Unabhängig davon, ob du mit Silo-Ineffizienzen und mangelndem Engagement deiner Mitarbeitenden zu kämpfen hast oder deine Geschäftsprozesse verbessern möchtest, kann fast jedes Team von einer Überprüfung und Optimierung seines Workflow-Managements profitieren. Eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDC hat ergeben, dass die meisten Unternehmen nach der Umgestaltung ineffizienter Arbeitsabläufe eine 25- bis 30 %ige Produktivitätssteigerung verzeichnen konnten.
Im Folgenden findest du eine Übersicht über einige der beliebtesten Workflow-Management-Lösungen und darüber, wie jede einzelne dir helfen kann, die organisatorische Flexibilität und Struktur deines Unternehmens zu verbessern.
Was ist Workflow-Management und warum ist es so wichtig?
Jedes Unternehmen verfügt über eine gewisse Organisationsstruktur, unabhängig davon, ob diese genau definiert ist oder nicht. Jedes Team innerhalb dieser Struktur ist für die Umsetzung bestimmter alltäglicher Prozesse verantwortlich. Das Workflow-Management hilft bei der Standardisierung dieses Flussdiagramms, um die Rollen zu klären, die Produktivität zu optimieren (oft mit automatisierten Elementen) und die Fehlerquote zu minimieren.
Es gibt eine Reihe von Ansätzen für das Workflow-Management, die von einer Reihe von Organisationstheorien geleitet werden. Welche Lösung für dein Unternehmen die richtige ist, hängt jedoch von deiner Branche, deinem Budget und den spezifischen Problemen ab, die du lösen möchtest. Während einige der hier aufgeführten Lösungen das Workflow-Management ersetzen, kannst du mit anderen deine bestehenden Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen deines Unternehmens erweitern. Daher ist es eine gute Idee, bereits ein allgemeines Flussdiagramm im Kopf zu haben, bevor du dich für eine digitale Workflow-Management-Software entscheidest.
Trello
Wie: Ein Stapel Pinnwände mit Notizkarten und Büroklammern, aber in digitaler Form
Preis: Kostenlos (Standard), 9,99 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Premium), 20,83 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Enterprise)
Verwendet von: Google, Kickstarter, National Geographic
Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen mit kleinen Budgets, Workflow-Software-Neulinge, schnelle Lösungen
Vermeiden, wenn: du etwas technisch Komplexes oder Branchenspezifisches benötigst
Trello eignet sich perfekt für Unternehmen, die relativ klein sind oder zumindest relativ wenige Probleme beim Workflow-Management zu lösen haben. Das schlanke Design von Trello ist auch für die individuelle oder persönliche Nutzung optimiert.
Trello besteht aus Boards mit Listenspalten, in denen einzelne Karten organisiert werden. Karten – die du für einzelne Aufgaben unter dem Dach der „Liste“ eines Projekts verwendest – können mit Anhängen, Links, Zuständigkeiten und Diskussions-Threads angepasst werden. Trello ist einfach, visuell lesbar, intuitiv und branchenunabhängig, d. h. es ist für fast alle geeignet, solange nicht viel Drumherum benötigt ist.
- Slash-Befehle hinzufügen und Aktionen direkt zu Slack-Nachrichten hinzufügen
- Erinnerungen in Slack hinzufügen, entfernen oder vervollständigen
- Auf Inhalte in Offenen und Geschlossenen Slack-Channels zugreifen
Smartsheet
Wie: Microsoft Excel mit Superkräften
Preis: 14 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Pro), 25 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Business), variiert (Enterprise)
Verwendet von: PayPal, Whirlpool, Habitat for Humanity
Am besten geeignet für: Branchen, die bereits regelmäßig mit Tabellen arbeiten, größere Organisationen
Vermeiden, wenn: dein Team etwas braucht, das modularer oder kreativ ausgerichtet ist
Smartsheet wurde 2005 gegründet und ist seit seiner Gründung ziemlich geradlinig geblieben. Es ist geordnet und hat nur ein paar modulare Funktionen, um Workflows zu erstellen und Projekte auf Kurs zu halten.
Im Gegensatz zu Trello ist Smartsheet jedoch für Unternehmen konzipiert. Es bietet Funktionen zum Tracken von Geschäftskennzahlen sowie Software-Integrationen mit Google und Salesforce, neben anderen Apps.
- Wichtige Anfragen aus Smartsheet bearbeiten, ohne Slack verlassen zu müssen
- Neue Möglichkeiten für deine Teams, um Routineprozesse zu automatisieren
- Smartsheet-Benachrichtigungen so einstellen, dass sie automatisch an Slack-Channels und Direktnachrichten gesendet werden
Asana
Wie: Eine visuell ansprechende, skalierbare Lösung, die ein gewisses Onboarding erfordert
Preis: Kostenlos (Basic), 9,99 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Premium), 19,99 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Business), variiert (Enterprise)
Verwendet von: NASA, Google, Deloitte
Am besten geeignet für: Organisationen, die sich voll und ganz auf eine Hauptplattform festlegen möchten, funktionsübergreifendes und kreatives Projekt-Management, Unternehmen, deren Mitarbeitende recht technikaffin sind
Vermeiden, wenn: deine Problembereiche minimal sind und du keine Zeit investierst, um den Umgang mit dem Tool zu erlernen
Asana ist eine der robustesten Workflow-Management-Optionen auf der Liste und ist auf praktisch jeder Ebene modular. Der Projekt-Workspace umfasst Standardvorlagen für Branchen wie Informationstechnologie, Entwicklung, Personalwesen und Design.
Die stärkste Funktion von Asana ist allerdings ein zweischneidiges Schwert. Bei so vielen Anpassungsmöglichkeiten für die Benutzer:innen kann es für durchschnittlich stark mit Technik vertraute Mitarbeitende eine Herausforderung sein, damit umzugehen, ohne etwas Zeit zu investieren, um zu lernen, wie man es benutzt. Biete eventuell Team-Schulungen an und definiere bewährte Methoden für die Implementierung, bevor du die Software für Mitarbeitende verfügbar machst.
- Eine Slack-Nachricht in eine Aufgabe in Asana verwandeln oder einer vorhandenen Aufgabe hinzufügen.
- Slack-Benachrichtigungen über deine Arbeit in Asana erhalten.
- Ein bestimmtes Asana-Projekt mit einem Slack-Channel verknüpfen
Monday
Wie: Der farblich sortierte Ordner deiner extrem organisierten Freundin
Preis: 39 US-Dollar/Monat (Basic), 49 US-Dollar/Monat (Standard), 79 US-Dollar/Monat (Pro), variiert (Enterprise), Preisstufen variieren nach Benutzeranzahl
Verwendet von: Lonely Planet, WeWork, Samsung
Am besten geeignet für: Teams, die ein minimales Onboarding benötigen und nur wenig Zeit auf der Plattform verbringen möchten, Teams, die mit einer taktilen und visuell orientierten Oberfläche zurechtkommen, Unternehmen mit einem größeren Budget
Vermeiden, wenn: du besondere Projekt-Management- oder branchenspezifische Tools benötigst, dein Budget knapp bemessen ist oder deine Teams sich aus einer Vielzahl von Nutzerfrequenzen zusammensetzen
Wenn deine Teams von den Grenzen der Arbeit mit Tabellen frustriert sind und zu einer Drag-and-Drop- und Design-freundlicheren Software tendieren, könnte Monday die Lösung für dich sein. Die Plattform, die früher unter dem Namen Dapulse bekannt war, macht das Workflow-Management äußerst modular und attraktiv.
Die Herausforderung bei Monday besteht darin, die Dinge übersichtlich zu halten. Wie Asana ist Monday hochgradig anpassbar, aber Monday kann aufgeräumt aussehen und Komplexität vermeiden, solange sich die Teammitglieder nicht zu sehr mit Kommentaren und Aufzählungen aufhalten. Monday bietet auch eine stärker segmentierte Preismatrix, was für größere Unternehmen, die es sich leisten können, oder Unternehmen, die eine baldige Expansion planen, ein Vorteil sein kann.
- Aufgaben von Slack auf monday.com mit dem entsprechenden Befehl erstellen
- Ein bestimmtes monday.com-Board mit deinem Slack-Channel verknüpfen, der jedes Mal benachrichtigt wird, wenn eine Änderung an deinem Board vorgenommen wird
Airtable
Wie: Die Karten von Trello, die Tabellen von Smartsheet, die Ästhetik von Monday und die Kommentarfunktionen von Google Docs
Preis: Free, 10 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Plus), 20 US-Dollar/Benutzer:in pro Monat (Pro), variiert (Enterprise)
Verwendet von: BuzzFeed, JetBlue, Shopify
Am besten geeignet für: Organisationen, die sowohl Einfachheit als auch Skalierbarkeit benötigen, Smartsheet-Benutzer:innen, die eine designfreundlichere Option suchen
Vermeiden, wenn: deine Teams benutzerdefinierte Formatierungen oder Visualisierungen benötigen, die über das Tabellenformat hinausgehen
Airtable bewirbt sich selbst als Mischform aus Tabellenkalkulation und Datenbank. Es handelt sich um eine grundlegende Kombination aus einigen der anderen Tools auf dieser Liste, ergänzt durch umfangreiche Datenbankverwaltungsfunktionen.
Es ist weniger ein Workflow-Tool als vielmehr ein Workflow-Unterstützer – Airtable eignet sich am besten für Teams, die große Mengen an Informationen verwalten und abbilden müssen, und nicht wirklich für das funktionsübergreifende Projekt-Management. Andernfalls benötigst du ein zusätzliches Tool, um Projekte voranzutreiben. Es gibt auch Community-Ressourcen und Video-Tutorials, wenn du die Zeit hast, dich in die Materie einzuarbeiten.
- Airtable ist nützlich, um Umfrageformulare zu teilen und Einträge zu verwalten, Sammlungen oder Ideen zu verfolgen und Kund:innen oder Kontakte zu verwalten
- Sofort mit einer Vielzahl von Vorlagen beginnen
- Lässt sich nahtlos in Slack integrieren, um automatisch eine Nachricht zu posten, wenn jemand Änderungen an deinen Datenbanken vornimmt
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