Communication d’entreprise : Définition, avantages et objectifs

L’information irrigue constamment votre entreprise, du nouveau collaborateur jusqu’au dirigeant. Ainsi, la fluidité de l’information impacte directement l’efficacité professionnelle et les résultats de l’entreprise. Pour cette raison, il est indispensable d’acquérir des outils de communication interne pertinents, afin d’améliorer la communication d’entreprise, favoriser la cohésion de groupe et accroître de manière importante l’engagement des collaborateurs.

Qu’est-ce que la communication d’entreprise ?

La communication d’entreprise englobe l’ensemble des formes de communication utilisées par l’organisation pour favoriser les échanges. Faire circuler l’information de manière fluide et efficace est stratégique pour la performance de l’entreprise.

• Cette communication d’entreprise peut tout d’abord être une communication externe. Elle vise alors un public extérieur. Son objectif est de soigner l’image de marque de la société et accroître les ventes. L’idée est de transmettre le bon message, au bon moment et à la bonne personne. La communication externe est souvent un outil indispensable pour le pôle marketing.
• La communication interne est quant à elle orientée vers un public interne. Dirigée vers les collaborateurs, elle permet de fournir les éléments essentiels liés au fonctionnement de l’équipe. Cette communication peut prendre diverses formes telles que la formation ou des sessions de team building. Elle est essentielle, car elle crée un sentiment d’appartenance et permet de motiver les équipes.

La communication interne permet aux entreprises de travailler en coulisse. Seule la communication entreprise en interne permet de s’assurer que tout le monde est à la page et poursuit un objectif commun. Une communication entreprise efficace :

• Donne aux salariés le sentiment d’être utile et augmente l’investissement personnel
• Clarifie le message
• Permet de tenir les engagements de l’entreprise
• Renforce l’adaptabilité de l’entreprise en temps de crise
• Favorise la transparence
• Augmente le taux de fidélisation des collaborateurs

Mais la communication en entreprise n’est pas toujours facile, surtout lorsque la majorité de vos salariés sont en télétravail. Vous devez définir une stratégie en pensant à chaque aspect, de la manière dont vous transmettez votre message aux canaux de communication entreprise que vous utilisez. Heureusement, en suivant quelques conseils simples en matière de communication au travail, il est possible de coordonner tout le monde et de s’assurer qu’aucune information n’est perdue.

Quels sont les types de communication en entreprise ?

Nous pouvons identifier principalement trois types de communication en entreprise. Comprendre leur fonctionnement et leurs atouts respectifs est idéal pour mieux communiquer avec vos collaborateurs.

La communication ascendante

Pour commencer, il y a la communication ascendante, aussi appelée communication du bas vers le haut. L’idée est alors de permettre aux collaborateurs de s’exprimer et de transmettre leurs idées vers les managers voire vers la direction. Ce mode de communication peut être très pertinent pour recueillir le ressenti des collaborateurs et améliorer ainsi les différents processus d’entreprise.

La communication descendante

Plus courante, la communication descendante (ou communication du haut vers le bas) est présente dans la majorité des sociétés. L’information circule de la direction vers les cadres, puis des cadres vers les collaborateurs. Très hiérarchisé, ce type de communication est utilisé pour fixer des objectifs clairs aux équipes.

La communication horizontale

Bien plus récente, la communication horizontale est mise en place pour favoriser les relations entre collaborateurs et entre équipes. Cette égalité de traitement vis-à-vis de l’information propose un cadre moins hiérarchique et fluidifie significativement l’échange d’information. Le partage est plus rapide et la cohésion de l’équipe, composée de véritables partenaires, est plus importante.

Les objectifs de la communication au sein de l’entreprise

La communication externe et la communication interne répondent à des problématiques différentes. Si la communication externe est essentielle pour faire connaître vos produits ou séduire des consommateurs, la communication interne répond elle aussi à des objectifs précis et pertinents.

Transmettre des informations

La première utilité de la communication est de transmettre des informations. La communication en entreprise ne fait pas exception. Faire circuler l’information rapidement entre vos collaborateurs favorise un travail efficace. En effet, chacun accède rapidement aux informations essentielles dont il a besoin et les collaborateurs peuvent partager les documents d’une manière instantanée. Cela permet ainsi de réaliser les tâches plus rapidement et de manière optimale.

De plus, une bonne communication est aussi importante pour encourager le partage de compétences. Les nouveaux arrivants peuvent ainsi bénéficier du savoir-faire des collaborateurs plus anciens et plus expérimentés.

Améliorer la cohésion de groupe

Une bonne communication entre les collaborateurs est aussi indispensable pour améliorer la cohésion d’une équipe. Les outils collaboratifs comme Slack sont des plateformes très utiles, car elles fournissent une base commune à tous. Elles permettent d’échanger et de se retrouver pour améliorer la performance du groupe.

Avec une bonne communication interne, il est possible de contacter en quelques instants des collaborateurs pour leur poser une question. De plus, des réunions avec des collaborateurs en télétravail peuvent être organisées en quelques minutes. Tout ceci permet de développer un fort sentiment d’appartenance.

Contribuer au bien-être des collaborateurs

Si les collaborateurs ont la possibilité de communiquer simplement et efficacement entre eux, ils sont plus motivés. Ils font partie d’une équipe, se sentent écoutés et intègrent le fait que toutes les individualités concourent à la performance du groupe.
Les firmes qui ont fait le choix d’une organisation de type horizontale ont des collaborateurs moins stressés. Se sentant écoutés et valorisés, ils sont heureux de travailler en équipe et sont fidélisés.

Générer une image de marque positive

Permettre aux collaborateurs d’une société de communiquer de manière fluide est l’une des conditions pour soigner son image de marque. Les consommateurs, mais aussi les talents sont sensibles au traitement des collaborateurs au sein d’une entreprise.

En favorisant l’échange d’idées et le partage d’informations et en donnant l’occasion de s’exprimer à vos collaborateurs, vous démontrez votre ouverture à vos futurs talents et aux clients. L’image d’une firme où il fait bon travailler donne envie aux publics extérieurs d’être associés à cette marque.

Les canaux de communication au sein d’une entreprise

Pour favoriser une bonne communication entre les équipes, vous devez identifier les différents types de canaux de communication. En sélectionnant ceux qui sont les plus adaptés à votre organisation ainsi qu’à votre culture de la firme, vous pourrez optimiser la communication entre les collaborateurs et renforcer les relations des équipes.

Les canaux de communication directs

La première manière de favoriser une bonne communication au sein de l’équipe est de créer des temps de partage de connaissance et d’information. La grande force des canaux de communication directs est d’éviter toute mauvaise interprétation. En effet, les messages écrits peuvent parfois être mal compris. Ainsi, les échanges directs, même occasionnels, sont très pertinents pour mieux comprendre les attentes ou exprimer un besoin. À cet égard, il est important de ne pas négliger l’importance du comportement non verbal qui permet d’interpréter les discours de manière plus objective.

Les canaux de communication directs les plus courants sont les réunions d’équipe ou les sessions de brainstorming en ligne ou en présentiel. Toutefois, vous pouvez apporter une touche de légèreté en proposant par exemple des événements sociaux. De la séance de yoga à la pause café en passant par les repas de groupe au restaurant, ces moments sont très utiles pour améliorer la cohésion du groupe.

Les canaux de communication virtuels

Pour développer une communication performante entre les collaborateurs, les canaux virtuels sont indispensables. Ils sont notamment utilisés pour accélérer la transmission de l’information. De plus, lorsque les collaborateurs ou les équipes sont disséminés à différents endroits, l’usage d’outils collaboratifs en ligne est la condition sine qua non de l’efficacité. Dans le cadre de la démocratisation du télétravail par exemple, les canaux de communication virtuels gagnent en importance et en pertinence.

Bien entendu, ce n’est pas la page d’accueil de votre site Web qui doit être utilisée pour échanger avec vos collaborateurs. Les canaux à privilégier sont les newsletters, les outils de visioconférence ou bien encore les messageries en ligne. L’idéal est d’opter pour une plateforme centralisant les échanges provenant des différents services, comme notre outil collaboratif sécurisé Slack. De cette manière, il devient simple de communiquer avec n’importe quelle personne de l’entreprise, en quelques secondes.

Quels sont les avantages d’une bonne communication en entreprise ?

Une fois que des outils dédiés ont été déployés au sein de votre établissement, vous allez pouvoir grandement améliorer l’efficacité et la fluidité de la communication entre les collaborateurs. Or, cela va vous permettre d’accéder à des avantages qui sont autant d’atouts concurrentiels vis-à-vis d’autres entreprises.

Renforcer le lien dans l’entreprise

Le premier avantage d’une bonne communication en entreprise est le tissage de liens plus profonds entre les collaborateurs. Ces derniers ne sont plus de simples éléments isolés de la société. Au contraire, ils font partie intégrante d’une équipe. Ils échangent, confrontent leur point de vue et partagent leurs connaissances. Ce sont autant d’éléments concrets qui, petit à petit, renforcent de manière significative les liens entre les collaborateurs.

Améliorer la culture d’entreprise

Une communication fluide est incontournable pour favoriser une culture d’entreprise forte. En effet, la communication intervient dans le cadre du processus d’intégration, mais aussi lors de sessions de team building ou d’événements sociaux. Tous ces moments jouent un rôle fédérateur et permettent de renforcer la culture d’entreprise. Le sentiment d’appartenance et l’intégration des valeurs de l’organisation sont alors plus prégnants.

Avoir des collaborateurs plus engagés

Si vous partagez les objectifs et l’actualité de l’organisation avec vos collaborateurs, ces derniers seront plus engagés. Plus motivés, ils auront à cœur de participer à la performance globale de l’entreprise. Cela sera d’autant plus vrai s’ils sont valorisés et s’ils sont inclus dans une équipe soudée. Les échanges nombreux et qualitatifs via des outils collaboratifs comme Slack favorisent en outre la créativité des équipes.

Accroître le chiffre d’affaires et la productivité

Ces éléments positifs ont, d’une manière logique, un impact non négligeable sur la productivité et le chiffre d’affaires de votre entreprise. Des collaborateurs qui ont une grande facilité à collaborer et à échanger des idées sont plus efficaces. Les tâches qui leur sont confiées sont réalisées plus rapidement. Ils seront aussi plus résilients, car ils sauront qu’ils peuvent compter les uns sur les autres, mais aussi sur la direction.

En favorisant une communication d’entreprise efficace, vous allez améliorer de très nombreux aspects de la firme de manière globale. Si l’information circule, les équipes sont plus productives et le lien entre les collaborateurs, mais aussi entre les collaborateurs et la direction, est renforcé. Chacun ressent qu’il fait partie d’un groupe et cela a un impact significatif sur les résultats, sur la culture d’entreprise et son image de marque. En choisissant de bons outils collaboratifs, comme notre plateforme collaborative Slack, vous permettez ainsi à votre firme de devenir plus forte, plus résiliente et plus performante.

Les obstacles de la communication en entreprise

Peu importe le type ou le format de la communication, des obstacles potentiels peuvent entraver une communication interne en entreprise fluide.

Les différents styles

Dans vos conversations quotidiennes, vos amis et vous avez des règles tacites. Vous avez peut-être un ami qui déteste les appels et un autre qui n’aime pas discuter par SMS. L’un d’entre eux vérifie ses e-mails 20 fois par jour, tandis qu’un autre n’ouvre jamais sa boîte de réception. Vous connaissez le style de conversation de chacun de vos amis et vous vous adaptez afin de n’oublier personne.

Pour communiquer de manière efficace dans l’espace de travail, vous devez accorder la même attention aux préférences de chacun. Mais vous voudrez aussi trouver des points communs qui permettront d’ouvrir la communication entre des personnes qui peuvent avoir des styles très différents. Dans la plupart des cas, il est recommandé de définir des règles en matière de communication formelle que tous doivent respecter, comme la publication des mises à jour de l’équipe dans un canal spécifique ou la lecture du rapport rédigé par le grand patron une fois par semaine.

L’engagement des interlocuteurs

L’une des difficultés de la communication interne est de trouver comment délivrer le message. Une présentation peu originale et convenue ne retient généralement pas l’attention des collaborateurs et ils ratent les informations importantes. Mais si vous êtes trop informel, vos interlocuteurs peuvent ne pas prendre votre discours au sérieux. Tout est une question d’équilibre : ajoutez une touche de couleur aux documents formels en intégrant des graphiques et des éléments visuels et adoptez un ton professionnel qui reste naturel et « humain », sans recourir à trop de jargon.

Le nombre excessif de canaux de communication

Certains canaux sont plus adaptés que d’autres en fonction du type de communication interne. Il est donc essentiel de proposer une sélection de plateformes. Veillez simplement à ce que chacun connaisse la plateforme associée à chaque type de communication.

Cela dit, attention à ne pas tomber dans l’excès. Si vous mettez à disposition un trop grand nombre de plateformes sans préciser quelle est celle à utiliser à tel moment, l’information peut se perdre facilement. Vos collaborateurs ne sauront où regarder lorsqu’ils auront besoin d’un message spécifique.

Les compétences de la communication interne en entreprise

Une communication interne efficace demande des compétences variées, telles que :

• Des compétences générales en communication : une écoute active, une formulation claire et un discours précis sont essentiels.
• La connaissance du sujet : avant d’envoyer votre message, préparez-vous à devenir la personne référente de ce sujet. Attendez-vous à répondre aux questions et aux demandes de clarification.
• Adaptez-vous à votre public : pensez à votre interlocuteur. Une nouvelle recrue aura certainement plus de questions à vous poser qu’un responsable, tandis qu’un haut dirigeant n’aura peut-être pas tous les éléments concernant ce qui se passe sur le terrain.

Les erreurs de communication d’entreprise et comment les éviter

Il existe autant de manières de brouiller la communication interne dans une entreprise qu’il y a de messages envoyés. Voici les plus courantes :

• Utiliser le mauvais canal
• Ne pas cibler le public souhaité
• S’écarter du sujet
• Ne pas réussir à retenir l’attention du public

Utiliser Slack pour améliorer la communication en entreprise

Chez Slack, nous comprenons l’importance de la communication en entreprise et nous savons que les choses peuvent se dérouler autrement qu’on le voudrait. C’est pourquoi nous proposons une plateforme simple offrant de nombreux canaux afin de vous aider à gérer les différents types et styles de communications.

Que vous deviez envoyer un bulletin d’information en interne, organiser une session de questions-réponses avec l’équipe de direction ou organiser une réunion d’entreprise avec plus de 1 000 participants, Slack vous aide à configurer les canaux appropriés. Centraliser tous ces types de communications dans une seule plateforme aux canaux bien organisés permet aux collaborateurs de trouver facilement l’information qu’ils cherchent et de veiller à ce que rien ne passe au travers des mailles du filet.