Les techniques de communication efficaces en entreprise

Si vous souhaitez avoir du succès dans votre profession, il est indispensable de savoir communiquer efficacement. Une bonne communication sur le lieu de travail aide à améliorer le travail d’équipe et la collaboration. Elle permet également d’atténuer les conflits en réduisant les risques d’incompréhension et en apportant un soutien émotionnel à chaque membre de l’équipe.

Si vous devenez un meilleur communicant, vous construirez des relations plus solides avec vos collaborateurs, vos collègues et vos clients. Une bonne communication renforce non seulement l’investissement des salariés, mais elle améliore également l’adhésion de votre équipe et encourage l’émergence des idées.

Les techniques de communication efficaces en entreprise

Pour communiquer de façon efficace, il faut développer une écoute active, bien transmettre les messages et savoir solliciter les avis. Voici quelques-unes de nos techniques préférées pour améliorer vos compétences en matière de communication.

Adaptez le message à votre public

L’une des premières choses à faire pour une communication efficace consiste à apprendre à adapter votre façon de communiquer (style et message) en fonction de vos interlocuteurs. Si vous parlez d’une nouvelle politique à l’équipe en charge de la sécurité, celle-ci sera très certainement déjà au courant du problème. Vous pouvez aborder en détail les étapes de l’exécution. Cependant, lorsque vous étendez cette même politique aux autres collaborateurs, il est nécessaire d’ajuster votre message. Le plus souvent, vous adopterez une approche plus généraliste. Expliquez l’objectif de cette politique et la manière dont elle doit être mise en œuvre physiquement dans leur quotidien.

Ces conseils s’appliquent à toutes les situations. Ainsi, vous ne vous adressez pas de la même façon à un groupe d’enfants de maternelle, à des entrepreneurs dans le milieu des technologies, à des éleveurs de bétail ou à des professionnels du fitness. Tout dépend du sujet, du message que vous souhaitez transmettre et du lieu où se tient la discussion.

Préparez la façon dont vous allez transmettre votre message

Comment vous présenterez-vous ? Votre langage corporel est-il ouvert et engageant ? Allez-vous maintenir un contact visuel ou regarder un écran ?

Avant toute communication, qu’il s’agisse d’une réunion individuelle ou d’un discours important, vous devez vous préparer. Par exemple, prenez quelques minutes pour respirer profondément avant une présentation, ou consultez l’ordre du jour d’une réunion avant un appel d’équipe.

Soyez authentique dans votre façon de communiquer

Selon une publication du Quantified Communications, les dirigeants authentiques sont à 50 % plus passionnés, et leurs messages sont 29 % plus clairs. Ils sont ouverts et chaleureux. Lorsque vous vous adressez à des collègues ou aux membres de votre équipe, ils sont pleinement présents dans la conversation.

Qui n’a pas envie de travailler davantage avec des dirigeants et des communicants francs et honnêtes ? En définitive, être une personne de confiance et fiable facilite votre travail. Votre équipe aura envie de collaborer avec vous.

Soyez enthousiaste et impliqué au moment de vous exprimer

Les collaborateurs sont plus réceptifs aux attitudes positives. Souriez et montrez votre enthousiasme. Cette stratégie vous permettra d’améliorer votre communication. Grâce à ces techniques, votre public sera plus susceptible de vous écouter et d’adhérer à votre message.

Gérez les signaux non verbaux pour contrôler votre message

D’après Albert Mehrabian, chercheur dans le domaine du langage corporel, 55 % de la communication passe par le non verbal, 38 % par le ton de la voix, et seulement 7 % par le sens des mots prononcés.

Par conséquent, il est indispensable de gérer les signaux non verbaux. Si vous regardez constamment l’horloge avec les pieds dirigés vers la porte, votre public pensera que la conversation ne vous intéresse pas. Pour une meilleure communication, les signaux non verbaux et les mots prononcés doivent être en accord.

Entraînez-vous à l’écoute active lorsque quelqu’un vous répond

L’écoute active ne consiste pas seulement écouter ce qu’une personne a à dire. Cela implique également de montrer votre implication dans la discussion, en posant des questions et se souciant de ce que les autres disent. Grâce à une écoute active, vous démontrez votre intérêt pour le message de votre interlocuteur, ce qui vous permet de construire avec lui une relation solide. C’est aussi un bon moyen de se souvenir des détails de la conversation.

Vous voyez ces personnes qui n’oublient jamais le nom des autres ? Elles font très certainement preuve d’une écoute active. Une technique consiste à répéter le nom de la personne pendant l’introduction. Mais vous pouvez également opter pour cette stratégie dans le cadre de projets, en répétant les instructions ou en reformulant ce que quelqu’un a dit pour vous assurer d’avoir bien compris. Hocher de la tête, établir un contact et se pencher en avant sont aussi des façons de montrer votre implication.

Demandez les avis des autres membres de votre équipe

L’un des moyens les plus efficaces pour améliorer votre communication consiste à demander à vos collaborateurs leur avis. Après tout, la plupart d’entre nous apprennent et grandissent grâce au changement.

Commencez par créer un processus pour partager les avis et commentaires. Cela peut prendre la forme d’une brève enquête à l’issue d’une réunion ou d’une discussion en personne. En outre, mettez également en place une politique de « portes ouvertes » afin que les salariés sentent qu’ils peuvent vous parler de leurs problèmes à tout moment.

Sondez votre public pour vous assurer d’avoir été entendu

Poser des questions à votre interlocuteur lui montre que vous êtes impliqué dans la conversation. C’est aussi l’occasion d’en apprendre plus, grâce à une opportunité naturelle de vous entraîner à l’écoute active.

Gérez les conflits de façon respectueuse

Vous ne serez pas toujours d’accord avec les membres de votre équipe, avec vos chefs ou avec vos subordonnés. Il est normal de ne pas toujours partager le même point de vue. Néanmoins, vous devez communiquer de façon respectueuse si vous souhaitez préserver votre relation professionnelle. En règle générale, ne vous exprimez jamais sous le coup de la colère. Vous pourriez le regretter par la suite.

Utiliser les bons outils

Parfois, le meilleur conseil pour une communication efficace repose sur le choix de l’outil utilisé. Chaque outil est adapté à un moment et à un lieu, qu’il s’agisse d’e-mails, de Slack, de conversations individuelles, de discussions de groupe ou de réunions d’équipe. Chaque outil présente ses propres avantages et ses limites. Réfléchissez bien avant de faire votre choix.

• E-mail : nous utilisons la communication par e-mails pour des mises à jour simples et des questions. Si vous recherchez une discussion de groupe, ou si vous avez besoin d’aborder un sujet complexe, le nombre d’e-mails peut très vite grimper en flèche. Pour les sujets plus complexes, utilisez un autre outil.
• Slack : Slack est une plateforme efficace pour tous les types de conversations. Vous pouvez y tenir des conversations individuelles ou groupées sur différents canaux. L’outil permet l’intégration de plus de 2 000 applications comme nTask, Time Doctor, Dropbox, Drift et Trello. Ainsi, vos équipes ont la possibilité de travailler depuis leurs autres outils de façon simultanée, sans devoir changer de contexte. Envoyez un fichier dans un canal de projet, faites un retour rapide dans un autre canal ou organisez une réunion directement depuis la discussion.
• Conversations individuelles : les conversations individuelles sont idéales pour formuler des critiques constructives et pour des formations individuelles. Toutefois, elles ne sont pas adaptées si vous devez aborder des sujets avec votre équipe ou faire une simple mise à jour. Optez pour les conversations individuelles dans le cas de sujets sensibles et complexes.
• Discussions d’équipe : en général, les discussions d’équipe sont rapides et directes. Utilisez-les pour une collaboration de groupe en temps réel lorsque vous avez un objectif précis à l’esprit, ou pour les points d’équipes et l’organisation. Évitez d’utiliser ces discussions pour les mises à jour des projets qui ne se recoupent pas, ou pour lesquels la majorité des participants n’est pas concernée.
• Réunions de groupe : ces réunions sont parfaites si vous devez former l’ensemble du groupe ou le mettre à jour. Utilisez-les modérément. Si votre message peut être transmis dans un format court, faites-le ! Lorsque vous avez réellement besoin d’une réunion de groupe, planifiez-la en avance et établissez un ordre du jour clair en expliquant les résultats attendus.

Trouver le bon moment est primordial

Si vous avez besoin de discuter de la mise à jour d’un projet ou de retrouver un document important, il faut trouver le bon moment. L’une des meilleures stratégies pour améliorer la communication consiste à connaître le calendrier de vos collègues, leurs périodes chargées et leurs échéances. Si un collaborateur doit s’occuper d’une échéance imminente ou rencontre un problème au travail, il aura plus de difficulté à vous écoutez attentivement.

Identifiez le moment de la journée ainsi que la plateforme où les membres de votre équipe sont le plus ouverts à la communication. Par exemple, s’ils consultent leurs messages et y répondent après 16 h, préparez votre conversation et contactez-les dans le créneau qui leur convient.

Devenir un meilleur orateur

Vous souhaitez grimper les échelons ? Que votre projet se déroule sans obstacle ? Une communication efficace est indispensable. Grâce à ces techniques très simples, vous deviendrez un communicant plus authentique et plus impliqué. Vous serez également plus efficace dans votre travail et vous améliorerez vos relations avec vos collègues.