Collaboration

La communication interne est l’affaire de tous

Une solide stratégie de communication interne est indispensable pour qu’une équipe développe un niveau de performance élevé

Auteur : Lauren Johnson27 mars 2019Illustration par Wenting Li

Supposons que vous assistiez à une réunion générale classique. Certains salariés peuvent prendre des notes et poser des questions, tandis que d’autres arrivent en retard, pour finir le nez plongé dans leur téléphone pendant toute la réunion. Si vous occupez un poste à responsabilités, il n’y a rien de plus frustrant que de voir leurs écrans s’allumer inopinément dans la salle. Mais si vous êtes un salarié, vous pouvez facilement vous laisser distraire dès que les discussions ne concernent pas votre travail quotidien. Et ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres qui prouve que la communication interne sur le lieu de travail se dégrade.

La communication interne concerne toute communication professionnelle échangée au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’annonces générales ou de conversations entre collègues. En considérant la communication interne comme une stratégie d’entreprise et non une responsabilité à la charge d’un salarié ou d’un service, votre entreprise pourra alors gérer des points structurels sensibles et instaurer une culture de confiance, de transparence et de cohésion.

Comme l’écrivent James Harter et Amy Adkins de la société Gallup dans la revue Harvard Business Review : « La communication est généralement à la base de toute relation saine, notamment entre un salarié et son responsable. Des communications régulières, qu’elles aient lieu en tête-à-tête, par téléphone ou par e-mail, entraînent un niveau d’engagement supérieur. » Des salariés plus impliqués sont aussi plus rentables. Gallup a récemment découvert que les entreprises dont les effectifs sont particulièrement engagés surpassent leurs pairs de 147 % en termes de bénéfices par action.

La bonne nouvelle est que chacun, sans exception, peut jouer un rôle dans la création d’une culture d’entreprise basée sur un communication ouverte.

Une stratégie de communication interne solide commence par un partage en toute transparence de l’information de la part de l’équipe dirigeante, comme le montre cette image d’avions en papier volant dans le même sensL’équipe dirigeante à la source d’une stratégie de communication interne solide

Votre service des ressources humaines et le personnel de direction peuvent communiquer quotidiennement avec vos collaborateurs, mais ces derniers souhaitent aussi pouvoir communiquer avec l’équipe dirigeante. L’organisation de réunions et l’envoi de bulletins d’informations en interne permettent de communiquer efficacement des annonces, mais peuvent établir une certaine distance si vous les utilisez exclusivement pour contacter vos salariés.

Chacun souhaite être apprécié à sa juste valeur, alors en matière de communication interne, l’accessibilité, la visibilité et la transparence sont vos maîtres-mots. Voici donc quelques conseils à ne pas oublier.

Soyez la source de toute annonce importante

Vous ne devez jamais laisser une source externe (presse ou réseaux sociaux) informer vos collaborateurs d’une annonce importante, telle qu’une fusion ou un changement d’équipe dirigeante. La mise au point d’un plan de communication avant tout changement important vous permettra de garder la confiance de vos effectifs et de favoriser son acceptation au sein de l’entreprise. L’étude Slack intitulée « Future of Work » (Le monde professionnel de demain) a démontré que les salariés attachent beaucoup d’importance à la transparence en général : 80 % d’entre eux souhaitent être mieux informés du processus décisionnel des dirigeants de leur entreprise.

Personnalisez vos bulletins d’informations

Un e-mail bien présenté fait toujours bonne impression, mais son contenu est tout aussi important. Les actualités doivent être brèves et concises et n’utiliser des acronymes ou du jargon technique que quand c’est indispensable. Pensez aussi à parler de vous. Posez-vous des questions du type :

  • Qu’est-ce qui vous donne le sourire à l’heure actuelle ?
  • Comment pouvez-vous féliciter des salariés et des équipes pour leur travail exceptionnel ?
  • Quel est votre parcours professionnel ? Pouvez-vous mettre en relation une expérience de votre vie personnelle ou professionnelle avec les actualités de votre entreprise ?

Veillez à ce que vos salariés sachent quand et comment poser des questions et poursuivre la conversation.

Améliorez votre système de gestion des connaissances

Les équipes peuvent-elles trouver facilement les informations dont elles ont besoin pour faire correctement leur travail ? Ou est-ce que les documents et rapports de réunions sont noyés dans des systèmes de dossiers électroniques organisés comme des poupées russes ? Si la recherche et le partage d’informations sont des points sensibles dans votre entreprise, envisagez alors d’évaluer l’utilité de votre système de gestion des connaissances actuel.

Les directeurs peuvent encourager une meilleure communication interne entre les membres de l’équipe en s’adressant à eux de manière transparente et en reconnaissant les bonnes pratiques au sein d’un espace publicDirecteurs : garder les lignes de communication ouvertes

Si vous êtes un directeur, le flux de travail de votre équipe n’a aucun secret pour vous et vous êtes le premier à en apprécier l’utilité. Vous pouvez également dynamiser les communications internes en échangeant des commentaires avec vos collègues.

Comme l’a écrit Jacob Morgan, auteur à succès, dans son livre intitulé « The Employee Experience Advantage » (L’avantage de l’expérience employé) : « Il existe encore des entreprises dans le monde qui ne demandent tout simplement pas à leurs salariés de faire le moindre commentaire, de suggérer des idées ou encore moins de partager leurs opinions. Souvent, lorsque les salariés de ce genre d’entreprise prennent la parole, ils sont tout de suite limités par la paperasse et les politiques de l’entreprise. »

En maintenant des lignes de communication ouvertes entre vous et vos collaborateurs, ces derniers se sentiront respectés et souhaiteront alors contribuer au succès durable de votre entreprise. Voici comment procéder.

Organiser régulièrement des réunions en tête-à-tête

C’est l’occasion idéale pour obtenir l’avis honnête de chacun de vos salariés. Découvrez ce qu’ils apprécient et ce qui leur déplaît et identifiez tout obstacle qui peut être supprimé. Veillez à organiser régulièrement des réunions pour renforcer la confiance auprès de vos salariés plus timides, qui peuvent avoir des idées judicieuses en dehors des sessions de travail en groupe.

Organiser stratégiquement vos réunions

C’est un fait, nombre de salariés n’apprécient guère les réunions d’équipes. Mais parfois, c’est la meilleure solution pour prendre une décision. Avant de planifier votre réunion, définissez et communiquez un ordre du jour pour qu’elle puisse se dérouler dans le temps imparti et donnez aux participants toutes les informations nécessaires pour s’y préparer à l’avance.  Une fois la réunion terminée, envoyez un message de suivi contenant les points d’action et les notes prises lors de la réunion.

Faciliter la présentation d’idées

Ed Catmul, cofondateur de Pixar, a révélé à Slack avoir remarqué une tendance pour le moins curieuse qui a pris de l’ampleur parallèlement au développement des studios d’animation : les salariés craignaient de plus en plus de présenter leurs idées. Ed Catmul pensait que les attentes élevées des studios eux-mêmes, ainsi que de leur structure hiérarchique en pleine expansion, étaient à l’origine de cette méfiance.

Il a alors trouvé des solutions pour gommer toute relation hiérarchique pendant les sessions de réflexion de Pixar, afin que les membres de l’équipe, quels que soient leurs postes, puissent présenter leurs idées sans ressentir la moindre pression. En donnant à chacun l’opportunité de partager librement ses idées, vous montrerez que vous les soutenez dans cette démarche, que vous appréciez leurs points de vue et peut-être même que de ces échanges naîtra le prochain grand succès des studios Pixar. 

Féliciter les salariés pour leur travail

Veillez à faire preuve de bienveillance avec des commentaires positifs. Un message de félicitations disponible dans un document partagé ou sur une plateforme numérique permettra à vos collaborateurs de se sentir particulièrement valorisés, car un document écrit a un impact considérable au sein des différentes équipes et des instances dirigeantes.

Plusieurs avions en papier volant les uns autour des autre : une représentation de la fluidité, de la régularité de la communication interne et de l’échange d’informations entre les salariés.Le partage transparent d’informations, à la portée de tous les salariés

En tant que salarié, vous êtes le porte-parole de votre entreprise. Si cela sonne comme une tâche importante, c’est parce que c’en est une. Rita Linjuan Men, professeure agrégée attachée au département des relations publiques de l’université de Floride, déclare : « La manière dont les salariés perçoivent leur entreprise et les propos qu’ils tiennent en public à son égard sont généralement plus crédibles et véhiculent une image de l’entreprise qui va conditionner les opinions des partenaires externes. C’est pourquoi nous affirmons que les salariés sont les garants de la réputation de leur entreprise. »

La bonne santé de votre entreprise repose sur la qualité de votre travail. Voici quelques suggestions pour vous aider à instaurer une culture basée sur la transparence et le partage d’informations :

Parler honnêtement des points forts et des points faibles de l’entreprise

Vous sentez-vous soutenu ou livré à vous-même ? Quels projets vous motivent ? Vous pouvez initier des conversations honnêtes sur votre travail avec votre directeur. Alison Green, rédactrice du magazine en ligne Slate et auteure du livre intitulé Managing to Change the World (Diriger pour changer le monde), recommande de mettre en place avec votre directeur un système de communication qui soit efficace pour tous les deux. « Une fois votre système établi, veillez à son bon fonctionnement. Par exemple, si votre directeur annule une réunion, prenez l’initiative de la reprogrammer. »

Privilégier clarté et symbiose au quotidien

La communication interne consiste à partager des informations à tous les niveaux hiérarchiques, même des échanges quotidiens avec les membres de votre équipe. Voici quelques suggestions pour aider votre équipe à maintenir le cap que vous aurez fixé :

  • Documentez toute décision et processus dans un emplacement partagé, comme une plateforme numérique ou un dossier librement accessible.
  • Vous aimez faire des listes de tâches ou utiliser d’autres supports pour gérer vos projets ? Aidez les membres de votre équipe : n’hésitez pas à créer et à partager des documents qui vont permettre à votre équipe de rester informée et en parfaite symbiose.
  • Vous venez tout juste de terminer un projet ? Qu’est-ce qui a bien et moins bien fonctionné cette fois-ci ? Demandez à vos collègues de vous répondre honnêtement afin que vous puissiez tous vous améliorer.
  • Réservez du temps pour vous consacrer pleinement à des projets qui réclament toute votre attention. Si un délai a été préalablement fixé, organisez votre planning afin d’y travailler personnellement et veillez à en informer les membres de votre équipe.

Partager votre expertise

Quelles sont les compétences et connaissances personnelles que vous pouvez partager avec vos collègues ? Ne soyez pas si modeste, nous avons tous quelque chose à apprendre aux autres. Si vous avez une compétence spécifique ou des connaissances à partager, rédigez des articles pour les blogs internes, les bulletins d’informations, les déjeuners de travail ou votre plateforme numérique. Le partage de connaissances contribue à votre propre développement professionnel, mais il renforce aussi les liens entre les membres de votre équipe et l’efficacité au sein de votre environnement de travail. Beaucoup de salariés apprécient de se sentir intégrés à une équipe ou une communauté et de partager des informations qui contribuent à rapprocher différents services et à renforcer la cohésion.

La communication interne est l’affaire de tous

Contrairement aux idées reçues, les services de ressources humaines ou de communication n’ont pas la responsabilité exclusive de la communication interne car, dans ce domaine, tout le monde a un rôle à jouer. C’est pourquoi la création d’une culture d’entreprise mêlant confiance, transparence et respect encourage chacun à partager des informations et à communiquer avec les autres.

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