Productivité

Découvrez le Générateur de flux de travail : un moyen simple de rationaliser les tâches dans Slack

Éliminez les obstacles de vos tâches quotidiennes grâce à des formulaires automatiques, des messages et bien plus encore.

Par l’équipe Slack15 octobre 2019Illustration par Giacomo Bagnara

Vous comptez sur d’autres personnes et équipes pour accomplir votre travail ? Nous estimons que c’est le cas à 70 %. La coordination de projets nécessite de communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes en temps réel. Pourtant, certaines démarches telles que la formulation de demandes, la demande de mises à jour et la définition du contexte auprès des collègues ne sont pas instantanées et freinent souvent toute progression.

Nous lançons aujourd’hui le Générateur de flux de travail pour supprimer ces obstacles à la productivité et vous aider à mener à bien vos projets dans Slack.

Le Générateur de flux de travail est un tout nouvel outil visuel qui permet à n’importe quel utilisateur Slack d’automatiser des fonctions de routine en créant des flux de travail personnalisés. En quelques minutes seulement, vous pouvez facilement :

  • Standardiser la façon dont vous recueillez les demandes provenant de votre équipe
  • Signaler toute interruption de service en temps réel
  • Mettre à la page tous les nouveaux membres d’une équipe via des messages de bienvenue

… entre autres nombreuses applications. Découvrons comment utiliser le Générateur de flux de travail.

Des flux de travail que vous pouvez créer et utiliser dès aujourd’hui

Avant de créer de zéro des flux de travail pour votre équipe, la meilleure façon de commencer consiste à télécharger et importer l’un de nos modèles prédéfinis de flux de travail. Vous pouvez les utiliser ces modèles tels quels ou les modifier pour les adapter aux besoins de votre équipe. En voici quelques exemples.

Souhaitez la bienvenue à vos collaborateurs lorsqu’ils rejoignent des canaux grâce à des messages automatiques d’intégration

Il y a toujours des personnes qui participent à de nouveaux projets, changent d’équipe ou commencent leur travail en tant que nouveaux employés. Le défi permanent consiste à mettre ces personnes à la page.

Auparavant, cela impliquait souvent d’effectuer le suivi de certains documents et de poser des questions spécifiques pour identifier les chefs de projet et en savoir plus la progression des projets. Le Générateur de flux de travail permet aux personnes qui rejoignent un canal de recevoir les ressources dont elles ont besoin pour se mettre à la page sans perdre de temps à poser des questions.

Onboarding message built with Workflow Builder

Vous pouvez également les inviter à remplir un formulaire contenant d’autres informations, telles qu’une courte biographie succincte. Le formulaire rempli peut ensuite être publié dans un canal #bienvenue, où tout le monde peut faire la connaissance des nouvelles recrues.

Workflow automatically posts a bio in a #welcome channel

Utilisez ce flux de travail pour toutes sortes de canaux et d’audiences. Par exemple, lorsqu’une personne rejoint le canal d’une entreprise pour la première fois, vous pouvez envoyer un message contenant les informations de base sur cette entreprise et lui précisant qui contacter pour toute question ou demande d’informations.

An example message built in Workflow Builder for a workplace channel

Essayez-le maintenant : téléchargez le flux de travail de messages d’intégration

Demander des informations avec des formulaires personnalisés

À un moment quelconque de vos journées de travail, vous serez amené(e) à formuler (ou soumettre) une demande, par exemple, si certaines fournitures de bureau sont épuisées et doivent être commandées, ou si vous prévoyez de vous rendre dans les bureaux de Londres pour faire le point avec les équipes de réception et de sécurité. Le Générateur de flux de travail vous permet d’automatiser ces demandes et de garantir qu’elles sont envoyées aux bonnes personnes dans Slack.

Imaginez un canal #demandes-déplacement permettant au personnel de demander de l’aide concernant les déplacements à venir. Ils n’auraient qu’à ouvrir le canal, ouvrir le formulaire depuis le menu action ⚡️ situé désormais au-dessus de ce canal et renseigner des informations de base telles que les dates, la ville et la compagnie aérienne souhaitée. Les résultats pourraient être envoyés dans un canal, un message direct ou un canal partagé, comme celui que vous utilisez pour communiquer avec une agence de voyages.

Workflow Builder travel example

À partir de là, un agent réserverait les vols et une chambre d’hôtel, puis marquerait la demande comme terminée avec le symbole ✅. Cette réaction émoji pourrait même déclencher un deuxième flux de travail : l’envoi d’une confirmation dans le fil de discussion d’origine ainsi qu’une demande de note de frais dans un canal dédié à la comptabilité.

Essayez-le maintenant : téléchargez le flux de travail de formulaire de demande

Collecter des rapports d’incidents en temps réel

Les formulaires personnalisés qui contiennent des champs d’entrée standardisés sont particulièrement utiles pour des tâches urgentes, comme le lancement d’un rapport d’incident lorsqu’un service ne fonctionne plus.

An incident report filed using an automated workflow in Slack

Vous pouvez créer des rapports en cas de perte d’une pièce d’équipement, lorsque le site Web de votre entreprise est inaccessible ou quand votre service de traitement des paiements ne fonctionne pas. Une fois rempli, le formulaire est publié dans un certain nombre de canaux. Le personnel concerné peut ensuite classer le problème, proposer des solutions et communiquer des mises à jour à l’ensemble de l’entreprise.

Essayez-le maintenant : téléchargez le flux de travail de rapport d’incident

Créez un flux de travail de zéro en quelques minutes

Vous pouvez créer un flux de travail personnalisé pour votre équipe en quelques clics. Vous vous souvenez du flux de travail d’intégration des nouveaux collaborateurs ? Découvrons comment le créer en cinq étapes simples.

Comment utiliser le Générateur de flux de travail dans Slack
Menu Préférences dans Slack
1. Ouvrez le menu dans un espace de travail Slack spécifique et sélectionnez Générateur de flux de travail pour lancer la fonction.

2. Cliquez sur le bouton Créer pour démarrer le processus et donnez à votre flux de travail un titre descriptif.

3. Cliquez sur Suivant et sélectionnez Nouveau membre dans le canal comme déclencheur.

4. Choisissez « Personne qui a rejoint le canal » comme destinataire, écrivez votre message de bienvenue et personnalisez-le avec des variables telles que le nom d’utilisateur.

5. Enfin, cliquez sur Publier. Le flux de travail sera automatiquement déclenché à chaque fois qu’un nouveau membre rejoindra le canal.

Le Générateur de flux de travail permet de rendre visibles les informations que vous collectez et partagez dans les canaux que vous sélectionnez. Ces informations sont également archivées dans le corpus de recherche afin d’aider vos collègues dans l’immédiat comme dans le futur. Et vous n’êtes pas au bout de vos surprises avec le Générateur de flux de travail ! Nous y ajouterons régulièrement de nouvelles fonctionnalités afin d’optimiser son utilisation.

Vous avez une idée de flux de travail qui vous permettrait de gagner du temps ? Nous serions ravis de la découvrir ! Envoyez-nous une capture d’écran ou votre concept dans un tweet, et n’oubliez pas de mentionner @SlackHQ.

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