Travail hybride : mieux s’organiser en télétravail - Slack

En réponse à la crise sanitaire, les entreprises du monde entier ont mis en place des politiques de travail à distance au cours de l’année 2020. Plus d’un tiers des salariés américains travaillaient à domicile en mai 2020 selon le Bureau of Labor Statistics et un rapport de 2021 du National Council on Compensation Insurance. Alors que la crise sanitaire perdure, de nombreuses entreprises s’interrogent sur la meilleure façon d’aller de l’avant avec leurs collaborateurs.

La bonne nouvelle ? Des solutions existent. Le mode de travail hybride est en passe de prendre le pas sur le télétravail.

Qu’est-ce qu’un mode de travail hybride et pourquoi est-il utile ?

Le travail hybride offre les avantages des deux modèles : la structure et la proximité des interactions en face à face avec des collègues et la commodité et la flexibilité du travail à distance. Il permet aux salariés de travailler en ligne à temps partiel tout en exigeant une présence au bureau à certains moments. De nombreuses entreprises ont choisi des jours spécifiques où les salariés doivent être au bureau pour les réunions et la collaboration, ce qui leur permet de choisir l’endroit où ils veulent travailler le reste du temps.

Si le fait d’être au bureau est utile pour les orientations, les activités en équipe, les réunions importantes avec les clients ou le lancement d’un nouveau projet, les journées à distance peuvent être plus propices au travail créatif ou aux tâches nécessitant une grande concentration.

Quelle est la demande pour un modèle de travail hybride ?

Une étude menée par Stanford en 2020 a révélé que 55 % de la population active américaine totale souhaitait bénéficier d’un modèle hybride au travail. Les salariés de la génération Z sont plus intéressés que la moyenne par le modèle de travail hybride (74 %). Cela montre que les jeunes professionnels souhaitent surtout bénéficier de modèles de travail à domicile flexibles. Proposer des politiques de travail hybrides n’est plus seulement un avantage appréciable. Pour de nombreuses entreprises, il est essentiel d’attirer et de retenir les meilleurs profils. Selon une enquête réalisée en 2021 par la société de recrutement Robert Half, un salarié sur trois serait prêt à quitter son emploi actuel s’il n’était pas en mesure de travailler à distance au moins une partie du temps après la crise sanitaire.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un modèle de travail hybride

S’il est évident que les salariés souhaitent bénéficier de la flexibilité qu’offre un modèle de travail hybride, certains employeurs se demandent comment l’adopter de manière efficace. Voici quelques bonnes pratiques pour aider votre entreprise à s’engager dans le travail à distance sans frustrations pour vous et vos équipes.

1. Établissez une politique de travail hybride et un plan de transition. Si votre entreprise envisage de mettre en place un modèle de travail hybride, vous devez élaborer une politique écrite qui précise clairement qui peut travailler à distance et à quelle fréquence. Il est également essentiel d’adopter un plan de transition et d’être transparent avec vos collaborateurs.

• Votre bureau va-t-il ouvrir immédiatement ses portes à toute personne souhaitant travailler sur place ? Allez-vous plutôt réintégrer progressivement les différentes équipes ?
• Les salariés ou les équipes de direction devront-ils suivre une formation supplémentaire ?
• Quelqu’un a-t-il besoin de matériel supplémentaire nécessitant de prévoir un budget ?

Il est important d’avoir un plan en place et de se préparer de manière proactive à tout défi avant de se lancer dans un modèle de travail hybride.

2. Établissez des attentes claires. La première étape est de disposer d’un plan d’ensemble pour le fonctionnement de votre modèle de travail hybride. Il est également important de définir des attentes claires pour les équipes individuelles en ce qui concerne leur quotidien.

• Pour le télétravail, à quelles heures vos collaborateurs doivent-ils être en ligne et opérationnels ?
• Que doivent-ils faire s’ils ont une question à poser et que leur collègue ne répond pas ?
• Que se passe-t-il en cas de difficultés techniques ou s’ils ne peuvent pas participer à une réunion ou accéder à un fichier dont ils ont besoin ?

Il est essentiel de définir des processus et des procédures et de veiller à ce que vos salariés sachent quand et comment communiquer lorsqu’ils travaillent à distance et lorsqu’ils sont au bureau.

3. Tirez parti de la communication vidéo asynchrone. Contrairement aux réunions vidéo en direct (par exemple, tout le monde participe à une réunion Zoom à 16 heures), la communication vidéo asynchrone ne se fait pas en temps réel. Il s’agit de contenu enregistré et partagé avec d’autres personnes afin qu’elles puissent le consulter à leur convenance. Avec des équipes qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires ou qui partagent leur temps entre leur domicile et leur bureau, il est beaucoup plus simple d’utiliser la communication asynchrone que de coordonner les emplois du temps. De plus, en réduisant le nombre de réunions obligatoires, les personnes disposent de plus de temps pour se concentrer sur leur travail et d’une plus grande souplesse dans l’organisation de leur journée de travail.

4. Ne négligez pas la cybersécurité. Lorsque vos salariés se déplacent entre le bureau et d’autres lieux (domicile, espace de travail partagé, café), vos données et vos appareils peuvent être exposés à des failles en matière de sécurité. C’est la raison pour laquelle il est particulièrement important de définir des politiques de cybersécurité dans un modèle de travail hybride.

• Existe-t-il des fichiers ou des applications spécifiques auxquels il ne faut pas accéder sur les appareils personnels ?
• Les collaborateurs doivent-ils mettre en place une authentification à deux facteurs pour toutes les connexions professionnelles ?

Il est également essentiel de s’assurer que vos collaborateurs utilisent des mots de passe fiables, qu’ils sont conscients des pièges tels que les tentatives d’hameçonnage et que vous mainteniez les logiciels à jour. Organisez régulièrement des formations à la cybersécurité pour les salariés qui utilisent un modèle de travail hybride.

5. Utilisez des outils de collaboration efficaces. Lorsque vos salariés travaillent à distance, ils doivent avoir accès aux fichiers, applications, outils et données dont ils ont besoin pour faire leur travail, tout comme ils le feraient au bureau. Des outils comme Slack centralisent toutes les communications du bureau : chacun y a accès, peut collaborer avec son équipe et nouer des relations professionnelles, quel que soit l’endroit où il travaille. Slack améliore le modèle de travail hybride en vous permettant de :

• Consulter des documents, fournir un retour d’information et procéder à des approbations en temps réel
• Partager rapidement des informations cruciales à tous les niveaux via des annonces à l’échelle de l’entreprise, des communications spécifiques à une équipe ou des messages directs individuels
• Lancer un appel audio ou vidéo d’un simple clic, sans passer par une plateforme tierce
• Vous assurer que seuls les personnes et les appareils approuvés peuvent accéder aux informations de votre entreprise grâce à l’authentification unique, la revendication de domaine et la prise en charge de la gestion de la mobilité d’entreprise
• Protéger vos données confidentielles grâce au chiffrement des données au repos et en transit
• Créer des canaux spécifiques à une équipe, un service ou un projet pour organiser les mises à jour de statut, les notes de réunion, les discussions, les fichiers et le retour d’information
• Épingler les programmes des projets, les dossiers de création, les FAQ, les annonces importantes et d’autres éléments pour y accéder rapidement et facilement
  Afficher votre disponibilité en définissant un statut
• Utiliser le mode Ne pas déranger pour suspendre les notifications et rester concentré pour travailler
• Inviter les fournisseurs et partenaires externes dans des canaux Slack spécifiques plutôt que d’utiliser une autre plateforme de communication tierce
• Intégrer de manière transparente des outils existants tels que Zoom, Dropbox et Office 365
• Tirer parti de l’automatisation pour fixer des rappels pour les échéances et les messages restés sans réponse

Implémenter des changements dans un environnement de travail n’est pas simple. Mais avec Slack, la transition vers un modèle de travail hybride peut se faire plus facilement que vous ne l’auriez imaginé. Consultez notre conférence en ligne pour plus de conseils sur la meilleure façon de travailler à distance (et au bureau) avec Slack.