Deux personnes travaillent en collaboration pour assembler une horloge dans un espace de travail Slack.
Productivité

Quelques conseils Slack pour vous aider à bien gérer votre temps

Gagnez en efficacité au quotidien en personnalisant Slack pour l’adapter à votre mode de travail.

Auteur : Lauren Johnson13 juillet 2021Illustration par Giacomo Bagnara

Lorsque vous êtes en plein travail, la moindre notification inutile vous fait perdre votre concentration. Vous travaillez sur un projet, mais vous recevez une notification dans une autre application. Lorsque vous revenez à votre tâche, vous perdez du temps à reprendre là où vous vous étiez arrêté(e).

Si vous avez l’impression que le temps vous échappe au travail, vous n’êtes pas seul(e). D’après le rapport État du travail de Slack, 56 % des salariés qui passent d’une application à l’autre éprouvent plus de difficultés à accomplir leurs tâches essentielles, tandis que 68 % d’entre eux disent passer au moins 30 minutes par jour à basculer d’une application à l’autre.

En personnalisant Slack pour l’adapter à votre mode de travail, vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps et de votre concentration. Des millions d’utilisateurs Slack paramètrent leurs notifications selon leurs besoins, comme les informations importantes ou les demandes d’approbation. Voici comment vous pouvez vous aussi personnaliser Slack pour optimiser votre journée de travail.

« Je ne vérifie pas Asana en permanence, donc quand je reçois une notification dans Slack, je sais qu’il y a quelque chose de nouveau à consulter. C’est extrêmement pratique de n’utiliser qu’une seule plateforme, parce que j’ai toujours beaucoup trop d’onglets ouverts en même temps. »

Margo ConnollyCoordinatrice marketing senior, Dow Jones

Regroupez vos notifications pour y répondre plus rapidement

À l’ère du numérique, plus vous recevez de communications, plus il devient difficile de basculer entre tous les outils que vous utilisez pour travailler. Slack vous aide à limiter les changements d’environnement en proposant une liste regroupant plus de 2 500 applications que vous pouvez instantanément intégrer à vos espaces de travail. En organisant et gérant vos notifications (ou en les mettant en sourdine) dans un espace centralisé, vous êtes en mesure de travailler plus rapidement et de rester concentré(e) sur les tâches qui nécessitent votre attention.

Ne ratez plus les mises à jour importantes sur vos projets

Configurez les notifications importantes de vos outils de gestion de projets, comme Asana, Trello ou Monday.com, de manière à les envoyer directement vers Slack pour ne pas les manquer. Au fil de l’avancement de vos projets, vous pouvez ajouter des tâches, mettre à jour les tâches existantes en ajoutant des échéances et en affectant de nouveaux collaborateurs, ou encore marquer des tâches comme terminées, le tout sans quitter votre espace de travail Slack.

Configurez les notifications depuis un outil de gestion de projets.

 

Organisez facilement des réunions

Avez-vous déjà dû reporter une réunion d’équipe parce c’était compliqué de trouver un créneau convenant à tout le monde ? Ou peut-être que vous venez de recevoir une notification dans l’un de vos outils de gestion de projets, et vous devez organiser une réunion d’équipe pour faire le point sur la situation. Les applications Google Agenda et Outlook Calendar pour Slack vous permettent de surmonter ces difficultés et d’organiser rapidement des réunions.

Organisez rapidement des réunions grâce aux applications de calendrier dans Slack.

Ces applications vérifient l’emploi du temps de vos collègues pour repérer les créneaux convenant à tout le monde, et vous permettent de planifier une réunion directement dans un canal ou un message direct (y compris avec les partenaires externes avec lesquels vous collaborez via Slack Connect). Vous pouvez aussi :

  • Recevoir et accepter des invitations à des réunions dans Slack
  • Recevoir des alertes lorsque les informations d’une réunion sont modifiées
  • Modifier votre réponse à une invitation lorsque vous en avez besoin

Simplifiez et accélérez les processus du quotidien

C’est quand chaque collaborateur peut contribuer à un projet avec son propre point de vue et ses compétences que la magie opère. Mais lorsque les processus sont trop fastidieux ou manquent de clarté, la magie fait généralement défaut. Slack aide les équipes à gagner en efficacité grâce à un outil qui permet à chaque collaborateur de simplifier et de rationaliser les surcharges de travail. Le générateur de flux de travail est un outil visuel qui permet d’automatiser les tâches répétitives directement dans Slack, sans écrire une seule ligne de code.

Vous pouvez utiliser le générateur de flux de travail pour créer des flux adaptés à une grande variété de tâches :

  • Partage d’informations avec les nouveaux collaborateurs
  • Envoi de demandes de congés pour approbation
  • Demandes d’assistance
  • Demande de retours de vos collègues
  • Facilitation des sessions de questions-réponses

Facilitez la prise de poste de vos nouveaux collègues avec un message de bienvenue détaillé

Un nouvel employé doit se familiariser avec les processus de l’équipe avant de pouvoir commencer à travailler. Vous démarrez probablement la période d’intégration d’un nouveau collègue en expliquant qui sont les principaux interlocuteurs, ce que les autres collègues attendent de lui, ou comment il peut poser des questions et recevoir des réponses.

Avec le générateur de flux de travail, vous pouvez créer des messages de bienvenue automatisés pour partager automatiquement ces informations avec les nouveaux collègues qui rejoignent un canal de projet. Vous pouvez y inclure des documents d’intégration, une description des rôles et responsabilités, ou encore des instructions sur la manière d’envoyer des demandes (en savoir plus ci-dessous).

Aidez vos nouveaux collègues à bien démarrer avec des messages de bienvenue détaillés.

Rationalisez les processus quotidiens avec le générateur de flux de travail

Vous pouvez également gagner du temps avec le générateur de flux de travail, en attachant des formulaires de saisie à un canal et en rationalisant la manière dont vos collègues demandent de l’aide ou partagent leurs commentaires. Les formulaires renseignés peuvent être automatiquement publiés dans un canal. L’équipe peut rapidement savoir qui s’en occupe grâce à l’émoji 👀, et les fils de discussion permettront de poursuivre la conversation.

Rationalisez les processus grâce au générateur de flux de travail.

Les formulaires de saisie permettent de capturer toutes les informations nécessaires pour gérer une demande. Vous n’aurez plus besoin de faire un suivi en posant de multiples questions. Si toutes les informations nécessaires figurent dans le formulaire, l’équipe a tout ce dont elle a besoin pour donner suite à votre demande.

Ces flux de travail sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez avec des partenaires, clients ou prestataires externes, au sein d’un canal Slack Connect. Vous n’aurez plus besoin de leur présenter un nouvel outil. Il vous suffit de créer un formulaire de saisie simple et d’utiliser Slack comme espace centralisé.

Slack s’occupe des tâches chronophages

Lorsque vous êtes concentré(e) sur un gros projet à l’approche d’échéances importantes, il est facile d’oublier d’autoriser l’accès à un fichier important ou de coordonner les réponses aux e-mails. Avec Slack, vous pouvez faire passer vos tâches répétitives au second plan, et ainsi vous libérer du temps pour vous concentrer sur le travail important.

Modifiez instantanément les autorisations de fichiers

En oubliant d’accorder l’accès à vos fichiers, vous créez des blocages. Avec des applications comme Google Drive, OneDrive et SharePoint, ou encore Box, vous pouvez automatiquement modifier les autorisations d’accès à vos fichiers directement dans Slack. Lorsque vous partagez un fichier dans Slack, l’application vous indique si les autres membres du canal y ont accès. Vous ne retrouverez plus votre boîte de réception débordant de demandes d’accès lorsque vous sortirez d’une journée de réunions.

Instantly update file permissions

« Ce que j’aime, c’est pouvoir donner l’autorisation d’éditer ou d’accéder à un document Google directement dans Slack. Ça me fait gagner un temps considérable. »

Craig ReesVice-président et responsable de la plateforme, Airwallex

Transférez automatiquement vos e-mails vers Slack

Pour les utilisateurs de Slack, c’est évident que les canaux permettent de réduire le volume d’e-mails. Mais quid des e-mails qui restent indispensables ? Vous pouvez désormais basculer vos e-mails vers les canaux, où votre équipe pourra préparer une réponse dans un fil de discussion. Commencez par créer une adresse de transfert pour un canal, de manière à ce que chaque e-mail entrant y soit publié.

Transférez automatiquement vos e-mails vers Slack.

Une fois cette adresse e-mail créée, vous pouvez aller dans votre messagerie client pour configurer les règles de transfert en indiquant quels e-mails transférer vers le canal. Par exemple, les demandes envoyées à des alias comme ventes@votreentreprise.fr ou info@votreentreprise.fr peuvent être transférées dans le canal approprié pour que votre équipe puisse les traiter.

Toutes les notifications et tâches individuelles que vous rationalisez finissent par vous faire gagner un temps précieux. En accélérant et en optimisant votre manière de travailler, vous pourrez mieux vous focaliser sur vos tâches les plus importantes. Et si vos outils vous aident à rester concentré au travail, vous vous déconnecterez plus facilement du travail une fois votre journée terminée.

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