10 Strategien, die Produktivität in Unternehmen steigern

Jedes erfolgreiche Unternehmen oder Projekt braucht ein gutes Konzept und talentierte, hart arbeitende Menschen, die es umsetzen. Aber die Produktivität bei der Arbeit, und somit die Effektivität deiner Bemühungen, hat einen großen Einfluss darauf, wie weit und schnell du vorankommst. Damit dein Unternehmen möglichst produktiv ist, brauchst du ein klares Konzept, was und wie etwas passieren muss, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Eine Produktivitätsstrategie zur Priorität zu machen, erfordert Zeit, Geduld und Flexibilität. Von KPIs über Motivation, bis hin zu körperlichem Wohlbefinden gibt es viele Wege, produktiver zu sein.

Wie kann ein Unternehmen seine Produktivität erfolgreich steigern?

Die Produktivität eines Unternehmens hängt direkt damit zusammen, wie engagiert eine Person bei der Arbeit und gegenüber der bzw. dem eigenen Arbeitgeber:in ist. Eine aktuelle Studie der Harvard Business Review zeigt, dass Menschen härter arbeiten, wenn jemand hinschaut und ihre Bemühungen anerkennt. Es liegt an den Führungskräften und Unternehmensleitungen, ein Umfeld zu schaffen, das so motivierend ist, dass die Mitarbeitenden konzentriert bleiben.

Das ist vor allem bei der Arbeit im Home-Office wichtig geworden. Es kommt jetzt darauf an, Pläne zu entwickeln, die sowohl die Mitarbeitenden im Büro als auch im Home-Office einbeziehen. Je mehr du die Aufmerksamkeit und das Interesse deines Projekt-Teams wecken kannst, desto größer ist deine Chance, die Produktivität zu steigern.

Die 10 besten Wege zur Verbesserung der Unternehmensproduktivität

Ohne ein klares Erfolgskonzept kann kein Unternehmen die Produktivität seiner Mitarbeitenden gewährleisten. Hier sind 10 der besten Strategien für maximale Effektivität.

1. Halte die Dinge einfach

Eine Produktivitätsstrategie ist zwar wichtig, muss aber nicht aufwendig sein. Die Erstellung eines einfachen, zielgerichteten Plans mit klaren Schritten und Ergebnissen hilft allen, bei der Sache zu bleiben und führt zum Erfolg. Lege SMART-Ziele mit spezifischen, erreichbaren Aufgaben fest, damit alle genau wissen, was zu tun ist.

2. Lege Erinnerungen fest

Intelligente Kalender und Erinnerungs-Apps wie Todoist halten fest, was an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten erledigt werden muss, damit du nicht daran denken musst. Noch wichtiger ist, dass du sie in Kollaborationstools wie Slack integrieren kannst. So kannst du die Aufgaben nach Channels, Themen und Projekt-Teams organisieren. Lege wichtige Meilensteinmitteilungen und -benachrichtigungen auf Ebene des Projekt-Teams fest und lasse einzelne Personen innerhalb desselben Channels ihre eigenen Aufgaben für detailliertere Anliegen festlegen.

3. Überprüfe Ziele täglich (oder zumindest regelmäßig)

Das Setzen von Zielen ist einer der wichtigsten Bestandteile jeder Unternehmensstrategie. Aber sie sind wertlos, wenn sie nicht ständig überprüft und überarbeitet werden. Nachdem du klare Ziele festgelegt hast, solltest du dafür sorgen, dass alle die Möglichkeit haben, ihre Fortschritte täglich zu überprüfen. Wenn eine tägliche Überprüfung in einem bestimmten Szenario keinen Sinn macht, setze realistische Erwartungen, wie z. B. wöchentliche Fortschrittsberichte zu versenden oder innerhalb von 48 Stunden zu antworten.

4. Minimiere zeitraubende Aktivitäten

Ob im Home-Office oder im Büro, unzählige Dinge können unsere Aufmerksamkeit von der Arbeit ablenken. Erfolgreiche Führungskräfte wissen das und entwickeln Wege, derlei Ablenkungen zu minimieren. Hier erfährst du, wie du einige häufige Produktivitätskiller vermeiden kannst:

• Meetings: Begrenze die Anzahl deiner Meetings und die Teilnehmerzahl. Wenn ein Meeting unbedingt notwendig ist, sollte es eine klare, fokussierte Tagesordnung haben, eine Zeitbegrenzung für jedes Thema vorsehen und beendet werden, sobald eine Lösung gefunden wurde (ja, wir wollen unsere 15 Minuten zurück!).
• E-Mails: Es gibt viele schnellere Wege, Informationen zu erhalten oder zu teilen als E-Mails. Versende eine kurze Slack-Nachricht oder eine Direktnachricht, starte einen spontanen Video-Chat oder rufe einfach an. Eine direkte Verbindung über Echtzeit-Tools ist fast immer effizienter.
• Deine Teammitglieder: Du willst zwar immer ein gutes Verhältnis zu deinen Teammitgliedern haben, aber persönliche Gespräche sollten nicht ununterbrochen stattfinden. Biete Möglichkeiten für gemeinsame Mittagessen, biete Video-Happy-Hours an, richte thematische Chat-Channels ein und fördere andere Tätigkeiten, um außerhalb der Arbeitszeit Kontakte zu knüpfen.
• Mangel an Organisation: Unordnung zwingt Menschen dazu, Zeit mit der Suche nach dem zu verschwenden, was sie dringend brauchen (siehe: Posteingang mit 5.000-E-Mails). Neben einem sauberen Schreibtisch und gut beschrifteten Ordnern kann auch die Organisation digitaler Workflows die Produktivität erheblich steigern. Die Verwaltung von Projekt-Teams über Slack ermöglicht es dir zum Beispiel, einzelne Channel nach Unterhaltungen zu durchsuchen, Dateien innerhalb von Projekten zu teilen, wichtige Dokumente für einen schnelleren Zugriff anzupinnen und Meetings zu starten – und zwar alles an einem zentralen Ort.
• Soziale Medien: Laut dem „2021 Social Media Trends“-Bericht von GlobalWebIndex verbringen die Menschen durchschnittlich fast zweieinhalb Stunden pro Tag auf Social-Media-Plattformen. Erstelle eine Richtlinie, die klar festlegt, wann es okay ist, soziale Medien zu nutzen und wann du dich auf die Arbeit konzentrieren solltest.
• Prokrastination: Wir fallen ihr zum Opfer. Der beste Weg, sie zu verhindern, sind klar festgelegte Fristen und Verantwortlichkeiten. Jede Person, die ein Fälligkeitsdatum für ihr Projekt hat, sollte jemanden haben, der es auch im Auge hat und sicherstellt, dass das Ziel eingehalten wird. Du kannst auch Tools wie Coach.me oder ATracker nutzen, um deine Ziele im Auge zu behalten.

5. Nutze Produktivitäts-Apps

Technologie kann unsere größte Hilfe, aber auch unsere größte Ablenkung sein. Wenn sie sinnvoll eingesetzt werden, können Apps die Produktivität von Unternehmen erheblich steigern. Einige der beliebtesten Produktivitäts-Apps sind:

• Slack
• Todoist
• Dropbox
• Evernote
• Asana

6. Motiviere dein Projekt-Team

Eine der schwierigsten (und wichtigsten) Strategien für das Unternehmenswachstum ist es, deine Teammitglieder zu motivieren. Das „Wie“ kann für alle anders aussehen. Deshalb ist es wichtig, dass du dir darüber im Klaren bist, was für jede Person, mit der du zusammenarbeitest, am wichtigsten ist.

Ein Gleichgewicht zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation zu finden, ist der Schlüssel, um die optimale Produktivität zu erreichen. Intrinsische Motivation fördert selbstreflektierende Vorteile, die dazu führen, dass eine Person aus keinem anderen Grund als ihrer eigenen persönlichen Zufriedenheit erfolgreich sein will. Andererseits bietet die extrinsische Motivation externe Belohnungen für gutes Verhalten und das Erreichen von Zielen, wie z. B. zusätzliche Urlaubstage oder eine Betriebsfeier.

7. Vermeide Multitasking

Viele Menschen behaupten, sie hätten gute Multitasking-Fähigkeiten, aber in Wirklichkeit ist es fast immer besser, immer nur an einer Sache zu arbeiten. Mehrere Studien haben gezeigt, dass Multitasking die individuelle Produktivität um bis zu 40 % beeinträchtigen kann. Sorge zumindest dafür, dass die Mitglieder deines Projekt-Teams eine relativ gleichmäßige Arbeitsbelastung haben. Delegiere Aufgaben an diejenigen, die sie am besten erledigen oder bereit sind, sie zu übernehmen (statt immer nach Rolle oder Titel auszusuchen). Wenn man realistische Erwartungen hat, ist man auch nicht gezwungen, zu viele Dinge auf einmal zu erledigen oder sich zu wenig Mühe zu geben.

8. Biete ein Wellness-Programm

Wellness umfasst sowohl die körperliche als auch die geistige Gesundheit, die beide die Produktivität verbessern können. Der Harvard Business Review zufolge sind Menschen mit einer guten psychischen Gesundheit um 23 % und körperlich gesunde Mitarbeitende um 17 % produktiver.

Leistungen wie Abnehmpläne, Gesundheitsuntersuchungen oder Fitnessgeräte vor Ort sind gute Strategien, die Projekt-Teams dabei helfen, ihre Gesamtproduktivität zu verbessern, indem sie sich auf den ganzen Menschen konzentrieren.

9. Sorge für Fokus

Burnout ist in jeder Branche ein Problem. Er führt zu Verzögerungen, mangelnder Motivation und sogar zu Verletzungen und Krankheiten. Eine Studie der Zeitschrift Psychology and Health aus dem Jahr 2019 zeigt, dass Urlaub die körperliche Gesundheit, das geistige Wohlbefinden, die kognitiven Funktionen und die Beziehungen verbessern kann.

Ermutige zu Pausen und Urlauben, um den Geist frisch zu halten. Biete Home-Office-Optionen an, um das lästige Pendeln zu verringern. Es gibt so viele Möglichkeiten, die Kommunikation mit deinem Projekt-Team im Home-Office aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Produktivität deines Unternehmens zu steigern.

10. Führe Einzel-Meetings durch

Manchen Menschen fällt es schwer, bei der Arbeit offen zu kommunizieren und ihre Ideen mitzuteilen, sei es gegenüber Vorgesetzten oder gegenüber ihren Teammitgliedern. Für mehr Inklusion solltest du mit Mitgliedern deines Projekt-Teams zusammenarbeiten. Vereinbare regelmäßige persönliche Meetings oder Videochats, um die Arbeitsbelastung, Ziele und Probleme zu besprechen und die Gesamtleistung und -erfahrung zu verbessern.

Welche Strategie hilft deinem Projekt-Team, die Produktivität deines Unternehmens zu steigern?

Letztlich beginnt eine bessere Produktivität damit, dass die Unternehmensleitung einen vernünftigen, erreichbaren Rahmen für den Erfolg vorgibt. Es ist wichtig herauszufinden, was die Projekt-Teams und Einzelpersonen motiviert, von Erinnerungen über Multitasking bis hin zu großzügigen Urlaubs- und Wellness-Programmen.

Für weitere Ideen und intelligente Tools für die Zusammenarbeit erfährst du hier, wie Slack deine Leistung steigern kann.