Waage mit Arbeit und Menschen
Transformation

Die Zukunft der Arbeit liegt in der Zusammenarbeit: Wie Kollaborationsplattformen unsere Arbeitsweise prägen

Die Daten einer weltweiten Umfrage unter 1.200 IT-Entscheidungsträgerinnen und -trägern sowie 3.000 Benutzerinnen und Benutzern zeigen den Einfluss und die Bedeutung von Plattformen für die Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt.

Vom Slack-Team6. April 2021

Für viele Menschen war der anfängliche Übergang zu Remote-Work im vergangenen Jahr nicht gerade ein Zuckerschlecken. Der plötzliche Wechsel ins Home-Office hat uns allen eine unangenehme Mischung aus Stress und Isolation beschert und unsere Welt auf den Kopf gestellt.

Eine der Hauptursachen für diese Empfindungen waren unsere langsamen, voneinander isolierten Kommunikationsmittel. Als wir noch alle zusammen in einem Büro gearbeitet haben, konnten wir die Grenzen herkömmlicher Kommunikationstools in Unternehmen noch durch persönliche Interaktion ausgleichen. Wenn wir Antworten und Hilfe brauchten oder einfach nur reden wollten, haben wir bei einem Kollegen oder einer Kollegin geklopft oder uns in der Kantine getroffen.

Aber unsere alten Tools reichen für Remote-Work nicht mehr aus. Der neue Arbeitsalltag erfordert Technologien, die schnelle, reibungslose Zusammenarbeit auch dann fördern, wenn nicht mehr alle im gleichen Gebäude oder Büro sitzen. Da hybride, flexible Arbeitsmodelle genau das sind, was sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Zukunft wünschen, ist es höchste Zeit, dass mehr Unternehmen Plattformen für die Zusammenarbeit einführen.

Eine Umfrage von Wakefield Research bestätigt das. Das Unternehmen hat Tausende von Benutzerinnen und Benutzern sowie IT-Entscheidungsträgerinnen und -Entscheidungsträger befragt, die Tools für die Zusammenarbeit wie Slack und Microsoft Teams beruflich nutzen. In der Umfrage ging es darum, herauszufinden, welche Rolle Plattformen für die Zusammenarbeit im vergangenen Jahr gespielt haben und welche Trends die Zukunft dieser Plattformen bestimmen.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Die Daten zeigen einen klaren Trend hin zu Plattformen für die Zusammenarbeit als neuem Standard. Die Plattformen machen uns unabhängiger von E-Mails und Meetings, beschleunigen die Unternehmenskommunikation und richten sie mehr auf Menschen aus.

  • Plattformen für die Zusammenarbeit ersetzen zunehmend die herkömmliche Kommunikation. Obwohl fast die Hälfte der Unternehmen vor der Pandemie keine Plattform für die Zusammenarbeit genutzt hat, sagen 78 % der IT-Entscheidungsträger und -trägerinnen jetzt, dass sie Slack und/oder andere Lösungen auch dann weiter nutzen werden, wenn der „normale“ Arbeitsalltag wieder einkehrt.
  • Fachkräfte bevorzugen Plattformen für die Zusammenarbeit gegenüber E-Mails und Meetings. Wenn sie vor die Wahl gestellt werden, würde mehr als ein Drittel der Benutzerinnen und Benutzer eher auf ihre Arbeits-E-Mails verzichten als auf Slack, Microsoft Teams oder andere Lösungen für die Zusammenarbeit. Außerdem geben 95 % der Slack-Benutzerinnen und -Benutzer an, dass sie das Tool gegenüber Videoanrufen bevorzugen, wenn sie sich mit ihrem Projekt-Team austauschen.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen ein Mitspracherecht bei der technischen Ausstattung ihres Unternehmens. 37 % der Benutzerinnen und Benutzer sind frustriert, weil sie nicht in die Auswahl von Software-Tools im Unternehmen einbezogen werden. Dabei wäre die Einbeziehung bei Plattformen für die Zusammenarbeit besonders wichtig, da sie gewissermaßen das virtuelle Büro eines Unternehmens sind. Aus diesem Grund beziehen IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt mehr in Software-Kaufentscheidungen ein. Mehr als 2 von 5 IT-Entscheidungsträgerinnen und -trägern (41 %) geben an, dass die Befürwortung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit zur Entscheidung beigetragen hat, Slack zu wählen.
  • 100 % der Slack-Benutzerinnen und -Benutzer wollen das Tool auch nach Ende der Pandemie weiter nutzen. Als Hauptgründe geben sie an, dass sie in Slack dann zusammenarbeiten können, wenn es ihnen am besten passt, dass das Tool das Alignment zwischen verschiedenen Projekt-Teams verbessert und dass es die individuelle Produktivität steigert.

Plattformen für die Zusammenarbeit sind für die neue Arbeitsweise unabdingbar

Der plötzliche Wechsel zu Remote-Work im März 2020 hat dafür gesorgt, dass Projekte zur digitalen Transformation, die sich zuvor über mehrere Jahre erstreckten, innerhalb von wenigen Wochen und Monaten umgesetzt werden mussten. So unvorbereitet uns der Wechsel auch getroffen haben mag – viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten auch zukünftig weiterhin im Home-Office arbeiten.

Eine Umfrage des Future Forum von Slack, eines neuen Forums, das Unternehmen dabei helfen soll, die notwendigen Veränderungen vorzunehmen, um in Remote- und Hybrid-Umgebungen erfolgreich zu sein, hat ergeben, dass 72 % der Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter sich für die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell – eine Mischung aus Remote-Work und Arbeit in einem gemeinsamen Büro – wünschen.

Beinahe die Hälfte der Unternehmen (47 %) haben vor der Pandemie noch keine Plattform für die Zusammenarbeit genutzt. Aber jetzt, mit dem Wechsel zu hybriden Arbeitsmodellen, ist klar, dass solche Plattformen für die Zukunft der Unternehmenskommunikation eine immer wichtigere Rolle spielen. Und wir fangen gerade erst an, das ganze Potenzial dieser Tools zu erfassen, da viele Unternehmen ihre Plattform für die Zusammenarbeit Anfang 2020 so schnell einführen mussten.

Plattformen für die Zusammenarbeit sind auch in Zukunft unabdingbar

Aber trotz der rasanten Umstellung haben sowohl die Benutzerinnen und Benutzer als auch die IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger den Erfolg der neuen Kommunikationsweise am eigenen Leib erfahren – und die Mehrheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger möchte nicht zu den alten Methoden zurückkehren.

  • 79 % der Benutzerinnen und Benutzer geben an, dass ihre Plattform für die Zusammenarbeit für ihre tägliche Arbeit sehr wichtig ist.
  • 78 % der IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger geben an, dass sie weiterhin Slack und/oder Microsoft Teams oder andere Lösungen nutzen werden, auch wenn nach der Pandemie die „normalen“ Arbeitsabläufe wieder zurückkehren.
  • 100 % der Slack-Benutzerinnen und -Benutzer wollen das Tool auch nach Ende der Pandemie weiter nutzen. Als Hauptgründe geben sie an, dass sie in Slack dann zusammenarbeiten können, wenn es ihnen am besten passt, dass das Tool das Alignment zwischen verschiedenen Projekt-Teams verbessert und dass es die individuelle Produktivität steigert.

Herkömmliche Kommunikationsplattformen werden zunehmend überflüssig

Während Plattformen für die Zusammenarbeit immer beliebter werden, werden traditionelle Kommunikationsmethoden immer unbeliebter.

  • Die E-Mail verliert ihren Status als Standard-Tool der Unternehmenskommunikation. Mehr als die Hälfte der IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger glaubt, dass E-Mails bis 2024 als vorrangiges Kommunikations-Tool abgelöst werden. Und wenn man sie vor die Wahl stellt, würden 36 % der Benutzerinnen und Benutzer lieber auf ihre Arbeits-E-Mails als auf Slack, Teams oder andere Lösungen zur Zusammenarbeit verzichten.
  • Meetings werden durch asynchrone Kommunikation ersetzt. Nie wieder „Meetings, die auch in eine E-Mail gepasst hätten“ – Benutzerinnen und Benutzer meinen, dass durchschnittlich 40 % ihrer Meetings durch einen asynchronen Slack-Thread ersetzt werden könnten. 95 % der Slack-Benutzerinnen und -Benutzer sagen, dass sie sich lieber über Slack mit ihrem Projekt-Team vernetzen würden als über einen Video-Anruf.

Remote-Work bleibt unabdingbar. Das bedeutet, dass Plattformen für die Zusammenarbeit ebenfalls unabdingbar werden und die Art und Weise, wie wir über die Kommunikation bei der Arbeit denken, weiterhin prägen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bevorzugen Slack gegenüber E-Mails

E-Mails gibt es schon seit fast 50 Jahren. Sie sind das Standard-Kommunikationstool bei der Arbeit. Sie sind aber auch das Überbleibsel eines überholten hierarchischen Unternehmensmodells.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen hybriden Unternehmensmodell sind Transparenz, gemeinsame Entscheidungen und Zusammenarbeit. Die geschlossene Struktur von E-Mails trennt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Informationen, die sie benötigen, und auch voneinander.

Stewart Butterfield, CEO von Slack, hat zwar gesagt, er sehe „keine Vorteile darin, E-Mails vollständig zu ersetzen“, aber Slack scheint die E-Mail nicht nur in puncto Produktivität zu schlagen, sondern auch, wenn es darum geht, eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern und das Gefühl von Isolation zu verhindern.

Slack spart Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit

Studien zufolge nehmen E-Mails täglich mehr als 3 Stunden in Anspruch (mit anderen Worten: etwa 37 % der Woche einer typischen Wissensarbeiterin oder eines typischen Wissensarbeiters) – kein Wunder, denn man muss seinen Posteingang im Auge behalten, Junk-Mails filtern, durch lange „Allen antworten“-Threads scrollen und Nachrichten hin- und herschicken, bevor man eine Entscheidung treffen kann.

Mit Slack-Channels können sowohl Einzelpersonen als auch abteilungsübergreifende Projekt-Teams Projekte und Probleme schnell anpacken, ohne auf den zugehörigen Kontext verzichten zu müssen oder die Übersicht zu verlieren. Das steigert die Produktivität enorm.

Unsere Studie hat ergeben, dass Benutzerinnen und Benutzer täglich durchschnittlich 90 Minuten einsparen, wenn sie Slack anstelle von E-Mails verwenden. Das sind wöchentlich insgesamt 7,5 Stunden, was bedeutet, dass Slack seinen Benutzerinnen und Benutzern pro Woche fast einen ganzen Tag schenkt.

Slack fördert persönliche Kontakte

Aber für ein produktives hybrides Büro braucht man mehr als nur Effizienz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen auch miteinander in Kontakt bleiben, damit sie motiviert sind. Beim Future Forum von Slack betrafen zwei der fünf größten Herausforderungen von Remote-Work Vernetzung:

  • Die Pflege und der Aufbau von Arbeitsbeziehungen zu Kolleginnen und Kollegen
  • Gefühle der Einsamkeit und Isolation

E-Mails sind im Grunde ein formelles Medium, mit dem man nur schwer zwischenmenschliche Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen im Home-Office aufbauen kann. Die Beschränkung auf Einzelgespräche kann das Gefühl der Isolation noch verstärken, da die Sichtbarkeit eingeschränkt ist und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit dem gesamten Unternehmen interagieren können.

Slack vernetzt Menschen miteinander, weil ihnen nicht nur ein Kollaborationstool, sondern auch ein virtuelles Büro geboten wird. In Slack müssen Unterhaltungen nicht formell sein. 80 % der Slack-Benutzerinnen und -Benutzer sagen, dass sie ein GIF eher in einem Slack-Channel versenden würden als in einer Gruppen-E-Mail.

Die informellere Umgebung vermittelt ihnen schneller das Gefühl, mit anderen Menschen zu interagieren und nicht mit unpersönlichen Benutzernamen. Informelle Slack-Channels fördern eine Unternehmenskultur, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Tatsächlich nutzen 95 % der Slack-Benutzerinnen und -Benutzer mit ihren Kolleginnen und Kollegen teambildende Slack-Channels.

Slack durchbricht Kommunikationsbarrieren

Die Förmlichkeit von E-Mails ist ein großes Hindernis für zwanglose Unterhaltungen, die für den Aufbau und die Pflege von zwischenmenschlichen Beziehungen essentiell sind. Selbst die Kontaktaufnahme mit einer Führungskraft kann für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Interaktionen sich auf E-Mails und gelegentliche Meetings beschränken, schwierig sein – vom Aufbau einer persönlichen Beziehung ganz zu schweigen.

Mithilfe von Slack können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher mit Entscheidungsträgerinnen und -trägern sowie Führungskräften kommunizieren – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Diese Funktion ist heute bereits verfügbar, in voller Übereinstimmung mit den Vorschriften zum Dateneigentum und ohne großen Aufwand bei der Einrichtung und Verwaltung durch die IT-Abteilung. Die Hälfte der Benutzerinnen und Benutzer von Slack bevorzugt die Plattform für die Kommunikation mit Kunden, und 96 % der Benutzerinnen und Benutzer geben an, dass Slack ihnen hilft, bessere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten aufzubauen (im Vergleich zu E-Mails).

96 % der Benutzerinnen und Benutzer geben an, dass Slack ihnen hilft, bessere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten aufzubauen (im Vergleich zu E-Mails)

Das neue Zeitalter der hybriden Arbeitsmodelle macht es für Unternehmen unvermeidlich, Tools zur Zusammenarbeit einzusetzen. Sie steigern sowohl die Produktivität als auch die zwischenmenschliche Verbundenheit - egal, wo sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befinden.

Bei der Kaufentscheidung für Software spielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine immer größere Rolle

Ganz egal, wie innovativ eine neue Technologie ist – wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie nicht mögen und nutzen, ist sie reine Geldverschwendung. Doch IT-Verantwortliche und Endbenutzerinnen und -benutzer haben oft sehr unterschiedliche Vorstellungen davon, welche Rolle Technologien spielen sollen und was bei ihrem Einsatz am wichtigsten ist.

Wer einen ansprechenden und wertvollen Tech-Stack vorweisen möchte, muss denjenigen zuhören, die tatsächlich von den entsprechenden Entscheidungen betroffen sind. 37 % der Benutzerinnen und Benutzer sind bereits frustriert, dass sie nicht in die Auswahl der Software-Tools ihres Unternehmens einbezogen werden.

Die Wahl der Plattform für die Zusammenarbeit eines Unternehmens wird stark von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beeinflusst

Wenn es um Kommunikationstools geht, steht noch mehr auf dem Spiel. In einer hybriden Arbeitsumgebung ist deine Software für die Zusammenarbeit gewissermaßen das neue Bürogebäude.

Und genauso wenig wie du ein neues Bürogebäude in ein Labyrinth verwandeln würdest, so wenig möchtest du eine Plattform, die für die Benutzerinnen und Benutzer nicht intuitiv ist und sie frustriert. Daher überrascht es nicht, dass IT-Entscheidungsträger und -trägerinnen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Wahl einer Plattform für die Zusammenarbeit wie z. B. Slack mehr Mitsprache einräumen. In unserer Umfrage haben wir folgendes festgestellt, 41 % der IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger geben an, dass die Befürwortung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit zur Entscheidung beigetragen hat, Slack zu wählen.

Nutze eine Best-of-Breed-Strategie, um die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfüllen

Bei der Wahl einer Plattform für die Zusammenarbeit, die die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfüllt, solltest du einen Best-of-Breed-Ansatz verfolgen: Setze auf das beste Tool für die jeweilige Aufgabe, statt auf das Softwarepaket eines einzigen Anbieters zurückzugreifen und eine Einheitslösung zu erzwingen.

Wenn du komplett auf die Software eines einzigen Anbieters setzt, um dein Unternehmen zu führen, kannst du allerdings nicht mehr so flexibel auf die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens eingehen. Dein IT-Budget ist dann komplett an das Ökosystem dieses Anbieters gebunden und von ihm abhängig.

Auch wenn Lösungen von einem einzigen Anbieter wegen ihrer Einfachheit beliebt sind, sind sie nicht für alle deine Software-Belange die beste Wahl. Die Entscheidung für das Ökosystem eines einzigen Anbieters anstelle eines Best-of-Breed-Ansatzes hindert dich daran, für die anstehende Aufgabe das beste Tool zu nutzen.

Slack verfolgt einen Best-of-Breed-Ansatz. Slack ist eine offene, flexible Plattform, die es ermöglicht, kundenspezifische Lösungen zu entwickeln und Tausende andere Tools (einschließlich Office 365 und SharePoint) zu integrieren. Dadurch kannst du gemeinsam mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Tech-Stack aufbauen, der für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Betrachte Slack als die 2 % deines Softwarebudgets, die den Wert der anderen 98 % erhöhen.

Zusammenarbeit wird zukünftig unabdingbar

Der rasante Anstieg von Remote-Work hat dazu geführt, dass wir unsere Kommunikation bei der Arbeit neu überdenken. Fast 80 % der Benutzerinnen und Benutzer sagen jetzt, dass ihre Plattform für die Zusammenarbeit sehr wichtig ist – obwohl 47 % der Unternehmen bis März 2020 nicht einmal eine solche Plattform genutzt haben.

Das hybride Arbeitsmodell fühlt sich möglicherweise wie eine immense Herausforderung an. Mit Tools wie Slack ist es jedoch möglich, einen Best-of-Breed-Ansatz zu wählen und die Plattform für die Zusammenarbeit aufzubauen, die dein Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein.

Methodik

Diese Umfrage wurde von Slack in Auftrag gegeben und von Wakefield Research zwischen dem 9. und 23. Februar 2021 mittels einer E-Mail-Einladung und einer Online-Umfrage durchgeführt. Sie wurde an 3.000 Benutzerinnen und Benutzer versendet, die angestellte Fachkräfte sind und bei der Arbeit Slack oder Microsoft Teams verwenden. Diese Fachkräfte arbeiten zudem in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die eine kostenpflichtige Version von Slack oder Microsoft Teams verwenden. Es wurden jeweils 500 Personen in den folgenden Länder befragt: USA, UK, Frankreich, Deutschland, Japan und Australien. Wir haben außerdem 1.200 IT-Entscheidungsträgerinnen und -träger befragt, die angestellte Fachkräfte sind, bei der Arbeit Slack oder Microsoft Teams verwenden und in einem Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und mit einer kostenpflichtigen Slack- oder Teams-Version arbeiten. Bei dieser Gruppe wurden in den oben genannten Ländern jeweils 200 Personen befragt.

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