Qu’est-ce que le workflow ?

Un workflow, aussi appelé flux de travaux ou flux opérationnel, désigne une suite de tâches ou d’opérations qui doivent être réalisées par un individu ou un groupe d’individus selon un ordre spécifique. En comprenant le fonctionnement et les atouts d’un workflow, votre entreprise va pouvoir gagner du temps et accroître ses performances de manière notable.

Au-delà de la simple automatisation, un workflow efficace est aussi un outil de gouvernance et de contrôle. Il facilite la mise en place de politiques de conformité et permet de suivre précisément qui a fait quoi, quand et comment. Cela se traduit par une plus grande transparence, une meilleure collaboration entre les équipes et des capacités d’audit renforcées. En intégrant des éléments comme des alertes, des déclencheurs conditionnels et des boucles de rétroaction, les workflows peuvent s’adapter aux changements et évoluer avec les besoins de l’entreprise. Le résultat est une entreprise agile, plus réactive et plus compétitive.

Quels sont les différents types de workflow ?

Il n’existe pas un workflow, mais des workflows. En effet, ces derniers peuvent être de différents types, répondant à des besoins spécifiques. Ainsi, un flux de travaux peut être :

• Administratif : Dans ce cas, une solution de workflow va permettre par exemple de définir le parcours d’un document, contrôler les délais et en suivre l’exécution ;
• De production : Cela concerne les processus habituels et répétitifs de l’entreprise. C’est notamment le cas des contrats d’assurance ou des réclamations au SAV ;
• Coopératif : Ce type de workflow permet de gérer des tâches liées à un groupe de collaborateurs ;
• Ad Hoc : Contrairement à un workflow procédural, il permet d’assurer une gestion des procédures mouvantes et changeantes.

Selon le contexte, le secteur et les contraintes de l’entreprise, les types de workflows ou les dénominations peuvent varier. Cependant, il existe toujours plusieurs types de flux de travaux, car les problématiques sont très diverses.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?

Pour une entreprise ou une organisation, l’utilisation de workflows permet de gagner en efficacité au travail dans de nombreux domaines. Ils permettent d’assurer une meilleure fluidité et un gain de productivité.

Un accès à l’information facilité

La création du workflow permet en premier lieu de prendre connaissance des tâches à réaliser. Il devient plus simple de comprendre la nature des tâches et les délais impartis pour les mener à bien. Les collaborateurs sont ainsi plus impliqués dans le projet, car ils ont un accès optimal à l’information concernant le projet.

En outre, chaque information peut être documentée et partagée via des outils dédiés à la centralisation des workflows.

Une visibilité sur l’ensemble du projet

De plus, les outils statistiques, les tableaux de bord et les alertes sont autant d’éléments qui permettent le suivi et la gestion du projet . D’un coup d’œil, il est possible de savoir quelle tâche est réalisée ou en cours de réalisation.

Un suivi rigoureux est aussi important pour réduire les retards de calendrier.

Une meilleure définition des tâches

Le flux opérationnel est aussi très pertinent pour établir des responsabilités. Chacun sait en permanence ce qu’il doit faire ou ce qu’il doit partager. Les équipes travaillent ainsi de manière plus cohérente et la transparence est au cœur des processus.

Un gain de temps important

Enfin, l’atout majeur du flux de travaux est qu’il peut être automatisé. Ce qu’on appelle le Workflow Automation permet en effet d’automatiser différentes tâches via un outil informatique dédié.

Sans avoir besoin de coder, ces solutions permettent de déléguer à la machine toutes les tâches à faible valeur ajoutée De cette manière, les collaborateurs peuvent se concentrer en priorité sur les tâches à forte valeur ajoutée. Leur motivation et leur engagement sont alors nettement améliorés.

 

Comment mettre en place un workflow ?

Pour créer ou déployer un flux de travaux, il est nécessaire de suivre quelques étapes incontournables.

Étape 1 : définir votre besoin

La première étape est de la définition de votre besoin. Vous devez vous demander sur quoi portera votre workflow. Pour ce faire, il est nécessaire de découper les processus en autant de tâches que nécessaire. Ensuite, notez avec précisions toutes celles qui peuvent bénéficier de l’automatisation.

Prenez le temps de consulter les parties prenantes clés lors de cette phase initiale. Leurs retours peuvent vous aider à cibler des aspects que vous n’auriez pas envisagés, tels que des exigences réglementaires ou des préférences d’équipe. Cette consultation initiale rendra votre workflow plus robuste et adapté.

Étape 2 : ajouter des règles

Il est aussi possible d’ajouter des règles. Celles-ci sont le plus souvent des règles logiques du type « Si tel événement se produit, alors telle chose doit se passer. » Pour garantir l’efficacité du workflow, il est essentiel de tester ces règles en conditions réelles. Un processus de révision et d’ajustement régulier est également conseillé. N’hésitez pas à recueillir des commentaires de vos utilisateurs pour affiner les règles et améliorer continuellement le système.

Étape 3 : désigner des groupes de valideurs

Pour s’assurer que le flux de travaux se déroule correctement, il est aussi indispensable de désigner des groupes de valideurs. Ces collaborateurs vont vérifier à chaque étape que le flux se déroule normalement. Si c’est le cas, ils pourront valider la fin de l’étape.

Il est crucial que ces valideurs aient une bonne connaissance du processus et des objectifs visés. Des formations régulières et des mises à jour leur permettront de rester au fait des dernières modifications du workflow. Leur rôle est d‘assurer la qualité et l’efficacité de chaque étape.

Notez que vous pouvez utiliser un générateur de flux de travaux. Celui-ci vous permettra d’automatiser vos routines de manière aisée.

Comment gérer un système de workflow ?

Le plus délicat si vous souhaitez mettre à profit les flux de travaux, c’est qu’il est nécessaire de coordonner de nombreuses actions. Celles-ci peuvent concerner des collaborateurs internes ou externes. Parfois, il est nécessaire de construire, vérifier et mettre à jour des automatisations de workflows.

Pour faciliter l’utilisation optimale des flux de travaux, l’idéal est donc de mettre à profit un système de gestion de workflow. Cet outil va centraliser vos actions et automatiser les flux de travaux dont vous avez besoin.

Même sans compétences en développement informatique, vous pouvez concevoir des flux opérationnels sans effort. Cela permet d’améliorer votre efficacité et de réduire vos coûts de manière importante. L’ensemble de vos collaborateurs pourront ainsi bénéficier des workflows de manière simplifiée.

En fonction des besoins, vos collaborateurs auront la possibilité de trouver des flux de travaux adaptés à leurs besoins, les utiliser ou les partager à un contact. Un bon outil de gestion de workflows est donc idéal pour démocratiser leur usage au sein de votre entreprise.

Workflow vs Business Process Management (BPM)

Il est courant de confondre « workflow » et « Business Process Management » (BPM), mais ces deux concepts, bien que similaires, ont des distinctions clés.

Définition du Business Process Management

Le BPM est une approche globale qui comprend la modélisation, l’automatisation et l’optimisation de processus métier complexes. À l’inverse, le workflow se concentre sur des suites de tâches plus spécifiques et moins complexes.

Caractéristiques distinctives

Niveau d’application : le workflow est axé sur des tâches ou des processus individuels. Le BPM, en revanche, vise un ensemble plus vaste de processus interdépendants au sein de l’entreprise.

Flexibilité : le BPM est généralement plus flexible et adaptable aux changements. Les workflows sont plus rigides et axés sur des règles prédéfinies.

Le choix entre les deux

Si vous cherchez à automatiser et gérer une série de tâches spécifiques, un workflow peut être suffisant. Si votre objectif est une transformation plus large et une optimisation continue de plusieurs processus métier, un système BPM serait plus adapté.

Des exemples de workflows à mettre en place

Optimisation des processus métiers avec des workflows

La mise en place de workflows permet d’optimiser les processus métiers en automatisant certaines tâches à accomplir. En effet, les workflows sont des séquences d’actions qui permettent de gérer les différentes étapes d’un projet ou d’une activité au sein d’une entreprise. Grâce à l’automatisation des processus, il devient possible de simplifier le travail des acteurs impliqués et de gagner du temps.

Les entreprises en France utilisent de plus en plus des logiciels de workflow pour structurer leurs flux de travail et faciliter la coordination entre les différents départements. En automatisant les tâches répétitives, vous libérez vos équipes pour qu’elles puissent se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.

Les workflows pour la gestion des flux de travail

Un bon workflow repose sur une organisation efficace du flux des travaux. En mettant en place un système de gestion des flux, vous pouvez suivre l’évolution des processus métiers, de la production à la gestion des données, en passant par la communication entre les acteurs impliqués. Cela permet non seulement d’améliorer les processus, mais également de garantir que chaque étape est exécutée dans les temps.

Le workflow permet ainsi de coordonner les différentes tâches et de s’assurer que les ressources sont utilisées de manière optimale. Chaque acteur sait exactement ce qu’il doit accomplir et peut suivre l’évolution du projet grâce à un système de mise à jour continue des informations.

Automatisation des tâches pour gagner du temps

L’automatisation des tâches via un workflow bien conçu est un véritable atout pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur productivité. En utilisant des outils de gestion adaptés, vous pouvez automatiser des processus tels que la gestion des ressources humaines, la gestion des stocks, ou encore la protection des données.

Par exemple, dans la gestion de projet, il est possible de mettre en place des workflows qui optimisent l’automatisation des processus, réduisant ainsi les délais et minimisant les erreurs humaines. En automatisant les tâches, vous offrez à vos équipes plus de temps pour se concentrer sur des missions stratégiques, tout en assurant la mise en œuvre des étapes de manière plus efficace.

Utilisation de workflows dans différents métiers

Les workflows peuvent être adaptés à différents secteurs d’activité. Que vous soyez dans l’informatique, le marketing, ou les ressources humaines, vous pouvez fournir à chacun un outil de gestion des processus adapté à ses besoins. Chaque métier a ses propres exigences en termes de gestion de projet, de gestion des tâches, et de flux de travail.

Ainsi, dans le domaine des ressources humaines, les workflows peuvent gérer des tâches telles que l’intégration des nouveaux collaborateurs ou la gestion des congés. Dans l’informatique, ils peuvent faciliter la gestion des mises à jour des systèmes et la coordination des équipes techniques.

Gérer les processus avec un système de gestion BPM

Les systèmes de gestion de workflows sont souvent comparés aux solutions de Business Process Management (BPM). Le BPM vs workflow représente une distinction importante : alors que le BPM se concentre sur l’optimisation des processus métiers à grande échelle, les workflows sont plus spécifiques et se concentrent sur la gestion des tâches au quotidien. Les deux approches peuvent être complémentaires pour offrir une gestion fluide des flux de travail.

Les entreprises peuvent utiliser ces outils pour suivre les processus, s’assurer que les différents acteurs sont coordonnés, et optimiser la qualité des livrables. Grâce à la mise en place d’un workflow, chaque acteur peut suivre les étapes nécessaires à l’atteinte des objectifs et ajuster ses actions en fonction des besoins.