Nous sommes réunis ici aujourd’hui pour mettre de côté tous les outils de communication qui ne sont plus capables de répondre aux besoins croissants de nos environnements de travail. En effet, selon l’étude « Future of Work » (« L’avenir du travail ») réalisée par Slack, les collaborateurs préfèrent largement les outils qui leur permettent de communiquer rapidement : 80 % d’entre eux aimeraient que leurs collègues répondent aux e-mails le plus rapidement possible. Et alors que le nombre de travailleurs à distance et indépendants ne cesse d’augmenter, les outils de communication doivent être accessibles partout depuis un ordinateur portable.
Faites un pas vers l’avenir du travail grâce à ces outils de communication
Adopter des outils de communication avancés sur votre lieu de travail est plus facile que vous ne le pensez. Même si leurs offres sont plus complexes, les outils sont devenus plus conviviaux dans leur conception. Il suffit pour s’en convaincre de jeter un œil à toutes les technologies présentées sur cette publicité de RadioShack de 1991, aujourd’hui remplacées par les cinq outils de communication suivants.
1. Mieux qu’un appel téléphonique : Zoom
Vous avez beau avoir un téléphone sur votre bureau, vous êtes probablement un peu surpris à chaque fois qu’il sonne, et vous ne pensez sûrement pas toujours à l’utiliser lorsque vous avez besoin de contacter un collègue. Qui mémorise encore des numéros de téléphone de nos jours ?
Pour communiquer avec vos collègues internes et externes, pensez à la plateforme de visioconférence gratuite Zoom. Cet outil vous permet de programmer des visioconférences ou d’en rejoindre en utilisant une URL dédiée.
Vous pouvez également enregistrer votre appel, effectuer des appels par téléphone, ou encore couper les micros des autres participants. La version payante vous permet de stocker vos appels enregistrés sur le cloud et de profiter de la fonction de transcription automatique.
Vous pouvez utiliser Zoom sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone mobile. Cet outil aide les travailleurs à distance à se sentir entendus et leur offre un moyen plus simple et plus fiable de communiquer entre collègues lorsqu’ils ne peuvent pas se rencontrer en personne.
- Lancez une réunion vidéo via la commande /zoom
- Obtenez le résumé et l’enregistrement des réunions
- Faites l’expérience du partage d’écran et d’un ensemble complet de fonctionnalités pour la collaboration
2. Mieux qu’un classeur : Dropbox
Hier encore, la documentation au bureau se résumait souvent à un tas de classeurs remplis et empilés partout où il y avait de la place. Aujourd’hui, les salariés peuvent compter sur le système de gestion des connaissances Dropbox.
Dropbox est une plateforme sécurisée qui vous permet de rechercher, d’utiliser et de transférer des fichiers. Vous pouvez définir des autorisations afin que seul un nombre restreint d’individus puisse accéder à un dossier spécifique, ajouter des commentaires aux fichiers, ou encore suivre les modifications apportées en consultant l’historique du dossier.
Dropbox propose également de nouveaux services, comme Showcase, qui permet de partager son travail avec les clients, et Paper, qui permet de travailler à plusieurs en temps réel sur un projet. De quoi permettre aux bureaux modernes d’optimiser leurs efforts en matière de collaboration.
- Importez des fichiers Dropbox dans Slack pour pouvoir partager votre travail et collaborer avec votre équipe
- Les fichiers importés sont automatiquement mis à jour lorsque le fichier Dropbox correspondant est mis à jour
- Les fichiers importés peuvent être consultés, partagés et stockés dans votre compte Dropbox
3. Mieux qu’un calendrier mural : Airtable
Parfois, la collaboration sur un projet et la gestion des échéances peuvent représenter plus de travail que le projet en lui-même, sans parler des efforts qui doivent être déployés pour garder toute l’équipe coordonnée. Les calendriers muraux ne permettent pas de gérer autant d’informations en un seul endroit.
C’est là qu’Airtable peut vous aider. Associez une feuille de calcul à une base de données, ajoutez d’autres outils de travail à votre disposition, et vous obtenez Airtable. Cette solution propose plusieurs modèles pour vous lancer, en fonction du projet sur lequel vous travaillez. Vous pouvez affecter des tâches aux membres de l’équipe, visualiser le projet dans une vue de calendrier, ou encore stocker des images et d’autres fichiers utiles.
- Utilisez Airtable pour partager les formulaires d’enquête, suivre les idées et gérer les contacts
- Airtable s’intègre de manière transparente à Slack pour afficher automatiquement un message lorsque quelqu’un apporte des modifications à votre base de données
- Commencez avec une variété de modèles ou assemblez facilement votre propre mise en page à partir de zéro
4. Mieux qu’une boîte à idées : OfficeVibe
Notre étude « Future of Work » met en lumière un autre élément dont les collaborateurs aimeraient davantage profiter sur leur lieu de travail : la transparence. Et il ne s’agit pas de supprimer les panneaux entre les postes de travail dans l’open space.
Aujourd’hui, il ne suffit plus d’envoyer un e-mail signé par le PDG ou de lancer un sondage au sein de l’entreprise pour satisfaire les salariés. Les collaborateurs qui partagent leurs avis et leurs préoccupations veulent savoir ce que fait leur entreprise et si elle respecte ses valeurs fondamentales.
Les ressources humaines et les chefs d’équipe peuvent utiliser OfficeVibe pour stimuler l’engagement des collaborateurs. Profitez d’une vision claire de ce qui se passe réellement sur votre lieu de travail, faites le point sur la situation, et mettez en œuvre des changements grâce aux outils de sondage et d’analyse d’OfficeVibe. Les salariés peuvent envoyer leurs commentaires de manière anonyme, et vous pouvez personnaliser le logiciel en fonction des besoins de votre entreprise.
- Mesure la satisfaction de l’équipe en temps réel grâce à ses enquêtes d’opinion hebdomadaires
- Partage les réactions anonymes des employés avec les responsables sur un canal privé
- Alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils reçoivent des félicitations
5. Mieux qu’une imprimante : Scannable
Une machine tout-en-un de type imprimante-photocopieur-scanner-fax peut engendrer des frais importants, sans compter son encombrement dans votre bureau.
Scannable d’Evernote vous permet d’utiliser votre smartphone ou votre tablette comme un scanner pour numériser des documents, des reçus et des cartes de visite. Les images sont impeccables, et c’est aussi simple que de prendre une photo.
Vous pouvez numériser plusieurs pages à la fois avant de choisir de stocker ou d’envoyer votre document. Vous pouvez ensuite partager votre fichier par e-mail, via Google Drive, par messagerie instantanée ou même sur les réseaux sociaux. De plus, Scannable est entièrement intégré à Evernote, ce qui signifie que toutes vos numérisations sont sauvegardées dans votre compte Evernote.
- Prenez des notes rapidement dans Slack qui se synchroniseront automatiquement dans Evernote
- Ajoutez des commentaires aux notes et copiez vos conversations Slack dans Evernote
- Trouvez et partagez vos notes d’Evernote dans les canaux Slack
Que vous souhaitiez jeter votre téléphone de bureau ou faire le ménage dans vos tiroirs envahis par les classeurs, vous pouvez faire confiance à ces outils de communication pour moderniser votre environnement de travail. Vos collègues (dans leurs bureaux tout propres) vous remercieront !
Qu’est-ce qu’un outil de communication interne ?
Pour faciliter les échanges au sein de votre entreprise, vous pouvez opter pour un outil de communication interne. Il s’agit de logiciels ou d’applications à installer sur un ordinateur, présentant des fonctionnalités semblables à un réseau social. Vous pouvez ainsi diffuser des informations à vos équipes ainsi qu’à l’ensemble des collaborateurs.
Pourquoi utiliser un outil de communication interne ?
À l’ère du numérique, il est aujourd’hui essentiel de disposer d’outils de communication interne innovants et efficaces. En effet, avec le développement du télétravail, il n’est pas toujours évident d’échanger avec les différentes équipes de l’entreprise, voire au sein même de votre équipe. Grâce aux différents moyens de communication interne, vous pouvez disposer d’un support pratique pour un meilleur travail d’équipe. Ces outils peuvent également remplacer les moyens de communication traditionnels comme le téléphone ou les e-mails.
Quel outil choisir pour améliorer la communication interne ?
Différentes solutions sont à votre disposition pour améliorer la communication interne de votre entreprise. Vous pouvez opter pour une messagerie professionnelle pour accélérer les échanges. Les outils de visioconférence comme Zoom permettent quant à eux d’organiser des réunions avec des collaborateurs travaillant depuis chez eux ou depuis des bureaux dans le monde entier. Des outils pour faciliter la gestion de projets existent également, comme les supports de partage de documents et de travail collaboratif.
Quels sont les avantages d’un outil de communication interne ?
Un outil de communication interne présente de nombreux avantages par rapport aux supports de communication plus traditionnels.
Des réponses rapides
Les collaborateurs répondent généralement plus rapidement aux messages reçus sur leur messagerie instantanée professionnelle qu’aux e-mails, améliorant ainsi la communication au sein de l’entreprise.
Une grande accessibilité
Les outils pour améliorer la communication interne sont accessibles depuis tous les appareils portables, permettant ainsi de travailler à distance, ou même dans les transports.
Comment choisir le bon outil de communication interne ?
Pour choisir l’outil de communication interne le plus adapté à votre entreprise, il faut tenir compte de plusieurs critères, tels que la stratégie et la culture d’entreprise, la taille de votre entreprise ou de vos équipes ou encore la nature des projets que vous devez mener. Ainsi, si plusieurs personnes doivent travailler sur un même document, un outil de travail collaboratif est tout à fait indiqué, tandis qu’un support pour passer des appels tel que Zoom est plus approprié pour organiser des réunions avec des collaborateurs à distance.
Quels sont les différents types d’outils de communication interne ?
Il existe différents types de solutions de communication interne, selon vos besoins.
Les outils de visioconférence
Ils permettent de discuter entre collaborateurs, mais aussi d’inviter des personnes extérieures.
Les messageries professionnelles
Elles présentent un système de canaux pour pouvoir échanger facilement entre collaborateurs travaillant sur un même projet.
Les applications de partage de documents
Dropbox permet de déposer, modifier, télécharger et partager des documents au sein d’une entreprise.
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