Produktivität
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Workflows erstellen mit diesen 3 einfachen Tipps

Biete deinen Mitarbeitenden eine bessere Möglichkeit, Hilfe zu erhalten und Anfragen einzureichen – mit Workflow-Builder, einem Tool zur Automatisierung der Arbeit in Slack

Autor: Matt Haughey19. Dezember 2019Illustration von Giacomo Bagnara

Unsere Arbeitstage sind voll gepackt mit manuellen, aber notwendigen Aufgaben – von der Bearbeitung von Anfragen bis zur Einarbeitung neuer Teammitglieder. Mit Workflow-Builder erhalten alle in deinem Unternehmen die nötigen Tools an die Hand, um diese Arbeit in Slack zu vereinfachen und zu automatisieren. Er kombiniert Trigger (z. B. Beitritt zu einem neuen Channel), Nachrichten und Formulare, und das alles über eine Point-and-Click-Benutzeroberfläche, in der sich selbst die unerfahrensten Slack-Benutzer:innen leicht zurechtfinden. Projekt-Teams haben damit schier endlose Möglichkeiten, vergleichbar mit einem Schweizer Taschenmesser mit 1.000 Klingen.

Damit du ein paar Ideen bekommst, stellen wir dir drei kreative Workflows vor, die wir intern bei Slack verwenden. Alle helfen Projekt-Teams bei Slack, Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen. Du kannst diese Workflows in deinen Workspace importieren oder unser Support-Center besuchen, um mehr über das Erstellen von neuen Workflows zu erfahren.

Einfach: Führe eine Live-Fragerunde mit der Zielgruppe durch

Einer unserer ersten Testfälle für Workflow-Builder war die Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden während unserer monatlichen Mitarbeiterversammlung. Slack hat mittlerweile nicht nur 12 Niederlassungen auf der ganzen Welt, sondern auch andere Mitarbeitende, die von zu Hause aus arbeiten. Daher ist es etwas komplizierter, Fragen zu stellen, da wir nicht einfach ein Mikrofon herumreichen können.

Ein Workflow zum Stellen von Fragen in Slack

Stattdessen bitten wir interessierte Mitglieder, #all-hands-and-events (#mitgliederversammlung-und-events) beizutreten, wo sie auf den Aktions-Button ⚡️ oben im Channel klicken können, um den Workflow I have a question (Ich habe eine Frage) auszulösen. Daraufhin wird das oben gezeigte Formular zur Einreichung von Fragen angezeigt.

Diese Einsendungen werden in einem Geschlossenen Channel gepostet, wo unser internes Kommunikationsteam sie nach Prioritäten ordnet und ein Teammitglied bittet, die Frage im Namen der einsendenden Person live zu stellen. Das Ergebnis ist ein offenes Forum, das sowohl externe Büros, Teammitglieder im Home-Office als auch introvertierte Mitarbeitende einschließt.

Probiere es selbst aus:

Mittel: Optimiere rechtliche Prüfungen

Bevor wir Marketingmaterialien oder andere Mitteilungen (wie diesen Blog-Beitrag) veröffentlichen, prüft das Legal-Team von Slack den Inhalt, um proaktiv festzustellen, ob sich daraus potenzielle juristische Probleme in Bezug auf Unternehmens- und Wertpapierrecht, geistiges Eigentum, Datenschutz, Sicherheit und mehr ergeben könnten.

Mit dem Workflow-Builder hat dieses Projekt-Team einen einfachen Überprüfungsprozess entwickelt, der Anfragen sammelt und vereinheitlicht, aber auch wichtige Erinnerungen versendet und Genehmigungen beschleunigt.

Formular für die rechtliche Prüfung in Workflow-Builder

Das obige Formular wird von einem speziellen Channel #content-legal-review (#inhalt-rechtliche-prüfung) aus gestartet. Die Ergebnisse werden anschließend automatisch in diesem Channel veröffentlicht, um eine größere Sichtbarkeit zu gewährleisten.

Gleichzeitig erhält die anfragende Person eine wichtige Direktnachricht, in der sie daran erinnert wird, einen Standard-Haftungsausschluss hinzuzufügen, wenn es in dem Beitrag um noch nicht veröffentlichte Produkte oder Funktionen geht (das müssen die Autor:innen in öffentlichen Erklärungen hinzufügen).

Ein Antrag auf rechtliche Prüfung, der in Workflow-Builder erstellt und in einen Channel gepostet wurde

Danach versieht ein Mitglied des Legal-Teams die Nachricht mit einem 👀-Emoji, um sie zu bestätigen und der anfragenden Person mitzuteilen, dass die Prüfung im Gange ist. Wenn diese abgeschlossen ist, fügt die genehmigende Person ein ✅-Emoji hinzu. In der Zwischenzeit werden alle notwendigen Änderungen in einem Thread kommuniziert.

Viele andere Projekt-Teams bei Slack setzen auf ähnliche Anfrage-Workflows. Unser Social Media-Team verwendet zum Beispiel einen Workflow für Inhaltsanfragen, und unser Design-Team fordert Briefings an.

Probiere es selbst aus:

Fortgeschritten: Leite Support-Anfragen an Fachleute weiter

Unser Customer Experience (CE)-Team hilft jeden Tag zahlreichen Slack-Benutzer:innen. Bei komplexen Problemen bedeutet dies oft, dass vor der Erarbeitung einer Lösung Fachleute zu Rate gezogen werden müssen.
Ein Formular für die Weiterleitung von Support-Anfragen, das im Workflow-Builder erstellt wurde
Da Kunden ihre Probleme so schnell wie möglich lösen möchten, sind Schnelligkeit und Flexibilität in diesem Bereich von größter Bedeutung. Deshalb hat die CE-Abteilung eine Reihe von Workflows entwickelt, die Anfragen in spezielle Channels umleiten, die von Entwickler:innen betreut werden, die an ganz bestimmten Themen arbeiten (z. B. an unseren Anmeldesystemen oder Berechtigungsmodellen). Wenn ein Mitglied des CE-Teams ein Problem bearbeitet, das mehr technische Hilfe erfordert, kann die Person aus einem der sechs Workflows wählen, die jeweils nach einem bestimmten Projekt-Team von Fachleuten benannt sind, und dann ein Formular mit den näheren Einzelheiten der Anfrage ausfüllen.

Die ordnungsgemäß formatierten Ergebnisse werden in den Channels für diese Gruppe gepostet, und die Fachleute nehmen von dort aus die Auswahl vor. Wenn jemand das Problem durch Anklicken eines Buttons „übernimmt“, erhält das CE-Mitglied, das es gepostet hat, sofort eine DM, die besagt, dass das Problem bearbeitet wird.

Probiere es selbst aus:

  • Lade die Vorlage für die Weiterleitung an Fachleute herunter (und wiederhole diesen Ablauf für jeden Channel, in dem Fachleute Fragen beantworten können)
  • Oder erstelle einen Workflow: Bestimmte Channel-Aktion auswählen → Formular einreichen → Beitrag in einem bestimmten Channel posten → Problem mit anderen besprechen → Lösung an Kunde senden

Mithilfe dieser grundlegenden Funktionen kannst du alle möglichen interessanten Workflows erstellen, um deinem Projekt-Team Zeit zu sparen und die Arbeit zu beschleunigen. Das geht weit über die hier erwähnten On-Demand-Anfragen hinaus. Du kannst Workflows erstellen, die ausgelöst werden, wenn jemand einem Channel beitritt oder eine Nachricht mit einem bestimmten Emoji markiert. Schau dir unsere stetig wachsende Galerie von Workflow-Builder-Ideen an, und wenn du eine gute Idee für dein eigenes Unternehmenhast, tweete sie an @SlackHQ.

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