ビジネスの生産性の向上
コラボレーション

ビジネスの生産性を高めるためのトップ戦略

オフィスそして自宅の従業員のやる気を引き出すプランをカスタマイズしましょう。

Slack チーム一同作成2021年9月12日

どのようなビジネスやプロジェクトでも成功させるには、優れたプランと、そのプランを実現するための優秀かつ勤勉な人材が必要です。しかし、どこまで実現できるか、そして、どれだけ迅速に実現できるかに大きく影響するのは、職場の生産性、つまり取り組みの最終的な効果です。生産性を最大限に高めるには、特定の目標達成に向けて何をどのように行うべきか、明確なプランを立てる必要があります。

生産性戦略に優先順位をつけるには時間がかかり、忍耐と柔軟性も必要です。KPI からモチベーション、身体の健康状態まで、生産性を高める手段はたくさんあります。

生産性向上に向けて企業ができることとは?

ビジネスの生産性は、仕事や雇用主に対する従業員のエンゲージメントと直接関係しています。Harvard Business Review の最近の研究によると、人がより頑張って働くのは、誰かに見られている時、そして自分の取り組みが感謝されている時です。従業員のモチベーションを高め、集中力を途切れさせない環境をつくるのは、管理職やリーダーの責任です。

これは、リモートワークでは特に重要です。重要なのは、オフィスでも自宅でも従業員のやる気を引き出すプランを立てることです。チームの注意と関心を引くことができればできるほど、生産性が高まる可能性も大きくなるしょう。

生産性の高い従業員の意欲を高める

ビジネスの生産性を高める方法トップ 10

成功のための道筋が明確になっていなければ、どのような企業でも従業員の生産性を高く保つことはできません。ここでは、取り組みの効果を最大限に高める 10 の方法を紹介します。

1. 物事をシンプルに保つ

生産性戦略は重要ですが、詳細である必要はありません。手順と結果が明確に示された、焦点を絞ったシンプルなプランにより、従業員はタスクを継続することができ、これが成功につながります。具体的かつ達成可能なタスクで SMART な目標を立ててください。これにより全員が自分のすべきことを正確に把握できます。

2. リマインダーを設定する

スマートカレンダーや Todoist のようなリマインダーアプリを使えば、特定の曜日や時間に行わなければならないことを追跡できるため、その部分に頭を使う必要がなくなります。さらに重要なのは、こうした機能を、Slack のようなコラボレーションツールと統合できることで、これにより、チャンネル、トピック、チームごとの整理が可能になります。チームレベルで主要マイルストーンのアラートと通知を設定しながら、個人レベルでは、より細かな項目について、同じチャンネル内でそれぞれのタスクを設定できます。

3. 毎日(または少なくとも定期的に)目標を確認する

目標設定は、どのビジネス戦略にも欠かせない重要な要素の 1 つです。しかし、常に見直し、更新されなければ意味がありません。明確な目標を設定したら、全員が毎日進捗状況を確認できるようにしてください。毎日確認することに意味がない時は、進捗概要を毎週報告する、48 時間以内に返信する、など状況に即して設定します。

4. 時間の浪費となるアクティビティを最小限に抑える

家でもオフィスでも、仕事への集中力を妨げるものは数えきれないほどあります。成功を収めているマネージャーは、それがわかっているので、どのような妨げにも効果的に対応できます。ここでは、生産性低下の一般的な要因を回避する方法をご紹介します。

  • ミーティング : ミーティングの回数と参加者を制限します。どうしても必要なミーティングについては、アジェンダを明確にして、焦点を絞ります。また、トピックごとに制限時間を設定し、結論に達したらすぐに終了してください(そう、私たちはこの 15 分を返してほしいのです!)。
  • メール : メールよりも早く情報を入手、共有する方法はたくさんあります。Slack のメッセージや DM をすばやく送信する、臨時ビデオチャットを開始する、(なんと)電話をかけるなど、リアルタイムのツールで直接連絡を取った方が、ほとんどの場合、より効率的です。
  • 同僚 : 同僚と常によい関係でいたいのはわかります。しかし、プライベートな会話をする際は、時と場所を考える必要があります。ランチ会の機会やビデオハッピーアワーを提供する、さまざまなトピックをテーマにしたチャットチャンネルを作る、およびほかのアクティビティを促すことによって、仕事以外の時間につながれるようにしましょう。
  • 無秩序 : 物事が整理されていないと、必要なものを探すのに時間がかかり無駄です(受信トレイの 5,000 通のメールなど)。片付いたデスクや、わかりやすくラベル付けされたフォルダだけでなく、デジタルワークフローを整理すれば、生産性が大幅に上がります。例えば、Slack を使ってチームを管理すると、チャンネルごとに会話を検索する、プロジェクト内でファイルを共有する、重要なドキュメントに迅速にアクセスできるようピン留めする、ミーティングを開始する、といった作業をすべて、1 つの場所で行うことができます。
  • ソーシャルメディア : GlobalWebIndex 社の「2021 年のソーシャルメディアトレンド」レポートによると、ソーシャルメディアのユーザーがソーシャルメディアプラットフォームに費やす時間は平均で 1 日につき 2 時間半近くになります。ソーシャルメディアを使ってもよい時と、仕事に集中する時を明確に規定したポリシーを設定してください。
  • 先延ばし : 誰もがやっていることです。これを防ぐには、締め切りと責任を明確にすることが最も効果的です。プロジェクトに期限があれば、目標が確実に達成されるように、そのプロジェクトの担当者を誰かが必ずフォローする必要があります。Coach.me や ATracker などの目標追跡管理ツールを使用することもできます。

5. 仕事効率化アプリを使用する

テクノロジーは最大の助けになりますが、最大の妨げにもなる諸刃の剣です。アプリをうまく活用できれば、ビジネスの生産性は大きく向上します。例えば、次のような仕事効率化アプリがよく利用されています。

  • Slack
  • Todoist
  • Dropbox
  • Evernote
  • Asana

6. チームのモチベーションを高める

ビジネスの成長戦略の中でも非常に困難(そして重要)なのが、チームメンバーのモチベーションを維持することです。その「方法」は、聞く人によって違うでしょう。このため、重要なのは、一緒に働く人たちそれぞれが最も大切にしていることを明確に理解することです。

最適な生産性を実現するには、内発的モチベーションと外発的モチベーションのバランスを取ることが鍵となります。内発的モチベーションは、内省的なメリットを促進し、自己の個人的な充足感のためだけに成功したいと思わせます。一方、外発的モチベーションとは、立派な行いや目標を達成したことに対して、追加休暇、会社のパーティなどの外的な報奨を与えることです。

7. マルチタスクを避ける

マルチタスクが得意であることを主張する人は多数いますが、実際のところ、タスクは十中八九、1 つずつ取り組んでいく方が効率的です。複数の研究が、マルチタスクによって個人の生産性が 40% も低下することを示しています。少なくとも、チームメンバーの作業負荷は比較的同等にします。また、タスクの委任先は、常に役割や肩書で決めるのではなく、そのタスクに最適な人やそのタスクを引き受けたいと思っている人にしてください。期待しすぎなければ、一度に多くを行う必要性を最小限に抑えることもできます。あるいは、最小限の努力で済ませることができます。

8. 健康維持プログラムを提供する

健康維持には、身体の健康と心の健康の両方が含まれ、両方とも生産性の向上につながります。Harvard Business Review によると、心が健康な人の生産性は 23% 高く、身体が健康な従業員については 17% 高くなっています。

減量計画、健康診断、オンサイトのフィットネス機器などの福利厚生は、一人の人間全体に焦点を当てることでチーム全体の生産性を高めるすばらしい戦略です。

9. フォーカスにフォーカスする

従業員の燃え尽き症候群は、あらゆる業界で大問題となっています。燃え尽き症候群は先延ばしやモチベーションの低下、さらにはケガや病気につながります。2019 年の「Psychology and Health」誌の調査は、休暇によって身体の健康、心の健康、認知機能、人間関係が改善することを示しています。

休憩や休暇を奨励し、皆が常に新鮮な気持ちでいられるようにしてください。通勤による疲れを緩和できるように、リモートワークのオプションを提供しましょう。リモートチームと密に連携・コミュニケーションを取りながら、ビジネスの生産性を向上させる方法はたくさんあります。

10. 1 対 1 で話し合う

職場で自分が思っていることを、上司にも同僚にも、なかなか率直に伝えられなかったり共有できなかったりする人がいます。インクルージョンを促進するには、チームのメンバーとのコラボレーションを設定してください。パフォーマンスや経験全体を向上させるという使命に基づいて、対面でのミーティングやビデオチャットを定期的に実施し、作業負荷、目標、苦労していることなどを話し合いましょう。

チームに合ったビジネスの生産性向上戦略とは?

結局のところ、生産性を高めるには、まずは実現可能な成功のためのフレームワークを、ビジネスリーダーが提供しなければなりません。リマインダーを設定する、マルチタスクを抑える、休暇を惜しみなく与える、福利厚生を充実させるなど、何がチームや個人のモチベーションを高めるかを把握することが重要です。

その他のアイデアとスマートコラボレーションツールの詳細については、Slack でパフォーマンスを向上させるさまざまな方法を参照してください

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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