10 conseils pour maîtriser votre gestion du temps au travail

Saviez-vous que les micro-entreprises (de un à neuf salariés) consacrent 15 heures par semaine aux tâches administratives ? C’est ce qu’explique le rapport « Make Business Simple 2020 » publié par la Starling Bank. La situation des entrepreneurs indépendants est encore pire : ils passent 31 % de leur temps hebdomadaire à gérer les finances. Si vous êtes entrepreneur ou directeur d’entreprise, vous savez certainement que les tâches administratives et financières ne représentent qu’une petite partie des nombreuses tâches importantes à effectuer, ce qui montre à quel point il est essentiel de savoir gérer son temps.

Comment mieux gérer votre temps au travail

Gérer son temps, c’est planifier la manière d’utiliser efficacement le temps passé et de le contrôler délibérément, afin d’optimiser sa productivité. En résumé, il s’agit de faire le maximum de choses le plus rapidement possible. Parmi les autres avantages, nous pouvons citer :

• une meilleure qualité de travail ;
• une réduction du stress ;
• plus de temps pour travailler sur des projets stratégiques ou créatifs ;
• moins de procrastination ;
• davantage de confiance en soi.

Voici comment vous lancer :

1. Savoir comment vous utilisez votre temps

Si votre productivité est mesurée en fonction des résultats sur une période donnée, alors le temps perdu peut très vite s’apparenter à des pertes financières. C’est comme lorsque vous établissez un budget : vous devez analyser où vous passez réellement votre temps, afin d’identifier les domaines ou les habitudes qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs.

Commencez par analyser votre temps. En fonction des catégories préalablement définies, des outils de gestion du temps comme RescueTime peuvent vous indiquer votre nombre d’heures productives par jour, ainsi que le temps passé sur des activités non professionnelles (par exemple, naviguer sur les réseaux sociaux ou faire des achats).

2. S’en tenir à un planning quotidien

Ne pas se contenter de dire « J’ai huit heures par jour pour faire XYZ » est une règle d’or. Créez un planning quotidien avec des blocs de temps alloués pour différentes tâches. La clé du succès est de vous y tenir.

• Définissez des échéances réalistes. Nous avons tendance à surestimer notre capacité de travail. C’est un phénomène que les scientifiques appellent « illusion de la planification », qui se traduit généralement par des estimations de dates de livraison trop optimistes. Ajoutez des marges de temps entre chaque tâche. Ainsi, si une étape prend plus de temps que prévu, le planning général ne sera pas impacté.
• Soyez extrêmement attentif. Pendant les heures de travail, évitez de consulter des sites sans rapport avec votre tâche (ou toute autre chose que vous n’êtes pas censé faire). Fermez tous les onglets de navigateur en lien avec une tâche « pour plus tard ». Éteignez votre téléphone ou rangez-le hors de portée jusqu’à l’heure de la pause. Encore une fois, l’autodiscipline reste votre meilleure alliée.

3. Prioriser

Établir des listes de tâches est très bénéfique pour votre productivité. Cependant, si vous ne faites pas attention, celles-ci peuvent devenir très longues et finir par vous dépasser, au point que vous ne saurez plus par quoi commencer. L’outil Eisenhower Matrix vous aide à décider des tâches à prioriser en fonction de leur importance et de l’urgence. Grâce à cette matrice de décision, divisez votre liste selon les catégories suivantes :

• À faire immédiatement : les tâches importantes avec des échéances définies, ou celles que vous avez repoussées pendant trop longtemps et qui sont maintenant en retard.
• À programmer pour plus tard : les tâches importantes sans échéances définies.
• À déléguer : les tâches qui peuvent être effectuées par un autre collaborateur.
• À supprimer : les tâches que vous pouvez éliminer, car elles ne sont pas essentielles pour vos objectifs ou pour votre mission.

4. Gérer les tâches les plus difficiles en premier

Il nous arrive à tous d’être distraits de notre travail par un appel téléphonique, une surprise d’un collègue ou encore une pile de vaisselle sale. Sans vous en rendre compte, la journée est déjà terminée. C’est le moment d’appliquer la solution « Eat that frog » (mange cette grenouille).

La méthode de productivité Eat that frog, conçue par l’expert en management Brian Tracy, est idéale pour les personnes qui ont tendance à procrastiner et rencontrent des difficultés de concentration. Il conseille de démarrer sa journée par les tâches les plus importantes et les plus difficiles, celles que vous auriez tendance à laisser pour plus tard. Vous pourrez vous attaquer à une autre tâche uniquement lorsque vous aurez « mangé cette grenouille ».

5. Regrouper les tâches similaires

Regrouper, ou traiter simultanément, signifie grouper les tâches qui se ressemblent afin de s’en occuper au même moment. Regroupez-les par objectif ou par fonction.

Par exemple :

• Réunions avec les clients les mercredis et les jeudis
• Répondre aux e-mails de 10 h à 11 h uniquement
• Commencer la journée par générer des rapports et les distribuer

6. Définir des échéances raisonnables

Selon la loi de Parkinson, « tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».
Si vous disposez d’une journée entière pour terminer deux tâches qui devraient vous prendre seulement trois heures, il est fort probable que vous passiez toute la journée sur ce travail. Si vous vous imposez un délai plus court, vous respecterez très certainement l’échéance fixée précédemment.

7. Apprendre à dire non

Notre quantité d’énergie sur une journée est limitée. Elle diminue au fil des heures. Pour éviter le travail bâclé, apprenez à connaître vos limites et à dire non. Soyez conscient de vos forces et de vos faiblesses. Concentrez-vous sur ce que vous savez faire. Si possible, déléguez à des personnes plus qualifiées les tâches qui leur correspondent, et qu’elles pourront traiter plus rapidement que vous.

8. Éviter de faire plusieurs choses à la fois

Les études sur le travail multitâche sont catégoriques : il réduit l’efficacité et peut même devenir dangereux. Selon l’Association américaine de psychologie, passer d’une tâche à l’autre a un « coût psychologique lié au changement » qui réduit la productivité. Même si le changement de tâche ne demande que quelques secondes à chaque fois, ce temps s’accumule lorsque vous effectuez régulièrement des tâches multiples. Le risque d’erreur augmente lui aussi.

9. Faire preuve d’organisation

Si vous avez déjà été confronté à l’une des situations suivantes, vous aurez peut-être besoin de repenser votre organisation :

• Vous êtes arrivé(e) en retard à une réunion que vous animiez.
• Vous avez oublié d’imprimer un rapport dont votre chef avait besoin pour une présentation.
• Vous avez demandé plusieurs fois au service informatique votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe.

La bonne nouvelle, c’est que l’organisation est une compétence qui s’apprend. Commençons par les bases.

• Gardez un bureau de travail propre. Selon le National Geographic, les psychologues et les neuroscientifiques ont établi un lien entre les effets du désordre sur les capacités cognitives, sur la santé mentale et sur le comportement. Un encombrement visuel augmente le niveau de stress et d’anxiété, ce qui entraîne une réaction de lutte ou de fuite. Pour une meilleure prise de décision, jetez tous les papiers qui peuvent être détruits ou recyclés. Débarrassez-vous de tout ce qui n’est pas essentiel et placez vos outils quotidiens à portée de main.
• Organisez les fichiers sur votre ordinateur et les drives partagés. Pour organiser vos fichiers numériques, il est indispensable de les nommer. Créez un système qui vous permet à vous et à vos collègues de trouver des éléments rapidement et sans effort.
• Utilisez un calendrier. Organisez votre calendrier selon différents aspects de votre vie, par exemple : « personnel », « professionnel » et « engagement ». Définissez un code couleur pour différencier rapidement les catégories, ou pour distinguer les tâches urgentes de celles qui peuvent attendre.

10. Utiliser des outils de gestion du temps

Tirez parti de ces outils d’automatisation et de productivité conçus pour améliorer votre productivité :

• Slack vous aide à regrouper les communications d’équipe dans un espace centralisé organisé par canaux. Oubliez les interminables fils de discussion d’e-mails pour retrouver les informations d’un projet.
• Dropbox ou OneDrive vous permettent de stocker, de partager et de sauvegarder des fichiers. Les membres de l’équipe autorisés ont accès aux fichiers sur le cloud à tout moment.
• Google Agenda et le calendrier Outlook sont très utiles pour garder un œil sur les plannings quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Intégrez-les dans Slack pour recevoir des notifications automatiques et des rappels directement dans les canaux concernés.
• Canva et Lucidchart sont parfaits pour les designs et les diagrammes. Ces plateformes aident même les utilisateurs non professionnels à créer des designs de qualité.

Maîtriser la gestion du temps pour améliorer votre productivité

La majorité des équipes performantes savent comment optimiser leur temps. Repensez votre journée de travail grâce à ces bonnes pratiques de gestion du temps, et améliorez votre productivité tout en réduisant votre stress.