Slack: Die besten Wissensmanagement-Methoden
Produktivität

Die wichtigsten 5 Wissensmanagement-Methoden für dein Unternehmen

Wissen ist Macht: Wir stellen dir 5 Wissensmanagement-Methoden vor, mit denen du es effektiv festhältst und mit deinen Projekt-Teams teilst.

Vom Slack-Team24. September 2020

Warum ist Wissen für Unternehmen so wichtig?

Unternehmen, die ihr Know-how regelmäßig auffrischen und für alle Beteiligten zugänglich machen, genießen einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber denen, die sich vor dem Neuen verschließen. Denn Wissen hilft, fundiertere Entscheidungen zu treffen und selbstbewusst auf zukünftige Entwicklungen zu reagieren.

Darüber hinaus trägt eine Kultur, in der Kolleginnen und Kollegen viel und gern voneinander lernen, zur Verbesserung der Arbeitsprozesse und -ergebnisse bei. Wissen ist also eine Investition in die Zukunft. Das Problem: Ohne entsprechende Wissensmanagement-Methoden ist es kaum möglich, es effektiv festzuhalten und anzuwenden.

Das Problem mit dem Wissensverlust

Ob auf Papier, per E-Mail, im Web oder beim persönlichen Austausch: Noch nie gab es so viele Möglichkeiten, an Informationen zu gelangen und das eigene Know-how zu erweitern. Die Herausforderung liegt darin, das relevante Wissen aus der Informationsflut herauszufiltern. Laut einer Statista-Studie zum Thema „Wissensmanagement im Mittelstand“ verbringen über 42 % der Befragten im Durchschnitt über 30 Minuten damit, nach relevanten Informationen im Unternehmen zu suchen. Effizienter Wissensaustausch sieht anders aus.

Viele Unternehmen versuchen, dem Wissensverlust durch das Schreiben ausführlicher E-Mails vorzubeugen. Das Problem: Durchschnittlich landen laut dem E-Mail-Marketing-Blog rund 21 E-Mails pro Tag im Postfach. Eine Zahl, die mit zunehmender Verantwortung im Unternehmen in der Regel steigt. Und je umfangreicher der Inhalt jeder E-Mail, desto unübersichtlicher gestaltet sich auch die Suche nach genau der Information, die man gerade braucht.

Das zweite große Problem ist, dass ein Großteil des Wissens an einzelne Personen gebunden ist: Rund 38 % der Befragten der erwähnten Statista-Studie geben an, dass viele – wenn nicht sogar alle – Informationen verloren gingen, wenn sie das Unternehmen von heute auf morgen verlassen würden. Und selbst die beste Übergabe hat ihre Grenzen, da sie nur einen Teil des Wissens widerspiegeln kann, das im Laufe der Zusammenarbeit ausgetauscht wurde.

5 Wissensmanagement-Methoden, um das Know-how deines Unternehmens festzuhalten

Wie wir gesehen haben, liegt die größte Herausforderung des Wissensaustausches darin, relevante Informationen effektiv und langfristig festzuhalten. Im Folgenden stellen wir dir 5 Wissensmanagement-Methoden vor, mit denen du und dein Projekt-Team maximal von eurem Wissen im Unternehmen profitieren könnt.

1. Wissen ermitteln

Die erste wichtige Frage lautet: Wo versteckt sich überhaupt relevantes Wissen? Vieles kommt schon beim ungezwungenen Plausch mit Kolleginnen und Kollegen zustande. So erfährst du vielleicht beim morgendlichen Kaffee, dass eine Kollegin eine Präsentation erstellt hat, die genau zu deinem nächsten Projekt passt.

Doch auch abseits der Kaffeeküche kannst du Wissen ausfindig machen – besonders gezielt mithilfe digitaler Tools. Wenn du mal nicht weiter weißt, hilft oft schon eine Frage über den Team-Chat, die dir deine Kolleginnen und Kollegen direkt beantworten können. Auch Gruppendiskussionen und -umfragen sind eine spannende Möglichkeit, um herauszufinden, welches Wissen in welchem Umfang in deinem Projekt-Team schlummert.

2. Wissen im Unternehmen sammeln

Im täglichen Austausch kommt viel Know-how zusammen: Damit alle etwas davon haben, solltet ihr es gezielt erfassen. Dazu kannst du sowohl das individuelle als auch das kollektive Wissen deines Unternehmens anzapfen:

  • Individuelles Wissen: Bitte deine Kolleginnen und Kollegen, die sich mit einem bestimmten Thema auskennen, ihr Wissen mit der Gruppe zu teilen – zum Beispiel bei einem Interview oder bei einem kleinen Vortrag, in dem sie das Wichtigste kurz darlegen. Am besten digital: So haben alle Mitglieder immer Zugriff auf die Infos, wenn sie sie brauchen.
  • Schwarmintelligenz: Gemeinsam seid ihr stark. Das gilt auch für das Zusammentragen von Wissen zu einem bestimmten Thema. Bei regelmäßigen digitalen Austausch-Runden könnt ihr euch gegenseitig auf den neuesten Stand bringen und nächste Schritte formulieren. Damit kein wertvolles Wissen verloren geht, solltet jemand immer ein Meeting-Protokoll führen oder ihr erstellt gleich eine Aufnahme des Meetings.

3. Wissen von Außen ins Unternehmen holen

Zugegeben: Bei dem rasanten Tempo, in dem sich die Businesswelt entwickelt, ist es nicht einfach, auf dem Laufenden zu bleiben. Doch wem es gelingt, die eigene Komfortzone zu verlassen, den erwarten völlig neue Eindrücke und jede Menge Inspiration für das eigene Unternehmen. Ein erster Schritt raus aus dem Silo könnte z. B. der Kontakt zu anderen Abteilungen in deinem Unternehmen sein. Du interessierst dich für das Thema KI? Wie wäre es dann zum Beispiel mit einer firmeninternen Diskussionsgruppe, über die ihr euer Wissen austauschen könnt?

Wenn du einen Schritt weitergehen möchtest, kannst du dich in deiner Stadt nach einem Stammtisch zu deinem Schwerpunkt umsehen. Eine gute Gelegenheit, sich bei einem entspannten Drink über das Lieblingsthema auszutauschen. Und auch online kannst du deinen Wissensdurst löschen – zum Beispiel über soziale Netzwerke, in denen du dich mit Gleichgesinnten vernetzen und wertvolle Tipps und Anregungen erhalten kannst.

4. Wissensdatenbank erstellen

Im nächsten Schritt geht es darum, das schriftlich erfasste Wissen effektiv zu strukturieren und abrufbar zu machen. Das erleichtert später nicht nur die Suche nach relevanten Informationen, sondern auch die Weitergabe von Wissen an neue Projekt-Beteiligte. Einen klaren Vorteil gegenüber Papierformaten wie Kundenzeitschriften oder Handbüchern haben digitale plattformübergreifende Tools, die Informationen für alle Beteiligten immer und überall zugänglich machen und die bei Bedarf ohne Druckkosten auf den neuesten Stand gebracht werden können.

Eine weit verbreitete Lösung ist das Unternehmenswiki, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Erfahrungen und Wissen zusammentragen und laufend ergänzen können. Besonders praktisch ist auch der Austausch in Channels, die nach bestimmten Begriffen durchsucht werden können. Als Faustregel bei der Wahl der passenden Lösung gilt: Richtig ist, was oft und von allen genutzt wird.

5. Eigenes Wissen optimieren

Es gibt noch eine weitere wertvolle Wissensquelle, in die du investieren solltest: dein persönliches Know-how. Denn neue Impulse tragen dazu bei, dass dir bei der Arbeit nie langweilig wird und dass du dich intensiver mit den Themen beschäftigen kannst, die dich wirklich bewegen. Und auch dein Unternehmen profitiert von deinem geschärften Skill-Set bei der Umsetzung seiner Ziele.

Doch wie generierst du wertvolles Wissen? Bei dem riesigen Angebot an Fachliteratur, Videos, Seminaren und Webinaren ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu bewahren. Bevor du also einen riesigen Stapel Bücher bestellst (die du vermutlich nie lesen wirst) oder Geld in eine teure Weiterbildung investierst, solltest du einen genauen Plan erstellen, welches Wissen du genau benötigst. Hier gilt Qualität statt Quantität. Und unabhängig davon, ob du ein Buch liest oder an einem Workshop teilnimmst: Halte das Wichtigste schriftlich so fest, dass du auch später schnell darauf zugreifen kannst.

Wissensmanagement-Methoden machen die Arbeit leichter – und spannender

Ob in Fachbüchern, in E-Mails, beim Gespräch mit der Kollegin oder im Workshop am Wochenende: Wissen steckt überall und kann für dich und dein Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, um die richtige Entscheidung zu treffen und den Wettbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein.

Die Herausforderung liegt darin, Ordnung ins Informationschaos zu bringen und das Know-how der einzelnen Teammitglieder so festzuhalten, dass auch andere davon profitieren können. Dies gelingt durch den Einsatz von Wissensmanagement-Methoden, die euch den schnellen Zugriff auf Informationen, einen konstruktiven Austausch und eine allgemein effizientere und produktivere Zusammenarbeit ermöglichen.

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