Prozessdokumentation: Was das ist und warum sie gebraucht wird?

2020 hat Corona so ziemlich alles in Frage gestellt, was wir über die Arbeit zu wissen glaubten. Mit der fortschreitenden Entwicklung der Pandemie hat sich gezeigt, dass Flexibilität und Agilität für moderne Unternehmen wichtiger sind als je zuvor.

Unternehmen setzen zur Erledigung unterschiedlicher Aufgaben Prozesse oder wiederholbare und einfach auszuführende Schritte ein. Den Prozess zu dokumentieren, war immer schon ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und hat erheblich zum Erfolg eines Unternehmens beigetragen. Angesichts neuartiger Prozesse, die für die Zeit nach der Pandemie entwickelt werden, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, das Thema neu anzugehen und die Verfahren zur Dokumentation von Geschäftsprozessen zu verbessern.

Was ist Prozessdokumentation?

Ein Prozessleitfaden enthält eine schrittweise Anleitung dazu, wie ein Verfahren in deinem Unternehmen ausgeführt wird. So könnte in einem Prozessleitfaden beispielsweise erläutert werden, wie bestimmte Daten von Legacy-Servern in die Cloud verlagert werden. Dies kann in Form einer Richtlinie, als Tutorial oder als Flow-Chart dokumentiert werden. Du könntest den Prozessleitfaden aber auch in deinen Businessplan, dein Unternehmenshandbuch, ins Schulungshandbuch für Neueinsteiger:innen oder die Standardvorgehensweisen für die Cloud aufnehmen.

Bei der Prozessdokumentation werden sämtliche Schritte zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe erfasst. Idealerweise sollte dies in Echtzeit passieren. Während Mitarbeitende eine Aufgabe ausführen, dokumentieren sie jeden einzelnen der ausgeführten Schritte. Eine fortlaufende Prozessdokumentation, gefolgt von regelmäßigen Prozessprüfungen ermöglicht Mitarbeitenden und Führungskräften ein besseres Verständnis von dem, was funktioniert und was nicht. Außerdem sind so alle Beteiligten in der Lage, die Prozessleitfäden an Veränderungen bei geschäftlichen Abläufen anzupassen.

Warum werden Prozesse dokumentiert?

Die Prozessdokumentation hat großen Anteil daran, dass bestimmte Aufgaben einheitlich und effizient erledigt werden können. Zu den Hauptvorteilen der Prozessdokumentation gehören:

• Prozesse verbessern. Gibt es überflüssige Schritte? Ist jemand beteiligt, der nicht gebraucht wird, oder sollte jemand anderes einbezogen werden? Wie fügt sich der Prozess in die allgemeine Geschäftsstrategie ein? Während der Prozessprüfung kannst du diese und ähnliche Fragen auf Grundlage der neuesten Daten beantworten.
• Mehr Klarheit. Die Prozessdokumentation trägt dazu bei, die Abläufe in deinem Unternehmen eindeutiger zu gestalten. Wer ist für Aufgabe X, Y oder Z zuständig? Was soll mit der Aufgabe letztendlich erreicht werden? Wie soll sie erledigt werden? Ein Blick auf die aktuelle Prozessdokumentation stellt sicher, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Außerdem beschleunigt sie die Einarbeitung neuer Kolleg:innen.
• Archivierung. Vielleicht verfügt der CEO über ein enzyklopädisches Wissen zu allen wichtigen Prozessen, die an einem Unternehmensstandort ablaufen, oder eine Spitzenkraft hat ein besonderes Händchen dafür, die beste Vorgehensweise zur Lösung einer neuen Aufgabe auszutüfteln. Aber was passiert, wenn der- oder diejenige das Unternehmen verlässt? Prozessdokumentation erleichtert einen reibungslosen Übergang.
• Analyse. Woher weißt du, ob eine neue Methode besser als die alte funktioniert, wenn es keine nachvollziehbaren Angaben zur Ausführung der Prozesse gibt? Eine vorhandene Prozessdokumentation bildet die Grundlage dafür, bei unterschiedlichen Vorgehensweisen „Äpfel mit Äpfeln“ vergleichen zu können.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentationsmethoden, angefangen bei schriftlichen Dokumenten über Vorlagen bis hin zu automatisierten Softwarelösungen. Es ist sogar möglich, die Prozessdokumentation in einen umfassenden Ansatz für Produktivitäts- und Projektmanagement zu integrieren. Deine Methoden könnten sich ändern, während dein Unternehmen wächst.

Wie du einen Prozess dokumentierst

Unabhängig von der verwendeten Methode gibt es bei der Prozessdokumentation eine Reihe von unerlässlichen Schritten.

1. Identifiziere den Prozess

Identifiziere zunächst den Prozess, den du dokumentieren möchtest. Weise ihm einen eindeutigen Namen und Zweck zu.

2. Ziehe Grenzen

Halte den Start- und Endpunkt des Prozesses fest. Wodurch wird er ausgelöst und wann endet er? Dein Prozess könnte beispielsweise beginnen, wenn du feststellst, dass der Startbildschirm deiner App veraltet aussieht. Er endet, sobald du allen Kund:innen die aktualisierte Version geschickt hast.

3. Halte das erwartete Endergebnis fest

Welches Ergebnis sollte am Ende des Prozesses stehen? Denkbare Beispiele wären: „Rollout der aktualisierten App an die Endbenutzer:innen abgeschlossen“ oder „Die Software wurde reibungslos an alle registrierten Benutzer:innen gepusht“.

4. Gib den Input an

Halte fest, welche Materialien und welches Equipment zur Prozessausführung erforderlich sind. Dabei könnte es sich einfach nur um deine Montagezeile und deine automatisierten Assistenten handeln, oder, wenn der Prozess etwas aufwändiger ist, um deine Legacy-Server, deine Private Cloud und mehrere Plattformen.

5. Führe den Prozess durch

Du kannst dir zwar überlegen, wie der Prozess ablaufen könnte, es ist jedoch von Vorteil, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende auszuführen. Du könntest beispielsweise den gesamten Vertriebstrichter durcharbeiten, um zu überprüfen, ob während der Mockup-Phase Elemente ausgelassen wurden. Denke daran: Wenn ein Button auf dem Netzgitter fehlt, dann wird er von der Entwicklung auch nicht erstellt.

6. Lege fest, wer beteiligt ist

Liste die Personen auf, die am Prozess beteiligt sind. Hierzu gehören in der Regel nur Personen, die die Aufgabe ausführen, du kannst hier jedoch auch die Entscheidungsträger:innen für den Prozess festhalten.

7. Nutze das vorhandene Prozessdokumentationssystem

Übertrage deine gesamten Notizen in dein Prozessdokumentationssystem. Überprüfe noch einmal alle Details, um zu gewährleisten, dass du nichts übersehen hast.

Abschließende Bemerkungen

Für viele Unternehmen sind Prozessleitfäden statische Dokumente, die relativ rasch nach ihrer Erstellung schon veraltet und deshalb von geringem Nutzen sind. Eine kontinuierliche Prozessdokumentation hingegen liefert dir in Echtzeit die Informationen, die du benötigst, um deine Prozesse zu analysieren und immer wieder zu verbessern.