Zusammenarbeit

Interne Kommunikation geht alle etwas an

Eine solide interne Kommunikationsstrategie ist die Grundlage für leistungsstarke Teams

Autor: Lauren Johnson27. März 2019Illustration von Wenting Li

Stellen wir uns ein typisches Meeting vor. Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen Notizen und stellen Fragen, während andere zu spät kommen und dann nur auf ihr Telefon starren. Als Führungskraft kann es frustrierend sein, das verdächtige elektronische Leuchten im Raum zu beobachten. Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter schaltet man schnell ab, wenn die Informationen nicht für die tägliche Arbeit relevant sind. Und das ist nur ein Beispiel, wie die interne Kommunikation bei der Arbeit scheitern kann.

Bei der internen Kommunikation handelt es sich um jede Art von arbeitsbezogener Kommunikation in einem Unternehmen – von unternehmensweiten Ankündigungen bis hin zu Gesprächen unter Kolleginnen und Kollegen. Die Betrachtung interner Kommunikation als unternehmensweite Strategie statt als Verantwortlichkeit einer Einzelperson oder Abteilung kann dazu beitragen, dass dein Unternehmen strukturelle Probleme angeht und eine Kultur des Vertrauens, der Transparenz und des Zusammenhalts schafft.

James Harter und Amy Adkins von Gallup schreiben in der Harvard Business Review: „Kommunikation ist oft die Basis jeder gesunden Beziehung, einschließlich der zwischen Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern und Vorgesetzten. Konsistente Kommunikation – ob persönlich, über das Telefon oder elektronisch – ist mit größerem Engagement verbunden.“ Größeres Engagement ist ferner gut für die Zahlen. Gallup hat kürzlich herausgefunden, dass Unternehmen mit sehr engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern andere Unternehmen beim Gewinn je Aktie um 147 % übertreffen.

Die gute Nachricht ist, dass bei der Schaffung einer offenen Kommunikationskultur alle eine Rolle spielen kann.

Eine starke interne Kommunikationsstrategie beginnt mit der transparenten Weitergabe von Informationen durch die Führungsriege, wie in diesem Bild von Papierfliegern dargestellt, die in dieselbe Richtung fliegenEine starke interne Kommunikationsstrategie beginnt bei der Führungsriege

Personalabteilung und Führungskräfte kommunizieren unter Umständen täglich mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber diese erwarten dennoch eine Kommunikation mit den Vorgesetzten, die in beide Richtungen funktioniert. Unternehmensweite Meetings und Newsletter sind eine gute Möglichkeit, Ankündigungen zu kommunizieren, aber wenn dies der primäre Kommunikationskanal mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist, wirkt das möglicherweise etwas distanziert.

Alle möchten sich wertgeschätzt fühlen. Wenn es also um die interne Kommunikation geht, sind Erreichbarkeit und Transparenz die Zauberworte. Hier sind einige wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten.

Stelle sicher, dass wichtige Ankündigungen von dir kommen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten von einer Fusion oder einem Wechsel in der Führungsriege nie zuerst durch eine externe Quelle (wie die Nachrichten oder sozialen Medien) erfahren. Die Entwicklung eines Kommunikationsplans vor einer größeren Veränderung trägt dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhalten und die unternehmensweite Akzeptanz zu steigern. Die Slack Future of Work-Studie hat ergeben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Transparenz allgemein schätzen: 80 % möchten mehr darüber wissen, wie Führungskräfte in ihrem Unternehmen Entscheidungen treffen.

Personalisiere deine Newsletter

Das Format von E-Mails ist wichtig. Genauso wichtig ist jedoch der Inhalt. Updates sollten schnell durchlesbar und präzise sein, mit einem Minimum an Akronymen und Fachbegriffen. Werde persönlich, wenn du Updates erstellst. Stelle dir Fragen wie:

  • Was macht dich gerade optimistisch?
  • Wie kannst du die Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Projekt-Teams loben, die außergewöhnliche Arbeit leisten?
  • Was ist deine Sicht der Dinge? Gibt es etwas aus deinem Privatleben oder deiner Karriere, das du mit diesem Moment in der aktuellen Phase des Unternehmens verknüpfen kannst?

Gib immer an, wann und wie deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Fragen stellen und die den Austausch fortführen können.

Verbessere dein Wissens-Management-System

Erhalten Projekt-Teams problemlos die Informationen, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu machen? Oder gehen Dokumente und Meeting-Aufzeichnungen in elektronischen Ordnersystemen verloren, die stark verschachtelt sind? Wenn das Suchen und Teilen von Informationen in deinem Unternehmen ein Problem ist, werte den Nutzen deines aktuellen Wissens-Management-Systems aus.

Führungskräfte können mehr interne Kommunikation unter den Team-Mitgliedern fördern, indem sie transparent kommunizieren und gute Ansätze in einem öffentlichen Raum anerkennenFür Führungskräfte: Haltet die Kommunikationskanäle offen

Als Führungskraft hast du umfassende Einblicke in den Workflow deines Projekt-Teams und bist in einer guten Position, dich für es einzusetzen. Du hast auch die Möglichkeit, die interne Kommunikation durch Einholen des Feedbacks deiner Kolleginnen und Kollegen und die Reaktion darauf zu optimieren.

Bestseller-Autor Jacob Morgan schreibt in The Employee Experience Advantage: „Es gibt immer noch Unternehmen auf der ganzen Welt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach nicht um Feedback oder Ideen bitten oder sie ermutigen, ihre Meinung zu äußern. Wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesen Unternehmen zu Wort melden, stehen ihnen Bürokratie und Büroalltag im Weg.“

Durch Offenhalten der Kommunikationskanäle zwischen dir und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fühlen sich alle respektiert und möchten zum langfristigen Erfolg der Organisation beitragen. Und so funktioniert es:

Führe regelmäßig Einzelgespräche

Dies ist deine Gelegenheit, von deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ehrliches Feedback zu erhalten. Finde heraus, was für sie funktioniert und was nicht und welche Hindernisse du aus dem Weg räumen kannst. Feste Meetings sind besonders wichtig, um bei introvertierten Kolleginnen und Kollegen, die ihre Gedanken nicht bei Gruppenarbeitssitzungen teilen, Vertrauen aufzubauen.

Plane Meetings strategisch

In der Tat mögen viele Team-Meetings nicht, aber manchmal ist ein persönliches Gespräch die beste Möglichkeit, zu einer Entscheidung zu gelangen. Lege vor dem Planen eines Meetings eine Agenda fest, teile sie, damit das Meeting planmäßig stattfindet, und stelle den Teilnehmerinnen und Teilnehmern rechtzeitig Informationen bereit, damit sie sich vorbereiten können.  Sende anschließend eine Follow-up-Mitteilung mit den offenen Punkten und dem Meeting-Protokoll.

Erleichtere das Einbringen von Ideen

Ed Catmull, Mitbegründer von Pixar, hat mit Slack über einen kuriosen Trend gesprochen, den er beobachtet hat, als das Animationsstudio erfolgreicher wurde: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten Angst, ihre Ideen einzubringen. Catmull hatte den Verdacht, dass diese Zurückhaltung auf die hohe Messlatte zurückzuführen war, die das Studio selbst gelegt hatte, sowie auf die zunehmend hierarchische Struktur.

Die Machtstruktur sollte bei den Brainstorming-Meetings von Pixar keine Rolle mehr spielen, damit sich Team-Mitglieder aller Positionen beim Einbringen von Ideen wohler fühlten. Wenn alle die Möglichkeit haben, ihre Ideen zu teilen, erhöht dies die psychologische Sicherheit. Zeige also, dass du die Meinung deines Projekt-Teams schätzt, und ebne vielleicht sogar den Weg zum nächsten Blockbuster. 

Erkenne hervorragende Arbeit an

Gib oft positives Feedback. Das Festhalten von Lob in einem geteilten Dokument oder digitalen Hub kann dazu beitragen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich besonders geschätzt fühlen, da Dokumentation zwischen Projekt-Teams die Transparenz steigert und Erfolge an die obere Führungsetage kommuniziert.

Eine Reihe von Papierfliegern, die umeinander herumfliegen, eine Darstellung der fließenden, konsistenten internen Kommunikation und des Informationsaustauschs zwischen MitarbeiternAlle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zu transparentem Wissensaustausch beitragen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die Fürsprecher des Unternehmens. Das klingt nach einer anspruchsvollen Aufgabe, und das ist es auch. Rita Linjuan Men, Associate Professor in der Abteilung Public Relations der University of Florida, sagt: „Welche Meinung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Unternehmen haben und was sie öffentlich sagen, wird oft als glaubwürdiger wahrgenommen und bildet die Basis dafür, wie externe Interessengruppen das Unternehmen sehen. Darum sind wir der Meinung, dass der positive und bleibende Ruf eines Unternehmens von innen heraus entsteht.“

Wenn es dir gut geht, geht es deinem Unternehmen gut. Im Folgenden erfährst du, wie du zu einer Kultur der Transparenz und des Informationsaustauschs beitragen kannst.

Sei ehrlich in Bezug auf das, was funktioniert und was nicht

Wirst du unterstützt oder fühlst du dich alleingelassen? An welchen Projekten arbeitest du gerne? Du hast das Recht, mit deiner Chefin oder deinem Chef ehrliche Gespräche über deine Arbeit zu führen. Alison Green, Slate-Autorin und Autorin des Buchs „Managing to Change the World“, empfiehlt die Zusammenarbeit mit Führungskräften, um ein Kommunikationssystem zu schaffen, das für beide Seiten funktioniert. „Wenn das System etabliert ist, übernimm die Verantwortung dafür, dass es funktioniert. Wenn deine Chefin oder dein Chef ein Meeting absagt, solltest du dich um einen Ersatztermin kümmern.“

Strebe bei der täglichen Arbeit nach Klarheit und Alignment

Bei der internen Kommunikation geht es um den Informationsaustausch auf jeder Ebene – selbst tägliche Themen, die du mit Kolleginnen und Kollegen besprichst. So sorgst du dafür, dass dein Projekt-Team die richtige Richtung einschlägt:

  • Dokumentiere Entscheidungen und Prozesse an einem für alle zugänglichen Ort, wie einem digitalen Hub oder Ordner, auf den alle problemlos zugreifen können
  • Erstellst du gerne Checklisten oder anderes Material für das Projekt-Management? Teile sie mit deinen Team-Kolleginnen und -Kollegen: Zögere nicht, Dokumente zu erstellen und zu teilen, die dein Projekt-Team informieren und auf den neuesten Stand bringen.
  • Hast du gerade ein Projekt abgeschlossen? Was hat dieses Mal gut und was nicht so gut funktioniert? Bitte deine Kolleginnen und Kollegen um ehrliches Feedback, sodass ihr alle mit der Zeit immer besser werdet.
  • Reserviere Zeit für die Projekte, die deine ungeteilte Aufmerksamkeit benötigen. Wenn du eine Deadline einhalten musst, plane separate Arbeitszeit ein und informiere deine Kolleginnen und Kollegen darüber.

Teile deine Fachkenntnisse

Welche einzigartigen Fähigkeiten und Sichtweisen sind für deine Kolleginnen und Kollegen interessant? Sei nicht bescheiden – alle haben welche. Wenn du etwas besonders gut kannst oder über spezielles Wissen verfügst, teile es in internen Blogs, Newslettern, Lunch-and-Learns oder über den digitalen Hub. Der Wissensaustausch unterstützt natürlich deine eigene berufliche Entwicklung, stärkt aber auch dein Projekt-Team und verbessert dein Arbeitsumfeld. Dies liegt daran, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es schätzen, Teil eines Projekt-Teams oder einer Community zu sein. Der Austausch von Informationen kann für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und mehr Zusammenhalt sorgen.

Interne Kommunikation geht alle etwas an

Es wird im Allgemeinen davon ausgegangen, dass die Personal- oder Kommunikationsabteilung für die interne Kommunikation verantwortlich ist, aber alle spielen dabei eine Rolle. Letztendlich basiert die Schaffung einer Kultur des Vertrauens, der Transparenz und des Respekts bei der Arbeit auf der Art und Weise, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Informationen austauschen und miteinander sprechen.

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