Produttività

Workflow Builder: il modo facile per semplificare le attività in Slack

Rimuovi gli ostacoli al lavoro quotidiano con messaggi, moduli automatici e tanto altro

Il team di Slack15 ottobre 2019Illustrazione di Giacomo Bagnara

Alza la mano se devi affidarti ad altre persone e team per completare il lavoro. Secondo i nostri calcoli, c’è una probabilità del 70% che tu lo faccia. Il coordinamento dei progetti con altre persone richiede che le informazioni giuste arrivino ai destinatari giusti in tempo reale. Tuttavia, passaggi come l’invio di richieste, la raccolta di aggiornamenti e la comunicazione del contesto ai colleghi non sono quasi mai immediati e spesso arrestano del tutto il processo.

Oggi rilasciamo Workflow Builder per rimuovere questi ostacoli alla produttività e aiutarti a far progredire i progetti in Slack.

Workflow Builder è un nuovo strumento visivo che consente a qualsiasi utente di Slack di automatizzare le funzioni di routine creando workflow personalizzati. In pochi minuti, avrai a disposizione un modo semplice per:

  • Standardizzare il modo in cui raccogli le richieste dal tuo team
  • Segnalare eventuali interruzioni in tempo reale
  • Rendere subito operativi i nuovi membri del team con messaggi di benvenuto

... e moltissime altre applicazioni aggiuntive. Scopriamo insieme in che modo puoi usare Workflow Builder.

 

Workflow che puoi creare e usare oggi stesso

Prima di lanciarti a creare workflow per il tuo team partendo da zero, il modo più semplice per iniziare è scaricare e importare uno dei nostri modelli di workflow predefiniti. Puoi provarli così come sono oppure modificarli in base alle esigenze del tuo team. Vediamo alcuni esempi.

Dare il benvenuto ai membri del team nei canali con messaggi automatici di onboarding

Le persone entrano nei progetti, cambiano team o iniziano come nuovi dipendenti continuamente e la sfida ricorrente è fare in modo che ottengano rapidamente tutte le informazioni più aggiornate.

In passato, questo spesso implicava dover cercare determinati documenti e porre domande specifiche per individuare i responsabili del progetto e capire a che punto era il lavoro. Con Workflow Builder, quando le persone entrano in un canale, possono ricevere automaticamente le risorse di cui hanno bisogno per essere operative, senza dover perdere tempo a chiedere ad altri.

Messaggio di onboarding creato con Workflow Builder

Inoltre, puoi chiedere loro di riempire un modulo con altre informazioni, come una breve bio personale. Il modulo compilato può essere postato in un canale #benvenuto, dove tutti potranno conoscere meglio i nuovi membri del team.

Workflow posta una bio in un canale #benvenuto

Usa questo workflow per tutti i tipi di canali e destinatari. Ad esempio, quando qualcuno entra per la prima volta in un canale di una sede aziendale specifica, puoi inviare un messaggio che contiene alcune informazioni essenziali sull’ufficio e su chi contattare per domande e ulteriori informazioni.

Messaggio di esempio creato in Workflow Builder per un canale di una sede aziendale

Provalo ora: scarica il workflow per il messaggio di onboarding

Richiedere informazioni con moduli personalizzati

Durante la maggior parte delle giornate lavorative, a un certo punto ti troverai a dover fare una richiesta. Può essere un articolo per l’ufficio che è in esaurimento e deve essere riordinato. Oppure hai pianificato di visitare l’ufficio di Londra e devi avvisare la reception e il team che si occupa della sicurezza. Con Workflow Builder, puoi automatizzare il modo per effettuare queste richieste e assicurarti che vengano inoltrate alle persone giuste, direttamente in Slack.

Immagina un canale #richieste-viaggio, dove il personale può chiedere assistenza per i prossimi viaggi. La persona deve semplicemente aprire il canale, avviare il modulo dal menu di azioni ⚡️, che ora si trova nella parte superiore del canale, e inserire le informazioni di base come date, città e linea aerea preferita. I risultati possono essere inviati in qualsiasi canale normale, un messaggio diretto o un canale condiviso, come quello che potresti avere con un’agenzia di viaggio.

Esempio di viaggio con Workflow Builder

A quel punto, un agente può prenotare voli e hotel e contrassegnare la richiesta come completata con ✅. Questa reazione con emoji potrebbe addirittura attivare un secondo workflow, che invia una conferma nella conversazione originale e una richiesta per spese di viaggio in un canale di contabilità.

Provalo ora: scarica il workflow per il modulo di richiesta

Raccogliere report sugli incidenti in tempo reale

I moduli personalizzati con input standardizzati sono utili soprattutto per attività urgenti, come consentire a tutti in azienda di inviare un report di incidente non appena si accorgono che un servizio non funziona.

Report di incidente inviato usando un workflow automatico in Slack

Puoi ottenere un report quando un’attrezzatura è andata persa, il sito web aziendale è irraggiungibile o il servizio di elaborazione dei pagamenti non funziona. Il modulo compilato viene postato immediatamente in una serie di canali dove il personale addetto può esaminare il problema, discutere le soluzioni e fornire aggiornamenti a tutta l’azienda.

Provalo ora: scarica il workflow per il report di incidente

Crea un workflow partendo da zero in pochi minuti

Puoi creare un workflow personalizzato per il tuo team con pochi clic. Ricordi il nostro workflow per l’onboarding di nuovi membri del team? Vediamo come puoi crearlo tu in cinque semplici passaggi.

Come usare Workflow Builder in Slack
Menu Preferenze in Slack
1. Apri il menu in un’area di lavoro specifica di Slack, scorri fino a Strumenti e seleziona Workflow Builder per lanciare la funzione.

2. Clicca sul pulsante Crea per iniziare il processo e assegna un titolo descrittivo al workflow.

3. Premi Avanti, quindi seleziona Nuovo membro del canale come trigger.

4. Scegli “Persona che è entrata nel canale” come destinatario, componi un utile messaggio di benvenuto e personalizzalo con variabili come il nome utente.

5. Infine, clicca su Pubblica e il workflow si avvierà automaticamente ogni volta che un nuovo membro entra nel canale specificato.

Con Workflow Builder, le informazioni che raccogli e condividi sono visibili nei canali che selezioni e vengono archiviate nella ricerca, per essere d’aiuto a tutti i membri del team subito e in futuro. E siamo solo all’inizio! Aspettati un flusso costante di nuove funzioni che ti permetteranno di usare Workflow Builder in molti altri modi.

Hai un’idea per un workflow che ti consentirà di risparmiare tempo? Non vediamo l’ora di scoprire cosa hai creato: inviaci il tuo screenshot o concetto in un tweet e tagga @SlackHQ.

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