Kommunikationskanäle für Unternehmen

Elektronische Kommunikation lässt sich lose als Informationsaustausch mithilfe elektronischer Medien wie E-Mail oder Instant Messaging definieren. In der modernen Bürokommunikation spielen diese Kanäle bei der Übermittlung von Informationen eine zentrale Rolle. Eine effektive Kommunikation ist jedoch nur dann gewährleistet, wenn für jede Situation der richtige Kanal gewählt wird. Schauen wir uns die verschiedenen Optionen an, die uns zur Verfügung stehen.

Elektronische Kommunikationskanäle und ihre Vor- und Nachteile

Es gibt heutzutage eine Vielzahl von elektronischen Kommunikationskanälen mit ihren ganz eigenen Vorteilen, Nachteilen und bewährten Methoden.

E-Mail

Trotz der anhaltenden Gerüchte über ihr Aussterben bleibt die E-Mail ein weitverbreitetes Tool zur Kommunikation bei der Arbeit. Ob du dich an eine einzelne Person oder das gesamte Unternehmen richtest, per E-Mail erreichst du unkompliziert deine gewünschte Zielgruppe. Durch E-Mails entsteht eine Dokumentationskette, in der sich alle Beteiligten rasch auf das bereits Gesagte beziehen können. Hinzu kommt, dass du deine Mitarbeitenden nicht erst in die Nutzung einweisen musst.

Für E-Mails gelten jedoch eine Reihe bedeutender Einschränkungen. Da alle E-Mail verwenden, also auch Spammer, sind die Posteingänge ziemlich schnell voll. Es kann mitunter schwer sein, dieses Wirrwarr zu lichten und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Dies hemmt im Endeffekt deine Produktivität und raubt dir Zeit, die du auf andere Aktivitäten hättest verwenden können.

Folgendes gilt es bei der Nutzung von E-Mails zu beachten:

• Formuliere eine eindeutige und aussagekräftige Betreffzeile zum Inhalt der E-Mail
• Nutze „Allen antworten“ nur dann, wenn es wirklich erforderlich ist, dass alle in der Kette deine Antwort lesen.
• Bleibe in jeder der E-Mail-Ketten unbedingt beim Thema und schicke für jeden zusätzlichen Thread eine neue E-Mail.

Videokonferenzen

Videokonferenzen sind hervorragend geeignet, um Remote-Arbeitende auf dem Laufenden zu halten und sich mit Projekt-Teams auf der ganzen Welt zu vernetzen. Video-Konferenzen für einen einzigen Standort können sinnvoll sein, z. B., wenn die physische Kapazität eines Konferenzraums nicht für alle Teilnehmenden ausreicht. So können alle zusehen und zuhören – egal, wo sie sich innerhalb des Gebäudes befinden.

Du solltest nur die üblichen Fallstricke von Videokonferenzen vermeiden. Teste deine Ausrüstung im Vorfeld, damit du den Umgang damit sicher beherrschst. Informiere dich darüber, wie (und wann) du dich stummschaltest bzw. die Stummschaltung wieder aufhebst. Überprüfe deinen Bildhintergrund, damit dir nicht unabsichtlich „eine Pflanze auf den Kopf wächst“. Verzichte auf baumelnden Schmuck, weil dieser dich bei entsprechendem Lichteinfall zur „Diskokugel“ machen kann. Und wenn du von zu Hause aus teilnimmst, denke daran, dich komplett anzuziehen. Während des Lockdowns ist es nämlich des Öfteren zu peinlichen Situationen gekommen, weil Teilnehmende nur von der Taille aufwärts bekleidet waren.

Wenn du selbst Host bist, solltest du dich mit den Hosting-Tools auskennen, z. B. der Funktion „Alle stummschalten“ und damit, wie du Teilnehmende ins Gespräch aufnimmst. Darüber hinaus kannst du die Chat- und „Hand heben“-Funktion strategisch nutzen, um Unterbrechungen zu vermeiden und das Feedback von allen einzuholen.

Instant Messaging

Instant Messaging bzw. seine nahe Verwandte, die Textnachricht, ist hervorragend geeignet, schnell mit deinem Projekt-Team zu kommunizieren. Es ist am besten für knappe und präzise Mitteilungen geeignet, wie z. B „Hast du schon den Juni-Bericht geprüft?“ oder „Ich bin 15 Minuten später im Meeting“. Zu komplexe Mitteilungen gehen bei dieser Art der Kommunikation meist verloren. Wähle dafür also besser eine andere Methode.

Instant Messaging ist vom Charakter her informell und sollte daher nicht unbedingt genutzt werden, um mehr als eine Ebene in der Befehlskette nach oben oder unten zu kommunizieren bzw. sensible Personal- oder Finanzangelegenheiten zu besprechen.

Tools für die Zusammenarbeit

Der Markt bietet ein großes Angebot der unterschiedlichsten Tools für die Zusammenarbeit. Einige sind speziell auf bestimmte Branchen ausgerichtet, andere können universell eingesetzt werden. Ob deine Entwickler:innen sich austauschen oder Autor:innen gemeinsam an Rohfassungen arbeiten, Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen eine effizientere Kommunikation, vereinfachen den Austausch von Dokumenten und generieren eine Datenspur, auf die alle Beteiligten zugreifen können. So entsteht eine klar strukturierte, effiziente Plattform für die Organisation von Projekt-Teams und Projekten.

Stelle sicher, dass alle mit den Tools umgehen können und lege ein paar Grundregeln fest. Lege ein bestimmtes Teammitglied z. B. als Kontaktperson für ein Projekt fest und fordere gegenseitigen Respekt ein, etwa die Regel, ohne Einverständnis niemals die Arbeit einer anderen Person zu überschreiben.

Slack

Wenn du eine Universallösung für die elektronische Kommunikation mit endlosen Anpassungsmöglichkeiten suchst, dann ist Slack wahrscheinlich die richtige Wahl für dich:

• Integriere eine große Bandbreite von professionellen Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit nahtlos.
• Erstelle individuelle Channels für verschiedene Projekte, um Zielorientierung und Relevanz zu gewährleisten
• Fördere nicht-lineare Kommunikation, damit alle Beteiligten Ideen direkt beitragen können, anstatt auf einen E-Mail-Thread zu antworten oder auf die richtige Zeitzone zu warten
• Gewährleiste die Inklusivität der Kommunikation und verringere damit das Risiko, jemanden aus Versehen nicht einzubeziehen
• Integriere Slack in andere führende Tools für die Zusammenarbeit, um die Notwendigkeit (und den zeitlichen Aufwand) für das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen zu reduzieren

Bewährte nicht-elektronische Kommunikationskanäle

Natürlich werden elektronische Kanäle ältere Kommunikationsformen nie ganz ablösen. Du solltest diese also auf jeden Fall bei der Planung deiner geschäftlichen Kommunikationsstrategie berücksichtigen

Von Angesicht zu Angesicht

Videokonferenzen sind eine gute Alternative für persönliche Treffen, können diese aber nie ganz ersetzen. Wenn es darum geht, heikle Neuigkeiten zu überbringen oder hochkarätige Abschlüsse auszuhandeln, empfiehlt es sich, alle Beteiligten um einen Tisch zu versammeln. So brauchst du dir nicht den Kopf darüber zu zerbrechen, dass es im entscheidenden Moment zu einer technischen Panne kommen könnte. Außerdem ist dies die persönlichste Lösung.

Telefon

Manche Unterhaltungen müssen nicht unbedingt von Angesicht zu Angesicht geführt werden, benötigen jedoch eine persönliche Note. Wenn du den Inhalt einer Mitteilung klären oder ein kurzes persönliches Gespräch führen musst, dann ist es häufig am besten, zum Telefon zu greifen. Wenn du mehrere Zuhörer:innen einbeziehen willst, dann ist eine Videokonferenz möglicherweise besser geeignet.

Papierbasierte Dokumentation

Natürlich ist es kein Problem, Handbücher zu Richtlinien und Vorgehensweisen, Verträge oder andere Unterlagen per E-Mail zu verschicken. Aber es empfiehlt sich trotzdem, eine Kopie von wichtigen Dokumenten in Papierform aufzubewahren. Diese können von mehreren Personen gleichzeitig geprüft werden und sind die eindeutige und endgültige Version, die definitiv nicht in einem Meer aus Spam untergeht. Natürlich solltest du nicht vergessen, nach Änderungen eine neue Version auszudrucken, damit die Papierausgabe wirklich die aktuelle Fassung darstellt.

Hybride Zusammenarbeit nach Maß

Elektronische Kommunikationskanäle sind aus dem modernen Arbeitsumfeld nicht mehr wegzudenken, wobei manche von ihnen für bestimmte Situationen besser geeignet sind als andere. Mit effektiven Tools für die Zusammenarbeit wie Slack kannst du die gesamte Bandbreite der verfügbaren Kommunikationskanäle auf einer Plattform zusammenführen.