Slack: Die besten Wissensmanagement-Methoden
Produktivität

Wissensmanagement: Die wichtigsten 5 Methoden für dein Unternehmen

Wissen ist Macht: Wir stellen dir 5 Wissensmanagement-Methoden vor, mit denen du es effektiv festhältst und mit deinen Projekt-Teams teilst.

Vom Slack-Team24. September 2020

Warum ist Wissen für Unternehmen so wichtig?

Unternehmen, die ihr Know-how regelmäßig auffrischen und für alle Beteiligten zugänglich machen, genießen einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber denen, die sich vor dem Neuen verschließen. Denn Wissen hilft, fundiertere Entscheidungen zu treffen und selbstbewusst auf zukünftige Entwicklungen zu reagieren.

Darüber hinaus trägt eine Kultur, in der Management und Mitarbeitende viel und gern voneinander lernen, zur Verbesserung der Arbeitsprozesse und -ergebnisse bei. Wissen ist also eine Investition in die Zukunft. Das Problem: Ohne entsprechende Wissensmanagement-Methoden ist es kaum möglich, es effektiv festzuhalten und anzuwenden.

Was versteht man unter Wissensmanagement im Unternehmen?

Wissensmanagement (Knowledge Management) bezieht sich auf den systematischen Prozess der Erfassung, Organisation, Verbreitung und Nutzung von Wissen (Knowledge) innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz, Effektivität und Innovationsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Wissensmanagement umfasst folgende Aspekte:

  1. Erfassung von Wissen: Sammeln von Informationen und Expertise, die innerhalb oder außerhalb der Organisation existieren. Dies beinhaltet sowohl explizites Wissen (dokumentiert und leicht übertragbar) als auch implizites Wissen (Erfahrungen und Fähigkeiten, die schwerer zu formalisieren sind).
  2. Organisation von Wissen: Strukturierung und Systematisierung des gesammelten Wissens innerhalb eines Unternehmens, um es zugänglich und nutzbar zu machen.
  3. Wissensverteilung: Sicherstellung, dass das relevante Wissen den richtigen Mitarbeiter:innen zur richtigen Zeit zur Verfügung steht.
  4. Anwendung von Wissen: Förderung der Nutzung des vorhandenen Wissens in der täglichen Arbeit, bei der Entscheidungsfindung und zur Innovation.
  5. Bewahrung von Wissen: Langfristiges Speichern von zentralem Wissen, um es vor Verlust zu schützen, besonders in Fällen von Mitarbeiterwechseln.
  6. Wissensbewertung: Messung der Effektivität des Wissensmanagements in Bezug auf Unternehmensziele und Anpassung der Strategien

Das Problem mit dem Wissensverlust

Ob auf Papier, per E-Mail, im Web oder beim persönlichen Austausch: Noch nie gab es so viele Möglichkeiten, an Informationen zu gelangen und das eigene Wissen zu erweitern. Die Herausforderung liegt darin, das relevante Wissen aus der Informationsflut herauszufiltern. Laut einer Statista-Studie zum Thema „Wissensmanagement im Mittelstand“ verbringen über 42 % der Befragten im Durchschnitt über 30 Minuten damit, nach relevanten Informationen im Unternehmen zu suchen. Effizienter Wissensaustausch sieht anders aus.

Viele Unternehmen versuchen, dem Wissensverlust durch das Schreiben ausführlicher E-Mails vorzubeugen. Das Problem: Durchschnittlich landen laut dem E-Mail-Marketing-Blog rund 21 E-Mails pro Tag im Postfach. Eine Zahl, die mit zunehmender Verantwortung im Unternehmen in der Regel steigt. Und je umfangreicher der Inhalt jeder E-Mail, desto unübersichtlicher gestaltet sich auch die Suche nach genau der Information, die man gerade braucht.

Das zweite große Problem ist, dass ein Großteil des Wissens innerhalb eines Unternehmens an einzelne Personen gebunden ist: Rund 38 % der Befragten der erwähnten Statista-Studie geben an, dass viele – wenn nicht sogar alle – Informationen verloren gingen, wenn sie das Unternehmen von heute auf morgen verlassen würden. Und selbst die beste Übergabe hat ihre Grenzen, da sie nur einen Teil des Wissens widerspiegeln kann, das im Laufe der Zusammenarbeit ausgetauscht wurde.

Die Vorteile: Mehr Erfolg und Effizienz mit strategischem Wissensmanagement

Bessere Entscheidungen: Mitarbeiter:innen treffen bessere Entscheidungen, wenn sie Zugang zu allen relevanten Informationen und Erfahrungen der Kolleg:innen aus ähnlichen Projekten haben.

Effizienzgewinne: Doppelte Arbeit wird vermieden, weil bestehende Ideen und Lösungen dokumentiert und leicht zu finden sind.

Mehr Innovation: Der Austausch von Wissen und Ideen fördert neue Gedanken und Entwicklungen, zum Beispiel neue Produkte, Dienstleistungen oder interne Prozesse.

Bewahrung von Wissen: Wissen und Erfahrungen sind nicht mehr an Einzelne gebunden, sondern innerhalb des Unternehmens allgemein verfügbar. Neue Kolleg:innen oder Stellvertretungen können sich viel schneller einarbeiten.

Bessere Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung: Gutes Wissensmanagement schafft eine solide Basis für Onboarding-Prozesse und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Verbesserter Kundenservice: Kundenservice-Mitarbeiter:innen haben alle wichtigen Informationen zur Hand und können Kunden schneller und besser weiterhelfen.

Effektives Wissensmanagement unterstützt Unternehmen dabei, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren, die Produktivität zu steigern, Fehler zu reduzieren, die Mitarbeiterentwicklung zu fördern und letztlich einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Wer ist für Wissensmanagement verantwortlich?

Wissensmanagement ist eine zentrale Aufgabe im Unternehmen und muss auf allen Ebenen mit Leben gefüllt werden. Das beginnt ganz oben: Die Unternehmensleitung muss Wissensmanagement als strategischen Vorteil verstehen und entsprechend unterstützen.

Viele Unternehmen setzen einen oder mehrere Wissensmanager:in oder Chief Information Officer (auch Chief Knowledge Officer) ein, die sich ausschließlich oder zumindest zum großen Teil um das Wissensmanagement kümmern.

Die IT-Abteilung muss eingebunden werden, um die technischen Voraussetzungen zu schaffen und Mitarbeiter:innen anzuleiten und zu unterstützen. Human Resources (HR) kann mit Schulungen und Trainings unterstützen und allgemein zur Förderung einer Unternehmenskultur beitragen, in der der Austausch und die Nutzung von Wissen zentral stehen.

Und letztlich spielt jeder einzelne Mitarbeiter:innen eine entscheidende Rolle in der täglichen Umsetzung. Nur wenn alle Mitarbeitenden ihr Wissen teilen und das Wissen ihrer Kolleg:innen nutzen, kann Wissensmanagement erfolgreich sein.

Effektives Wissensmanagement erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise, die Technologie, Prozesse und vor allem die Menschen in der Organisation umfasst.

5 Wissensmanagement-Methoden, um das Know-how deines Unternehmens festzuhalten

Wie wir gesehen haben, liegt die größte Herausforderung des Wissensaustausches darin, relevante Informationen effektiv und langfristig festzuhalten. Im Folgenden stellen wir dir 5 Wissensmanagement-Methoden vor, mit denen du und dein Projekt-Team maximal von eurem Wissen im Unternehmen profitieren könnt.

1. Wissen ermitteln

Die erste wichtige Frage lautet: Wo versteckt sich überhaupt relevantes Wissen? Vieles kommt schon beim ungezwungenen Plausch mit Kolleginnen und Kollegen zustande. So erfährst du vielleicht beim morgendlichen Kaffee, dass eine Kollegin eine Präsentation erstellt hat, die genau zu deinem nächsten Projekt passt.

Doch auch abseits der Kaffeeküche kannst du Wissen ausfindig machen – besonders gezielt mithilfe digitaler Tools. Wenn du mal nicht weiter weißt, hilft oft schon eine Frage über den Team-Chat, die dir deine Kolleginnen und Kollegen direkt beantworten können. Auch Gruppendiskussionen und -umfragen sind eine spannende Möglichkeit, um herauszufinden, welches Wissen in welchem Umfang in deinem Projekt-Team schlummert.

2. Wissen im Unternehmen sammeln

Im täglichen Austausch kommt viel Wissen zusammen: Damit alle etwas davon haben, solltet ihr es gezielt erfassen. Dazu kannst du sowohl das individuelle als auch das kollektive Wissen deines Unternehmens anzapfen:

  • Individuelles Wissen: Bitte deine Kolleginnen und Kollegen, die sich mit einem bestimmten Thema auskennen, ihr Wissen mit der Gruppe zu teilen – zum Beispiel bei einem Interview oder bei einem kleinen Vortrag, in dem sie das Wichtigste kurz darlegen. Am besten digital: So haben alle Mitglieder immer Zugriff auf die Infos, wenn sie sie brauchen.
  • Schwarmintelligenz: Gemeinsam seid ihr stark. Das gilt auch für das Zusammentragen von Wissen zu einem bestimmten Bereich. Bei regelmäßigen digitalen Austausch-Runden könnt ihr euch gegenseitig auf den neuesten Stand bringen und nächste Schritte formulieren. Damit kein wertvolles Wissen verloren geht, solltet jemand immer ein Meeting-Protokoll führen oder ihr erstellt gleich eine Aufnahme des Meetings.

3. Wissen von Außen ins Unternehmen holen

Zugegeben: Bei dem rasanten Tempo, in dem sich die Businesswelt entwickelt, ist es nicht einfach, auf dem Laufenden zu bleiben. Doch wem es gelingt, die eigene Komfortzone zu verlassen, den erwarten völlig neue Eindrücke und jede Menge Inspiration für das eigene Unternehmen. Ein erster Schritt raus aus dem Silo könnte z. B. der Kontakt zu anderen Abteilungen in deinem Unternehmen sein. Du interessierst dich für das Thema KI? Wie wäre es dann zum Beispiel mit einer firmeninternen Diskussionsgruppe, über die ihr euer Wissen austauschen könnt?

Wenn du einen Schritt weitergehen möchtest, kannst du dich in deiner Stadt nach einem Stammtisch zu deinem Schwerpunkt umsehen. Eine gute Gelegenheit, sich bei einem entspannten Drink über das Lieblingsthema auszutauschen. Und auch online kannst du deinen Wissensdurst löschen – zum Beispiel über soziale Netzwerke, in denen du dich mit Gleichgesinnten vernetzen und wertvolle Tipps und Anregungen erhalten kannst.

4. Wissensdatenbank erstellen

Im nächsten Schritt geht es darum, das schriftlich erfasste Wissen effektiv zu strukturieren und abrufbar zu machen. Das erleichtert später nicht nur die Suche nach relevanten Informationen, sondern auch die Weitergabe von Wissen an neue Projekt-Beteiligte. Einen klaren Vorteil gegenüber Papierformaten wie Kundenzeitschriften oder Handbüchern haben digitale plattformübergreifende Tools, die Informationen für alle Beteiligten immer und überall zugänglich machen und die bei Bedarf ohne Druckkosten auf den neuesten Stand gebracht werden können.

Eine weit verbreitete Lösung ist das Unternehmenswiki, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Erfahrungen und Wissen zusammentragen und laufend ergänzen können. Besonders praktisch ist auch der Austausch in Channels, die nach bestimmten Begriffen durchsucht werden können. Als Faustregel bei der Wahl der passenden Lösung gilt: Richtig ist, was oft und von allen genutzt wird.

5. Eigenes Wissen optimieren

Es gibt noch eine weitere wertvolle Wissensquelle, in die du investieren solltest: dein persönliches Wissen Denn neue Impulse tragen dazu bei, dass dir bei der Arbeit nie langweilig wird und dass du dich intensiver mit den Themen beschäftigen kannst, die dich wirklich bewegen. Und auch dein Unternehmen profitiert von deinem geschärften Skill-Set bei der Umsetzung seiner Ziele.

Doch wie generierst du wertvolles Wissen? Bei dem riesigen Angebot an Fachliteratur, Videos, Seminaren und Webinaren ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu bewahren. Bevor du also einen riesigen Stapel Bücher bestellst (die du vermutlich nie lesen wirst) oder Geld in eine teure Weiterbildung investierst, solltest du einen genauen Plan erstellen, welches Wissen du genau benötigst. Hier gilt Qualität statt Quantität. Und unabhängig davon, ob du ein Buch liest oder an einem Workshop teilnimmst: Halte das Wichtigste schriftlich so fest, dass du auch später schnell darauf zugreifen kannst.

Wissensmanagement-Methoden machen die Arbeit leichter – und spannender

Ob in Fachbüchern, in E-Mails, beim Gespräch mit der Kollegin oder im Workshop am Wochenende: Wissen steckt überall und kann für dich und dein Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, um die richtige Entscheidung zu treffen und den Wettbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein.

Die Herausforderung liegt darin, Ordnung ins Informationschaos zu bringen und das Know-how der einzelnen Teammitglieder so festzuhalten, dass auch andere davon profitieren können. Dies gelingt durch den Einsatz von Wissensmanagement-Methoden und Software, die euch den schnellen Zugriff auf Informationen, einen konstruktiven Austausch und eine allgemein effizientere und produktivere Zusammenarbeit ermöglichen.

War dieser Blog-Beitrag hilfreich?

0/600

Super!

Vielen Dank für dein Feedback!

Okay!

Vielen Dank für dein Feedback.

Hoppla! Wir haben gerade Schwierigkeiten. Bitte versuche es später noch einmal!

Weiterlesen

Zusammenarbeit

7 Wege, um mit Technologie deine Arbeitsabläufe zu optimieren

Arbeitsabläufe optimieren leicht gemacht: Entdecke 7 Technologien, die für optimierte Workflows und eine vereinfachte Zusammenarbeit sorgen.

Zusammenarbeit

So setzt du Icebreaker-Fragen effektiv in Meetings ein

Icebreaker für Meetings: Entdecke unzählige kreative Fragen, mit denen du Meetings in Schwung bringst und den Zusammenhalt der Teilnehmenden stärkst.

Zusammenarbeit

Die neue Jukebox von Slack Huddles trifft genau den richtigen Ton

Eine bunte Auswahl an Warteschleifenmusik, die dich beim Warten auf deine Teammitglieder unterhält

Zusammenarbeit

5 Tipps, um die Kommunikation im Team zu verbessern

Fünf Dinge, die Fachleute bei VSCO und Mailchimp empfehlen, um die Kommunikation in deinem Team zu fördern