社内コミュニケーション改善のために各自が今すぐできること

社内コミュニケーションとは、組織内で生じる仕事関連のコミュニケーション全般を指します。それは会社全体のアナウンスから同僚間の会話まで、多岐にわたります。社内コミュニケーションを個人や部門の責任ではなく、会社全体の戦略だと考えることは、組織が構造的な問題点に対処し、信頼や透明性、結束の文化を築くのに役立ちます。

Gallup の James Harter と Amy Adkins は Harvard Business Review でこう述べています。「コミュニケーションは、たいていあらゆる健全な関係の基盤となります。メンバーとマネージャーの関係も例外ではありません。対面、電話、デジタルなど手段を問わず、一貫性のあるコミュニケーションは、より高いエンゲージメントにつながるのです」。 また、高いエンゲージメントは利益につながることもわかっています。Gallup の最近の発表では、非常に熱心なメンバーのいる企業は 1 株あたりの利益が 147% 高いことがわかりました。

嬉しいことに、職場でオープンなコミュニケーションの文化を作り出す点で、役割のない人は 1 人もいません。どんな立場の人もそれぞれできることがあるのです。

強力な社内コミュニケーション戦略はリーダーシップから

人事部や管理職はメンバーと日常的にコミュニケーションを取っているかもしれませんが、メンバーが期待するのは、リーダーシップとの双方向のコミュニケーションです。全社会議や社内メルマガは情報を伝えるためのいい方法ですが、メンバーとやり取りするための主な手段がメルマガだけでは、ちょっと距離がある印象を与えるかもしれません。

誰もが評価されたいと思うものです。社内コミュニケーションに関して言えば、近づきやすさ、認知度、透明性がそれを実現するためのキーワードとなります。ここでいくつか考えておきたい点を紹介します。

主要なアナウンスはどこよりも先に自社で発信する

合併やリーダーシップの変更などの大きな発表事項について、メンバーが最初に知ったのが外部のソース（ニュースやソーシャルメディアなど）だった、というのは絶対に避けたいもの。大規模な変更が行われる前にコミュニケーション計画を立てておけば、メンバーの信頼を失わず、会社への支持も上がります。Slack が行った調査「Future of Work」では、ナレッジワーカー（知的労働者）のほとんどが透明性を重視していることがわかりました。働いている人の 80% は、リーダーが組織内で決定を下す方法をもっと詳しく知りたいと思っています。

メルマガに個人的な要素を加える

美しい体裁のメールは誰もが高く評価しますが、コンテンツについて考えることも同じく重要です。状況を共有する時は、略語や専門用語を最小限に抑え、パッと見て理解できるようにしましょう。また共有内容に個人的な要素を入れることもおすすめです。次のような観点を考えてみましょう。

• 今、楽観的に感じていることは？
• とてもよい仕事をしているメンバーやチームを褒めるには？
• あなた自身のストーリー。プライベートや仕事上の経験から、現在につながることは？

また、メンバーが質問したり会話したりしたい場合に備えて、その時間や方法などの情報も忘れずに入れておきましょう。

ナレッジマネジメントシステムを改善する

チームはよい仕事をするために必要な情報を簡単に探し出せますか？それとも、文書や議事録がどこのフォルダにあるかわからないマトリョーシカ状態でしょうか？情報へのアクセスや共有が組織内で課題になっているなら、現在のナレッジマネジメントシステムがうまく機能しているか再検討してください。

マネージャーはいつでもコミュニケーションが取れるようにしておく

マネージャーであれば、チームのワークフローをよく把握し、チームの声を代弁できる最適なポジションにいると言えます。また、同僚のフィードバックを求めて行動することで、社内コミュニケーションを促進することもできるでしょう。

ベストセラー作家の Jacob Morgan は『The Employee Experience Advantage』でこう書いています。「世界を見渡すと、メンバーにフィードバックやアイデアを求めたり、意見を共有したりすることを単に奨励しない組織がまだあります。こうしたタイプの組織では、発言するメンバーは多くの場合、官僚主義やオフィスの権力闘争につぶされてしまいます」。

マネージャーとメンバーがいつでもコミュニケーションが取れるようにしておけば、誰もが尊重されていると感じ、組織の長期的な成功に貢献したいと思うようになります。その方法は次のとおりです。

定期的に 1 対 1 で話し合う

メンバーから誠実なフィードバックが得られるチャンスです。うまくいっているもの、うまくいっていないもの、取り除ける障害を特定しましょう。こうした機会を継続的に持つことは、特に内向的なメンバーとの信頼を築くのに重要です。

会議を戦略的に計画する

メンバーはたいていチーム会を嫌がります。とはいえ何かを決めたい時、顔と顔を合わせることがベストな場合もあります。そこで会議を計画する前に、スケジュールどおりに進めるための議題を設定して共有し、参加者が事前に準備できるよう必要な情報を提供しましょう。 その後、やるべきことと議題を含むフォローアップメッセージを送信します。

アイデアを提案しやすくする

Pixar の共同設立者である Ed Catmul は以前、アニメーションスタジオの成功が拡大するにつれて気になる傾向が生じたと Slack で語っています。それは、メンバーがアイデアを提案することを恐れるようになったということです。この問題は、スタジオが設定した高い水準と、複雑な縦社会に起因する、と Catmull は考えました。

彼は、Pixar のブレインストーミング会議から権力構造を取り除くことで、あらゆるレベルのチームメンバーがアイデアをもっと自由に言えるようにしました。誰でも自由にアイデアを共有する機会を与えることで、心理的安全性を高めてメンバーの視点を大切にしていることを示せるだけでなく、さらに次のヒット作を生み出すきっかけにさえなるでしょう。 

優れた仕事を評価する

ポジティブなフィードバックを出し惜しみしないこと、これを自分の定石にしましょう。共有したドキュメントやデジタルハブ上で褒め言葉を伝えると、メンバーは特に高く評価されたと感じるものです。チーム全体がその様子を見て、上司にも成功が伝わるからです。

誰もが透明性の高い情報共有文化作りに貢献できる

メンバーは、自分の会社に関して対外的にポジティブな発信をする立場です。難しいと感じるとしても、そうあるべきです。フロリダ大学広報学部の准教授である Rita Linjuan Men はこう述べています。「メンバーが会社について感じているもの、彼らが公に発言することは、しばしば信頼性の高いものとして認識され、外部の利害関係者が会社をどのように見るかの基礎となります。つまり、長く続いている評判のよい組織は内部から作られていると言えるのです」。

あなたの仕事がうまくいけば、あなたの会社もよい方向に進みます。そこで、透明性の高い情報共有文化作りに役立つ方法を紹介します。

うまくいっているものとそうでないものについて正直に言う

あなたはサポートを受けていますか？それとも放っておかれている？どのプロジェクトが好きですか？メンバーには、自分の仕事について上司に正直な気持ちを伝える権利があります。Slate のライターで『Managing to Change the World』の著者である Alison Green は、マネージャーと協力して、双方に役立つコミュニケーションシステムを作ることをすすめています。「システムができたら、それに沿って行動するようにしましょう。例えば、マネージャーが会議をキャンセルしたら、メンバーが率先して予定を変更するなどです」。

日常業務の明確さと連携を目指して努力する

社内コミュニケーションには、あらゆるレベルでの情報共有があります。そのなかには、チームメンバーと日々の話し合いも含まれます。そこでチームがいつも正しい方向に向かうために役立つ方法を紹介しましょう。

• 誰でも簡単にアクセスできるデジタルハブやフォルダなど、共有スペースで決定とプロセスを文書化する
• チェックリストやほかのプロジェクト管理資料の作成が得意なら、チームが必要な情報を手に入れて連携しやすくなるようなドキュメントを作って共有する
• プロジェクトが完了したら、うまくいったものとそうでなかったものを振り返る。毎回同僚 1 人 1 人に率直なフィードバックを求めて、一緒に改善できるようにする
• 集中力が必要なプロジェクトに打ち込む時間を確保する。期限が迫っている場合は、その時間をカレンダーに入力してほかのメンバーにわかるようにする

専門知識を共有する

同僚に共有すべき自分のスキルや考えは何でしょうか？遠慮はいりません。どんな人にもあるからです。その特別なスキルやインサイトを見つけたら、社内ブログ、メルマガ、ランチミーティング、デジタルハブなど、共有できる場を探してください。知識の共有によって、自分自身がプロとして成長できるのはもちろん、自分のチームを強化して職場環境をよりよくすることができます。チームやコミュニティの一員であることを大切にしている人は多いので、情報を共有すれば、部門の垣根を越えてつながり、結束力を高めることができます。

社内コミュニケーション改善のために各自が今すぐできること

一般的に社内コミュニケーションとは、人事部やコミュニケーション部門の責任だと考えられがちです。しかし、実際は誰もが果たすべき役割を持っています。1 人 1 人が情報を共有し、互いにコミュニケーションを取り合えば、最終的には職場での信頼や透明性や尊重し合う文化の構築につながります。