Che si tratti di inefficienze isolate e di mancanza di impegno da parte dei dipendenti o che si vogliano migliorare le procedure aziendali, non c’è team che non trae vantaggio dall’analisi e l’ottimizzazione della gestione dei workflow. Uno studio condotto dalla società di ricerche di mercato IDC ha rilevato che, modificando i workflow inefficienti, la maggior parte delle organizzazioni potrebbe registrare un aumento della produttività compreso tra il 25% e il 30%.
Ecco una panoramica di alcune delle soluzioni software di gestione dei workflow più diffuse e di come ciascuna di esse possa aiutare a creare agilità e struttura a livello organizzativo nella tua azienda.
Cosa si intende per gestione dei workflow e perché è importante?
Ogni azienda ha una sorta di struttura organizzativa, più o meno definita, e ogni team all’interno di tale struttura è responsabile dell’implementazione di determinati processi quotidiani. Adottare un software per la gestione dei workflow aiuta a standardizzare l’intero diagramma di flusso in modo da chiarire i ruoli, ottimizzare la produttività (spesso con elementi automatizzati) e ridurre al minimo i margini di errore.
Esistono diversi approcci alla gestione dei workflow, basati su varie teorie organizzative, ma la soluzione più adatta alla tua azienda dipenderà dal settore, dal budget e dai problemi specifici che si vogliono risolvere. Mentre alcuni software di gestione elencati qui di seguito sostituiscono la gestione dei workflow, altri consentono di potenziare gli attuali workflow in base alle esigenze dell’azienda. Per questo motivo, è bene avere già in mente un diagramma di flusso generale prima di scegliere uno strumento di gestione del workflow digitale.
Trello
Immagina: una pila di bacheche con memo e graffette, ma in formato digitale
Prezzo: versione base (piano Gratis), 5 $/utente al mese (piano Standard), 10 $/utente al mese (piano Premium), 17,50 $/utente al mese (piano Enterprise)
Usato da: Google, Kickstarter, National Geographic
Ideale per: piccole organizzazioni con budget limitato, neofiti dei software di gestione dei workflow, soluzioni rapide
Evita se: hai bisogno di qualcosa di più complesso dal punto di vista tecnico o specifico per il settore
Trello è perfetto per le aziende piuttosto piccole o con pochi problemi da risolvere relativamente alla gestione dei workflow. Questo software di gestione ha un design snello e ottimizzato anche per l’uso individuale o personale.
Trello consiste in bacheche composte da colonne di liste che raggruppano le singole schede. Le schede, usate per singole attività e riunite sotto l’ombrello della “lista” di un progetto, possono essere personalizzate con allegati, link, assegnatari e conversazioni con discussioni. Questo software di gestione è semplice, visivamente leggibile, intuitivo e compatibile con tutti i settori, il che significa che può essere utilizzato da chiunque, a condizione che non siano necessarie molte funzionalità.
- Aggiungi comandi slash e azioni direttamente ai messaggi Slack
- Aggiungi, rimuovi o contrassegna come completi i promemoria su Slack
- Accedi a contenuti di canali Slack pubblici e privati
Smartsheet
Immagina: Microsoft Excel con superpoteri
Prezzo: 7 $/utente al mese (piano Pro), 25 $/utente al mese (piano Business), variabile (piano Aziendale)
Usato da: PayPal, Whirlpool, Habitat for Humanity
Ideale per: settori che utilizzano già regolarmente i fogli di lavoro e organizzazioni di grandi dimensioni
Evita se: il tuo team ha bisogno di un approccio più modulare o creativo
Fondato nel 2005, Smartsheet è rimasto piuttosto semplice fin dalla sua nascita. È poco ingombrante e ha solo poche funzioni modulari per creare i workflow e far avanzare i progetti.
A differenza di Trello, però, questo software di gestione è fatto per le aziende. Offre funzioni per il monitoraggio delle metriche aziendali e integrazioni software con Google e Salesforce e altre app.
- Gestisci le richieste importanti da Smartsheet senza dover mai uscire da Slack
- Offri ai team nuovi modi per automatizzare i processi ripetitivi
- Imposta gli avvisi di Smartsheet da inviare automaticamente ai canali Slack e ai messaggi diretti
Asana
Immagina: una soluzione visivamente accattivante e scalabile che richiede un minimo di onboarding
Prezzo: gratis (piano Basic), 10,99 $/utente al mese (piano Premium), 24,99 $/utente al mese (piano Business), variabile (piano Enterprise)
Usato da: NASA, Google, Deloitte
Ideale per: organizzazioni che desiderano affidarsi totalmente a un’unica piattaforma principale per la gestione di progetti interfunzionali e creativi, aziende con dipendenti piuttosto inclini alla tecnologia
Evita se: le aree problematiche sono minime e non è possibile investire tempo per imparare a usare questo software di gestione
Una delle opzioni di gestione dei workflow più robuste del nostro elenco, Asana è modulare praticamente a tutti i livelli. Lo spazio di lavoro per le schede di progetto include modelli standard per settori che vanno dall’informatica all’ingegneria, dalle risorse umane al design.
La funzione più potente di Asana è però un’arma a doppio taglio. Con così tante personalizzazioni disponibili per gli utenti, può essere difficile per i lavoratori con conoscenze informatiche medie riuscire a gestirlo senza investire del tempo per imparare a usarlo. Valuta la possibilità di organizzare corsi di formazione per i team e di stabilire le migliori pratiche per l’implementazione prima di distribuire questo software di gestione ai dipendenti.
- Trasforma un messaggio Slack in un’attività su Asana o aggiungi il messaggio a un’attività esistente
- Ricevi notifiche Slack relative al lavoro svolto su Asana
- Connetti un progetto Asana specifico a un canale Slack
Monday
Immagina: il raccoglitore colorato del tuo amico secchione
Prezzo: 18 €/mese (piano Basic), 30 €/mese (piano Standard), 66 €/mese (piano Pro), variabile (piano Enterprise), i prezzi dipendono dal numero di utenti
Usato da: Lonely Planet, WeWork, Samsung
Ideale per: team che necessitano di un onboarding e di un tempo di permanenza sulla piattaforma minimi, team che preferiscono un’interfaccia tattile e visiva, aziende con un budget più elevato
Evita se: hai bisogno di software di gestione dei progetti particolari o specifici per il settore, hai un budget limitato o i tuoi team sono composti da utenti di diverse categorie
Se i tuoi team si sentono frustrati dai limiti dei fogli di lavoro e tendono a orientarsi verso un software più intuitivo e basato sul trascinamento, Monday potrebbe essere la soluzione che fa per te. Precedentemente nota come Dapulse, la piattaforma rende la gestione dei workflow modulare e interessante.
Con Monday la sfida è semplificare le cose. Come Asana, questo software di gestione è altamente personalizzabile, ma può avere un aspetto pulito e non complesso, a patto che i membri del team non si lascino trasportare inserendo commenti superflui e creando troppi elenchi di elementi. Monday offre inoltre uno schema di prezzi più segmentato, che potrebbe essere un vantaggio per le aziende più grandi che possono permetterselo o per quelle che hanno intenzione di scalare presto.
- Crea attività su monday.com da Slack utilizzando un semplice comando
- Connetti una specifica bacheca di monday.com al tuo canale Slack, che riceverà notifiche ogni volta che viene apportata una modifica alla bacheca
Airtable
Immagina: le schede di Trello, il foglio di lavoro di Smartsheet, l’estetica di Monday e le funzionalità di commento di Google Docs
Prezzo: gratis (piano Free), 24 $/utente al mese (piano Team) 54 $/utente al mese (piano Business), variabile (piano Enterprise)
Usato da: BuzzFeed, JetBlue, Shopify
Ideale per: organizzazioni che necessitano di semplicità e scalabilità, utenti di Smartsheet che cercano un’opzione più semplice da utilizzare
Evita se: i tuoi team hanno bisogno di formattazioni o visualizzazioni personalizzate di tipo diverso dal formato del foglio di lavoro
Airtable si definisce un “foglio di lavoro integrato con un database”. È una combinazione basica di alcuni degli altri strumenti elencati sopra, con in più importanti capacità di gestione dei database.
Non si tratta di un software per i workflow, ma più che altro di un software che ne facilita la gestione. È più indicato per i team che devono gestire e visualizzare grandi quantità di informazioni e non per la gestione di progetti interfunzionali. Altrimenti, avrai bisogno di uno strumento aggiuntivo per portare a termine i tuoi progetti.
- Usa Airtable per condividere moduli di sondaggio e gestire gli inserimenti, per seguire raccolte o idee e per gestire clienti o contatti
- Inizia subito a lavorare con un’ampia gamma di modelli
- Integrandosi perfettamente con Slack, posta automaticamente un messaggio quando qualcuno apporta modifiche ai database
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