlägen einzubringen – und ermutige sie dazu, dass sie sich selbstbewusst für eigene Ideen einsetzen.
• Kommunizieren: Bleib im ständigen Kontakt mit allen Teammitgliedern und behalte den Anschluss an alle Vorgänge im Projekt.

Als Verantwortliche:r für ein Gesamtprojekt kannst du in jeder Phase der Teamarbeit den Outcome der Kollaboration in die gewünschte Richtung lenken. Ein guter Draht zu den Mitarbeitenden ist das A und O, um aus Individuen eine eingeschworene Gemeinschaft zu formen. Der Teamerfolg hängt aber nicht nur von der zwischenmenschlichen Chemie ab, sondern auch von den Rahmenbedingungen.

Äußere Erfolgsfaktoren: Teamarbeit braucht das richtige Umfeld

Welche Maßnahmen kannst du ergreifen, damit deine Mitarbeitenden reibungslos, produktiv und mit Spaß zusammenarbeiten? Stelle die Menschen in den Mittelpunkt. Gestalte das Team-Setting so, dass die persönlichen Bedürfnisse der Zusammenarbeitenden jederzeit mit den Anforderungen des Projekts vereinbar sind. Das hier sind die äußeren Erfolgsfaktoren das machtgute Teamarbeit:

• Arbeitsatmosphäre: Die Atmosphäre im Projekt sollte in erster Linie respektvoll sein. Das beginnt schon im Kleinen – Pünktlichkeit, vorbereitete Meetings – und umfasst auch das Einhalten von Deadlines, damit niemand die Fehler von anderen „ausbaden“ muss. Darüber hinaus sollten deine Mitarbeitenden Spaß an ihrer Arbeit im Team haben. Plane im Alltag genug Zeit für Teampausen und -Events mit kleinen Spielen und anderen sozialen Aktivitäten ein. So lockerst du Teamabläufe auf und ermöglichst den Zusammenarbeitenden, sich in ungezwungenen Situationen besser kennen zu lernen.
• Ziele: Formuliere klare Ziele, an denen Mitarbeitende sich orientieren können. Beteilige das Team nach Möglichkeit an der Zieldefinition. So identifizieren sie sich stärker mit dem Projekt und entwickeln eine persönliche Vision der Zusammenarbeit, die emotional zusammenschweißt.
• Zuständigkeiten: Verteile Rollen so, dass sich Zusammenarbeitende gegenseitig ergänzen. Indem du klarstellst, wer in welchem fachlichen Bereich die Richtung vorgibt, vermeidest du potenzielle Konflikte unter den Kolleg:innen. Denk dabei auch gerne ungewöhnlich. Oft entfalten Mitarbeitende unerwartete Fähigkeiten, wenn du sie mit neuen Herausforderungen konfrontierst.
• Tools: Organisiere die Teamarbeit über ein digitales Kollaborationstool, z. B. Slack. Darin können Mitarbeitende und Teamleitung Nachrichten austauschen, Tasks anlegen, Projektfortschritte verfolgen und Aufgaben selbstständig untereinander aufteilen. Weil alle Zusammenarbeitenden alles mit- und nachlesen können, bleiben sie jederzeit auf dem neuesten Projektstand – selbst wenn das Team remote arbeiten.
• Erfolge: Gib deinen Mitarbeitenden die Zeit, Leistungen als gemeinsame Erfolge zu feiern und sich gemeinsam auf die Schulter zu klopfen. Die Motivation, die sie daraus ziehen, hält lange an und schweißt für schwierigere Zeiten zusammen.

In der modernen Projektarbeit besteht die wichtigste Aufgabe für die Teamleitung darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende gerne und ohne Zwang mit anderen zusammenarbeiten. Beachte aber, dass Teamarbeit auch ihre Tücken hat. Abschließend erklären wir dir, welchen Risiken du vorbeugen musst, damit eine kollaborative Unternehmenskultur auch wirklich greifen kann.

Häufige Probleme: Teamarbeit kann eine Herausforderung sein

Auf ihrem Weg zum eingespielten Projekt-Team begegnen die meisten Zusammenarbeitenden typischen Herausforderungen, die sie gemeinsam mit der Teamleitung bewältigen müssen:

• Mangelnde Diversität: Achte bei der Zusammenstellung deines Teams auf die Diversität der Perspektiven und Erfahrungen, die die Zusammenarbeitenden mitbringen. Originelle Ideen und Innovationen entstehen erst, wenn Menschen mit unterschiedlichem kulturellen Background, mit vielfältigen Lebenserfahrungen und aus diversen Milieus aufeinandertreffen. Schöpfe die Potenziale voll aus, die Frauen, Männer und queere Personen in deinem Unternehmen mitbringen, ebenso wie Menschen mit Migrationshintergrund und aus verschiedenen Altersschichten.
• Inkompatible Teammitglieder: Verschiedenheit ist ein Vorteil von Teamwork, Unterschiede sind gewollt. Darauf sollten sich alle Beteiligten einlassen können. (Digitale) Teambuilding-Maßnahmen in Slack können dazu beitragen, den Zusammenhalt zu stärken. Harmonieren Mitarbeitende aber auch über längere Zeit nicht miteinander, dann zögere nicht, das Projektteam gegebenenfalls anders zu besetzen.
• Mangelnder Zusammenhalt: Wer sich allein gelassen fühlt, beteiligt sich oft nur halbherzig an der Teamarbeit. Zusammenarbeitende können das Teamgefühl stärken, indem sie sich immer wieder gegenseitig unter die Arme greifen. Dazu gehört, auch einmal die Aufgaben von anderen zu übernehmen und den Kolleg:innen von Zeit zu Zeit den Vortritt zu lassen, wenn es um Auszeiten, Urlaub oder Lob für gemeinsame Leistungen geht. Sehr selbstzentrierte Kolleg:innen tragen oft nur wenig zum Teamspirit bei, der eine erfolgreiche Kollaboration erst ermöglicht.
• Mangelnde Kommunikation: Teamarbeit erfordert, dass das Team den Stand des Projekts und die wichtigsten To-Dos kennen, ehrliches Feedback austauschen und offen über ungewöhnliche Lösungsvorschläge diskutieren können. Sonst entstehen Barrieren für die Teamarbeit, die den kreativen Prozess ausbremsen und den Projektfortschritt behindern. In einem hochkommunikativen Umfeld lassen sich Konflikte jedoch nicht immer vermeiden. Vermittle und vertiefe deshalb schon vor dem Projektstart essenzielle Teamwork- und Projektmanagement-Skills, die eine spätere sachliche Auseinandersetzung – auch in Stresssituationen – ermöglichen. Ermutige deine Mitarbeitenden dazu, teamrelevante interne und externe Qualifikationsangebote wahrzunehmen.
• Undefinierter Zeithorizont: Zur individuellen Ressourcenplanung sollten Team die einzelnen Phasen eines Projekts von Anfang an abschätzen können: Wann bestehen Freiräume für Kreativität? Wann beginnt die „heiße Phase“ des Projekts? Wann müssen Mitarbeitende gegebenenfalls mit Überstunden planen?

Verantwortliche müssen vor dem Projektstart an verschiedenen Stellschrauben drehen, bis sie die idealen Bedingungen für teamorientiertes Arbeiten hergestellt haben. Doch mit einer klaren Teamvision, guter Menschenkenntnis und den richtigen Tools bist du jederzeit in der Lage, die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden mit den Anforderungen deiner Projekte in Einklang zu bringen.

Mit digitalen Tools die gute Teamarbeit fördern

Teamprozesse haben eine eigene Dynamik. Bleibe deshalb immer in der Lage, flexibel auf die wechselnden Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden einzugehen. Klare Ziele und Zuständigkeiten bilden dabei den Rahmen, innerhalb des Teams ihre eigene Rolle finden und gestalten können. Durch einen aufgeschlossenen, moderierenden und anleitenden Kommunikationsstil hilfst du dabei, dass jede:r einzelne sich erfolgreich einbringt. Eine Kollaborationsplattform kann in diesem Zusammenhang ein nützliches Werkzeug sein, weil die Software einen transparenten Austausch und hierarchiefreie, Teamarbeit Zusammenarbeit ermöglicht.

Mehr Tipps und Infos für erfolgreiche Teamarbeit findest du in den weiteren Beiträgen unserer Themensammlung rund um Kollaboration.