Wissensmanagement: Die wichtigsten 5 Methoden für dein Unternehmen

Warum ist Wissen für Unternehmen so wichtig?

Unternehmen, die ihr Know-how regelmäßig auffrischen und für alle Beteiligten zugänglich machen, genießen einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber denen, die sich vor dem Neuen verschließen. Denn Wissen hilft, fundiertere Entscheidungen zu treffen und selbstbewusst auf zukünftige Entwicklungen zu reagieren.

Darüber hinaus trägt eine Kultur, in der Management und Mitarbeitende viel und gern voneinander lernen, zur Verbesserung der Arbeitsprozesse und -ergebnisse bei. Wissen ist also eine Investition in die Zukunft. Das Problem: Ohne entsprechende Wissensmanagement-Methoden ist es kaum möglich, es effektiv festzuhalten und anzuwenden.

Was versteht man unter Wissensmanagement im Unternehmen?

Wissensmanagement (Knowledge Management) bezieht sich auf den systematischen Prozess der Erfassung, Organisation, Verbreitung und Nutzung von Wissen (Knowledge) innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz, Effektivität und Innovationsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Wissensmanagement umfasst folgende Aspekte:

1. Erfassung von Wissen: Sammeln von Informationen und Expertise, die innerhalb oder außerhalb der Organisation existieren. Dies beinhaltet sowohl explizites Wissen (dokumentiert und leicht übertragbar) als auch implizites Wissen (Erfahrungen und Fähigkeiten, die schwerer zu formalisieren sind).
2. Organisation von Wissen: Strukturierung und Systematisierung des gesammelten Wissens innerhalb eines Unternehmens, um es zugänglich und nutzbar zu machen.
3. Wissensverteilung: Sicherstellung, dass das relevante Wissen den richtigen Mitarbeiter:innen zur richtigen Zeit zur Verfügung steht.
4. Anwendung von Wissen: Förderung der Nutzung des vorhandenen Wissens in der täglichen Arbeit, bei der Entscheidungsfindung und zur Innovation.
5. Bewahrung von Wissen: Langfristiges Speichern von zentralem Wissen, um es vor Verlust zu schützen, besonders in Fällen von Mitarbeiterwechseln.
6. Wissensbewertung: Messung der Effektivität des Wissensmanagements in Bezug auf Unternehmensziele und Anpassung der Strategien

Das Problem mit dem Wissensverlust

Ob auf Papier, per E-Mail, im Web oder beim persönlichen Austausch: Noch nie gab es so viele Möglichkeiten, an Informationen zu gelangen und das eigene Wissen zu erweitern. Die Herausforderung liegt darin, das relevante Wissen aus der Informationsflut herauszufiltern. Laut einer Statista-Studie zum Thema „Wissensmanagement im Mittelstand“ verbringen über 42 % der Befragten im Durchschnitt über 30 Minuten damit, nach relevanten Informationen im Unternehmen zu suchen. Effizienter Wissensaustausch sieht anders aus.

Viele Unternehmen versuchen, dem Wissensverlust durch das Schreiben ausführlicher E-Mails vorzubeugen. Das Problem: Durchschnittlich landen laut dem E-Mail-Marketing-Blog rund 21 E-Mails pro Tag im Postfach. Eine Zahl, die mit zunehmender Verantwortung im Unternehmen in der Regel steigt. Und je umfangreicher der Inhalt jeder E-Mail, desto unübersichtlicher gestaltet sich auch die Suche nach genau der Information, die man gerade braucht.

Das zweite große Problem ist, dass ein Großteil des Wissens innerhalb eines Unternehmens an einzelne Personen gebunden ist: Rund 38 % der Befragten der erwähnten Statista-Studie geben an, dass viele – wenn nicht sogar alle – Informationen verloren gingen, wenn sie das Unternehmen von heute auf morgen verlassen würden. Und selbst die beste Übergabe hat ihre Grenzen, da sie nur einen Teil des Wissens widerspiegeln kann, das im Laufe der Zusammenarbeit ausgetauscht wurde.

Die Vorteile: Mehr Erfolg und Effizienz mit strategischem Wissensmanagement

Bessere Entscheidungen: Mitarbeiter:innen treffen bessere Entscheidungen, wenn sie Zugang zu allen relevanten Informationen und Erfahrungen der Kolleg:innen aus ähnlichen Projekten haben.

Effizienzgewinne: Doppelte Arbeit wird vermieden, weil bestehende Ideen und Lösungen dokumentiert und leicht zu finden sind.

Mehr Innovation: Der Austausch von Wissen und Ideen fördert neue Gedanken und Entwicklungen, zum Beispiel neue Produkte, Dienstleistungen oder interne Prozesse.

Bewahrung von Wissen: Wissen und Erfahrungen sind nicht mehr an Einzelne gebunden, sondern innerhalb des Unternehmens allgemein verfügbar. Neue Kolleg:innen oder Stellvertretungen können sich viel schneller einarbeiten.

Bessere Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung: Gutes Wissensmanagement schafft eine solide Basis für Onboarding-Prozesse und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Verbesserter Kundenservice: Kundenservice-Mitarbeiter:innen haben alle wichtigen Informationen zur Hand und können Kunden schneller und besser weiterhelfen.

Effektives Wissensmanagement unterstützt Unternehmen dabei, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren, die Produktivität zu steigern, Fehler zu reduzieren, die Mitarbeiterentwicklung zu fördern und letztlich einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Wissensmanagement-Modelle

Um Wissensmanagement in deinem Unternehmen effektiv zu gestalten, ist es wichtig, die verschiedenen Modelle zu verstehen, die dir zur Verfügung stehen. Während klassische Ansätze wie das SECI-Modell bewährte Strukturen bieten, ermöglichen moderne Modelle wie die Communities of Practice eine flexible und dynamische Form des Wissensaustauschs. Egal, für welchen Ansatz du dich entscheidest – das Verständnis dieser Modelle hilft dir dabei, Wissen systematisch zu erfassen und zu teilen, was dein Unternehmen langfristig erfolgreicher macht.

Klassische Modelle

Das Wissensmanagement hat sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, wobei klassische Modelle eine zentrale Rolle spielen. Diese traditionellen Ansätze helfen dabei, Wissen systematisch zu erfassen und zu teilen, insbesondere in größeren Unternehmen.

SECI-Modell (Nonaka & Takeuchi)

Das SECI-Modell von Nonaka & Takeuchi ist eines der bekanntesten Modelle im Wissensmanagement. Es beschreibt, wie Wissen in vier Phasen umgewandelt wird: Sozialisierung, Externalisierung, Kombination und Internalisierung. Jede Phase baut auf der vorherigen auf und ermöglicht es, implizites Wissen in explizites Wissen zu überführen, um es im gesamten Unternehmen nutzbar zu machen.

Knowledge Spiral

Die Knowledge Spiral beschreibt den dynamischen Prozess, in dem Wissen in Organisationen wächst und sich ausbreitet. Dieser spiralförmige Ansatz zeigt, wie Wissen durch wiederholte Interaktionen zwischen individuellem und kollektivem Wissen vermehrt wird, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Innovationsfähigkeit führt.

Moderne Modelle

Moderne Wissensmanagement-Modelle sind darauf ausgerichtet, den Wissensaustausch in schnelllebigen und vernetzten Umgebungen zu optimieren. Sie fördern die Zusammenarbeit und das Teilen von Wissen über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg.

Communities of Practice (Wenger)

Communities of Practice sind informelle Netzwerke von Mitarbeitenden, die ein gemeinsames Interesse oder Fachgebiet teilen. Wenger betont, dass diese Gemeinschaften das Potenzial haben, Wissen kontinuierlich zu erweitern und Lösungen für alltägliche Herausforderungen zu entwickeln, indem sie auf kollektive Erfahrungen zugreifen.

Informations-Knowledge-Management-Modell

Dieses Modell verbindet Informationsmanagement und Wissensmanagement miteinander. Es legt den Schwerpunkt auf die strukturelle Erfassung von Wissen und die Schaffung von Prozessen, um das Wissen innerhalb der Organisation für alle Mitarbeitenden zugänglich und nutzbar zu machen.

Wer ist für Wissensmanagement verantwortlich?

Wissensmanagement ist eine zentrale Aufgabe im Unternehmen und muss auf allen Ebenen mit Leben gefüllt werden. Das beginnt ganz oben: Die Unternehmensleitung muss Wissensmanagement als strategischen Vorteil verstehen und entsprechend unterstützen.

Viele Unternehmen setzen einen oder mehrere Wissensmanager:in oder Chief Information Officer (auch Chief Knowledge Officer) ein, die sich ausschließlich oder zumindest zum großen Teil um das Wissensmanagement kümmern.

Die IT-Abteilung muss eingebunden werden, um die technischen Voraussetzungen zu schaffen und Mitarbeiter:innen anzuleiten und zu unterstützen. Human Resources (HR) kann mit Schulungen und Trainings unterstützen und allgemein zur Förderung einer Unternehmenskultur beitragen, in der der Austausch und die Nutzung von Wissen zentral stehen.

Und letztlich spielt jeder einzelne Mitarbeiter:innen eine entscheidende Rolle in der täglichen Umsetzung. Nur wenn alle Mitarbeitenden ihr Wissen teilen und das Wissen ihrer Kolleg:innen nutzen, kann Wissensmanagement erfolgreich sein.

Effektives Wissensmanagement erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise, die Technologie, Prozesse und vor allem die Menschen in der Organisation umfasst.

5 Wissensmanagement-Methoden, um das Know-how deines Unternehmens festzuhalten

Wie wir gesehen haben, liegt die größte Herausforderung des Wissensaustausches darin, relevante Informationen effektiv und langfristig festzuhalten. Im Folgenden stellen wir dir 5 Wissensmanagement-Methoden vor, mit denen du und dein Projekt-Team maximal von eurem Wissen im Unternehmen profitieren könnt.

1. Wissen ermitteln

Entdecke relevantes Wissen im ungezwungenen Gespräch mit Kollegen oder durch gezielte Fragen im Team-Chat. Nutze Gruppendiskussionen und -umfragen, um herauszufinden, welches Wissen in deinem Projekt-Team schlummert.

2. Wissen im Unternehmen sammeln

Erfasse individuelles Wissen durch Interviews oder kurze Vorträge von Experten im Team. Nutze die Schwarmintelligenz bei regelmäßigen digitalen Austausch-Runden  und erstelle Protokolle oder Aufnahmen, um das Wissen festzuhalten.

3. Wissen von Außen ins Unternehmen holen

Verlasse deine Komfortzone und suche den Kontakt zu anderen Abteilungen oder externen Experten. Nutze Stammtische, soziale Netzwerke oder firmeninterne Diskussionsgruppen, um dein Wissen zu erweitern und neue Perspektiven zu gewinnen.

4. Wissensdatenbank erstellen

Strukturiere das erfasste Wissen in digitalen, plattformübergreifende Tools wie Unternehmenswikis oder thematischen Channels. Wähle eine Lösung, die von allen häufig genutzt wird und einfachen Zugriff ermöglicht.

5. Eigenes Wissen optimieren

Investiere gezielt in dein persönliches Wissen durch sorgfältig ausgewählte Fachliteratur, Videos, Seminare oder Webinare. Erstelle einen Plan, welches Wissen du benötigst, und halte das Wichtigste schriftlich fest für späteren Zugriff.

Arten von Wissensmanagement-Tools

In einer Welt, in der Informationen täglich exponentiell wachsen, ist der Einsatz von Tools für das Wissensmanagement unerlässlich. Von Dokumentenmanagement-Systemen über Wissensdatenbanken bis hin zu Kollaborationstools – die richtigen Tools erleichtern nicht nur die Speicherung von Wissen, sondern auch den schnellen und effizienten Zugriff darauf. Mit den passenden Werkzeugen kannst du sicherstellen, dass das gesammelte Wissen stets verfügbar ist und die Zusammenarbeit innerhalb deines Unternehmens deutlich effizienter wird.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft dabei, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und leicht auffindbar zu machen. Diese Tools ermöglichen es, wichtige Informationen effizient zu strukturieren und sicherzustellen, dass jede Person im Unternehmen jederzeit darauf zugreifen kann, wenn sie es benötigt.

Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken sind digitale Plattformen, die es ermöglichen, sowohl explizites Wissen als auch implizites Wissen zu speichern und zu teilen. Sie sind unverzichtbar, um Informationen zu strukturieren und den Zugriff für alle Mitarbeitenden zu erleichtern. Diese Systeme helfen dabei, dass das Wissen im Unternehmen nicht verloren geht, selbst bei Mitarbeitendenwechseln.

Kollaborationstools

Kollaborationstools, wie z. B. Slack, sind ideal, um den Wissenstransfer in Echtzeit zu unterstützen. Sie ermöglichen es Teams, zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und Prozesse zu optimieren, unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden. Diese Tools fördern nicht nur die Kommunikation, sondern helfen auch dabei, Wissen effizienter zu nutzen und zu teilen.

Wissensmanagement-Systeme (KMS)

Um den Wissensaustausch und die Speicherung in deinem Unternehmen optimal zu gestalten, sind Wissensmanagement-Systeme (KMS) unerlässlich. Ob du ein Enterprise Knowledge Management System für umfassende unternehmensweite Lösungen oder ein Open-Source-System für mehr Flexibilität bevorzugst – die Wahl des richtigen Systems kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Wissen effektiv zu organisieren und zu nutzen.

Enterprise Knowledge Management Systeme

Enterprise Knowledge Management Systeme sind speziell für große Unternehmen konzipiert. Sie ermöglichen es, das gesamte Wissen einer Organisation zentral zu erfassen und zu verwalten, und bieten oft Integrationsmöglichkeiten mit anderen Geschäftsanwendungen, um den Wissensaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg zu fördern.

Open-Source-Systeme

Open-Source-Wissensmanagement-Systeme bieten eine flexible und kostengünstige Alternative zu kommerziellen Lösungen. Sie sind besonders attraktiv für kleinere Unternehmen, da sie oft anpassbar sind und weniger Lizenzkosten verursachen, während sie dennoch eine hohe Funktionalität bieten.

Wissensmanagement-Methoden machen die Arbeit leichter – und spannender

Ob in Fachbüchern, in E-Mails, beim Gespräch mit der Kollegin oder im Workshop am Wochenende: Wissen steckt überall und kann für dich und dein Unternehmen von unschätzbarem Wert sein, um die richtige Entscheidung zu treffen und den Wettbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein.

Die Herausforderung liegt darin, Ordnung ins Informationschaos zu bringen und das Know-how der einzelnen Teammitglieder so festzuhalten, dass auch andere davon profitieren können. Dies gelingt durch den Einsatz von Wissensmanagement-Methoden und Software, die euch den schnellen Zugriff auf Informationen, einen konstruktiven Austausch und eine allgemein effizientere und produktivere Zusammenarbeit ermöglichen.