Te presentamos el Creador de flujos de trabajo: la forma más sencilla de optimizar las tareas en Slack

Levanta la mano si dependes de otras personas y equipos para hacer tu trabajo. Según nuestros cálculos, hay un 70 % de posibilidades de que sea así. Coordinar proyectos con otros requiere hacer llegar la información adecuada a las personas adecuadas en tiempo real. Sin embargo, pasos como crear solicitudes, pedir actualizaciones y proporcionar contexto a los compañeros de equipo no son instantáneos, y a menudo detienen el progreso por completo.

Hoy lanzamos el Creador de flujos de trabajo para eliminar esos obstáculos de productividad y ayudarte a impulsar tus proyectos en Slack.

El Creador de flujos de trabajo es una herramienta visual completamente nueva que permite a cualquier usuario de Slack automatizar las funciones más rutinarias mediante la creación de flujos de trabajo personalizados. En tan solo unos minutos, puedes obtener una manera perfecta de:

• Estandarizar el modo de recopilar las peticiones de tu equipo
• Informar de cualquier interrupción en tiempo real
• Hacer que los nuevos miembros del equipo se pongan al día con mensajes de bienvenida

… y un montón de aplicaciones adicionales. Echemos un vistazo a cómo puedes usar el Creador de flujos de trabajo.

Flujos de trabajo que puedes crear y usar hoy mismo

Antes de lanzarte a crear flujos de trabajo desde cero para tu equipo, la forma más fácil de comenzar es descargar e importar una de nuestras plantillas de flujos de trabajo prediseñados. Puedes probarlas tal cual o editarlas para adaptarlas a las necesidades de tu equipo. Veamos algunos ejemplos.

Envía mensajes de bienvenida automáticos a los compañeros que se incorporan a un canal

Las personas se unen a proyectos, cambian de equipo o comienzan como nuevos empleados todo el tiempo y, por tanto, nos enfrentamos al permanente desafío de ponerles al día.

En el pasado, eso a menudo implicaba rescatar ciertos documentos y hacer preguntas específicas para identificar a los líderes del proyecto y averiguar en qué punto del trabajo se encontraban. Con el Creador de flujos de trabajo, cada vez que las personas se unen a un canal, se les pueden enviar automáticamente los recursos que necesitan para ponerse al día, sin perder el tiempo preguntando a los demás.

Además, puedes pedirles que completen un formulario con otra información, como una breve biografía personal. El formulario completado se puede publicar en el canal #bienvenida, para que todos puedan conocer a los nuevos miembros del equipo.

Usa este flujo de trabajo para todo tipo de canales y público. Por ejemplo, cuando alguien se une a un canal del lugar de trabajo por primera vez, puedes enviar un mensaje que incluya algunos elementos esenciales sobre la oficina, además de con quién puede contactar si tiene preguntas y quiere obtener más información.

Pruébalo ya: descarga el flujo de trabajo de mensajes de incorporación.

Solicita información con formularios personalizados

En algún momento de la mayoría de tus días de trabajo, vas a tener que crear (o enviar) una solicitud. Puede que se esté acabando algún material de oficina y sea hora de volver a pedirlo. O quizá estés planificando tu visita a la oficina de Londres y necesites avisar a la recepción y a los equipos de seguridad. Con el Creador de flujos de trabajo, puedes automatizar la forma en que se realizan estas solicitudes y asegurarte de que lleguen a las personas adecuadas, directamente en Slack.

Imagina un canal llamado #solicitudes-viaje, donde el personal podría solicitar ayuda con futuros viajes. Abrirían el canal, cargarían el formulario desde el menú de acciones ⚡ que ahora se encuentra encima de ese canal y rellenarían algunos datos básicos, como fechas, ciudad y aerolínea preferida. Los resultados podrían enviarse a cualquier canal normal, a un mensaje directo o a un canal compartido, como el que podrías tener con una agencia de viajes.

A partir de ahí, un agente reservaría los vuelos y un hotel, y luego marcaría la solicitud como completa con ✅. Esa reacción emoji podría incluso desencadenar un segundo flujo de trabajo, enviando una confirmación al hilo de la conversación original y una solicitud de gastos a un canal de contabilidad.

Pruébalo ahora: descarga el flujo de trabajo de solicitudes.

Recopila informes de incidencias en tiempo real

Los formularios personalizados con entradas estandarizadas son especialmente útiles para tareas urgentes, como permitir que cualquier persona de la empresa inicie un informe de incidencias cada vez que noten que falla un servicio.

Puedes recibir informes de cuándo se ha perdido cierto material, cuándo no se puede acceder al sitio web de la empresa o cuándo falla el servicio de procesamiento de pagos. El formulario cumplimentado se publica al instante en una serie de canales donde el personal puede clasificar el problema, hablar para encontrar soluciones y comunicar las novedades de los diferentes talleres a toda la empresa.

Pruébalo ahora: descarga el flujo de trabajo de informes de incidencias.

Crea un flujo de trabajo desde cero en tan solo unos minutos

Puedes crear un flujo de trabajo personalizado para tu equipo en unos pocos clics. ¿Recuerdas nuestro flujo de trabajo para la incorporación de nuevos miembros al equipo? Analicemos cómo puedes crearlo tú mismo en cinco sencillos pasos.

1. Para iniciar la función, abre el menú de un determinado espacio de trabajo de Slack, desplázate hasta Herramientas y selecciona el Creador de flujos de trabajo.

2. Haz clic en el botón Crear para iniciar el proceso y ponle un título descriptivo a tu flujo de trabajo.

3. Haz clic en Siguiente y, a continuación, selecciona Nuevo miembro del canal como el desencadenante.

4. Elige “La persona que se ha unido al canal” como destinatario, escribe un mensaje útil de bienvenida y personalízalo con variables como el nombre de usuario.

5. Finalmente, haz clic en Publicar y el flujo de trabajo se iniciará automáticamente cada vez que un nuevo miembro se una al canal designado.

Con el Creador de flujos de trabajo, la información que recopilas y compartes es visible en los canales que seleccionas y se archiva para poder consultarla, algo que ayuda a impulsar la productividad de tus compañeros de equipo, tanto ahora como en el futuro. ¡Y eso que acabamos de empezar con el Creador de flujos de trabajo! Ya verás como no paran de llegar nuevas funciones que permitan usarlo de otras formas.

¿Tienes una idea para un flujo de trabajo que puede ahorrarte tiempo? Estamos impacientes por ver lo que has creado: envíanos tu captura de pantalla o concepto en un tweet y no te olvides de mencionar a @SlackHQ.