プロセスの文書化が必要な理由と、その具体的方法

2020 年、新型コロナウイルスのパンデミックにより、私たちが仕事について知っていると思っていたことが根底から覆されました。そして、先に進んでいくなかで、現代のビジネスには柔軟性と機敏性がかつてないほど重要であることが明らかになりました。

さまざまなタスクを管理するために、企業はプロセス、つまり簡単で繰り返すことのできる手順で動いています。プロセスの文書化は、常にプロジェクト管理の重要な要素であり、企業の成功に大きく貢献してきました。しかし、パンデミック後の世界を見据えた新しいプロセスを作成する今こそ、ビジネスプロセスを文書化する手順を見直し、改善する絶好の機会なのです。

プロセスの文書化とは？

プロセスガイドとは、自社のビジネスで何かを行う方法を段階的に記述した文書です。例えば、あるデータの一部をレガシーサーバーからクラウドに移行する方法を具体的に説明する文書が挙げられます。それはポリシー、チュートリアル、フローチャートなどの形式かもしれません。そしてその文書はビジネスプラン、会社案内、新規採用者への教育マニュアル、クラウドベースの標準業務手順書などに活用できるでしょう。

プロセスの文書化とは、特定のタスクにおけるすべてのステップを記録し、文書にすることです。これはリアルタイムで行われることが理想です。つまり、実際に従業員がタスクを実行しながら各ステップを文書にするのです。プロセスの文書化を継続的に行い、定期的にプロセスを見直すことで、スタッフとマネージャーはうまくいくことといかないことを把握し、ビジネスの変革に応じて全員がプロセスガイドを適用できるようになります。

なぜプロセスの文書化が必要なのでしょうか？

プロセスの文書化は、特定のタスクを一貫して効率的に行うために重要です。プロセスの文書化の主なメリットとして以下のことが挙げられます。

• プロセスの改善 : 不必要なステップはないか？必要のない人が関与していないか、あるいは別の人を関与させるべきか？そのプロセスは、ビジネス戦略全体にどのように適合しているか？プロセスレビューでは、最新のデータに基づき、これらのような質問にも答えることができます。
• 混乱の回避 : プロセスを文書にすれば、仕事から曖昧さを取り除くことができます。誰がタスク X、Y、Z を行うことになっているのか？その最終目標は何なのか？どのように行うべきか？最新のプロセスガイドを参照することで、全従業員が同じ認識を持つことができます。また、新メンバーはよりスムーズに仕事に慣れることができるようになります。
• 保存 : 仕事の主要なプロセスについて、CEO が百科事典のようにナレッジを蓄えていたり、優秀な従業員がどんな新しいタスクでも最善の方法で処理するコツを知っていたりするかもしれません。そのような人が会社を辞める時はどうするのでしょうか。プロセスを文書にしておけば、よりスムーズな引き継ぎができるようになります。
• 分析 : あるプロセスを実行する方法について具体的な記述がない場合、新しい方法と古い方法のどちらが優れているか、どうやって知るのでしょうか？プロセスを文書化しておけば、異なる方法について比較検討を行うことができます。

プロセスの文書化には、記述された文書、テンプレート、自動化されたソフトウェアソリューションなど、さまざまな方法があります。生産性向上への包括的なアプローチやプロジェクト管理の一部としてプロセスの文書化を組み入れることも可能です。企業の成長とともに、その方法は変化していくかもしれません。

プロセスを文書化する方法

どの方法を使うにしても、プロセスの文書化にはいくつかの重要なステップがあります。

1. プロセスを特定する

まず、文書化するプロセスを特定し、名称と目的を明確にします。

2. 境界を設定する

プロセスの開始点と終了点を文書化しましょう。何をきっかけに開始し、どうなれば終了とするか、ということです。例えば、アプリのホーム画面が古臭いことに気づいた時にプロセスを開始し、すべての顧客にアップデート版を送信した時に終了するなどです。

3. 期待される結果をリストアップする

プロセスの最後にはどうなっているべきでしょうか？これは、「完成したアプリがエンドユーザーにリリースされる」、「ソフトウェアの更新がすべての登録ユーザーに問題なくプッシュされる」のようなものです。

4. 入力の詳細を記述する

プロセスを完了するために、どのような材料や設備が必要かを記述します。これは、組立ラインやロボットアシスタントのようなシンプルなものから、レガシーサーバー、プライベートクラウド、複数のプラットフォームのような複雑なものまで、さまざまです。

5. プロセスを確認する

プロセスがどのように機能するか机上で検討することもできますが、最初から最後まで全工程を試行する方がよいでしょう。例えば、モックアップの段階で何か抜けがなかったかどうか、営業ファネルに沿って確認する必要があるかもしれません。ワイヤーフレームに存在しないボタンをエンジニアは作らないことをお忘れなく！

6. 関係者を決定する

プロセスを完了するのに関与する人たちをリストアップします。これは通常、タスクを実行する人だけを含みますが、誰がそのプロセスの意思決定者であるかを記述してもよいでしょう。

7. プロセスの文書化システムを活用する

すべての記述をプロセス文書システムに注意深く移行します。見落としがないように、すべての記述を詳細に確認します。

最後に

多くの企業にとって、プロセスガイドは更新されない文書であり、すぐに古くなり、ほとんど役に立たなくなります。しかし、継続的にプロセスの文書化を行っていれば、時間の経過に応じてプロセスを分析し、改善するために必要なリアルタイムの情報が得られます。