Slack の書式設定でメッセージをもっと伝わりやすく

デザインが優れていれば、会話がわかりやすくなります。Slack に投稿する際によく使われるのはプレーンテキストですが、長いメッセージを作成する際に活用したいのが書式設定オプションです。これを使えば絵文字だけでなくテキストを強調したり階層を追加したりできるため、要点をわかりやすく伝えられます。

すべての会話でメッセージのレイアウトに配慮しなければいけないわけではありません。しかし、社内通知や要約、チャンネル内会議、ほかのメンバーへの依頼の投稿などの状況でレイアウトが配慮されていれば、読み手は必要な情報をすばやく拾い読みすることができるので、非常に助かるでしょう。

Slack のメッセージ作成ツールの基本

Slack のデスクトップやモバイルアプリで新しいメッセージを入力する際、Aa ボタンを押すと書式設定パネルが表示されます。入力したテキストをハイライトして太字、斜体、取り消し線、ブロック引用などのオプションを使えば、特に注目してほしい部分を強調したり、重要な引用文を目立たせたりすることもできます。

テキストの書式設定オプション以外にも、番号つきや番号なしの箇条書き、ブロック引用を設定するボタンも用意されており、長文のテキストを分割したり、詳細をわかりやすく表現したりするのに最適です。長いメッセージには、必要に応じて Shift+Enter（モバイルでは改行キー）で改行も入れましょう。

こうした基本的な書式設定のオプションを使うと Slack でのやり取りがもっとわかりやすく効率的になります。

わかりやすく書式設定したメッセージで、スタンドアップ・ミーティングが簡単に

少人数のチームでは、仕事に関するやり取りや進捗共有に使えるパブリックチャンネルがあると便利です。これは対面で行うスタンドアップ・ミーティングの代わりにもなり、時間を節約できます。この方法により、チーム全体で可視性を維持し、全員に情報を伝えられるでしょう。

Slack の編集チームでは、/remind #team-editorial
at 9:45am every weekday Hey @editorial-team（今日の仕事は何？）というコマンドを使って、毎朝現在のプロジェクトの進捗を共有しています。また、成功事例や学びを共有するために毎週振り返りを投稿してもらうのもよいでしょう。シンプルな箇条書きや絵文字を使えば、必要な時に上司がさっと確認できるわかりやすいリストに仕上がります。

リスト上の項目の進捗を絵文字で表すこともできます。例えば、🔵 は完了に近づいているプロジェクト、⚪️ はまだ進行中であることを表します。また何らかの理由でプロジェクトの進行に問題がある場合は、🔴 を使っています。これにより、マネージャーはリソースの追加が必要なタスクや、予定どおりに進んでいるタスクを一目で確認できるというわけです。

Slack で全社的な社内通知を作成

全社的な社内通知のチャンネルでも、メッセージのデザインを少し工夫すればより直感的で読みやすいものになります。

例えば、社内コミュニケーションチームが毎週月曜日の朝に、学びの機会や福利厚生の登録などその週に注目すべきことを OrG 全体チャンネルに投稿するとしましょう。こうした投稿は情報が多く文字も多くなりがちですが、絵文字や太字のタイトルを組み合わせれば内容が伝わりやすくなります。

これはチーム全体への通知にも利用できます。Slack の営業チームでは大きな契約が成立するたびに、全社規模の #営業チャンネルに契約の概要とともに、取引の規模、顧客の詳細、サポートしてくれたメンバーへの賛辞、プロセスを通じて学んだことなどを投稿しています。これにより、社内の誰でも新規営業情報のフィードにさっと目を通し、チームの成果を把握し、成約をお祝いしやすくなります。

リクエストと承認のメッセージワークフローを設計

Slack にワークフロービルダーが登場して以来、Slack では、IT チームへのサポートリクエストや、PR チームへのインタビューリクエストの確認依頼など、現場からのリクエストを処理する数多くの専用チャンネルにワークフロービルダーを使ってきました。依頼者がワークフロービルダーで標準フォームを開いて内容を入力すると、レビューリクエストがチャンネルまたはダイレクトメッセージで担当チームに送信されます。

また、顧客の来社を社内のチームに事前に知らせるチャンネルがあれば、チームは打ち合わせのための会議室と軽食や飲み物を用意できます。フォームは次のようなイメージです。

作成したフォームは、メッセージとして表示される前にカスタマイズできます。上で説明したテキストの強調や、絵文字を使った階層を駆使してメッセージを書式設定すれば、担当者はリクエストをすぐに発見し、重要な情報を確認してその場で承認できます。

すべてを集約

次に長めのメッセージを作成する時は、今回紹介した ✅ 書式設定を試してメッセージを読みやすくしてみましょう。メッセージを書式設定することは、同僚との情報共有をよりスムーズに進めるための確実で親切な方法です。