Die effektivsten Kommunikationstechniken in Unternehmen

Wenn du beruflich erfolgreich sein willst, ist effektive Kommunikation entscheidend. Eine gute Kommunikation bei der Arbeit kann dazu beitragen, die Teamarbeit und die Zusammenarbeit zu verbessern, Konflikte durch Minimierung eventueller Missverständnisse zu entschärfen und jedem Teammitglied emotionale Unterstützung zu bieten.

Wenn du besser kommunizieren kannst, werden sich die Beziehungen zu deinen Mitarbeitenden, Teammitgliedern und Kund:innen verbessern. Zusätzlich zur Steigerung des Engagements kann eine gute Kommunikation auch die Akzeptanz im Projekt-Team erhöhen und kreatives Denken fördern.

Die effektivsten Kommunikationstechniken in Unternehmen

Damit du effektiv kommunizieren kannst, muss du gut zuhören, deine Botschaft gut übermitteln und nach Feedback fragen können. Die folgenden Techniken gehören zu unseren Favoriten, wenn es darum geht, Kommunikationsfähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben.

Passe die Nachricht an deine Zielgruppe an

Ein erster Schritt zu einer effektiven Kommunikation ist, zu lernen, wie man seine Kommunikation (Stil und Botschaften) an verschiedene Zielgruppen anpasst. Wenn du mit deinem Sicherheitsteam über eine neue Richtlinie sprichst, sind sie sich des Problems wahrscheinlich schon bewusst, sodass du dich näher mit den Details der Ausführung beschäftigen kannst. Wenn du aber dieselbe Richtlinie an deine übrigen Mitarbeitenden weitergibst, solltest du deine Botschaft anpassen. Höchstwahrscheinlich wirst du einen allgemeineren Ansatz wählen. Erläutere den Zweck der Richtlinie und wie sie im Arbeitsalltag konkret umgesetzt werden soll.

Das gilt für jegliche Situation. Je nachdem, welches Thema du ansprichst, was du vermitteln willst und wo die Diskussion stattfindet, würdest du eine Gruppe von Kindergartenkindern, Tech-Unternehmer:innen, Viehzüchter:innen und Fitnessexpert:innen unterschiedlich ansprechen.

Bereite die Übermittlung der Nachricht vor

Wie stehst du? Ist deine Körpersprache offen und einladend? Suchst du viel Augenkontakt oder schaust du auf einen Bildschirm?

Bereite dich vor jeder Kommunikation vor, egal ob es sich um ein Einzelgespräch oder eine große Rede handelt. Vor einer Präsentation könntest du ein paar Minuten lang tief durchatmen, vor einem Huddle die Meeting-Agenda durchgehen.

Kommuniziere authentisch

Laut einem Beitrag von Quantified Communications sind authentische Führungskräfte um 50 % leidenschaftlicher und ihre Botschaften sind um 29 % klarer. Sie strahlen Wärme und Offenheit aus. Bei Gesprächen mit Kolleg:innen und untergeordneten Mitarbeitenden haben sie ein Gefühl der Unmittelbarkeit und sind in der Unterhaltung voll präsent.

Menschen möchten auch häufiger mit authentischen Führungskräften und Kommunikator:innen zusammenarbeiten. Wer vertrauenswürdig und zuverlässig ist, macht es sich leichter, weil andere mit ihm/ihr zusammenarbeiten wollen.

Sei beim Sprechen enthusiastisch und engagiert

Menschen sind empfänglicher für positive Reize. Lächeln und Begeisterung zeigen sind die besten Strategien für eine bessere Kommunikation. Mithilfe dieser Techniken hören dir die anderen eher zu und glauben dir, was du sagst.

Steuere nonverbale Signale, um die Botschaft zu kontrollieren

Nach den Angaben des Körpersprachenforschers Albert Mehrabian sind 55 % der Kommunikation nonverbal und 38 % vokal, während nur 7 % aus gesprochenen Worten bestehen.

Folglich ist es unglaublich wichtig, dass man die eigenen nonverbalen Signale beherrscht. Wenn du ständig auf die Uhr schaust und mit den Füßen zur Tür gerichtet stehst, werden deine Zuhörer:innen denken, dass du nicht an der Unterhaltung interessiert bist. Für eine bessere Kommunikation müssen deine nonverbalen Signale und die gesprochenen Worte aufeinander abgestimmt sein.

Höre aktiv zu, wenn Menschen auf dich reagieren

Aktives Zuhören bedeutet nicht nur, zu hören, was jemand sagt. Du solltest zeigen, dass du dich auf das Gespräch einlässt, indem du Fragen stellst und darauf achtest, was die Person sagt. Indem du aktiv zuhörst, zeigst du dein Interesse an der Botschaft deines Gegenübers und baust eine engere Beziehung zu der jeweiligen Person auf. Außerdem hilft es dir, dich an Details des Gesprächs zu erinnern.

Kennst du diese Leute, die nie einen Namen vergessen? Sie sind wahrscheinlich aktive Zuhörer:innen. Eine Taktik besteht darin, beim Vorstellen den Namen der Person zu wiederholen. Das kannst du aber auch bei Projekten anwenden, indem du Anweisungen wiederholst oder das Gesagte neu formulierst, um dein Verständnis zu überprüfen. Nicken, Augenkontakt aufnehmen und sich nach vorne lehnen zeigen ebenfalls, dass man sich beteiligt.

Hole Feedback von Teammitgliedern ein

Eine der effektivsten und effizientesten Methoden zur Verbesserung der Kommunikation ist das Einholen von Feedback. Immerhin lernen und wachsen die meisten von uns durch Veränderungen.

Beginne damit, einen Prozess für die Abgabe von Feedback zu entwickeln. Dies kann eine kurze Umfrage nach dem Meeting oder ein persönliches Gespräch sein. Führe außerdem eine Politik der offenen Tür ein, damit deine Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass sie sich mit allen Problemen an dich wenden können.

Prüfe, ob du richtig verstanden wurdest, um sicherzustellen, dass du gehört wurdest.

Durch das Stellen von Fragen zeigst du deiner/deinem Gesprächspartner:in, wie sehr du dich an der Unterhaltung beteiligst. Außerdem erhältst du dadurch mehr Informationen und hast gleichzeitig die Gelegenheit, das aktive Zuhören zu üben.

Gehe mit Konflikten respektvoll um

Du wirst nicht immer mit deinen Teammitgliedern, Vorgesetzten und untergeordneten Mitarbeitenden einer Meinung sein. Selbst wenn man nicht in allen Fragen einer Meinung ist, muss man auf respektvolle Weise kommunizieren, wenn man seine Arbeitsbeziehung aufrechterhalten will. Generell gilt: Sage nie etwas im Zorn, was du später zurücknehmen möchtest, sobald du dich beruhigt hast.

Verwende die richtigen Tools

Manchmal besteht der beste Tipp für eine effektive Kommunikation darin, das richtige Tool zu finden. Für Tools wie E-Mails, Slack, Einzelgespräche, Teambesprechungen und Gruppenmeetings gibt es eine passende Zeit und einen passenden Ort. Jedes Tool hat seine Vorteile und Grenzen, daher solltest du sorgfältig abwägen, bevor du ein Tool einem anderen vorziehst.

• E-Mails: E-Mails werden für einfache Updates und Fragen genutzt. Im Fall einer Gruppendiskussion oder wenn du ein komplexes Thema ansprechen musst, kann eine E-Mail schnell außer Kontrolle geraten. Für komplexere Angelegenheiten solltest du ein anderes Tool verwenden.
• Slack: Slack ist bei allen Arten von Unterhaltungen effizient, da man sowohl Einzel- als auch Gruppenchats über verschiedene Channels führen kann. Es lässt sich in mehr als 2.000 Apps wie nTask, Time Doctor, Dropbox, Drift und Trello integrieren, sodass deine Projekt-Teams gleichzeitig in ihren anderen Tools arbeiten können, ohne den Kontext wechseln zu müssen. Sende eine Datei in einem Projekt-Channel, gib schnelles Feedback in einem anderen oder starte ein Meeting direkt im Chat.
• Einzelgespräche: Einzelgespräche eignen sich hervorragend für konstruktive Kritik und individuelles Training. Doch wenn du dich an ein Projekt-Team wenden oder einfach nur etwas aktualisieren möchtest, sind sie nicht ideal. Greife bei sensiblen oder komplexen Themen auf Einzelgespräche zurück.
• Teambesprechungen: Teambesprechungen sind in der Regel kurze, spontane Unterhaltungen. Setze diese für die Zusammenarbeit von Gruppen in Echtzeit ein, wenn du ein bestimmtes Ziel vor Augen hast, oder für Stand-ups und Scrums. Vermeide es, sie für Updates zu Projekten zu verwenden, die sich nicht überschneiden oder von denen ein großer Teil der Teilnehmenden nicht betroffen ist.
• Gruppenmeetings: Sie sind ideal, wenn man die gesamte Gruppe auf einmal schulen oder informieren muss. Verwende sie sparsam. Falls du etwas mitteilen möchtest, das in einer kurzen Nachricht übermittelt werden kann, dann tue das! Solltest du wirklich ein Gruppenmeeting benötigen, plane es im Voraus und stelle eine klare Agenda mit den erwarteten Ergebnissen auf.

Auf den richtigen Zeitpunkt kommt es an

Wenn du ein Projekt-Update besprechen oder ein wichtiges Dokument finden willst, musst du den richtigen Moment abpassen. Zu den besten Strategien für eine bessere Kommunikation gehört, dass du die Arbeitszeiten und Fristen deiner Teammitglieder beachtest. Wenn eine andere Person mit einer anstehenden Frist oder einem Problem bei der Arbeit konfrontiert ist, wird sie es schwer haben, etwas von dem mitzubekommen, was du ihr zu sagen versuchst.

Finde heraus, zu welcher Tageszeit und auf welcher Plattform deine Teammitglieder am offensten für Kommunikation sind. Wenn sie z. B. nach 16 Uhr Nachrichten lesen und beantworten, bereite dein Gespräch vor und sorge dafür, dass es in dem von ihnen bevorzugten Zeitrahmen stattfinden kann.

Kommuniziere besser

Unabhängig davon, ob du auf der Karriereleiter aufsteigen oder dein Projekt reibungslos zum Abschluss bringen willst, ist eine effektive Kommunikation entscheidend. Mithilfe dieser einfachen Techniken wirst du nicht nur ein:e authentischere:r, engagiertere:r Redner:in, sondern gelingt es dir auch, effektiver mit deinen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.