Flux de travail Slack : automatisation des flux de travail

Qu’il s’agisse de répondre à des demandes ou d’informer les nouveaux membres de l’équipe, nos journées de travail sont remplies de tâches manuelles indispensables. Le générateur de flux de travail fournit à vos collaborateurs les outils nécessaires pour simplifier et automatiser ces tâches dans Slack. Il rassemble des déclencheurs (comme rejoindre un nouveau canal), des messages et des formulaires, le tout depuis une interface pointer-et-cliquer, que même les utilisateurs les moins expérimentés de Slack n’auront pas de difficulté à prendre en main. Imaginez un couteau suisse à 1 000 lames : les outils que les équipes peuvent concevoir avec le générateur sont presque infinis.

Pour stimuler votre créativité, nous partageons avec vous trois flux de travail créatifs tirés de l’usage interne de Slack. Chacun aide les équipes de Slack à accomplir des tâches plus rapidement en fournissant moins d’efforts. Vous pouvez importer ces flux de travail dans votre espace de travail, ou accéder à notre centre d’assistance pour en savoir plus sur leur création à partir de zéro.

Niveau facile : exécuter un module questions-réponses en direct

L’un de nos premiers cas de test pour le générateur de flux de travail consistait à répondre aux questions des salariés durant notre réunion générale mensuelle. Slack ne se limite pas seulement à ses 12 bureaux répartis dans le monde : de nombreux salariés sont en télétravail. Par conséquent, répondre aux questions ne peut se résumer à faire circuler un micro dans une salle de conférence.

Nous demandons donc aux participants curieux de rejoindre le canal #réunions-générales-et-événements, dans lequel il leur suffit de cliquer sur le bouton d’action ⚡️ au-dessus du canal pour déclencher le flux de travail J’ai une question. Le formulaire pour soumettre une question s’affiche ensuite, comme illustré ci-dessus.

Ces demandes sont publiées dans un canal privé, dans lequel notre équipe de communication interne les traite par ordre de priorité, et désigne un collaborateur pour les poser en direct au nom de la personne. Résultat : vous obtenez un forum ouvert et inclusif pour les bureaux éloignés, les collègues en télétravail et les personnes timides.

Essayez vous-même :

• Téléchargez le module J’ai une question pour les questions-réponses des réunions générales
• Vous pouvez aussi créer le flux de travail : Action sur le canal → Soumettre un formulaire → Publier dans un canal privé → Réponse aux questions en direct

Niveau intermédiaire : rationaliser les validations juridiques

Avant de publier des documents marketing ou d’autres communications (comme ce billet de blog), l’équipe juridique de Slack doit vérifier le contenu afin d’identifier de manière proactive les problèmes juridiques potentiels liés aux droits des sociétés et des valeurs immobilières, à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, à la sécurité, et bien plus encore.

Grâce au générateur de flux de travail, l’équipe juridique a élaboré un processus de vérification simple qui recueille et normalise les demandes. Il fait également circuler des rappels clés et accélère les approbations.

Le formulaire ci-dessus est lancé à partir d’un canal #contenu-vérification-juridique spécifique. Les résultats sont automatiquement publiés dans le canal pour une plus grande visibilité.

En parallèle, le demandeur reçoit un message direct important, lui rappelant d’ajouter une clause de non-responsabilité juridique standard si le contenu comporte des produits ou des fonctionnalités qui n’ont pas encore été publiés (ce que les rédacteurs sont tenus d’ajouter dans les déclarations publiques).

À partir de là, un membre de l’équipe juridique ajoute un émoji 👀 sur le message afin d’indiquer qu’il s’en charge, et de signaler au demandeur qu’une vérification est en cours. Une fois celle-ci terminée, l’approbateur ajoute un émoji ✅. En attendant, tous les changements nécessaires sont communiqués dans un fil de discussion.

Chez Slack, beaucoup d’autres équipes s’appuient sur des flux de demandes similaires. Par exemple, notre équipe responsable des réseaux sociaux utilise un flux de travail pour les demandes de contenu, et notre équipe de conception en a choisi un autre pour les demandes d’informations.

Essayez vous-même :

• Téléchargez le modèle de vérification juridique de contenu
• Vous pouvez aussi créer le flux de travail : Action sur le canal → Soumettre un formulaire → Publier dans un canal public → Envoyer un message direct au demandeur → Le réviseur marque la demande avec un émoji

Niveau avancé : acheminer les demandes d’assistance vers des experts du sujet

Notre équipe de l’expérience client aide des milliers d’utilisateurs Slack chaque jour. Pour les questions plus complexes, consulter des experts du sujet est souvent nécessaire avant d’envisager une solution.

Les clients ont besoin de réponses à leurs problèmes dans les meilleurs délais : ici, la vitesse et l’agilité sont primordiales. L’équipe de l’expérience client a élaboré plusieurs flux de travail pour acheminer les demandes dans des canaux spécifiques, qui regroupent des ingénieurs travaillant sur des sujets très précis (comme nos systèmes de connexion ou nos modèles d’autorisations). Si une personne de l’équipe de l’expérience client est confrontée à un problème nécessitant une aide plus technique, elle peut choisir parmi une demi-douzaine de flux de travail, chacun nommé en fonction de l’équipe de spécialistes concernée, puis remplir un formulaire avec les détails de la demande.

Les résultats correctement formatés sont publiés dans les canaux de ce groupe, et les experts s’occupent ensuite du tri des demandes. Lorsque quelqu’un prend en charge le problème en cliquant sur un bouton, la personne de l’équipe de l’expérience client qui l’a publié reçoit instantanément un message direct lui indiquant qui s’en charge.

Essayez vous-même :

• Téléchargez le modèle pour réacheminer les demandes vers des experts du sujet (et utiliser ce flux de travail pour chaque canal où des experts pourraient répondre à des questions)
• Vous pouvez aussi créer le flux de travail : Sélectionner l’action spécifique sur le canal → Soumettre un formulaire → Publier dans un canal spécifique → Échanger avec les autres membres au sujet du problème → Envoyer une solution au client

En utilisant ces fonctionnalités de base, vous pourrez créer différents types de flux de travail très intéressants. Ils vous permettront d’accélérer le travail et de faire gagner du temps à votre équipe. Les possibilités offertes par ces solutions vont bien au-delà des demandes présentées dans cet article. Vous pouvez créer des flux de travail qui se lancent lorsque quelqu’un rejoint un canal, ou lorsqu’une personne marque un message avec un émoji spécifique. Consultez notre galerie d’idées concernant le générateur de flux de travail, des nouveautés sont ajoutées régulièrement. Vous avez trouvé une idée intéressante pour votre propre espace de travail ? Envoyez-nous un tweet à @SlackHQ.