Quels canaux de communication pour les entreprises ?

Les communications électroniques peuvent être définies de manière générale comme un échange d’informations impliquant un support électronique, à l’instar des e-mails ou de la messagerie directe. Dans le monde professionnel moderne, ces canaux jouent un rôle crucial dans l’envoi et la réception des informations. Mais pour mettre en place une communication efficace, il faut choisir le bon canal pour chaque situation. Découvrons quelques options dans cet article.

Avantages et inconvénients des canaux de communication électronique courants

De nombreux canaux de communication électronique sont disponibles, chacun avec leurs avantages, inconvénients et bonnes pratiques.

E-mails

Malgré de nombreuses rumeurs sur leur fin prochaine, les e-mails restent un outil professionnel usuel. Que vous souhaitiez vous adresser à une personne particulière ou à l’ensemble de l’entreprise, c’est un moyen simple d’entrer en contact avec vos interlocuteurs. Les e-mails constituent un canal de documentation auquel les personnes peuvent se référer pour mentionner ce qui a été discuté auparavant. De plus, vous n’avez pas besoin de former vos collaborateurs à leur utilisation.

Cependant, ils ont d’importantes limites. Tout le monde utilise les e-mails, y compris les arnaqueurs, et les boîtes de réception sont vite saturées. Il n’est pas toujours simple de trier tous ses messages pour ne garder que ceux qui sont pertinents et importants. Tout ce temps passé à trier ses e-mails entrave la productivité, en faisant perdre de nombreuses heures qui pourraient être dévolues à d’autres tâches.

Bonnes pratiques pour les e-mails :

• Soyez précis dans l’objet de votre mail.
• N’utilisez l’option « Répondre à tous » que si vous êtes certain que tout le monde est concerné.
• Tenez-vous-en au sujet du fil de discussion et créez un nouvel e-mail pour discuter d’un autre sujet.

Visioconférences

Les visioconférences sont un excellent moyen de coordonner les salariés en télétravail et d’échanger avec des équipes situées à l’autre bout de la planète. Elles peuvent aussi être utiles au sein même des locaux de l’entreprise, pour limiter l’affluence dans la salle de conférence. Toutes les personnes concernées pourront suivre la conférence où qu’elles soient dans le bâtiment.

Faites néanmoins attention à éviter les pièges courants des visioconférences. Testez votre équipement avant la réunion pour vous assurer de comprendre son fonctionnement. Apprenez quand et comment activer et désactiver votre micro. Vérifiez votre arrière-plan pour vous assurer qu’aucune plante ne vous serve de perruque. Évitez les bijoux pendants qui peuvent capter la lumière et avoir un effet « boule à facettes ». Et si vous vous connectez depuis chez vous, ne restez pas en pantalon de pyjama. Durant les confinements liés au Covid-19, nombre de personnes ont été prises en flagrant délit quand elles se sont levées !.

Si vous animez la conversation, apprenez à utiliser vos outils d’animation, comme désactiver le micro de tous les participants et leur donner accès à la réunion. Vous pouvez également profiter de la discussion instantanée et de la fonction « main levée » pour réduire les interruptions et écouter les commentaires de tous de manière équitable.

Messagerie instantanée

La messagerie instantanée, comme son cousin le SMS, peut faciliter la communication entre les membres d’une équipe. C’est l’outil idéal pour des communications claires et courtes comme : « As-tu révisé le rapport de juin ? » ou encore « J’aurai 15 minutes de retard pour la réunion. » Les messages trop complexes ont tendance à être mal compris. Utilisez un autre moyen de communication pour les faire passer.

Par essence, la messagerie instantanée est moins formelle, ce n’est donc pas le canal idéal pour s’adresser à des personnes qui sont plus haut ou plus bas que vous dans la hiérarchie ni pour discuter de problèmes financiers ou de personnel.

Outils de collaboration

Le marché ne manque pas d’outils de collaboration. Certains sont destinés à des secteurs particuliers, d’autres sont plus généraux. Que votre équipe d’ingénierie ait besoin de partager des schémas ou que votre équipe de rédaction doive envoyer des brouillons, les outils de collaboration optimisent la communication, facilitent le partage de documents et offrent une trace écrite accessible à toutes les parties prenantes. Il s’agit d’une plateforme plus efficace et organisée pour gérer des équipes et des projets.

Assurez-vous que tout le monde sache utiliser les outils et définissez des règles de base. Par exemple, désignez un membre de l’équipe comme personne référente pour chaque projet et encouragez le respect (ne supprimez jamais les fichiers de quelqu’un sans sa permission).

Slack

Si vous avez besoin d’une solution complète pour vos communications électroniques, qui offre des possibilités de personnalisations infinies, Slack est peut-être cette solution :

• Intégrez facilement de nombreux outils de collaboration et de communication en entreprise.
• Créez des canaux individuels pour différents projets afin de maintenir les conversations ciblées et pertinentes.
• Adoptez une communication non linéaire qui permet à tout le monde d’apporter des idées, sans avoir à répondre à un fil d’e-mails ou d’attendre le fuseau horaire adéquat.
• Maintenez un canal de communication inclusif et réduisez les risques d’oublier une personne dans le fil.
• Intégrez Slack à d’autres outils de collaboration importants pour réduire les allers-retours entre diverses applications (et gagner du temps).

Canaux de communication non électronique testés et éprouvés

Bien évidemment, les canaux de communication électroniques ne remplaceront jamais complètement les solutions plus traditionnelles. N’oubliez pas ces options quand vous mettrez au point votre stratégie de communication d’entreprise.

Entretien individuel

Les visioconférences sont efficaces quand il n’est pas possible de rassembler tout le monde, mais rien ne remplace vraiment une communication individuelle en face à face. Pour annoncer des nouvelles délicates ou négocier des accords aux enjeux élevés, il est préférable de rassembler tout le monde autour d’une table. Vous n’aurez pas à craindre un bogue à un moment clé. C’est la solution la plus personnelle.

Téléphone

Pour certaines conversations, il n’est pas indispensable de se voir en personne, bien qu’une approche plus personnelle soit préférable. Pour clarifier un message ou discuter rapidement avec une personne, le mieux est encore de décrocher votre téléphone. Si vous devez contacter plus d’une personne, préférez la visioconférence.

Documentation écrite

Il est très facile d’envoyer par e-mail des contrats, procédures, manuels et autres documents cruciaux Mais il est judicieux de garder une copie papier de la documentation stratégique au bureau. Cela permet d’effectuer une révision simultanée du document à plusieurs, de clarifier et de finaliser la version du texte et d’empêcher de le perdre dans un flot de courriers indésirables. Assurez-vous d’en imprimer une nouvelle version chaque fois que vous apportez des modifications afin que cette version papier soit réellement la version finale.

Trouver la bonne combinaison

Les canaux de communication électronique jouent un rôle crucial dans le milieu professionnel actuel et chacun répond à une situation spécifique. De puissants outils de collaboration comme Slack vous aident à fusionner ces canaux au sein d’une même plateforme.