Design und Formatierung von Slack Nachrichten

Ein gutes Design schafft in Unterhaltungen Klarheit. Der Großteil der in Slack eingegebenen Nachrichten ist zwar reiner Text, aber dank einer Reihe von Formatierungsoptionen kannst du deine längeren Nachrichten durch Hervorhebungen und Hierarchien (sowie ein paar Emoji) strukturieren und so deinen Standpunkt besser vermitteln.

Du benötigst nicht bei jeder Interaktion auf Slack ein genau durchdachtes Layout, aber in bestimmten Fällen wie Ankündigungen oder Zusammenfassungen, bei In-Channel-Meetings und beim Posten von Anfragen für andere kann das Layout extrem hilfreich sein. Es hilft allen anderen dabei, Anfragen schneller zu überblicken und direkt die relevanten Punkte zu erfassen.

Die Grundlagen der Nachrichtenerstellung in Slack

Wenn du eine Nachricht in Slack schreibst, kannst du die Schaltfläche Aa drücken, um sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen App von Slack ein Formatierungsfeld zu öffnen. Markiere den von dir geschriebenen Text und klicke dann auf Optionen wie fett, kursiv, durchgestrichen oder Codeformat, um Nachrichten gut zu strukturieren oder wichtige Passagen hervorzuheben.

Neben den Optionen zur Textformatierung gibt es auch Schaltflächen zum Erstellen von geordneten oder ungeordneten Listen und Blockzitaten, die sich hervorragend eignen, um große Textblöcke aufzulockern und mit Details zu illustrieren. Kombiniere diese mit der Umschalttaste + Eingabetaste (oder der Eingabetaste auf dem Handy), um Zeilen hinzuzufügen und lange Nachrichten zu unterbrechen.

Mit diesen grundlegenden Formatierungsoptionen kannst du in Slack klarer und prägnanter kommunizieren.

Übersichtliche Nachrichtenformatierung für einfache Stand-up Meetings

Für kleine Projekt-Teams in jeder Organisation ist es nützlich, einen Offenen Channel für die Gruppe zu haben, um über die Arbeit zu sprechen und tägliche Updates zu posten (letzteres ersetzt zeitaufwändige, persönliche Stand-ups). Dank Channels sind alle informiert und alles ist für das ganze Projekt-Team sichtbar.

Das Content-Team von Slack verwendet den Befehl /remind #team-editorial
at 9:45am every weekday Hey @editorial-team What’s on today? (/erinnere #team-redaktion jeden Werktag 9:45 Uhr Hallo @readaktionsteam Was steht heute an?), der uns jeden Morgen auffordert, über unsere aktuellen Projekte zu berichten. Du kannst auch um wöchentliche Reflektionen bitten, um Erfolge oder gelernte Lektionen zu teilen. Durch die Verwendung von einfachen Aufzählungspunkten oder Emojis entsteht eine übersichtliche Liste, die eine Führungskraft bei Bedarf schnell überprüfen kann.

Du kannst auch Emojis verwenden, um den Status von Listenelementen anzuzeigen. Ein Projekt, das kurz vor dem Abschluss steht, erhält zum Beispiel ein 🔵 als Aufzählungszeichen, eine laufende Aufgabe ein ⚪️ und Projekte, die mit Hindernissen zu kämpfen haben, ein 🔴. Führungskräfte können so schnell erkennen, welche Aufgaben zusätzliche Ressourcen benötigen, um voranzukommen, und welche im Zeitplan liegen.

Verfassen von unternehmensweiten Ankündigungen in Slack

Unternehmensweite Channels für Ankündigungen sind ein weiterer Bereich, in dem subtile Design-Elemente deine Botschaften intuitiver und leichter lesbar machen können.

Stell dir vor, dass dein internes Kommunikationsteam jeden Montagmorgen in einem organisationsweiten Channel auf wichtige Ereignisse in dieser Woche hinweist, wie z. B. Fortbildungsmöglichkeiten oder die Anmeldung für Zusatzleistungen. Diese Updates sind oft mit sehr vielen Informationen angereichert. Eine Kombination aus Emojis und fettgedruckten Überschriften kann helfen, die Textflut in verdauliche Häppchen aufzuteilen.

Nach dem gleichen Prinzip kannst du auch teamweite Ankündigungen machen. Im unternehmensweiten Channel #sales von Slack feiert unser Vertriebsteam jeden größeren Vertrag mit einer Zusammenfassung der Daten, einschließlich der Größe des Abschlusses, Unternehmensdetails, Lobeshymnen auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die geholfen haben, und Erkenntnisse aus dem Prozess. Alle im Unternehmen können ganz einfach den Feed zu neuen Verkäufen scannen, die Leistung des Vertriebsteams im Auge behalten und Erfolge feiern.

Gestalten von Nachrichten-Workflows für Anträge und Genehmigungen

Seit der Einführung des Workflow-Builder in Slack haben wir ihn für Dutzende von Channels verwendet, die der Bearbeitung von Anfragen gewidmet sind, wie z. B. das IT-Team um Hilfe zu bitten oder das PR-Team zu benachrichtigen, dass eine Interviewanfrage überprüft werden muss. Über den Workflow-Builder können alle ein standardisiertes Formular aufrufen, das, sobald es ausgefüllt ist, zur Überprüfung an Channels oder Direktnachrichten gesendet wird.

Stell dir einen Channel vor, über den du das Büroteam vorwarnen kannst, wenn ein Kunde zu einem Meeting eintrifft, damit das es einen Konferenzraum sowie Essen und Getränke vorbereiten kann. Dein Formular würde folgendermaßen aussehen:

Von dir erstellte Formulare können angepasst werden, bevor sie als Ergebnisse in einer Nachricht erscheinen. Durch die Formatierung der Ergebnisse und die Verwendung von Emojis zur Hervorhebung der Hierarchie können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Anfragen schnell überprüfen, die wichtigsten Informationen finden und Anfragen sofort genehmigen.

Alles auf einen Blick

Wenn du das nächste Mal mehr Informationen als eine Zeile teilen möchtest, solltest du ein paar ✅ Formatierungsvorschläge ausprobieren, um den Text lesbarer zu machen. Das Formatieren deiner Nachrichten kann eine klare und zuvorkommende Methodet sein, Informationen auf einfachere Weise mit deinen Kolleginnen und Kollegen zu teilen.