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コラボレーション

ハイブリッドモデルがリモートワークの未来である理由

意外とスムーズにできるハイブリッドワークモデルへの移行。その方法とは?

Slack チーム一同作成2022年7月2日

2020 年のほとんどの期間、コロナ禍に対応するために、世界中の企業が強制的なリモートワークポリシーを実施しました。労働統計局および全米労災保険協議会の 2021 年の報告書によると、2020 年 5 月に在宅勤務をしていたアメリカの労働者の割合は 3 分の 1 を超えます。コロナ禍が続くなか、前に進むにはどうするのが一番よいか、多くの企業が従業員と話し合っています。

ただ、それは 0 か 100 かという話ではありません。リモートワークの未来として、ハイブリッドワークモデルの準備が進んでいます。

ハイブリッドワークモデルとは?また、なぜ重要なのか?

ハイブリッドワークモデルは、「両方」のよい部分を兼ね備えています。つまり、同僚と顔を合わせてやり取りできる構造と社会的側面、そしてリモートワークの利便性と柔軟性が実現するのです。従業員はある程度の出社は求められる一方で、部分的にバーチャルで働くことができます。多くの企業が出社日を決めて会議やコラボレーションを行い、それ以外の時間は、従業員が自分で働く場所を決められるようにしています。

オリエンテーションやチームビルディング活動、重要顧客とのミーティング、新しいプロジェクトのキックオフなどを行う時はオフィスにいた方がよいでしょう。クリエイティブな細かな仕事や集中力が必要な仕事は、リモートで行う方がよいかもしれません。

協力的なハグをしているチームメンバー

ハイブリッドワークモデルに対する需要とは?

2020 年のスタンフォードの調査では、アメリカの全労働者の 55% が自宅とオフィスでの時間をどちらも欲しいと考えていました。Z 世代の従業員のハイブリッドワークモデルに対する関心は高く、74% と平均を上回りました。これは、若いプロフェッショナルは柔軟な在宅勤務モデルを特に望んでいることを示しています。ハイブリッドワークポリシーは、もはや単なる「あるとよい」という特典ではなく、多くの企業にとって優秀な人材を惹きつけ、つなぎ留めるうえで必要不可欠なものです。人材派遣会社 Robert Half の 2021 年の調査によると、3 人に 1 人の従業員が、コロナ禍のあとにリモートワークが完全になくなるのであれば今の仕事を辞めてもよいと考えています。

ハイブリッドワークモデル導入のベストプラクティス

従業員がハイブリッドワークモデルの柔軟性を求めていることは明らかですが、それを効果的に提供するにはどうすればよいか、頭を悩ませている雇用主もいます。ここでは、ユーザー企業の皆さまが大きなストレスを感じることなく、リモートワークの未来に乗り出すためのベストプラクティスをいくつか紹介します。

1. ハイブリッドワークポリシーと移行プランを策定 : ハイブリッドワークモデルの導入を計画している場合は、誰がどのくらいの頻度でリモートワークをできるかを明確に示すポリシーを書面で作成する必要があります。移行プランを作成し、そのプランの透明性を従業員に対して確保することも不可欠です。

  • 誰でも希望すればすぐにオフィスに出社して仕事ができるようにするか?あるいは、さまざまなチームを段階的に戻していくか?
  • 従業員や管理チームに追加のトレーニングが必要か?
  • 予算を確保しなければならない追加デバイスが必要な人がいるか?

ハイブリッドワークモデルを開始する前に、プランを整え、課題に対して事前に準備しておくことが重要です。

2. 期待することを明確に : ハイブリッドワークモデルをどのように機能させるかを包括的に計画することは、最初の一歩にすぎません。日常業務に関して、各チームに期待することを明確に設定することも重要です。

  • リモートワークの場合、従業員は何時から何時までオンラインでアクセスできる状態でいる必要があるか?
  • 質問しても同僚が答えてくれない場合はどうすればよいか?
  • 技術的な問題で会議に参加できなかったり、必要なファイルにアクセスできなかったりする場合はどうするか?

プロセスや手順をまとめ、リモートで仕事をしている時とオフィスで仕事をしている時のコミュニケーションの方法やタイミングについて、従業員に確実に知らせることが重要です。

3. 非同期型ビデオコミュニケーションを活用 : 同期型ビデオミーティング(例えば、東部標準時の午後 4 時に全員が参加する Zoom の会議)とは違い、非同期型ビデオコミュニケーションは、リアルタイムで進行するわけではありません。代わりに、コンテンツを録画し、それをほかの人が都合のよい時に確認できるよう共有します。複数のタイムゾーンにまたがって仕事をするチームや、自宅とオフィスで時間を分けているチームの場合は、リアルタイムでスケジュール調整を行うより、非同期型コミュニケーションの方がはるかに簡単です。さらに、必要な会議の数を最小限に抑えることで、仕事に集中する時間を増やし、1 日の仕事をより柔軟に組み立てられるようになります。

4. サイバーセキュリティを重視 : 従業員がオフィスとほかの場所(自宅、コワーキングスペース、コーヒーショップ)を行き来していると、データやデバイスがセキュリティの脆弱性にさらされることがあります。このため、ハイブリッドワークモデルでは、サイバーセキュリティポリシーを設定することが特に重要です。

  • 個人のデバイスでアクセスすべきでないファイルやアプリがあるか?
  • 会社のログインすべてに対して従業員が 2 要素認証を設定する必要があるか?

また、従業員が強力なパスワードを使うこと、フィッシング詐欺などの手口を認識すること、そしてソフトウェアを定期的かつ確実に更新することを徹底するのも重要です。ハイブリッドワークモデルを実践する従業員には、サイバーセキュリティのトレーニングを定期的に実施してください。

5. 効果的なコラボレーションツールの利用 : 従業員が仕事で必要なファイル、アプリ、ツール、データには、リモートで仕事をしている日も、オフィスにいる時と同じようにアクセスできる必要があります。Slack のようなツールは、仕事のコミュニケーションを 1 か所に集約できるため、働く場所に関係なく全員がアクセスし、コラボレーションしたりプロフェッショナルな関係を構築したりできます。Slack は以下を実現することでハイブリッドワークモデルを強化します。

  • ドキュメントの確認、フィードバックの共有、承認をリアルタイムで実行
  • 全社通知、チーム固有のコミュニケーション、1 対 1 のダイレクトメッセージを使って、大切な情報をあらゆるレベルで素早く共有
  • サードパーティのプラットフォームに移動せずに、ワンクリックで音声通話やビデオ通話を開始
  • シングルサインオン、ドメインの申請、エンタープライズモバイル管理のサポートを通して、承認されたメンバーとデバイスのみが自社の情報にアクセスできる状態に
  • データ保存時と転送時の両方で、データ暗号化によって機密データを保護
  • チーム、部門、プロジェクトの専用チャンネルを作成し、ステータスの更新、議事録、ディスカッション、ファイル、フィードバックを整理
  • プロジェクト計画、クリエイティブの概要、よくある質問、重要な通知などをピン留めし、さっとアクセスできる状態に
    ステータスを設定して状況を共有
  • 仕事に集中すべき時に集中できるよう、おやすみモードを使用して通知をミュート
  • 別のサードパーティコミュニケーションプラットフォームを使わなくて済むよう、社外ベンダーやパートナーを専用の Slack チャンネルに招待
  • Zoom、Dropbox、Office 365 などの既存のツールをシームレスに連携
  • 自動化を活用して、期日や返信していないメッセージなどに対してリマインダーを設定

職場環境を変えることは決して簡単ではありませんが、Slack を使うと、思っている以上にスムーズにハイブリッドワークモデルに移行できます。Slack を使用してリモートで仕事(そしてオフィスでの仕事)を効果的に進める方法に関するヒントについて詳しくは、こちらのウェビナーを参照してください。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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