Tanto si tienes que hacer frente a ineficiencias aisladas y a una falta de compromiso de los empleados, como si quieres modernizar tus procesos empresariales, no hay equipo que no se beneficie de revisar y optimizar su gestión de flujos de trabajo. Un estudio de la empresa de investigación de mercado IDC reveló que la mayoría de organizaciones experimentaban un aumento de entre el 25 y el 30 % en su productividad tras transformar los flujos de trabajo ineficientes.
Aquí tienes un resumen de algunas de las soluciones de gestión de flujos de trabajo más de moda y cómo cada una de ellas puede ayudarte a mejorar la agilidad y la estructura organizativa de tu empresa.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo y por qué es importante?
Toda empresa tiene algún tipo de estructura organizativa, tanto si está bien definida como si no, y todo equipo dentro de esa estructura es responsable de implementar ciertos procesos cotidianos. El software de gestión de flujos de trabajo ayuda a estandarizar todo ese organigrama de tal forma que aclara los roles, optimiza la productividad (a menudo con elementos automatizados) y reduce el margen de error.
La gestión de flujos de trabajo se puede plantear de distintas formas (según una serie de teorías organizativas), pero la solución correcta para tu empresa dependerá de tu sector, tu presupuesto y los problemas concretos que quieras resolver. Mientras que algunas de las soluciones que aquí recogemos funcionan como alternativas a la gestión de los flujos de trabajo, otras te permitirán reforzar los que ya tengas en marcha, según las necesidades de tu empresa. Por lo tanto, te recomendamos que tengas un organigrama general en mente antes de elegir una herramienta digital de gestión de flujos de trabajo.
Trello
Imagina: Un montón de tablones de anuncios con notas y chinchetas, pero en su versión digital
Precio: Gratis (Basic), 9,99 USD por usuario al mes (Business), 20,83 USD por usuario al mes (Enterprise)
La usan: Google, Kickstarter, National Geographic
Recomendada para: Organizaciones pequeñas con presupuestos pequeños, novatos del software de flujos de trabajo, soluciones rápidas
No te interesa si: Necesitas algo más complejo a nivel técnico o específico de tu sector
Trello es perfecta para empresas más bien pequeñas, o que al menos tienen relativamente pocos puntos críticos que resolver en lo que respecta a la gestión de flujos de trabajo. Su diseño sencillo también está optimizado para uso individual o personal.
Trello es un software de gestión que consiste en una serie de tableros que se rellenan con listas en columnas formadas por tarjetas individuales. Estas tarjetas (que utilizarás para tareas independientes dentro de la “lista” de un proyecto) se pueden personalizar con adjuntos, enlaces, personas asignadas e hilos de debate. Es simple, legible a nivel visual, intuitivo y válido para cualquier sector, lo que significa que puede servirle a cualquiera que no necesite mucha parafernalia.
- Añade comandos de barra diagonal y agrega acciones directamente a los mensajes de Slack
- Añade, elimina o completa recordatorios en Slack
- Accede a contenido en canales públicos y privados de Slack
Smartsheet
Imagina: Microsoft Excel con superpoderes
Precio: 14 USD por usuario al mes (Individual), 25 USD por usuario al mes (Business), variable (Enterprise)
La usan: PayPal, Whirlpool, Habitat for Humanity
Recomendada para: Sectores que ya utilizan hojas de cálculo con frecuencia, organizaciones más grandes
No te interesa si:Tu equipo necesita algo más modular o con un planteamiento más creativo
Fundada en 2005, Smartsheet es un software de gestión que ha apostado por la sencillez desde el principio. No es nada desordenada y apenas cuenta con unas pocas características modulares para definir flujos de trabajo y mantener los proyectos en movimiento.
Sin embargo, a diferencia de Trello está diseñada para grandes corporaciones. Ofrece funciones para dar seguimiento a las métricas empresariales, así como integraciones de software con Google y Salesforce, entre otras aplicaciones.
- Ocúpate de solicitudes importantes de Smartsheet sin tener que salir de Slack
- Ofréceles a tus equipos nuevas formas de automatizar procesos repetitivos
- Configura los avisos de Smartsheet para que se envíen automáticamente a los canales o los mensajes directos de Slack
Asana
Imagina: Una solución visualmente atractiva y escalable que exige cierto esfuerzo de incorporación
Precio: Gratis (Basic), 9,99 USD por usuario al mes (Premium), 19,99 USD por usuario al mes (Business), variable (Enterprise)
La usan: NASA, Google, Deloitte
Recomendada para: Organizaciones que quieren volcarse por completo en una única plataforma, gestión de proyectos interdisciplinar y creativa, empresas cuyos empleados cuentan con cierta intuición tecnológica
No te interesa si: Tus áreas de conflicto son mínimas y tienes que dedicar un tiempo a aprender a usar la herramienta
Una de las opciones más robustas de gestión de flujos de trabajo de la lista: Asana es modular prácticamente a todos los niveles. Su espacio de trabajo de tableros por proyecto incluye plantillas estándar para sectores desde la informática y la ingeniería, hasta los recursos humanos y el diseño.
La característica más potente de Asana es un arma de doble filo. En un software de gestión con tanta personalización a disposición del usuario que hacerse una idea de cómo utilizarlo puede suponer todo un reto para un trabajador familiarizado con la tecnología a nivel medio; siempre que no invierta no invierte cierto tiempo en comprenderlo. Plantéate organizar formación para equipos y definir unas buenas prácticas de puesta en marcha antes de presentársela a los empleados.
- Convierte un mensaje de Slack en una tarea en Asana o añade el mensaje a una tarea existente
- Recibe notificaciones de Slack sobre el trabajo que se desarrolla en Asana
- Vincula un proyecto específico de Asana a un canal de Slack
Monday
Imagina: El archivador clasificado por colores de tu amigo más organizado
Precio: 39 USD al mes (Basic), 49 USD al mes (Standard), 79 USD al mes (Pro), variable (Enterprise), los precios por niveles varían en función del número de usuarios
La usan: Lonely Planet, WeWork, Samsung
Recomendada para: Equipos que necesitan un esfuerzo de incorporación mínimo y pasar el menor tiempo posible en la plataforma, equipos que disfrutan con las interfaces táctiles y que dan prioridad a lo visual, empresas con mayor presupuesto
No te interesa si: Necesitas herramientas concretas de gestión de proyectos o específicas de tu sector, tu presupuesto es más bien ajustado o tu equipo integra una amplia gama de frecuencias de uso
Si a tus equipos les frustran las limitaciones de una hoja de cálculo y suelen inclinarse hacia un software de gestión de arrastrar y soltar con un diseño más amable, puede que Monday sea la solución que necesitas. Antes llamada Dapulse, la plataforma hace que la gestión de flujos de trabajo resulte tan modular y atractiva como sea posible.
El reto con Monday es que la cosa no se complique. Igual que Asana, se puede personalizar mucho, pero esta sí logra un aspecto limpio y evita la complejidad, siempre que los integrantes del equipo no se vean arrastrados por los comentarios y otros pormenores. Monday también incluye una matriz de precios más segmentada, lo que puede suponer una ventaja para empresas más grandes que se lo puedan permitir o para aquellas que tengan previsto crecer a corto plazo.
- Crea tareas desde Slack a Monday con el comando
- Vincula un tablero concreto de monday.com a tu canal de Slack que recibirá notificaciones cada vez que se modifique el tablero
Airtable
Imagina: Las tarjetas de Trello, las hojas de cálculo de Smartsheet, la estética de Monday y las posibilidades de comentarios de Google Docs
Precio: Gratis, 10 USD por usuario al mes (Plus), 20 USD por usuario al mes (Pro), variable (Enterprise)
La usan: BuzzFeed, JetBlue, Shopify
Recomendada para: Organizaciones que necesitan tanto sencillez como escalabilidad, usuarios de Smartsheet que quieran una opción de diseño más amable
No te interesa si: Tus equipos necesitan un formato personalizado o una visualización más allá del formato de hoja de cálculo
El software de gestión Airtable se presenta como “una hoja de cálculo fusionada con una base de datos”. Es una combinación básica de algunas de las demás herramientas de la lista, y además cuenta con mayores capacidades de gestión de base de datos.
No es tanto una herramienta de flujos de trabajo, como un facilitador de flujos de trabajo; funciona mejor con equipos que tienen que ocuparse de grandes cantidades de información y presentarla; y no tanto para una gestión de proyectos interdisciplinar. Sin ella, te hará falta una herramienta adicional para que tus proyectos avancen. También tienes a disposición recursos comunitarios y videotutoriales si tienes tiempo para aprenderte todos los trucos.
- Utiliza Airtable para compartir formularios de encuestas y para gestionar entradas, dar seguimiento a colecciones o ideas y gestionar clientes o contactos
- Empieza al instante con una serie de plantillas
- Se integra de forma impecable con Slack para publicar automáticamente un mensaje cuando alguien realiza algún cambio en tus bases de datos
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