Produktivität

5 essenzielle Kollaborations-Tools für den modernen Arbeitsplatz

Verabschiede dich von veralteten Kommunikationsformen am Arbeitsplatz und führe dein Büro in das 21. Jahrhundert

Autor: Minda Honey1. März 2019Illustration von Josh Holinaty

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wir möchten uns heute von den Kollaborations-Tools verabschieden, die nicht mehr mit den wachsenden Anforderungen eures Arbeitsplatzes Schritt halten können. Tatsächlich hat die Future of Work-Studie von Slack ergeben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eindeutig Tools bevorzugen, mit denen sie schnell kommunizieren können, wobei 80 % erwarten, dass Kolleginnen und Kollegen E-Mails so schnell wie möglich beantworten. Und da die Anzahl von Freiberuflern und Remote-Workern weiterhin zunimmt, müssen Kollaborations-Tools überall auf Laptops verfügbar sein.

Mit diesen Kollaborations-Tools bringst du deinen Arbeitsplatz auf den neuesten Stand

Der Wechsel zu moderneren Kollaborations-Tools am Arbeitsplatz ist einfacher, als du denkst. Und obwohl sie komplexer sind, ist ihr Design benutzerfreundlicher geworden. Nehmen wir nur einmal die Technologie aus dieser RadioShack-Anzeige aus dem Jahr 1991, die durch die folgenden fünf Kollaborations-Tools ersetzt worden ist.

1. Besser als ein Telefonanruf: Zoom

Selbst wenn noch ein Telefon auf deinem Schreibtisch steht, bist du wahrscheinlich immer ein bisschen überrascht, wenn es klingelt – und benutzt es eher selten, wenn du eine Kollegin oder einen Kollegen kontaktieren musst. Wer merkt sich noch Telefonnummern?

Wenn du Kolleginnen und Kollegen inner- und außerhalb des Büros kontaktieren musst, sind Freemium-Plattformen für Video-Konferenzen wie Zoom nützlich. Über Zoom kannst du eine Video-Konferenz hosten, indem du sie als Termin festlegst oder dafür eine eigene URL verwendest.

Es gibt auch Optionen zur Aufzeichnung deines Anrufs, zur Einwahl per Telefon und zur Stummschaltung der Mikrofone anderer Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Mit einem kostenpflichtigen Konto kannst du deine aufgezeichneten Anrufe in der Cloud speichern und die Funktion zum automatischen Transkribieren verwenden.

Du kannst Zoom auf deinem Laptop, Desktop, Tablet oder Mobilgerät verwenden. Eine gute Lösung, um Remote-Worker zu sehen und zu hören und um sich schnell und zuverlässig mit Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen, wenn kein persönliches Treffen möglich ist.

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Installiere Zoom auf Slack
  • Starte ein Video-Meeting mit dem Befehl /zoom
  • Hol dir die Meeting-Zusammenfassung und -Aufzeichnung
  • Erlebe die Bildschirmfreigabe und die komplette Suite an Funktionen zur Zusammenarbeit
Hinweis: Einige Integrationen sind nur in Englisch verfügbar.

2. Besser als ein Aktenschrank: Dropbox

Vor langer Zeit hat die Wissensdatenbank eines Unternehmens noch aus einem Wust an Papierdokumenten in Aktenschränken bestanden – dort gestapelt, wo Platz war. Heutzutage können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dropbox als Wissens-Management-System verwenden.

Dropbox ist eine sichere Plattform, die das Suchen, Verwenden und Übertragen von Dateien am Arbeitsplatz ermöglicht. Du kannst Berechtigungen festlegen, sodass nur Personen, die Zugriff auf einen Ordner benötigen, diesen erhalten. Außerdem kannst du Kommentare zu Dateien hinzufügen und Änderungen über die Ordnerhistorie nachverfolgen.

Neue Services von Dropbox – etwa Showcase zur Freigabe von Projekten für Kundinnen und Kunden und Paper zur Zusammenarbeit an einem Projekt in Echtzeit – sorgen ebenfalls dafür, dass die Zusammenarbeit an modernen Arbeitsplätzen noch effektiver wird.

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Installiere Dropbox auf Slack
  • Importiere Dropbox-Dateien in Slack, damit du deine Arbeit teilen und mit deinem Team zusammenarbeiten kannst
  • Importierte Dateien werden automatisch aktualisiert, wenn die entsprechende Dropbox-Datei aktualisiert wird
  • Importierte Dateien sind durchsuchbar, können geteilt und in deinem Dropbox-Konto gespeichert werden
Hinweis: Einige Integrationen sind nur in Englisch verfügbar.

3. Besser als ein Wandkalender: Airtable

Manchmal können die Zusammenarbeit an einem Projekt und die Einhaltung von Deadlines aufwändiger sein als das Projekt selbst – ganz zu schweigen von der internen Organisation des gesamten Projekt-Teams. Zudem können Wandkalender nur begrenzt aktualisiert werden.

Eine gute Lösung bietet Airtable, eine Kombination aus Tabelle und Datenbank, die du in deine anderen Arbeits-Tools integrieren kannst. Airtable umfasst mehrere Vorlagen, mit denen du je nach Projekt einfach loslegen kannst. Du kannst Team-Mitgliedern Aufgaben zuweisen, dir das Projekt in der Kalenderansicht ansehen sowie Bilder und andere erforderliche Dateien speichern.

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Installiere Airtable auf Slack
  • Verwende Airtable, um Umfrageformulare zu teilen, Ideen zu verfolgen und Kontakte zu verwalten
  • Airtable lässt sich nahtlos in Slack integrieren, um automatisch eine Nachricht zu posten, wenn jemand Änderungen an deiner Datenbank vornimmt
  • Starte mit einer Vielzahl von Vorlagen oder stelle dir dein eigenes Layout von Grund auf zusammen
Hinweis: Einige Integrationen sind nur in Englisch verfügbar.

4. Besser als eine Vorschlagsbox: OfficeVibe

Was sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laut unserer Future of Work-Studie am Arbeitsplatz noch wünschen? Mehr Transparenz. Und dabei geht es nicht darum, Bürowände einzureißen.

Heute reicht es nicht aus, eine E-Mail vom CEO zu versenden oder eine Unternehmensumfrage durchzuführen. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Feedback geben und Bedenken äußern, möchten sie wissen, welche Maßnahmen ergriffen werden und wie das Unternehmen seine zentralen Werte umsetzt.

OfficeVibe kann von Personalabteilungen oder Teamleitern und -leiterinnen genutzt werden, um das Mitarbeiterengagement zu steigern. So kannst du ermitteln, was in deinem Projekt-Team wirklich vorgeht, eine Bestandsaufnahme machen und Änderungen über die OfficeVibe-Tools für Umfragen und Metriken implementieren. Außerdem kannst du die Software an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anpassen. So können deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach und anonym Feedback geben.

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InstalliereLeo (Officevibe Bot) auf Slack
  • Misst die Zufriedenheit des Teams in Echtzeit durch seine wöchentlichen Pulse-Umfragen
  • Teilt anonymes Mitarbeiter-Feedback mit Führungskräften in einem geschlossenen Channel
  • Benachrichtigt Team-Mitglieder, wenn sie Lob erhalten
Hinweis: Einige Integrationen sind nur in Englisch verfügbar.

5. Besser als ein Drucker: Scannable

Ein All-in-One-Gerät (Drucker, Kopierer, Scanner und Fax) kann teuer sein – und dann ist da noch die Frage, wo du es aufstellen kannst.

Scannable von Evernote ermöglicht es dir, dein Smartphone oder Tablet als Scanner zu verwenden, um Dokumente, Rechnungen und Visitenkarten zu erfassen. Die Bilder sind einwandfrei und das Ganze gestaltet sich so einfach wie das Aufnehmen eines Fotos.

Du kannst mehrere Seiten gleichzeitig scannen, bevor du das Dokument speicherst oder absendest. Gib deinen Scan per E-Mail, Google Drive, Instant Messaging oder über Social Media frei. Scannable ist zudem voll in Evernote integriert, sodass all dein Scans in deinem Evernote-Konto gesichert sind.

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Installiere Evernote auf Slack
  • Erstelle spontan Notizen in Slack, die automatisch mit Evernote synchronisiert werden
  • Füge Kommentare zu Notizen hinzu und übertrage deine Slack-Unterhaltungen in Evernote
  • Du kannst deine Notizen aus Evernote in Slack-Channels suchen und teilen
Hinweis: Einige Integrationen sind nur in Englisch verfügbar.

 

Egal, ob du dein Schreibtischtelefon ausmustern oder einen Bereich voller Aktenschränke anders nutzen möchtest: Mit den oben genannten Kollaborations-Tools kannst du deinen Arbeitsplatz modernisieren. Deine Kolleginnen und Kollegen werden dir ebenfalls dafür danken.

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