Produktivität

Jetzt neu: Workflow-Builder – der einfache Weg, Aufgaben in Slack zu optimieren

Eliminiere mit automatisierten Formularen, Nachrichten und mehr Hürden bei der Alltagsarbeit

Vom Slack-Team15. Oktober 2019Illustration von Giacomo Bagnara

Bist du beim Erledigen deiner Arbeit auch auf andere Menschen und Teams angewiesen? Die Antwort lautet vermutlich „Ja“! Unseren Zahlen zufolge liegt die Wahrscheinlichkeit dafür bei 70 %. Die Koordination von Projekten mit anderen erfordert, dass die richtigen Informationen in Echtzeit an die richtigen Leute übermittelt werden. Dennoch sind Schritte wie das Einreichen von Anfragen, das Bitten um Updates und das Bereitstellen von Kontext für Team-Mitglieder selten unmittelbar und bringen den Fortschritt oft ganz und gar zum Stillstand.

Heute veröffentlichen wir den Workflow-Builder, um diese Produktivitätshürden zu beseitigen, damit du Projekte in Slack schneller voranbringen kannst.

Der Workflow-Builder ist ein brandneues visuelles Tool, das es allen Slack-Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, Routineaufgaben durch die Erstellung benutzerdefinierter Workflows zu automatisieren. In nur wenigen Minuten kannst du einen Workflow erstellen, um nahtlos die folgenden Aufgaben zu erledigen:

  • standardisieren, wie du Anfragen von deinem Team entgegennimmst
  • eventuelle Ausfallzeiten in Echtzeit melden
  • neue Team-Mitglieder mit Willkommensnachrichten auf den neuesten Stand bringen

…. und jede Menge weitere Anwendungsmöglichkeiten. Werfen wir einen Blick darauf, wie du den Workflow-Builder nutzen kannst.

Workflows, die du noch heute erstellen und nutzen kannst

Bevor du dich an die Arbeit machst und Workflows für dein Team von Grund auf neu erstellst, gibt es eine noch einfachere Option für den Einstieg: Du kannst eine unserer vorgefertigten Workflow-Vorlagen herunterladen und importieren. Diese kannst du direkt ausprobieren wie sie sind oder sie an die Bedürfnisse deines Teams anpassen. Gehen wir ein paar Beispiele durch.

Team-Mitglieder mit automatischen Onboarding-Nachrichten in Channels begrüßen

Es kommen ständig neue Leute zu Projekten dazu, wechseln Teams oder starten als neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, und die fortwährende Herausforderung besteht darin, all diese Leute auf den neuesten Stand zu bringen.

Bisher bedeutete das oft, erst bestimmte Dokumente herauszusuchen und spezifische Fragen zu stellen, um die Projektleiterinnen und Projektleiter und den Stand der Arbeit in Erfahrung zu bringen. Mit dem Workflow-Builder können Leute, die einem Channel beitreten, automatisch die Ressourcen erhalten, die sie benötigen, um sich zu informieren, ohne Zeit damit zu verschwenden, bei anderen Mitgliedern nachzufragen.

Onboarding message built with Workflow Builder

Außerdem kannst du sie bitten, ein Formular mit weiteren Informationen auszufüllen, z. B. eine kurze persönliche Biografie. Das ausgefüllte Formular kann in einem #willkommen Channel gepostet werden, wo alle die neuen Team-Mitglieder kennenlernen können.

Workflow automatically posts a bio in a #welcome channel

Benutze diesen Workflow für alle Arten von Channels und Zielgruppen. Wenn z. B. jemand zum ersten Mal einem Channel in deiner Organisation beitritt, kannst du eine Nachricht senden, die wichtige Informationen über den Standort und darüber enthält, an wen sich die Person wenden kann, um Fragen zu stellen und weitere Informationen zu erhalten.

An example message built in Workflow Builder for a workplace channel

Jetzt ausprobieren: Lade den Workflow für Onboarding-Nachrichten herunter

Informationen mit benutzerdefinierten Formularen anfordern

An den meisten Arbeitstagen wirst du irgendwann eine Anfrage stellen (oder beantworten) müssen. Vielleicht gehen die Büromittel zur Neige und es ist Zeit für eine Nachbestellung. Oder du planst einen Besuch in der Frankfurter Niederlassung und musst den Empfang und die Sicherheits-Teams vorab darüber informieren. Mit dem Workflow-Builder kannst du automatisieren, wie diese Anfragen gestellt werden, und sicherstellen, dass sie genau die richtigen Leute erreichen – direkt in Slack.

Stell dir einen Channel #reise-anfragen vor, wo Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Hilfe für anstehende Reisen anfordern können. Sie würden den Channel öffnen, das Formular über das ⚡️Aktionsmenü starten, das sich jetzt oben in diesem Channel befindet, und ein paar grundlegende Infos wie Reisedaten, Stadt und bevorzugte Fluggesellschaft ausfüllen. Die Ergebnisse könnten in einen regulären Channel, eine Direktnachricht oder einen Geteilten Channel, zum Beispiel mit einem Reisebüro, gesendet werden.

Workflow Builder travel example

Von dort aus würde ein/e ReisebüromitarbeiterIn Flüge und ein Hotel buchen und die Anfrage dann mit ✅ als abgeschlossen markieren. Diese Emoji-Reaktion könnte sogar einen zweiten Workflow auslösen, indem eine Bestätigung zurück an den ursprünglichen Thread und eine Spesenanforderung in einen Buchhaltungs-Channel gesendet wird.

Jetzt ausprobieren: Lade den Workflow für Anfrageformulare herunter

Vorfallsberichte in Echtzeit erfassen

Benutzerdefinierte Formulare mit standardisierten Eingaben sind besonders wertvoll für zeitkritische Aufgaben, wie z. B. allen im Unternehmen die Möglichkeit zu geben, einen Vorfallsbericht zu erstellen, wenn sie merken, dass ein Service ausgefallen ist.

An incident report filed using an automated workflow in Slack

Du kannst Berichte darüber erhalten, wenn ein Gerät verloren geht, wenn deine Firmen-Website nicht erreichbar ist oder wenn dein Zahlungsdienst ausfällt. Das ausgefüllte Formular wird sofort in einer Reihe von Channels gepostet, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Problem analysieren, Lösungen diskutieren und gemeinsam Updates für das gesamte Unternehmen entwickeln können.

Jetzt ausprobieren: Lade den Workflow für Vorfallsberichte herunter

Einen Workflow in nur wenigen Minuten von Grund auf neu erstellen

Mit wenigen Klicks kannst du einen benutzerdefinierten Workflow für dein Team erstellen. Erinnerst du dich an unseren Workflow für das Onboarding neuer Team-Mitglieder? Gehen wir in fünf einfachen Schritten durch, wie du ihn selbst erstellen kannst.

So verwendest du den Workflow-Builder in Slack
Menü „Persönliche Einstellungen“ in Slack
1. Öffne das Menü in einem bestimmten Slack-Workspace und wähle Workflow-Builder, um die Funktion zu starten.

2. Klicke auf den Erstellen-Button, um den Prozess zu starten, und gib deinem Workflow einen aussagekräftigen Titel.

3. Klicke auf „Weiter“ und wähle dann Neues Channel-Mitglied als Auslöser aus.

4. Wähle „Person, die Channel beigetreten ist“ als Empfänger aus, verfasse deine hilfreiche Willkommensnachricht und personalisiere sie mit Variablen wie z. B. dem Benutzernamen.

5. Klicke abschließend auf Veröffentlichen, und der Workflow beginnt automatisch, wenn ein neues Mitglied dem angegebenen Channel beitritt.

Mit dem Workflow-Builder sind die Informationen, die du sammelst und teilst, in den von dir ausgewählten Channels sichtbar und werden in der Suche archiviert – so helfen sie Team-Mitgliedern heute und in Zukunft, schnell wichtige Informationen zu finden. Und das ist nur ein Bruchteil der Möglichkeiten, die sich dir mit dem Workflow-Builder bieten! Du kannst dich auf einen stetigen Zuwachs neuer Funktionen gefasst machen, die dir noch mehr Anwendungsmöglichkeiten geben.

Du hast eine Idee für einen Workflow, der dir Zeit sparen wird? Wir sind schon sehr gespannt, was du entwickelst: Sende uns deinen Screenshot oder dein Konzept in einem Tweet und vergiss nicht, @SlackHQ zu erwähnen.

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