kollaborative tools
Zusammenarbeit

Wie digitale Kollaborationstools die Zusammenarbeit in deinem Unternehmen stärken

Kollaborationstools steigern die Effizienz und Produktivität der Zusammenarbeit. Entdecke, welche Vorteile sie für dein Unternehmen haben.

Vom Slack-Team13. Januar 2023

Stelle dir folgendes Szenario vor: Jedes Teammitglied kann fortlaufend konzentriert arbeiten und gleichzeitig reibungslos mit allen Kolleg:innen kommunizieren. Ihr könnt Aufgaben einfach gemeinsam bearbeiten und Feedback in Echtzeit umsetzen. Wie das geht? Mit einem guten Kollaborationstool.

Wie hilfreich solche Tools sind, ist in den vergangenen Jahren besonders deutlich geworden. Denn der Arbeitsalltag vieler Menschen verschiebt sich räumlich und zeitlich immer weiter, feste Arbeitsorte und -zeiten lösen sich auf. Umso wichtiger werden Technologien, dank denen Mitarbeitende flexibel zusammenarbeiten können. Und genau hier kommen Kollaborationstools ins Spiel: Sie schaffen die technischen Grundlagen für die Zukunft der Arbeit. Hier erfährst du, was ein digitales Kollaborationstool ist, welche Vorteile es bietet und wie du die richtige Software für dein Unternehmen auswählst.

Was ist ein Kollaborationstool?

Digitale Kollaborationstools sind Plattformen, auf denen du dich orts- und zeitunabhängig austauschen und mit anderen zusammenarbeiten kannst. Ihr Funktionsumfang geht weit über reine Kommunikationstools hinaus. Manche Tools bieten neben Chats, Videokonferenzen oder Sprachnachrichten auch die Möglichkeit, die Arbeit im Projekt-Team zu strukturieren, Termine mit Kolleg:innen zu planen oder Wissen sowie Dateien zu teilen. Andere sind einfacher aufgebaut. Alle Tools haben das Ziel, die Zusammenarbeit im Projekt-Team zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Zu den wichtigsten Funktionen von Kollaborationstools wie Slack, mit deren Hilfe du die Teamarbeit in deinem Unternehmen auf das nächste Level heben kannst, gehören:

  • Teilen von Beiträgen: Via Chatgruppen, Messenger-Feeds oder Channels sind Teammitglieder jederzeit ansprechbar, selbst wenn sie von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Darüber hinaus ist die gesamte Kommunikation eines Projekt-Teams an einem zentralen Ort gespeichert und für alle transparent.
  • Beiträge kommentieren: Teammitglieder lassen sich taggen, Nachrichten direkt kommentieren. Auf diese Weise können in großen Gruppen direkt die richtigen Kolleg:innen adressiert werden. Die Kommunikation geschieht nicht isoliert, der thematische Bezug einer Nachricht ist sofort klar. Alle Teammitglieder erkennen auf den ersten Blick, ob eine Nachricht sie betrifft.
  • Gemeinsames Bearbeiten: Alle Mitglieder eines Channels können Daten und Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Die Kolleg:innen können digital brainstormen oder ein und dasselbe Dokument an unterschiedlichen Stellen fertigstellen. Weil alle Teammitglieder nur auf eine Datei zugreifen, ist immer allen klar, welche Version aktuell ist und wo noch weitergearbeitet werden muss.
  • Externe Kommunikation: Viele Kollaborationsplattformen erlauben auch die Zusammenarbeit mit externen freien Mitarbeitenden, Projekt-Teams, Kund:innen und Dienstleister:innen. Sie ermöglichen kurzfristige Abstimmungen und den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente und Tools über Unternehmensgrenzen hinweg.
  • Integration anderer Tools: Eine gute Kollaborationsplattform bietet die Möglichkeit, Tools und Apps von Drittanbietern direkt einzubinden. Die Mitarbeitenden können so auf alle wichtigen Anwendungen von unterwegs zugreifen und sparen sich das zeitraubende Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Programmen.
  • Automatisierung: Mit moderner Kollaborationssoftware lassen sich Routineaufgaben automatisieren. So können Benutzer:innen zum Beispiel Nachrichten vom Tool in Tasks umwandeln lassen oder angelegte Tasks automatisch ins Projektmanagement-Tool übertragen.

Einsatzbereiche für Kollaborationssoftware

In vielen Unternehmen haben Projekt-Teams bereits vor der Corona-Pandemie von unterschiedlichen Orten aus zusammengearbeitet. Der Trend zur hybriden Arbeit verstärkt diese Entwicklung weiter: Deine Teammitglieder sitzen im Büro, im Home-Office, sind mobil unterwegs oder an einem anderen Standort deines Unternehmens weltweit aktiv.

Kollaborationstools helfen dabei, dass alle Mitglieder eines Projekt-Teams in Echtzeit miteinander kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Über die Plattform können sie ihr Wissen sowie ihre Ideen teilen und damit Innovationen im Unternehmen voranbringen. Ob im mittelständigen Unternehmen oder im Konzern – Kollaborationstools sind hilfreiche Werkzeuge für:

  • Agiles Projektmanagement, wo es darum geht, mit eigenverantwortlich agierenden Teammitgliedern in fortlaufendem Kontakt zu bleiben sowie Meilensteine und Projektverläufe flexibel an Fortschritte und neue Gegebenheiten anzupassen.
  • Ideen- und Wissensmanagement, also den kontinuierlichen und gleichberechtigten Austausch aller Mitarbeitenden eines Unternehmens über Entwicklungs- und Optimierungspotenziale des eigenen Unternehmens.
  • Innovationsmanagement, bei dem der Dialog über Neuerungen und Verbesserungen auf Produktebene stattfindet, wobei unternehmensinterne Silos aufgebrochen werden.
  • Teambuilding und Teamwork, weil Kolleg:innen jederzeit und von überall miteinander ins Gespräch finden. Außerdem können Kollaborationstools für gemeinsame Spiele beim Teambuilding „zweckentfremdet“ werden, bei denen Mitarbeitende enger zusammenwachsen.

Vorteile digitaler Kollaborationstools

Kollaborationssoftware erleichtert Projekt-Teams zweifellos die Zusammenarbeit. Das zeigt sich konkret in folgenden Vorteilen:

  • Effizienz- und Produktivitätssteigerung: Die Verbindung nützlicher Funktionen zum Austausch und Zusammenarbeit in einem Tool spart Zeit und Energie, die für wichtige(re) Aufgaben frei wird.
  • Benutzerfreundlichkeit: Innerhalb eines Kollaborationstools können sich Mitarbeitende intuitiv zurechtfinden und nahtlos zwischen verschiedenen Aufgaben eines Projekts wechseln.
  • Ortsunabhängige Nutzung: Alle wichtigen Anwendungen, Dokumente und Dateien sind im Kollaborationstool ortsunabhängig verfügbar.
  • Schneller Informationsaustausch: Bei Bedarf diskutieren die Teammitglieder über die nächsten Arbeitsschritte direkt im jeweiligen Channel. Die Nachrichten können zudem mit Tasks und Dokumenten verbunden werden. Solche Abstimmungen sind meist zielführender und zeitsparender als viele persönliche Meetings oder lange E-Mail-Threads.
  • Weniger Fehlkommunikation: Durch Tagging wissen alle genau, was sie zu erledigen haben. Unklarheiten oder Missverständnisse können im Channel unkompliziert und schnell angesprochen und ausgeräumt werden.
  • Prozesstransparenz: Mitarbeitende und Teamleiter:innen können Arbeitsfortschritte und Projektstände jederzeit einsehen.

Was ist das beste Kollaborationstool für dein Unternehmen?

Wenn du deine internen Prozesse durch Kollaborationssoftware upgraden willst, hast du die Wahl zwischen vielfältigen Anwendungen. Dabei verfügt jede Software über jeweils eigene Stärken und Schwächen.

Welche Anwendung zu deinem Unternehmen passt, hängt von den konkreten Anforderungen deiner Mitarbeitenden ab. Deshalb solltest du dich nicht vorschnell festlegen, sondern diese wichtigen Fragen beantworten:

  • Welche Funktionen würden die tägliche Arbeit deiner Mitarbeitenden tatsächlich erleichtern?
    Eine Kollaborationssoftware sollte mit eingespielten Arbeits- und Kommunikationsweisen kompatibel sein und bereits bestehende Workflows optimieren. Das Tool sollte auch diejenigen Anwendungen anderer Anbieter integrieren können, auf die deine Mitarbeitenden bereits häufig zurückgreifen.
  • Wie groß ist der Anwender:innen-Kreis der Software?
    Kollaborationssoftware für einzelne Projekt-Teams oder Abteilungen darf einfacher gebaut sein als ein unternehmensweites Kollaborationstool. In jedem Fall sollte eine Neuanschaffung schrittweise eingeführt werden, wobei du die Auswirkungen auf Workflows zunächst innerhalb eines begrenzten Kreises an Benutzer:innen testen solltest.
  • Was sind Must-haves und Nice-to-haves?
    Wenn du klare Vorstellungen davon hast, welche Aspekte der Zusammenarbeit für dein Unternehmen bedeutsam sind, kannst du auf Tools setzen, die über passende Funktionen verfügen. In vielen Fällen ist es jedoch effizienter, ein Kollaborationstool auszuwählen, das einen großen Umfang an nützlichen Funktionen mitbringt und sich flexibel anpassen und erweitern lässt.
  • Wie einfach oder kompliziert ist die Nutzung?
    Deine Mitarbeitenden, die Kollaborationssoftware nutzen werden, haben unterschiedliches Know-how und verschiedene Digitalkompetenzen. Deshalb sollte ein Kollaborationstool möglichst intuitiv bedienbar sein. Umfangreiche Wissens- und Lernmedien rund um das Tool (How-Tos, Blogs, Tutorials, etc.) können eine wertvolle zusätzliche Ressource für deine Mitarbeitenden sein.

Bei der Wahl der richtigen Kollaborationssoftware solltest du neben den technischen und organisatorischen Anforderungen deines Unternehmens unbedingt auch die Perspektive der Mitarbeitenden berücksichtigen. Die höchsten Produktivitäts- und Effizienzgewinne erzielen nämlich diejenigen Tools, mit denen Menschen wirklich gerne arbeiten. In zeitlich begrenzten Pilotprojekten erkennst du am schnellsten, welche Software sich in der Praxis bewährt.

Kollaboratives Arbeiten: Bereit loszulegen?

Kollaborationssoftware schafft den passenden Rahmen für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Projekt-Teams – über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg. Sie sorgt für mehr Effizienz, eine bessere Kommunikation und bringt Teammitglieder enger zusammen. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen hat und es zahlreiche Anbieter gibt, solltest du eine Kollaborationssoftware wählen, die genau zu deinem Unternehmen passt. So profitierst du bestmöglich von den vielen Vorteilen.

Weitere Informationen rund um digitale Kollaboration und kollaborative Tools findest du in unserer Themenübersicht.

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