Stratégies pour améliorer la productivité en entreprise

Le succès d’une entreprise ou d’un projet nécessite une excellente planification et des collaborateurs performants et investis. Mais la productivité au travail, autrement dit l’efficacité optimale de vos efforts, détermine les limites de votre activité. Afin de maximiser la productivité, vous devez avoir un plan clair définissant quoi et comment faire pour atteindre un certain objectif.

Prioriser une stratégie de productivité demande du temps, de la patience et de la flexibilité. Il existe de nombreuses façons de gagner en productivité : indicateurs clés de performance, motivation des salariés, bien-être physique, etc.

Que peut faire une entreprise pour améliorer sa productivité ?

La productivité d’une entreprise est directement liée à l’implication d’une personne dans son travail et vis-à-vis de son employeur. Une étude récente de la revue Harvard Business Review montre que les individus s’investissent pleinement lorsque quelqu’un les regarde et valorise leurs efforts. C’est aux responsables et aux chefs d’entreprise de créer un cadre suffisamment motivant pour que leurs collaborateurs restent impliqués.

À une époque où le télétravail est devenu la norme, il est indispensable d’élaborer des programmes qui mobilisent les collaborateurs, aussi bien au bureau qu’en télétravail. Plus vous parvenez à capter l’attention et l’intérêt de votre équipe, plus vous avez de chances de stimuler la productivité.

10 façons d’améliorer la productivité des entreprises

Sans stratégie claire de réussite, aucune entreprise ne peut maintenir la productivité de ses collaborateurs. Voici les 10 meilleures tactiques pour maximiser l’efficacité.

1. Privilégiez la simplicité

Il est essentiel de mettre en place une stratégie de productivité, mais celle-ci n’a pas besoin d’être complexe. Créer une stratégie simple et ciblée, qui détaille les étapes et les résultats visés, aide les salariés à rester concentrés sur leurs tâches et les met dans une dynamique de réussite. Définissez des objectifs SMART avec des tâches spécifiques et réalisables afin que tous les collaborateurs sachent exactement ce que l’on attend d’eux.

2. Définissez des rappels

Les calendriers intelligents et les applications de rappel comme Todoist vous aident à suivre le fil des tâches qui doivent être effectuées à des jours et à des heures spécifiques pour que vous n’ayez pas à le faire. Mais surtout, vous pouvez les intégrer à des outils de collaboration tels que Slack afin d’adopter une organisation par canaux, sujets et équipes. Définissez des alertes et des notifications pour les étapes importantes au niveau des équipes, et demandez aux personnes de définir leurs propres tâches au sein d’un même canal pour les éléments plus granulaires.

3. Passez quotidiennement en revue les objectifs (ou du moins, régulièrement)

La définition des objectifs est l’un des aspects les plus importants dans la stratégie d’une entreprise. Mais ils ne valent rien s’ils ne sont pas examinés et révisés régulièrement. Après avoir défini des objectifs clairs, assurez-vous que chacun dispose d’un moyen de vérifier sa progression au quotidien. Si cette vérification quotidienne ne convient pas dans le cadre d’un projet précis, définissez des attentes réalistes, comme l’envoi de synthèses hebdomadaires de la progression des tâches ou un délai de réponse de 48 heures.

4. Réduisez les activités qui vous font perdre du temps

À la maison comme au bureau, votre attention peut être détournée de votre travail de multiples façons. Les responsables performants en ont conscience et mettent en place des stratégies pour contrer ces distractions. Voici comment contourner certains obstacles fréquents à la productivité :

• Réunions : limitez le nombre de réunions que vous organisez et de personnes qui y participent. Si une réunion est indispensable, son ordre du jour doit être clair et précis, le temps consacré à chaque sujet doit être limité, et la réunion doit se terminer dès qu’une résolution est adoptée.
• E-mails : il existe nombre de moyens plus rapides que l’e-mail pour obtenir ou partager des informations. Envoyez rapidement un message Slack ou direct, entamez une discussion vidéo spontanée, ou décrochez votre téléphone. Dans la plupart des cas, il est plus efficace de communiquer à l’aide d’outils en temps réel.
• Collègues : vous souhaitez bien sûr entretenir de bons rapports avec vos collègues, mais les conversations personnelles n’ont pas toujours leur place au travail. Donnez la possibilité aux collaborateurs de déjeuner ensemble, organisez des happy hours en vidéo, créez des canaux de discussion thématiques et encouragez d’autres activités pour créer des liens en dehors du temps de travail.
• Manque d’organisation : le manque d’organisation oblige à chercher ce dont on a besoin, au risque de perdre du temps (comment s’y retrouver parmi les 5 000 e-mails qui encombrent sa boîte de réception ?). L’organisation des flux de travail numériques peut considérablement augmenter la productivité, au-delà de bureaux ordonnés et de dossiers correctement étiquetés. Par exemple, la gestion des équipes via Slack vous permet de rechercher des conversations par canal, de partager des fichiers dans le cadre de projets, d’épingler des documents importants afin de pouvoir y accéder plus rapidement, et de lancer des réunions, le tout en un seul endroit.
• Réseaux sociaux : d’après un rapport de GlobalWebIndex intitulé « 2021 Social Media Trends » (Tendances des réseaux sociaux en 2021), les individus passent en moyenne près de deux heures et demie par jour sur les réseaux sociaux. Élaborez une politique qui indique clairement quand il est acceptable de consulter les réseaux sociaux, et quand il est nécessaire de se concentrer sur le travail.
• Procrastination : nous avons tous tendance à procrastiner. La meilleure façon de l’éviter est de définir clairement les échéances et les responsabilités. Chaque personne ayant une échéance à respecter dans le cadre de son projet devrait être supervisée par quelqu’un qui en assure le suivi et veille à la réalisation de l’objectif. Vous pouvez également utiliser des outils de suivi des objectifs tels que Coach.me ou ATracker.

5. Utilisez des applications de productivité

La technologie peut aussi bien nous aider que nous distraire. Lorsqu’elles sont utilisées à bon escient, les applications peuvent considérablement augmenter la productivité des entreprises. Voici certaines des applications de productivité les plus populaires :

• Slack
• Todoist
• Dropbox
• Evernote
• Asana

6. Motivez votre équipe

L’une des stratégies de croissance les plus difficiles (et les plus importantes) consiste à préserver la motivation des membres de votre équipe. La manière peut différer de l’un à l’autre. Vous devez clairement comprendre ce qui compte le plus pour chaque personne avec laquelle vous travaillez.

Il est également essentiel de trouver l’équilibre entre la motivation intrinsèque et extrinsèque jusqu’à atteindre le point idéal de productivité. La motivation intrinsèque a trait aux avantages qui incitent une personne à vouloir réussir sans autre motif que sa satisfaction personnelle. La motivation extrinsèque est caractérisée par les récompenses externes tirées d’un comportement exemplaire et de l’atteinte d’objectifs, telles que des jours de vacances supplémentaires ou une fête d’entreprise.

7. Éviter de faire plusieurs choses à la fois

De nombreuses personnes prétendent avoir un profil multitâche, mais en réalité, il est presque toujours préférable de se concentrer sur une chose à la fois. Plusieurs études ont montré que le multitâche peut affecter négativement la productivité individuelle jusqu’à 40 %. Assurez-vous a minima que la charge de travail est relativement égale entre les membres de l’équipe. Déléguez les tâches aux personnes qui sont les plus aptes à les accomplir ou qui sont prêtes à les assumer (et non en fonction des rôles ou des postes). Définir des attentes réalistes permet également de ne pas avoir à jongler avec trop de tâches à la fois ou de fournir un effort minimum pour chacune d’elles.

8. Proposez un programme de bien-être

Le bien-être englobe la santé physique et mentale, qui peuvent toutes deux améliorer la productivité. D’après la Harvard Business Review, les personnes présentant une bonne santé mentale sont 23 % plus productives, contre 17 % pour les collaborateurs en bonne santé sur le plan physique.

Des avantages tels que des programmes de perte de poids, des examens de santé ou des équipements de fitness sur site sont autant d’excellentes stratégies qui aident les équipes à améliorer leur productivité globale en prenant soin des personnes.

9. Préservez la concentration

L’épuisement des salariés est un problème commun à tous les secteurs d’activité. Il favorise la procrastination et le manque de motivation, voire les blessures et la maladie. Une étude de 2019 menée par le journal Psychology and Health a montré que les vacances améliorent la santé physique, le bien-être mental, la fonction cognitive et les relations interpersonnelles.

Encouragez vos collaborateurs à faire des pauses et à prendre des vacances pour préserver leur santé mentale. Proposez des options de télétravail afin de réduire la fatigue liée aux trajets. Les solutions pour maintenir une solide communication avec vos collaborateurs en télétravail sont nombreuses, tout en améliorant la productivité de l’entreprise.

10. Organisez des réunions individuelles

Certaines personnes éprouvent des difficultés à communiquer ouvertement et à partager leurs idées sur leur lieu de travail, que ce soit avec leur patron ou leurs pairs. Pour favoriser l’inclusion, encouragez la collaboration entre les membres de votre équipe. Organisez régulièrement des réunions en personne ou des appels vidéo pour discuter de la charge de travail, des objectifs et des difficultés rencontrées, le tout afin d’améliorer les performances et l’expérience globales.

Quelle stratégie aidera votre équipe à améliorer la productivité à l’échelle de l’entreprise ?

En définitive, la productivité dépend de la capacité des dirigeants d’entreprise à instaurer un climat de réussite. Il faut déterminer ce qui motive les équipes et les individus, qu’il s’agisse de mettre en place des notifications de rappel, d’éviter le multitâche ou de proposer des programmes de vacances et de bien-être généreux.

Pour trouver d’autres idées et en savoir plus sur les outils de collaboration disponibles, découvrez de quelles façons Slack peut améliorer vos performances.