Il semble parfois impossible d’atteindre le niveau de collaboration d’équipe que la plupart des responsables attendent. Néanmoins, c’est un objectif qui motive davantage les équipes que celui de faire du chiffre. Une solide collaboration d’équipe renforce la culture de l’entreprise et sa productivité.
Il est normal qu’il y ait différents styles et opinions au sein d’une équipe regroupant des personnalités et des expériences diverses. Cependant ces différences peuvent détériorer la collaboration si elles se confrontent à des rôles et des objectifs mal définis. Il est donc nécessaire que vous mettiez en place des stratégies pour que tout le monde collabore de manière efficace.
Qu’est-ce que la collaboration d’équipe ?
La collaboration d’équipe a lieu lorsqu’un groupe de personnes se concentre sur un objectif et travaille ensemble pour l’atteindre. Ce groupe peut travailler ensemble directement, ou en communiquant entre plusieurs services ou partenaires externes.
De plus en plus d’entreprises choisissent le travail à distance ou hybride, c’est pourquoi il est crucial d’optimiser la collaboration. Vous avez besoin d’un ensemble de tactiques, de rôles et de responsabilités clairs, ainsi que des directives transparentes sur la façon dont les choses doivent être communiquées et décidées.
Une bonne collaboration est la clé de voûte de la réussite d’un projet, quel que soit l’endroit où se trouvent les membres de l’équipe.
À quoi reconnaît-on une collaboration d’équipe efficace ?
Tout d’abord, vous devez établir une base solide où plusieurs canaux de communication sont disponibles pour les discussions, les décisions et les questions. Même si vous partagez clairement vos attentes et vos projets, cela ne garantit pas que tout le monde les assimilera de la même manière. Assurez-vous que tout le monde connaît vos attentes en matière de collaboration d’équipe pour votre groupe ou projet particulier, et adaptez-les aux équipes au bureau et en télétravail. Faites le point sur les besoins individuels pour déterminer quels sont les éléments à privilégier pour atteindre une bonne collaboration d’équipe.
1. Un objectif commun
Sans objectif clair, il est virtuellement impossible d’être productif en équipe. Le responsable doit s’assurer que tous les membres de l’équipe connaissent leur objectif final. Cela permet de (re)cadrer les discussions et les décisions.
2. Comprendre les rôles individuels
Une mauvaise définition des responsabilités individuelles freine la collaboration. Chacun doit connaître clairement ses tâches et ses objectifs à court et à long terme. Cela permet d’éviter les efforts superflus et de manquer des tâches cruciales.
3. Un dialogue en face à face et en ligne
Créez plusieurs options et canaux pour la communication et encouragez une politique d’ouverture entre les membres de l’équipe, les responsables et les autres collègues. La possibilité de communiquer avec les décisionnaires stimule les retours d’informations, ce qui renforce la confiance et favorise le progrès. Mettez en place des canaux et des directives claires pour les dialogues hors réunion, au bureau comme en ligne.
4. Des dirigeants ayant l’esprit d’équipe
Les responsables performants dirigent à la fois avec leurs mots et leurs actions. La collaboration est optimale lorsqu’elle débute aux plus hauts échelons, avec des responsables qui donnent le ton en définissant des attentes claires et raisonnables, en montrant qu’ils sont réceptifs aux retours d’informations et en participant aux processus et aux canaux de communication qu’ils mettent en place.
5. Un logiciel de collaboration d’équipe de confiance
Avec la multiplication des lieux de travail à distance et des équipes internationales, l’intégration de la technologie est indispensable pour un travail d’équipe efficace. Les outils de collaboration comme Slack permettent aux collaborateurs de communiquer librement, où qu’ils soient, et en temps réel. Ils créent alors un espace organisé consacré à la collaboration non linéaire. Vous pouvez répartir vos équipes dans des canaux où elles pourront accéder à des documents partagés, utiliser des applications spécifiques à un projet, lancer des réunions et configurer des notifications personnalisées pour une communication plus transparente et efficace.
6. Des opportunités de renforcement de la cohésion d’équipe
Pour qu’un groupe fonctionne, il faut qu’il développe un certain niveau de confiance et de confort, ce qui peut être mis en place grâce à des événements d’équipe, des repas et des activités pour apprendre à se connaître. Vous pouvez également enrichir les relations grâce à des petits actes quotidiens. Créez des canaux consacrés à des centres d’intérêt communs ou aux memes. Partagez des sondages amusants. Organisez une journée à thème, ou un concours pour nommer un produit. Ces actions peuvent renforcer les liens au sein d’une équipe et les aider à apprendre à se connaître.
7. Une capacité d’adaptation aux nouvelles idées
Un peu comme un mariage, tout bon partenariat exige de l’écoute, de la souplesse et des compromis. Une vraie collaboration nécessite de faire preuve d’ouverture aux suggestions, aux critiques et aux idées de tous les membres de l’équipe, même si cela engendre des changements de cap. L’innovation (et l’évolution) découlent souvent de la prise en compte de perspectives radicalement différentes. Cela inclut aussi les responsables. Selon le Center for Creative Leadership (le Centre pour le leadership créatif), une bonne capacité d’adaptation des dirigeants requiert une flexibilité cognitive, une flexibilité émotionnelle et une adaptabilité organisationnelle.
8. Des stratégies de gestion des conflits
Même si vous faites les choses parfaitement, des problèmes et des divergences d’opinions surviendront. La clé, c’est d’être capable de résoudre ces situations et de créer des scénarios gagnant-gagnant grâce à des techniques de gestion des conflits efficaces.
9. Une transparence à tous les niveaux
Selon les recherches de FinancesOnline, 80 % des salariés sont stressés à cause de la communication inefficace de leur entreprise. De nombreux PDG et cadres partagent des informations avec les managers et les responsables d’équipe, et ces informations ne sont pas transmises aux autres salariés. D’un autre côté, les collaborateurs qui ont de bonnes idées les partagent avec leurs collègues directs, mais pas avec leurs responsables.
La collaboration est plus efficace lorsque les dirigeants sont prêts à revoir leurs prévisions et leurs attentes et qu’ils ont la même ligne de communication vis-à-vis des équipes sur place et à distance. Plus les salariés sont informés, plus la collaboration d’équipe est efficace.
10. De la patience tout au long de ce processus
Établir de relations de confiance, une bonne communication et partager les opinions demandent du temps et des efforts, mais ces efforts sont payants. C’est un investissement initial qui permet de créer les fondements d’une collaboration solide qui aura un impact positif à long terme.
Mettre en place ces stratégies pour optimiser la collaboration d’équipe
La plupart des projets et des entreprises qui réussissent sont conduits par des équipes bien rodées et collaboratives. Mais même les meilleurs salariés ont besoin des bons outils et des bonnes stratégies pour bien travailler ensemble. Vous pouvez mettre en œuvre ces 10 conseils pour améliorer la transparence, la flexibilité et la productivité dans chaque équipe. Pour obtenir plus d’idées, consultez notre guide ultime du travail collaboratif.
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