Productivité

5 outils de communication essentiels dans l’entreprise

Oubliez les anciennes méthodes de communication au travail et faites entrer votre entreprise dans le 21e siècle

Auteur : Minda Honey1er mars 2019Illustration par Josh Holinaty

Nous sommes réunis ici aujourd’hui pour mettre de côté tous les outils de communication qui ne sont plus capables de répondre aux besoins croissants de nos environnements de travail. En effet, selon l’étude « Future of Work » (« L’avenir du travail ») réalisée par Slack, les collaborateurs préfèrent largement les outils qui leur permettent de communiquer rapidement : 80 % d’entre eux aimeraient que leurs collègues répondent aux e-mails le plus rapidement possible. Et alors que le nombre de travailleurs à distance et indépendants ne cesse d’augmenter, les outils de communication doivent être accessibles partout depuis un ordinateur portable.

Faites un pas vers l’avenir du travail grâce à ces outils de communication

Adopter des outils de communication avancés sur votre lieu de travail est plus facile que vous ne le pensez. Même si leurs offres sont plus complexes, les outils sont devenus plus conviviaux dans leur conception. Il suffit pour s’en convaincre de jeter un œil à toutes les technologies présentées sur cette publicité de RadioShack de 1991, aujourd’hui remplacées par les cinq outils de communication suivants.

1. Mieux qu’un appel téléphonique : Zoom

Vous avez beau avoir un téléphone sur votre bureau, vous êtes probablement un peu surpris à chaque fois qu’il sonne, et vous ne pensez sûrement pas toujours à l’utiliser lorsque vous avez besoin de contacter un collègue. Qui mémorise encore des numéros de téléphone de nos jours ?

Pour communiquer avec vos collègues internes et externes, pensez à la plateforme de visioconférence gratuite Zoom. Cet outil vous permet de programmer des visioconférences ou d’en rejoindre en utilisant une URL dédiée.

Vous pouvez également enregistrer votre appel, effectuer des appels par téléphone, ou encore couper les micros des autres participants. La version payante vous permet de stocker vos appels enregistrés sur le cloud et de profiter de la fonction de transcription automatique.

Vous pouvez utiliser Zoom sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone mobile. Cet outil aide les travailleurs à distance à se sentir entendus et leur offre un moyen plus simple et plus fiable de communiquer entre collègues lorsqu’ils ne peuvent pas se rencontrer en personne.

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Installez Zoom dans Slack
  • Lancez une réunion vidéo via la commande /zoom
  • Obtenez le résumé et l’enregistrement des réunions
  • Faites l’expérience du partage d’écran et d’un ensemble complet de fonctionnalités pour la collaboration
Remarque : certaines intégrations sont disponibles en anglais uniquement

2. Mieux qu’un classeur : Dropbox

Hier encore, la documentation au bureau se résumait souvent à un tas de classeurs remplis et empilés partout où il y avait de la place. Aujourd’hui, les salariés peuvent compter sur le système de gestion des connaissances Dropbox.

Dropbox est une plateforme sécurisée qui vous permet de rechercher, d’utiliser et de transférer des fichiers. Vous pouvez définir des autorisations afin que seul un nombre restreint d’individus puisse accéder à un dossier spécifique, ajouter des commentaires aux fichiers, ou encore suivre les modifications apportées en consultant l’historique du dossier.

Dropbox propose également de nouveaux services, comme Showcase, qui permet de partager son travail avec les clients, et Paper, qui permet de travailler à plusieurs en temps réel sur un projet. De quoi permettre aux bureaux modernes d’optimiser leurs efforts en matière de collaboration.

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Installez Dropbox dans Slack
  • Importez des fichiers Dropbox dans Slack pour pouvoir partager votre travail et collaborer avec votre équipe
  • Les fichiers importés sont automatiquement mis à jour lorsque le fichier Dropbox correspondant est mis à jour
  • Les fichiers importés peuvent être consultés, partagés et stockés dans votre compte Dropbox
Remarque : certaines intégrations sont disponibles en anglais uniquement

3. Mieux qu’un calendrier mural : Airtable

Parfois, la collaboration sur un projet et la gestion des échéances peuvent représenter plus de travail que le projet en lui-même, sans parler des efforts qui doivent être déployés pour garder toute l’équipe coordonnée. Les calendriers muraux ne permettent pas de gérer autant d’informations en un seul endroit.

C’est là qu’Airtable peut vous aider. Associez une feuille de calcul à une base de données, ajoutez d’autres outils de travail à votre disposition, et vous obtenez Airtable. Cette solution propose plusieurs modèles pour vous lancer, en fonction du projet sur lequel vous travaillez. Vous pouvez affecter des tâches aux membres de l’équipe, visualiser le projet dans une vue de calendrier, ou encore stocker des images et d’autres fichiers utiles.

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Installez Airtable dans Slack
  • Utilisez Airtable pour partager les formulaires d’enquête, suivre les idées et gérer les contacts
  • Airtable s’intègre de manière transparente à Slack pour afficher automatiquement un message lorsque quelqu’un apporte des modifications à votre base de données
  • Commencez avec une variété de modèles ou assemblez facilement votre propre mise en page à partir de zéro
Remarque : certaines intégrations sont disponibles en anglais uniquement

4. Mieux qu’une boîte à idées : OfficeVibe

Notre étude « Future of Work » met en lumière un autre élément dont les collaborateurs aimeraient davantage profiter sur leur lieu de travail : la transparence. Et il ne s’agit pas de supprimer les panneaux entre les postes de travail dans l’open space.

Aujourd’hui, il ne suffit plus d’envoyer un e-mail signé par le PDG ou de lancer un sondage au sein de l’entreprise pour satisfaire les salariés. Les collaborateurs qui partagent leurs avis et leurs préoccupations veulent savoir ce que fait leur entreprise et si elle respecte ses valeurs fondamentales.

Les ressources humaines et les chefs d’équipe peuvent utiliser OfficeVibe pour stimuler l’engagement des collaborateurs. Profitez d’une vision claire de ce qui se passe réellement sur votre lieu de travail, faites le point sur la situation, et mettez en œuvre des changements grâce aux outils de sondage et d’analyse d’OfficeVibe. Les salariés peuvent envoyer leurs commentaires de manière anonyme, et vous pouvez personnaliser le logiciel en fonction des besoins de votre entreprise.

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Installez Leo (le bot Officevibe) dans Slack
  • Mesure la satisfaction de l’équipe en temps réel grâce à ses enquêtes d’opinion hebdomadaires
  • Partage les réactions anonymes des employés avec les responsables sur un canal privé
  • Alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils reçoivent des félicitations
Remarque : certaines intégrations sont disponibles en anglais uniquement
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5. Mieux qu’une imprimante : Scannable

Une machine tout-en-un de type imprimante-photocopieur-scanner-fax peut engendrer des frais importants, sans compter son encombrement dans votre bureau.

Scannable d’Evernote vous permet d’utiliser votre smartphone ou votre tablette comme un scanner pour numériser des documents, des reçus et des cartes de visite. Les images sont impeccables, et c’est aussi simple que de prendre une photo.

Vous pouvez numériser plusieurs pages à la fois avant de choisir de stocker ou d’envoyer votre document. Vous pouvez ensuite partager votre fichier par e-mail, via Google Drive, par messagerie instantanée ou même sur les réseaux sociaux. De plus, Scannable est entièrement intégré à Evernote, ce qui signifie que toutes vos numérisations sont sauvegardées dans votre compte Evernote.

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Installez Evernote dans Slack
  • Prenez des notes rapidement dans Slack qui se synchroniseront automatiquement dans Evernote
  • Ajoutez des commentaires aux notes et copiez vos conversations Slack dans Evernote
  • Trouvez et partagez vos notes d’Evernote dans les canaux Slack
Remarque : certaines intégrations sont disponibles en anglais uniquement

 

Que vous souhaitiez jeter votre téléphone de bureau ou faire le ménage dans vos tiroirs envahis par les classeurs, vous pouvez faire confiance à ces outils de communication pour moderniser votre environnement de travail. Vos collègues (dans leurs bureaux tout propres) vous remercieront !

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