Wie du die Zusammenarbeit mit Projektmanagement-Tools vereinfachen kannst

Mit Projektmanagement-Software kannst du Aufgaben einfach organisieren, Wissen speichern, Prozesse automatisieren und die Kommunikation in deinem Projekt-Team erleichtern.

In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und digitaler Büros findet Projektmanagement zunehmend online statt. Während ein Teil der Mitarbeiter:innen im selben Raum sitzt, schalten sich andere von Remote-Arbeitsplätzen dazu. Kollaborationstools wie Slack ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit und den Austausch projektbezogener Informationen – egal, wo deine Kolleg:innen gerade arbeiten.

Darüber hinaus lassen sich in Slack verschiedene Projektmanagement-Tools integrieren, um Ziele, Aufgaben und Anforderungen effizient auf einer zentralen Plattform zu managen. In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen Projektmanagement-Software bietet und wie du sie gezielt einsetzen kannst.

Was sind Projektmanagement-Tools?

Ein Projektmanagement-Tool ist eine Software oder Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, die Organisation und Ausführung von Projekten zu unterstützen. Diese Tools sind darauf ausgerichtet, dir das Leben leichter zu machen, indem sie komplexe Prozesse vereinfachen und dir einen klaren Überblick über den Fortschritt deines Projekts bieten. Egal, ob du in einem kleinen Team oder in einem großen Unternehmen arbeitest, Projektmanagement-Tools passen sich deinen Bedürfnissen an und helfen dir, deine Ziele effizient zu erreichen.

Ein wesentlicher Aspekt von Projektmanagement-Tools ist ihre Vielseitigkeit und Funktionalität:

• Die Aufgabenverwaltung ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu priorisieren, sodass alle Teammitglieder stets wissen, was zu tun ist und welche Fristen einzuhalten sind.
• Mit Zeitmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen und Kalendern kannst du den Fortschritt von Projekten verfolgen und Zeitpläne effektiv verwalten.
• Ressourcenmanagement-Funktionen helfen, Budgets, Arbeitskräfte und Materialien optimal einzusetzen, um Projekte im Rahmen der verfügbaren Mittel abzuschließen.
• Zudem fördern integrierte Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen wie Chats und Diskussionsforen den Austausch und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
• Schließlich sorgen Dokumentenverwaltungsfunktionen dafür, dass alle relevanten Dokumente und Informationen zentral verfügbar sind und Missverständnisse oder Doppelarbeit vermieden werden.

Die Verwendung von Projektmanagement-Tools bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Erhöhte Transparenz: Alle Teammitglieder haben Zugriff auf wichtige Projektinformationen, was die Transparenz erhöht und sicherstellt, dass jeder auf dem Laufenden ist.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und gut organisierte Workflows reduzieren die Zeit, die für administrative Aufgaben benötigt wird, und ermöglichen es dir, dich auf die wichtigen Aspekte deines Projekts zu konzentrieren.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Egal, wo sich deine Teammitglieder befinden, moderne Projektmanagement-Tools unterstützen die Zusammenarbeit in Echtzeit und helfen, kulturelle und geografische Grenzen zu überwinden.
• Besseres Risikomanagement: Du kannst potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Maßnahmen zu ihrer Minderung ergreifen, bevor sie zu ernsthaften Problemen führen.

Die wichtigsten Projektmanagement-Tools im Überblick

Entdecke die besten Projektmanagement-Tools, die deine Teamarbeit effizienter machen und die Kommunikation sowie Organisation in deinen Projekten verbessern.

Slack für Projektmanagement

Slack ist nicht nur ein Kommunikationswerkzeug; es ist auch ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit und die Effizienz in Teams jeder Größe verbessern kann. Mit Slack kannst du nahtlos kommunizieren, Aufgaben verteilen und den Fortschritt deiner Projekte verfolgen.

Benutzerdefinierte Kanäle ermöglichen die Zusammenstellung von Projektteams und die Zentralisierung von Informationen. Echtzeit-Kommunikation ermöglicht sofortiges Feedback und schnelle Entscheidungen. Slack integriert sich nahtlos mit Tools wie Trello, Asana und Jira, wodurch Aufgaben direkt im Chat aktualisiert werden können.

Trello: Visuelles Projektmanagement

Trello verwendet Kanban-Boards, um Projekte und ihren Fortschritt visuell darzustellen. Dieses Tool ist ideal für dich, wenn du einen klaren Überblick über deine Aufgaben haben möchtest. Auf Trello-Boards erstellst und verschiebst du Aufgabenkarten und aktualisierst ihren Status von „Zu tun“ über „In Bearbeitung“ bis hin zu „Erledigt“. Es ist intuitiv und benutzerfreundlich, vor allem für Teams, die gerade erst mit dem Projektmanagement beginnen. Trello eignet sich gut für Projekte, die eine hohe Transparenz des Arbeitsablaufs erfordern, z. B. bei der Softwareentwicklung und Event-Planung.

Asana: Aufgaben- und Projektverfolgung

Asana ist ein flexibles Werkzeug, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu organisieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Mit Asana kannst du Projekte in Aufgaben und Unter-Aufgaben gliedern, Deadlines setzen und Diskussionen zu jeder Aufgabe führen. Die Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, schnell zu sehen, was gemacht werden muss, wer dafür verantwortlich ist und wann es fällig ist.

Microsoft Project: Umfangreiche Projektplanung

Microsoft Project ist bekannt für seine robusten Funktionen, die umfassende Projektplanungen ermöglichen. Dieses Tool bietet detaillierte Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement und Budgetierungsfunktionen, die dir helfen, die verschiedenen Aspekte deines Projekts zu verwalten. Microsoft Project ist ideal für komplexe Projekte mit vielen beweglichen Teilen, kann aber eine steile Lernkurve für neue Benutzer haben und ist im Vergleich zu anderen Tools auf dem Markt relativ teuer.

Jira: Agile Projektmanagement-Software

Jira ist das Tool der Wahl für agile Teams, die iterative und inkrementelle Arbeit bevorzugen. Jira unterstützt Scrum- und Kanban-Frameworks und bietet benutzerdefinierte Workflows, Backlog-Priorisierung und Bug-Tracking, was es zu einem mächtigen Werkzeug für Softwareentwicklungsteams macht. Jira lässt sich hervorragend mit Code-Repositories wie GitHub und CI/CD-Tools integrieren, um eine nahtlose Entwicklungs-Workflow-Pipeline zu schaffen.

Die Projektkommunikation strukturieren

Ganz gleich, ob du klassisches Projektmanagement oder agile Methoden nutzt: der Erfolg deines Projekt-Teams steht und fällt mit der Projektkommunikation. Zum einen ist es wichtig, dass du Ziele, Aufgaben und Rahmenbedingungen klar und zeitnah an alle Beteiligten kommunizierst. Zum anderen möchtest du die Zusammenarbeit aller Beteiligten fördern und Gespräche unter vier Augen ermöglichen.

Kollaborationsplattformen wie Slack haben dafür spezielle Lösungen entwickelt. Bei Slack kannst du zum Beispiel gezielt unterschiedliche Kommunikationskanäle einsetzen:

• Über Direktnachrichten kannst du private Gespräche führen – etwa, um individuelles Feedback zu geben oder ein offenes Ohr anzubieten. Denn wo Menschen miteinander arbeiten, gibt es immer mal Konflikte oder persönliche Umstände, die sich auf die Zusammenarbeit auswirken können. Versuche jedoch, Probleme nicht direkt im Chat zu klären, sondern ohne Umwege ein persönliches Gespräch zu vereinbaren.
• Geschlossene Channels helfen dir, Aufgaben und wichtige Updates gezielt mit Beteiligten zu kommunizieren. Hast du für dein Projekt zum Beispiel ein Entwicklerteam zusammengestellt, kann es in einem Geschlossenen Channel zusammenarbeiten und neuen Code teilen – ohne dabei nur indirekt Beteiligte abzulenken.
• Offene Channels sind für alle Mitglieder deiner Organisation zugänglich. Mit diesem Kommunikationskanal sorgst du für Transparenz und kannst die Motivation deines Teams fördern. Im Offenen Channel können alle etwa allgemeine Neuigkeiten teilen oder z. B. mit GIFs oder Emojis einen erreichten Meilenstein feiern.
• Slack Connect ist ein organisationsübergreifender Channel. Falls in deinem Projekt externe Stakeholder wie Kund:innen oder Agenturen involviert sind, kannst du mit ihnen über diesen Channel in Kontakt bleiben und beispielsweise Feedback während der Umsetzungsphase einholen.

Auswahl des richtigen Tools

Die Wahl des passenden Projektmanagement-Tools ist entscheidend, um deine Ziele zu erreichen. Wähle ein Tool, das flexibel ist und sich an verschiedene Projektgrößen anpasst. Ein intuitives Design erleichtert die Nutzung ohne umfangreiche Schulungen. Achte auf gute Integration mit vorhandener Software, um eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten. Überlege, welche Funktionen wie Aufgabenverwaltung oder Zeitverfolgung für dein Projekt wichtig sind.

Integration und Zusammenarbeit

Die effektive Integration verschiedener Projektmanagement-Tools kann die Zusammenarbeit erheblich verbessern. Stelle sicher, dass die ausgewählten Tools kompatibel sind und Daten problemlos austauschen können. Verwende eine zentrale Plattform wie Slack, um alle Tools und Kommunikationskanäle zusammenzuführen, was die Transparenz fördert und den Informationsfluss erleichtert. Automatisiere Routineaufgaben mit Tools wie Slack’s Workflow Builder, um Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

Datei-Sharing mit Projektmanagement-Software vereinfachen

 

Hast du auch schon einmal in deinem E-Mail-Postfach verzweifelt nach einem Dokument gesucht? Oder warst dir nicht sicher, welche Version nun die aktuelle war? Vielleicht ist dir dabei auch klar geworden, dass die Person, die das Dokument zuletzt bearbeitet hat, nicht mehr im Projekt-Team ist. Diese und ähnliche Szenarien gehören zum Arbeitsalltag leider oft dazu und verzögern maßgeblich den Projektfortschritt.

Mit Projektmanagement-Software kannst du diese Hürden überwinden und Wissen für alle jederzeit zugänglich machen. Bei Slack gibt es zum Beispiel Funktionen zum Dokument-und Datei-Sharing, damit alle auf die aktuelle Version zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können. So stellst du sicher, dass alle auf demselben Stand sind und wichtige Änderungen nicht verloren gehen. Das reduziert auch die Menge der E-Mails, die zwischen den Beteiligten hin und her gehen. Zudem kannst du bekannte Dienste wie Dropbox, Google Drive, SignNow und viele weitere Apps für das Dateimanagement direkt in Slack integrieren.

Geteiltes Wissen hilft dir nicht nur, aktuelle Aufgaben effizienter anzugehen. Du speicherst wichtige Erkenntnisse und handfeste Daten auch für zukünftige Projekte. Bei der prozessorientierten Zusammenarbeit, wie sie beispielsweise agile Projektmethoden vorsehen, ergibt sich vieles erst in der Umsetzungsphase. Damit dieses oft intrinsische Wissen nicht im Nirvana der E-Mail-Postfächer verschwindet, kannst du auf Wissensmanagement-Methoden und digitale Tools zurückgreifen – und die Zusammenarbeit in Zukunft noch effizienter gestalten.

Projektmanagement-Workflows erstellen und managen

Es gibt Prozesse, die wesentlich sind, im Grunde aber automatisch ablaufen können. Der Körper ist dafür ein gutes Beispiel, denn er führt viele Funktionen aus, ohne dass wir sie bewusst steuern. Beim Projektmanagement kannst du dir dieses Prinzip zunutze machen.

Indem du bestimmte Prozesse – sogenannte Projektmanagement-Workflows – automatisierst, schonst du wichtige Ressourcen und stellst gleichzeitig sicher, dass Routineaufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Bei Slack kannst du mit dem Workflow Builder Routineaufgaben identifizieren und automatisieren. Ein Beispiel: Du organisierst ein Projekt mit der Scrum-Methode und hältst jeden Tag kurze Meetings (sogenannte Dailys) ab, damit alle Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand sind? Aus diesen und ähnlichen wiederkehrenden Terminen kannst du zum Beispiel einen Workflow kreieren und Erinnerungen einstellen. Oder du formulierst eine automatische Begrüßungsnachricht, in der die wichtigsten Infos zusammengefasst sind. So erhalten (neue) Kolleg:innen automatisch alle relevanten Daten, sobald sie dem Channel beitreten – ohne, dass du dafür aktiv werden musst. Hier kannst du weitere Ideen für Workflows entdecken.

Lass dich auch von unserem E-Book inspirieren, wie du deine Routineaufgaben noch effizienter gestalten kannst: 16 Tipps für intelligenteres Arbeiten mit Slack-Apps und -Workflows.

Weitere Projektmanagement-Tools sinnvoll einbinden

Du kannst Slack als zentrale Plattform für effektive Zusammenarbeit nutzen, indem du weitere digitale Projektmanagement-Tools und praktische Funktionen direkt integrierst. Du kannst agile, klassische oder hybride Projektmanagement-Methoden wählen und dafür passende Apps in Slack einbinden.

Die folgenden Anwendungen gehören zu den beliebtesten Tools für Projektmanagement:

• Wenn du zur Visualisierung aller Aufgaben und ihres jeweiligen Status zum Beispiel gerne auf Kanban Boards zurückgreifst, kannst du Apps wie Trello dafür nutzen. Dort kannst du einen Arbeitsbereich festlegen und Karten erstellen, die sich per Drag & Drop spaltenweise verschieben lassen.
• Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, mit dem du ebenfalls Aufgaben erstellen, zuweisen, Deadlines festlegen und Benachrichtigungen erhalten kannst. Falls du Asana bereits nutzt, hast du mit Slack die Möglichkeit, direkt auf die Anwendung zuzugreifen.
• Wenn du monday bei Slack integrierst, kannst du neue Aufgaben direkt in einem Channel oder aus Unterhaltungen erstellen. Das Tool hilft dir mit Boards, Diagrammen und anderen visuellen Effekten, Projektelemente wie Deadlines oder Meilensteine anschaulich zu verwalten.
• Slack Canvas ist eine innovative Benutzeroberfläche, über die du beispielsweise Informationen anschaulich teilen, das Onboarding der Beteiligten abwickeln und die hybride Zusammenarbeit organisieren kannst.
• Projektmanagement ist ein Prozess, bei dem sich Anforderungen immer wieder ändern können, zum Beispiel nach erfolgtem Kundenfeedback. Mit Wrike kannst du Aufgaben schnell anpassen, neu zuweisen und direkt in Unterhaltungen erstellen.
• Eine ebenfalls beliebte Projektmanagement-Software ist Workcast. Falls du die Anwendung bereits nutzt – zum Beispiel für Checklisten, Formulare oder Berichte – kannst du sie bei Slack integrieren und so alle Funktionen auf einer Plattform zusammenführen.
• Ob Design- oder Entwicklerteam: Mit Leitfäden, Styleguides und anderen Automatisierungen stellt Zeplin sicher, dass alle Beteiligten am Designprozess teilhaben können. Wenn du die App bei Slack installierst, erhältst du zum Beispiel automatische Benachrichtigungen, wenn ein neues Design hochgeladen wurde.

Ganz gleich, welche Tools du bereits nutzt oder zusätzlich einführen möchtest: Über die Integration auf Slack optimierst du dein Zeitmanagement nachweislich. Anstatt Benachrichtigungen von unterschiedlichen Apps zu erhalten, bleibst du auf einer zentralen Plattform immer auf dem neuesten Stand. Außerdem kannst du einstellen, wann und wie oft du Benachrichtigungen erhältst. So reduzierst du Ablenkungen durch Push-Nachrichten und hilfst deinem Projekt-Team, die Aufmerksamkeit auf den Moment zu lenken.

Relevante Informationen und Projektziele für alle greifbar machen

 

Projektmanagement ist ein fortlaufender Prozess, bei dem viele unterschiedliche Aufgaben, Menschen und Anforderungen zusammenlaufen – und sich immer wieder ändern können. Projektmanagement-Software hilft dir, flexibel auf diese Veränderungen zu reagieren und an alle Beteiligten zu kommunizieren. Mithilfe praktischer Funktionen, Automatisierungen und Zusatz-Apps kannst du Abläufe intuitiv organisieren und für alle greifbar machen. Mit Slack hast du eine zentrale Plattform, mit der du die Projektkommunikation vereinfachen und wichtiges Wissen mittels Datei-Sharing teilen kannst. Du kannst den Zusammenhalt stärken, intrinsisches Wissen speichern und Aufgaben einfach verwalten die Grundlagen für eine effektive Zusammenarbeit.

Jedes Projekt und jede Organisation ist anders. Mit den passenden Projektmanagement-Tools kannst du auf die Besonderheiten in deinem Unternehmen eingehen, Routineaufgaben automatisieren und die Kommunikation vereinfachen. Und wenn du dein Wissen rund ums Thema Projektmanagement auffrischen möchtest, findest du auf unserer Übersichtsseite weitere hilfreiche Beiträge.