5 outils de communication interne essentiels en entreprise

Oubliez les anciennes méthodes de communication au travail et faites entrer votre entreprise dans le 21e siècle.

Nous sommes réunis ici aujourd’hui pour mettre de côté tous les outils de communication qui ne sont plus capables de répondre aux besoins croissants de nos environnements de travail. En effet, selon l’étude « Future of Work » (« L’avenir du travail ») réalisée par Slack, les collaborateurs préfèrent largement les outils qui leur permettent de communiquer rapidement : 80 % d’entre eux aimeraient que leurs collègues répondent aux e-mails le plus rapidement possible. Et alors que le nombre de travailleurs à distance et indépendants ne cesse d’augmenter, les outils de communication doivent être accessibles partout depuis un ordinateur portable. Il est donc indispensable de mettre en place une stratégie de communication interne afin d’améliorer l’organisation des équipes et la circulation de l’information au sein de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un outil de communication interne ?

Un outil de communication interne est un moyen permettant aux entreprises de faciliter les échanges entre les collaborateurs. Il centralise les informations essentielles et permet de communiquer de manière fluide et efficace au sein des équipes. Ces outils sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques des organisations, qu’il s’agisse de partager des documents, d’informer sur les projets en cours, ou de renforcer la culture d’entreprise. La communication interne permet non seulement de faire circuler l’information, mais aussi de créer des liens entre les collaborateurs, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance et l’esprit d’équipe.

Les outils de communication interne prennent diverses formes : des plateformes collaboratives aux intranets d’entreprise, en passant par les réseaux sociaux internes. Chacun de ces outils offre des fonctionnalités variées, telles que le partage d’informations, la gestion de tâches, ou encore la diffusion de newsletters internes. Ils peuvent aussi servir de support de communication pour les annonces de la direction, les nouvelles internes, ou encore la mise en place de sondages internes. En adoptant les bons outils, vous pouvez améliorer l’expérience collaborateur, renforcer la culture d’entreprise, et créer un environnement de travail propice à l’engagement et à la productivité.

Les types des outils de communication interne

Les entreprises disposent d’une multitude d’outils de communication interne pour répondre aux besoins spécifiques de leur organisation. Du simple intranet aux plateformes collaboratives avancées, ces outils offrent des solutions adaptées pour assurer une communication d’entreprise efficace et fluide entre les différents services.

L’intranet d’entreprise

Il s’agit d’une plateforme centrale où l’ensemble des collaborateurs peut accéder aux informations importantes, partager des documents, et participer à des forums de discussion. L’intranet permet de créer un espace de travail numérique facilitant les échanges entre les différents services. Il est souvent utilisé pour la diffusion de la newsletter interne, la publication d’articles, et l’affichage des annonces importantes.

Les réseaux sociaux d’entreprise

Ces outils permettent de renforcer la communication transversale en entreprise. Ils offrent un espace d’échanges informel où les collaborateurs peuvent partager des idées, des projets, ou des succès. Les réseaux sociaux internes, comme Slack ou Microsoft Teams, facilitent les échanges entre les collaborateurs, créent des liens et renforcent le sentiment d’appartenance. Ils sont idéaux pour mettre en place des groupes de travail, partager des actualités, et informer sur la vie au travail.

Les outils de messagerie instantanée

Les outils de messagerie instantanée permettent aux équipes de communiquer en temps réel. Ils sont essentiels pour le télétravail et les échanges rapides autour des projets en cours. Vous pouvez, par exemple, créer des canaux de communication spécifiques pour chaque département ou projet, facilitant ainsi la communication en interne et permettant de gagner du temps.

Les plateformes de gestion de projets

Ces outils collaboratifs offrent un moyen efficace de coordonner les tâches et de suivre l’avancement des projets. En centralisant les informations, ils permettent à chacun de rester informé des progrès et de collaborer plus efficacement.

Les applications mobiles

Les applications intranet mobiles permettent aux collaborateurs d’accéder aux informations et aux outils de communication en déplacement. Elles sont particulièrement utiles pour informer rapidement sur les nouveautés, diffuser la lettre d’information, ou organiser des réunions à distance.

Les newsletters internes

Elles sont un support de communication classique, mais toujours efficace. Envoyées régulièrement, elles permettent de diffuser les informations importantes, les bonnes pratiques, et de créer un lien entre la direction et les employés.

 

L’importance des outils de communication interne en entreprise

La communication interne est bien plus qu’un simple échange d’informations. Elle est au cœur de la stratégie de toute entreprise, car elle influence directement la culture d’entreprise, l’engagement des collaborateurs et la productivité des équipes.

Renforcer la culture d’entreprise

La mise en place d’outils de communication interne est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Ils jouent un rôle clé dans le renforcement de la culture d’entreprise et de la marque employeur. En facilitant les échanges entre les collaborateurs, ces outils permettent de donner la parole à chacun, favorisant ainsi une communication en interne efficace et transparente.

Améliorer l’information et la réactivité

La communication interne permet également d’informer rapidement les employés sur les changements, les nouvelles stratégies, ou les actions de communication à venir. Elle aide à créer une cohésion d’équipe, à renforcer le sentiment d’appartenance, et à encourager la participation aux projets. Par exemple, un intranet d’entreprise peut servir de centre d’aide où chacun peut trouver des réponses à ses questions, partager des suggestions, ou accéder à des ressources utiles comme le livret d’accueil pour les nouveaux collaborateurs.

Faciliter la gestion des projets

En outre, les outils de communication interne permettent de faciliter la gestion de projets et l’organisation du travail. Ils offrent un espace où les équipes peuvent échanger, collaborer sur des tâches communes, et suivre l’avancement des différents projets. Grâce à ces outils, la communication entre les différents services devient plus fluide, ce qui permet de gagner en efficacité professionnelle et en productivité.

Les avantages d’un outil de communication interne en entreprise

Adopter un outil de communication interne dans votre entreprise ne se limite pas à la diffusion d’informations. Cela apporte de nombreux avantages qui peuvent transformer la manière dont vos équipes travaillent et interagissent.

Améliorer les conditions de travail

L’utilisation d’un outil de communication interne présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, il permet d’améliorer les conditions de travail en facilitant les échanges entre les collaborateurs. En centralisant les informations et en offrant un accès facile à tous, ces outils favorisent une bonne communication interne. Ils permettent également de créer une culture d’entreprise forte en diffusant des messages clairs et en alignant les équipes autour d’un objectif commun.

Mettre en place des actions de communication ciblées

Un autre avantage majeur est la possibilité de mettre en place des actions de communication ciblées. Grâce aux outils de communication interne, vous pouvez par exemple organiser des campagnes d’information, partager des vidéos, des sondages internes, ou encore des articles sur la qualité de vie au travail. Cela contribue à informer et à fidéliser vos talents, tout en renforçant le bien-être des employés.

 

Les actions de communication ciblées peuvent inclure :

• L’envoi de newsletters internes personnalisées pour chaque département ;
• L’organisation de réunions virtuelles pour discuter des objectifs et des progrès ;
• La création de groupes de travail dédiés aux nouveaux projets.

 

Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs

De plus, un bon outil de communication interne permet d’assurer une intégration réussie des nouveaux collaborateurs. Il offre un espace d’accueil numérique où ils peuvent découvrir la culture d’entreprise, se familiariser avec les pratiques internes, et établir des liens avec leurs collègues. Des plateformes comme Slack, par exemple, permettent de créer des groupes de travail spécifiques pour les nouveaux employés, facilitant ainsi leur intégration.

Renforcer l’image de marque employeur

Enfin, l’adoption des meilleurs outils de communication interne aide à renforcer l’image de marque employeur. Une communication interne efficace démontre l’engagement de l’entreprise envers ses employés et la volonté de mettre en place un environnement de travail collaboratif et transparent. Cela contribue à améliorer l’expérience collaborateur et à fidéliser le personnel, en créant une culture d’entreprise où chacun se sent impliqué et valorisé.

Faites un pas vers l’avenir du travail grâce à ces outils de communication interne

Adopter des outils de communication interne avancés sur votre lieu de travail en entreprise est plus facile que vous ne le pensez. Même si leurs offres sont plus complexes, les outils sont devenus plus conviviaux dans leur conception. Il suffit pour s’en convaincre de jeter un œil à toutes les technologies présentées sur cette publicité de RadioShack de 1991, aujourd’hui remplacées par les cinq outils de communication suivants.

1. Mieux qu’un appel téléphonique : Zoom

Vous avez beau avoir un téléphone sur votre bureau, vous êtes probablement un peu surpris à chaque fois qu’il sonne, et vous ne pensez sûrement pas toujours à l’utiliser lorsque vous avez besoin de contacter un collègue. Qui mémorise encore des numéros de téléphone de nos jours ?

Pour établir une communication interne avec vos collègues ou les associés de votre entreprise, pensez à la plateforme de visioconférence gratuite Zoom. Ses objectifs premiers : programmer des visioconférences ou les rejoindre en utilisant une URL dédiée.

Mais vous pouvez également enregistrer votre appel, effectuer des appels par téléphone, ou encore couper les micros des autres participants. La version payante vous permet de stocker vos appels enregistrés sur le cloud et de profiter de la fonction de transcription automatique.

Vous pouvez utiliser Zoom sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone mobile. Cet outil aide les travailleurs à distance des entreprises à se sentir entendus et leur offre un moyen plus simple et plus fiable de communiquer entre collègues lorsqu’ils ne peuvent pas se rencontrer en personne.

Installez Zoom dans Slack

• Lancez une réunion vidéo via la commande /zoom
• Obtenez le résumé et l’enregistrement des réunions
• Faites l’expérience du partage d’écran et d’un ensemble complet de fonctionnalités pour la collaboration

2. Mieux qu’un classeur : Dropbox

Hier encore, la documentation dans les entreprises se résumait souvent à un tas de classeurs remplis et empilés partout où il y avait de la place. Aujourd’hui, les salariés peuvent compter sur le système de gestion des connaissances Dropbox pour une meilleure communication interne.

Dropbox est une plateforme sécurisée qui vous permet de rechercher, d’utiliser et de transférer des fichiers. Vous pouvez définir des autorisations afin que seul un nombre restreint d’individus puisse accéder à un dossier spécifique, ajouter des commentaires aux fichiers, ou encore suivre les modifications apportées en consultant l’historique du dossier.

Dropbox propose également de nouveaux services, comme Showcase, qui permet de partager son travail avec les clients, et Paper, qui permet de travailler à plusieurs en temps réel sur un projet. De quoi permettre aux bureaux modernes d’optimiser leurs efforts en matière de collaboration et d’accéder rapidement à l’information.

Installez Dropbox dans Slack

• Importez des fichiers Dropbox dans Slack pour pouvoir partager votre travail et collaborer avec votre équipe
• Les fichiers importés sont automatiquement mis à jour lorsque le fichier Dropbox correspondant est mis à jour
• Les fichiers importés peuvent être consultés, partagés et stockés dans votre compte Dropbox

3. Mieux qu’un calendrier mural : Airtable

Parfois, la collaboration en entreprise sur un projet et la gestion des échéances peuvent représenter plus de travail que le projet en lui-même, sans parler des efforts qui doivent être déployés pour garder toute l’équipe coordonnée. Les calendriers muraux ne permettent pas de gérer une information aussi abondante en un seul endroit.

C’est là qu’Airtable peut vous aider. Associez une feuille de calcul à une base de données, ajoutez d’autres outils de travail à votre disposition, et vous obtenez Airtable. Cette solution propose plusieurs modèles pour vous lancer, en fonction du projet sur lequel vous travaillez. Pour améliorer votre communication interne, vous pouvez affecter des tâches aux membres de l’équipe, visualiser le projet dans une vue de calendrier, ou encore stocker des images et d’autres fichiers utiles.

Installez Airtable dans Slack

• Utilisez Airtable pour partager les formulaires d’enquête, suivre les idées et gérer les contacts de l’entreprise
• Airtable s’intègre de manière transparente à Slack pour afficher automatiquement un message lorsque quelqu’un apporte des modifications à votre base de données
• Commencez avec une variété de modèles ou assemblez facilement votre propre mise en page à partir de zéro

4. Mieux qu’une boîte à idées : OfficeVibe

Notre étude « Future of Work » met en lumière un autre élément dont les collaborateurs aimeraient davantage profiter sur leur lieu de travail : la transparence, c’est-à-dire l’accès à l’information. Et il ne s’agit pas de supprimer les panneaux entre les postes de travail dans l’open space.

Aujourd’hui, il ne suffit plus d’envoyer un e-mail signé par le PDG ou de lancer un sondage au sein de l’entreprise pour satisfaire les salariés. Les employés qui partagent leurs avis et leurs préoccupations veulent savoir ce que fait leur entreprise et si elle respecte ses valeurs fondamentales par le biais d’une communication interne accessible.

Les ressources humaines et les chefs d’équipe peuvent utiliser OfficeVibe pour stimuler l’engagement des collaborateurs. Profitez d’une vision claire de ce qui se passe réellement sur votre lieu de travail, faites le point sur la situation, et mettez en œuvre des changements grâce aux outils de sondage et d’analyse d’OfficeVibe. Les salariés peuvent envoyer leurs commentaires de manière anonyme, et vous pouvez personnaliser le logiciel en fonction des besoins de votre entreprise.

Installez Leo (le bot Officevibe) dans Slack

• Mesure la satisfaction des équipes en temps réel grâce à ses enquêtes d’opinion hebdomadaires
• Partage les réactions anonymes des employés avec les responsables sur un canal privé
• Alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils reçoivent des félicitations

5. Mieux qu’une imprimante : Scannable

Une machine tout-en-un de type imprimante-photocopieur-scanner-fax peut engendrer des frais importants pour les entreprises, sans compter la place que cela prend dans les bureaux.

Scannable d’Evernote vous permet d’utiliser votre smartphone ou votre tablette comme un scanner pour numériser des documents, des reçus et des cartes de visite. Les images sont impeccables, et c’est aussi simple que de prendre une photo.

Vous pouvez numériser plusieurs pages à la fois avant de choisir de stocker ou d’envoyer votre document. Vous pouvez ensuite partager votre fichier par e-mail, via Google Drive, par messagerie instantanée ou même sur les réseaux sociaux. De plus, Scannable est entièrement intégré à Evernote, ce qui signifie que toutes vos numérisations sont sauvegardées dans votre compte Evernote.

Installez Evernote dans Slack

• Prenez des notes rapidement dans Slack qui se synchroniseront automatiquement dans Evernote
• Ajoutez des commentaires aux notes et copiez vos conversations Slack dans Evernote
• Trouvez et partagez l’information contenue dans vos notes d’Evernote dans les canaux Slack

Que vous souhaitiez jeter votre téléphone de bureau ou faire le ménage dans vos tiroirs envahis par les classeurs, vous pouvez faire confiance à ces outils de communication pour moderniser votre environnement de travail au sein de votre entreprise. Vos collègues (dans leurs bureaux tout propres) vous remercieront !