6 Tipps, wie du Silodenken aufbrechen kannst

Wie kommt eine Organisation mit der Tatsache zurecht, dass es Silos gibt, und wie kann sie gleichzeitig Silodenken aufbrechen, um besser vernetzte Projekt-Teams zu schaffen?

1. Das Arbeiten in Silos ist möglicherweise nicht das Kernproblem

Zunächst einmal geht es nicht darum, die Arbeit in Silos um jeden Preis zu vermeiden. Schließlich ist es ganz natürlich, dass Beschäftigte gut mit Menschen zusammenarbeiten, die ähnlich denken wie sie.

„Das Arbeiten in Silos ist natürlicher als das gemeinsame Arbeiten. Das ist eine Stammesmentalität“, sagt Ron Ashkenas, Mitverfasser von The Harvard Business Review Leader's Handbook und The GE Work-Out. „In Organisationen ist es genauso. Silos zu durchbrechen, ist etwas Unnatürliches.“

Wie die Journalistin Gillian Tett in ihrem 2015 erschienenen Buch The Silo Effect erläutert, kann dies auch eine Frage der Notwendigkeit sein. „Berufe scheinen immer spezialisierter zu werden, auch weil die Technologie immer komplexer und ausgefeilter wird und nur von einer kleinen Gruppe von Fachleuten verstanden wird“, schreibt Tett. „Silos dienen dazu, die Welt aufzuräumen, unser Leben, unsere Wirtschaft und unsere Institutionen zu klassifizieren und zu ordnen. Sie fördern die Verantwortlichkeit.“

Silos sind oft das Ergebnis straff organisierter Abteilungen, was ein wesentliches Kriterium für die Beurteilung der Stärke eines Unternehmens sein kann. Laut Chris Fussell, Mitautor von One Mission: How Leaders Build a Team of Teams und ein ehemaliger Navy SEAL, kommt es zum Bruch, wenn der Aufwand, ein Silo mit einem anderen zu verknüpfen, zu mühsam wird.

„In den meisten Organisationen besteht das eigentliche Problem darin, dass diese Silos nicht miteinander verknüpft sind … und dass Informationen zu langsam weitergeleitet werden, was dazu führt, dass keine Anpassungen vorgenommen werden können“, erklärt Fussell in einem Interview mit Inc.com aus dem Jahr 2017. „Die Kunst besteht darin, die Silos effektiv miteinander zu verbinden.“

Anders ausgedrückt: Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Projekt-Teams in der Organisation sowohl zusammenarbeiten wollen als auch problemlos zusammenarbeiten können.

2. Optimiere deine Kommunikation

Laut der Future of Work-Studie von Slack sind 24 % der Beschäftigten unzufrieden mit der Kommunikation bei der Arbeit, einschließlich der Art und Weise, wie Informationen geteilt werden. Des Weiteren wünschen sich 52 % eine Arbeitsumgebung, an der die Prozesse ständig verbessert werden.

Die Priorisierung von Transparenz und Kommunikation auf organisatorischer Ebene kann dauern. Beginne mit einem sorgfältig ausgewählten Set an Projektmanagement-Tools und klaren bewährten Methoden für die Kommunikation, die dazu passen.

Ermutige die Projekt-Teams auch dazu, sich bewusst zu machen, wie ihre Kolleg:innen kommunizieren. Entwickler:innen kommunizieren z. B. lieber per Chat oder Text, während Vertriebsmitarbeitende ein Gespräch bei einem Kaffee bevorzugen.

3. Gib den Ton von oben an

Wenn die Zusammenarbeit ein zentraler Bestandteil der Arbeitsweise deiner Organisation ist, müssen die Mitarbeitenden gerne zur Arbeit kommen und jeden Tag miteinander reden. Es beginnt alles mit der Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds durch:

• die Bereitstellung eines sorgfältigen Onboarding-Prozesses, der den Ton für eine Arbeitskultur der psychologischen Sicherheit und Integration angibt
• die konsequente Durchsetzung dieser Kultur
• die Schaffung einer Arbeitsumgebung, in der die Zusammenarbeit und die Verbindungen organisch sind, wodurch vermieden wird, dass in Silos gearbeitet wird, was später die Kommunikation erschwert

Je mehr es Teil der Unternehmenskultur ist, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Beschäftigten sich auch daran halten.

4. Lege regelmäßige Kontrollpunkte fest (und halte sie ein)

Unabhängig von der Größe der Organisation sollte die Kommunikation regelmäßig ritualisiert werden. Damit die Anzahl der Meetings nicht zu groß wird, könntest du stattdessen kurze wöchentliche Besprechungen einplanen. Außerdem könntest du eine RACI-Matrix verwenden, um die Aufteilung der Zuständigkeiten festzulegen, einschließlich der Frage, welche Projekt-Teams wann miteinander in Kontakt stehen müssen. Die Beschäftigten werden mit der Zeit den Austausch über Silos hinweg als angenehmer empfinden, wenn sie ihn vorhersehen können.

„Ich habe kürzlich mit einem CEO eines sehr großen globalen Unternehmens gesprochen, der am Montagmorgen ein Meeting abhält“, sagt Ashkenas. „Alle Mitarbeitenden weltweit – und die Zeiten werden gewechselt, damit es nicht immer für alle unangenehm ist – nehmen sich 20 Minuten Zeit, um kurz die Runde zu machen und sich zu vergewissern, dass alle wissen, woran die anderen gerade arbeiten und mit welchen Problemen sie gemeinsam zu kämpfen haben.“

5. Halte im Zweifelsfall inne und optimiere den Prozess

Wenn die meisten dieser Möglichkeiten ausgeschöpft sind und die Silos einfach nicht richtig miteinander verbunden sind – oder wenn ein größeres, dringenderes Problem auftritt – müssen möglicherweise drastischere Maßnahmen ergriffen werden. Das GE Work-Out bietet eine mögliche Lösung. Dabei handelt es sich um eine Interventionsmethode, bei der die Teamleitungen, die an einem Projekt arbeiten oder von diesem betroffen sind, zusammenkommen, um:

• Bürokratische Engpässe zu vermeiden
• Kreative, kooperative Lösungen zu entwickeln
• Leute zu befähigen, diese Lösungen sofort umzusetzen

„Es bedarf Übung und einer systematischen Struktur“, sagt Ashkenas. „Führungskräfte müssen ihre Mitarbeitenden immer wieder dazu drängen, aus diesen Silos herauszukommen, aber mit der Zeit kann man diese natürliche Tendenz überwinden.“

6. Erinnere dich daran, warum du dich bemühst

Wenn sich die Überwindung der Siloarbeit wie ein weiterer Punkt auf deiner To-do-Liste anfühlt, dann liegt das daran, dass sie Arbeit erfordert. Allerdings ist die mangelnde Verbindung zwischen den Projekt-Teams eine Belastung, die eine Organisation und ihre Beschäftigten lähmen kann. Wenn ihr euch Zeit nehmt, um miteinander zu reden, wird das dem Unternehmen langfristig helfen.

In ihrem Buch The Silo Effect schildert Tett, wie der Informationsaustausch zwischen den städtischen Behörden von New York City dazu geführt hat, dass die Zahl der tödlichen Brände in heruntergekommenen Wohngebäuden zurückging. Auf lange Sicht ist eine regelmäßige Zusammenarbeit die effizienteste und produktivste Art zu arbeiten.

„Es kostet viel mehr, es nicht zu tun, als es zu tun“, sagt Ashkenas. „Wenn die Projekt-Teams ihr eigenes Ding machen, und dann Monate vergehen und du merkst, dass die Pläne nicht funktionieren, solltest du von vorne beginnen. Dadurch entstehen alle möglichen Probleme hinsichtlich der rechtzeitigen Markteinführung, unzufriedener Kunden – die Risiken sind enorm.“

Dennoch solltest du nicht zu viel darüber nachdenken. Die Arbeit in Silos ist möglicherweise unvermeidlich, aber durch den Aufbau von Netzwerken und die Umsetzung der oben genannten Strategien kannst du lernen, dich allmählich anzupassen und Lücken in diesen Netzwerken zu schließen.