効果的なビジネスコミュニケーションのテクニック

仕事での成功を望むのなら、効果的なコミュニケーションは不可欠です。職場でのコミュニケーションがうまくいっていれば、チームワークとコラボレーションが改善し、誤解が減って衝突も起こりづらくなるだけでなく、チームメンバーの 1 人ひとりが精神的な支えを得られます。

より上手にコミュニケーションが取れるようになると、従業員、同僚、顧客との関係もさらによくなるでしょう。また良好なコミュニケーションはエンゲージメントを高めるだけでなく、メンバーの積極性を高めてクリエイティブな考え方を促すことができます。

効果的なビジネスコミュニケーションのテクニック

効果的にコミュニケーションを行うには、アクティブリスニングやメッセージ伝達のほか、フィードバックを求めるテクニックも必要です。今回紹介するとっておきのテクニックを使えば、コミュニケーションスキルをレベルアップできるでしょう。

対象者に合わせてメッセージを調整する

効果的なコミュニケーションのためにまずやるべきは、さまざまな対象者に合わせてコミュニケーション（スタイルとメッセージ）を調整することです。例えば、新しいポリシーについて安全チームと話す場合は、詳細を深く掘り下げても構いません。というのも、安全チームはおそらくすでに問題に気づいているからです。しかし、そのポリシーを現場の従業員に展開する時は、メッセージの内容を調整する必要があります。この場合はおそらく、より大局的なアプローチを取ることになるでしょう。例えば、ポリシーの目的と、日々の行動にそのポリシーをどう反映させるべきかを説明するなどです。

どのような状況でも、同じことが言えます。幼稚園児、テクノロジー分野の起業家、酪農家、フィットネスプロに対応する場合でも、その方法はトピック、伝えたい内容、話し合う場所に応じて異なるでしょう。

メッセージ伝達の準備をする

自分の立ち姿はいかがですか？ボディランゲージはオープンで温かい印象を与えますか？目をよく合わせていますか？画面ばかり見ていませんか？

1 対 1 のミーティングでも重要なスピーチでも、コミュニケーションの前は必ず自分の準備を整えてください。プレゼンテーションの前に数分間深呼吸してみるほか、ハドルミーティングの前にアジェンダを確認してもよいでしょう。

自分らしいコミュニケーションを心掛ける

「Quantified Communications」の記事によると、真のリーダーは 1.5 倍情熱に溢れており、そのメッセージは 1.29 倍明確だそうです。こうした人たちは温かさと寛容さにあふれています。また同僚や部下と話す時は真剣に向き合い、会話に 100% の力を注ぎます。

人が一緒に働きたいと望むのも、真のリーダー、そしてよいコミュニケーションができる相手です。信頼と信用を得ることできれば、人はあなたと一緒に働きたいと思うようになり、結果的に仕事がしやすくなります。

話す時は熱心かつ積極的に

人はポジティブな刺激に対しては、受け入れたいと思うものです。笑顔で熱意を見せること。コミュニケーション改善戦略として、これに勝るものはありません。このようなテクニックを使えば、自分の話を聞いてもらえる、そして支持される可能性が高くなります。

非言語シグナルを駆使してメッセージをコントロールする

ボディランゲージの研究者 Albert Mehrabian 氏によると、コミュニケーションの 55% が非言語情報で、38% が聴覚情報です。言語情報は 7% にすぎません。

つまり、非言語シグナルの管理は非常に重要です。爪先をドアの方に向けて時計ばかり見ていれば、会話に興味がないと相手に思われます。よりよいコミュニケーションを取るには、非言語シグナルと言語情報が合っていなければなりません。

相手からの反応にはアクティブリスニングで対応する

アクティブリスニングは、ただ話を聞くのではありません。質問をしたり、相手の言っていることを気にかけたりすることで、話し合いに関わる姿勢を見せるのです。アクティブリスナーになることで、相手のメッセージに興味がある姿勢を示せば、関係をさらに強化できるでしょう。アクティブリスニングは、会話を細かく記憶するのにも役立ちます。

絶対に名前を忘れない人っていますよね？その人はおそらくアクティブリスナーです。自己紹介で相手の名前を復唱することは、戦術の 1 つですが、これはプロジェクトでも使用できます。例えば、指示を繰り返したり、相手が言ったことを、自身が完全に理解できるように言い換えたりします。頷く、目を合わせる、身を乗り出す、といった動作も、積極的に関与する姿勢を示すものです。

チームメンバーにフィードバックを求める

コミュニケーションを最も効果的かつ効率的に高める方法の 1 つがフィードバックを求めることです。私たちのほとんどが、変化によって学び、成長します。

まずはフィードバックを提供するためのプロセスを作成しましょう。これはミーティング後の簡単なアンケートでも、対面での話し合いでもかまいません。また、従業員がどんな問題についてでも気軽に相談できると感じられるよう、オープンドアポリシーを実施してください。

相手が自分の話を聞き、理解しているかを確認する

質問は、話をしている人に対して自分が会話に参加している姿勢を伝えられる方法です。また、より多くの情報が得られるほか、アクティブリスニングを自然な形で実践する機会にもなります。

意見の衝突には敬意を持って対処する

チームメンバー、上司、部下の意見がいつも一致するとは限りません。仕事上の関係を続けていきたいのであれば、完全に意見が一致しなくても、敬意を持ってやり取りする必要があります。原則として、冷静になった時に取り消したくなるような内容を、怒りにまかせて言わないようにしましょう。

最適なツールを使用する

使用するツールの選択が、効果的なコミュニケーションを実現する最大のコツになることもあります。メール、Slack、1 対 1 の会話、チームでの話し合い、グループミーティングなど、ツールにはそれぞれ、使うのにふさわしい時と場所があります。各ツールにメリットと制限があるため、ツールを選ぶ時はよく考えてください。

• メール : メールは簡単な更新や質問がある時に使います。グループディスカッションや複雑なトピックへの対処が必要な場合、メールはすぐにコントロールできなくなる可能性があります。複雑な内容を扱う時は、別のツールを使用してください。
• Slack : さまざまなチャンネルで個別またはグループチャットが可能な Slack では、あらゆるタイプの会話を効率的に行うことができます。Slack は nTask、Time Doctor、Dropbox、Drift、Trello など、2,000 以上のアプリと連携できるため、チームは Slack 上でほかのツールを使って仕事を進められます。コンテキストの切り替えは必要ありません。また、あるプロジェクトチャンネルでファイルを送信して別のチャンネルでさっとフィードバックできるほか、チャットから直接ミーティングを始めることも可能です。
• 1 対 1 の会話 : 1 対 1 の会話は、建設的な批判や個別のトレーニングに適しています。ただし、チームに何かを伝える必要がある場合、または簡単な更新を提供する場合は、理想的とは言えません。1 対 1 の会話は機密性の高い情報や複雑な内容をやり取りする時に利用してください。
• チームディスカッション : チームディスカッションは、たいていその場でさっと行う会話です。適しているのは、特定の目標がある場合のリアルタイムなグループコラボレーション、またはスタンドアップ・ミーティングやスクラムなどです。参加者が限定されるプロジェクトの進捗共有などに使うのは避けましょう。
• グループミーティング : トレーニングや最新状況の共有を、グループ全体に対して一度に行う必要がある場合に最適です。ただし、むやみに開かないようにしましょう。メッセージで伝えられる内容なら、ぜひそうしてください！グループミーティングが必要な場合は、事前にスケジュールを立て、明確なアジェンダ（期待される成果を含む）を設定します。

タイミングが重要

プロジェクトの最新状況について話し合いたい時や、または重要資料を入手したい場合は、適切なタイミングを見極めなければなりません。同僚の重大な局面や締め切りに注意を払う。これはよりよいコミュニケーションを実現するためのトップ戦略の 1 つです。締め切りが間近に迫っている人や、仕事で問題を抱えている人に何かを伝えようとしても、なかなか聞いてもらえません。

チームメンバーが最もコミュニケーションを受け入れやすい時間とプラットフォームを確認しましょう。例えば、相手が午後 4 時以降にメッセージをチェックし返信するのであれば、会話を準備したうえで、その相手が希望する時間帯に確認してもらえるようにします。

コミュニケーション上手になる

昇進を目指すにせよ、プロジェクトをゴールまで円滑に進めるにせよ、効果的なコミュニケーションは必須です。今回紹介した簡単なテクニックを使えば、自分らしく積極的に話せるようになるだけでなく、仕事や同僚との連携も効果的に進められるでしょう。