10 Zeitmanagement-Tipps für effizientes Arbeiten

Wusstest du, dass Kleinstunternehmen (ein bis neun Mitarbeitende) jede Woche 15 Stunden für Verwaltungsarbeit aufwenden? Das geht aus dem Bericht „2020 Make Business Simple“ der Starling Bank hervor. Einzelunternehmer:innen schneiden noch schlechter ab: Sie verbringen 31 % ihrer wöchentlichen Zeit damit, ihre Finanzen zu ordnen. Als Unternehmer:in oder Führungskraft weiß man, dass Verwaltungs- und Finanzangelegenheiten nur eine von vielen wichtigen anfallenden Aufgaben sind, wodurch nochmals unterstrichen wird, wie wichtig ein gutes Zeitmanagement ist.

Wie du deine Zeit bei der Arbeit besser gestaltest

Zeitmanagement bezeichnet die Planung, wie man seine Zeit effizient einsetzen und bewusst steuern kann, um die Produktivität zu maximieren. Kurz gesagt: Erledige in kürzerer Zeit mehr. Weitere Vorteile sind:

• Bessere Arbeitsqualität
• Weniger Stress
• Mehr Zeit für die Arbeit an strategischen oder kreativen Projekten
• Weniger Prokrastination
• Mehr Selbstvertrauen

So kannst du loslegen:

1. Sei dir bewusst, wie du deine Zeit verbringst

Wenn deine Produktivität an der Leistung in einem bestimmten Zeitraum gemessen wird, kann verlorene Zeit für dich rausgeworfenes Geld bedeuten. Genau wie bei der Erstellung eines Budgets musst du nachvollziehen können, womit du deine Zeit tatsächlich verbringst, um die Bereiche oder Gewohnheiten zu erkennen, die dich am Erreichen deiner Ziele hindern.

Beginne mit einer Zeitkontrolle. Tools für die Zeiterfassung wie RescueTime können dir anhand der von dir eingerichteten Kategorien sagen, wie viele Stunden du an einem Tag produktiv bist, verglichen mit der Zeit, die du mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten verbringst, wie z. B. dem Surfen in sozialen Medien oder Online-Shopping.

2. Halte dich an einen Tagesplan

Gehe über den Gedanken „Ich habe acht Stunden Zeit, um XYZ zu erledigen“ hinaus. Erstelle einen Tagesplan mit zugewiesenen Zeitblöcken für verschiedene Aufgaben. Diesen dann auch einzuhalten, ist der Schlüssel zum Erfolg.

• Realistische Zeitpläne erstellen. Die Menschen überschätzen ihre Fähigkeit, Dinge zu erledigen, und dieses Phänomen, das von Wissenschaftler:innen als „Planungsirrtum“ bezeichnet wird, führt in der Regel zu übermäßig optimistischen Schätzungen. Füge Zeitpuffer zwischen den Aufgaben ein, sodass auch bei Überschreitung des Zeitlimits der gesamte Zeitplan nicht durcheinander gerät.
• Aufgaben deine ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Vermeide es, während der Arbeitszeit heimlich nicht arbeitsbezogene Websites zu besuchen (oder was auch immer du nicht tun solltest). Schließe alle „für später“-Browser-Tabs. Schalte dein Handy aus oder verstaue es außerhalb deiner Reichweite, bis es Zeit für eine geplante Pause ist. Auch hier gilt: Selbstdisziplin ist das A und O.

3. Setze Prioritäten

To-Do-Listen können die Produktivität retten. Aber wenn man nicht aufpasst, können sie so umfangreich und überwältigend werden, dass man nicht weiß, wo man anfangen soll. Das als Eisenhower Matrix bekannte Tool kann dabei helfen, die Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit festzulegen. Anhand dieser Entscheidungsmatrix kannst du deine Liste nach folgenden Kriterien gliedern:

• Sofort erledigen: Wichtige Aufgaben mit festen Fristen oder solche, die du schon so lange aufgeschoben hast, dass sie jetzt überfällig sind
• Für später planen: Wichtige Aufgaben ohne feste Fristen
• Delegieren: Aufgaben, die von anderen übernommen werden können
• Löschen: Aufgaben, die du streichen kannst, weil sie für deine Ziele oder deinen Auftrag nicht relevant sind

4. Erledige die schwierigste Aufgabe zuerst

Wir alle werden abgelenkt, sei es durch einen Telefonanruf, die Bitte um einen Gefallen von einem Teammitglied oder den Stapel schmutzigen Geschirrs. Ehe du dich versiehst, ist der Tag auch schon vorbei. Es ist Zeit für die „Eat-that-Frog-Methode”.

Die vom Führungsexperten Brian Tracy entwickelte Produktivitätsmethode Eat That Frog eignet sich gut für Menschen, die zur Prokrastination neigen oder Schwierigkeiten haben, Ablenkungen zu vermeiden. Darin wird empfohlen, die größte, schwierigste und wichtigste Aufgabe zuerst in Angriff zu nehmen – eine Aufgabe, die du wahrscheinlich auf später verschieben würdest. Wende dich erst dann anderen Dingen zu, wenn du die schwierigste Aufgabe erledigt hast.

5. Fasse ähnliche Aufgaben gruppenweise zusammen

„Batching” oder „Batch Processing” bedeutet, ähnliche Aufgaben zu gruppieren, um sie gemeinsam bearbeiten zu können. Gruppiere sie nach Ziel oder Funktion.

Zum Beispiel:

• Meetings mit Kund:innen mittwochs und donnerstags
• E-Mails nur von 10 bis 11 Uhr vormittags beantworten
• Berichte morgens als erstes erstellen und verteilen

6. Setze sinnvolle Fristen

Parkinsons Gesetz besagt: „Arbeit dehnt sich aus, um die dafür vorgesehene Zeit auszufüllen“.
Wenn du einen ganzen Tag Zeit hast, um zwei Aufgaben zu erledigen, die eigentlich nur drei Stunden dauern sollten, wirst du wahrscheinlich trotzdem den ganzen Tag mit diesen beiden Aufgaben verbringen. Wenn du dir selbst ein kleineres Zeitfenster setzt, wirst du wahrscheinlich die frühere Frist noch einhalten können.

7. Lerne Nein zu sagen

Wir haben an einem Tag nur eine begrenzte Menge an Energie, und diese schwindet nach und nach. Damit du halbherzige Arbeit vermeidest, solltest du deine Grenzen kennen und bereit sein, Nein zu sagen. Erkenne deine Stärken und Schwächen. Konzentriere dich auf das, was du gut kannst, und delegiere, wenn möglich, die Aufgaben, die von anderen besser und schneller erledigt werden können.

8. Vermeide Multitasking

Die Wissenschaft ist sich in Bezug auf Multitasking einig: Es beeinträchtigt die Effizienz und kann sogar gefährlich sein. Nach Angaben der American Psychological Association ist mentales Jonglieren mit „Umstellungskosten“ verbunden, die die Produktivität beeinträchtigen. Auch wenn das Wechseln zwischen Aufgaben nur ein paar Sekunden pro Wechsel kostet, summiert sich das, wenn man häufig Multitasking betreibt. Das Fehlerrisiko steigt ebenfalls an.

9. Halte Ordnung

Sollte einer dieser Punkte auf dich zutreffen, brauchst du vielleicht eine Umstrukturierung deiner Organisation:

• Du erscheinst zu spät bei einem Meeting, das du leitest
• Du vergisst, einen Bericht auszudrucken, den dein:e Vorgesetzte:r für eine Präsentation benötigt
• Du musst die IT-Abteilung mehr als einmal nach deinem Benutzernamen oder Passwort fragen

Zum Glück ist Organisation eine Fähigkeit, die man lernen kann. Fange mit den Grundlagen an.

• Halte deinen Arbeitsplatz sauber. National Geographic berichtet, dass Psycholog:innen und Neurowissenschaftler:innen einen Zusammenhang zwischen den Auswirkungen von Unordnung auf Kognition, geistige Gesundheit und Verhalten herstellen. Visuelle Unordnung kann das Stressniveau und die Angst erhöhen und eine Kampf-oder-Flucht-Reaktion auslösen. Für eine bessere Entscheidungsfindung solltest du alle Papiere wegwerfen, die geschreddert oder recycelt werden können. Räume alles Unnötige weg und platziere die täglichen Arbeitsmaterialien in Reichweite.
• Koordiniere deine Computerdateien und gemeinsamen Laufwerke. Die Benennung von Dateien ist wichtig für die Organisation von digitalen Dateien. Entwickle ein System, das es dir und deinen Teammitgliedern ermöglicht, Elemente schnell und einfach zu finden.
• Verwende einen Kalender. Organisiere deinen Kalender nach Lebensbereichen, z. B. „persönlich“, „beruflich“ und „Verpflichtungen“. Probiere eine Farbkennzeichnung aus, um Kategorien schnell zu unterscheiden oder nach dringend und nicht dringend zu unterscheiden.

10. Verwende Zeitmanagement-Tools

Setze folgende Produktivitäts- und Automatisierungstools ein, um deine Produktivität zu steigern:

• Slack für die zentrale, nach Channels geordnete Teamkommunikation. Kein mühsames Durchforsten endloser E-Mail-Threads für Projektdetails mehr.
• Dropbox oder OneDrive zum Speichern, Freigeben und Sichern von Dateien. Autorisierte Teammitglieder können rund um die Uhr auf Cloud-basierte Dateien zugreifen.
• Google Kalender und Outlook-Kalender zur besseren Übersicht über die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Termine. Integriere sie in Slack, um automatische Warnungen und Erinnerungen direkt in den entsprechenden Channels zu erhalten.
• Canva und Lucidchart für Designs und Diagramme. Mit ihnen können selbst designtechnisch unbegabte Personen professionell aussehende Vorlagen erstellen.

Beherrsche das Zeitmanagement, um die Produktivität zu steigern

Die meisten Projekt-Teams mit Spitzenleistungen haben herausgefunden, wie sie ihre Zeit optimal nutzen können. Mithilfe dieser bewährten Methoden für das Zeitmanagement kannst du dir deinen Arbeitstag zurückholen und dafür sorgen, dass deine Produktivität steigt und dein Stresspegel sinkt.