Slack ワークフローテンプレート集

リクエスト対応から新メンバーの育成まで、手動でこなさなければならないタスクは毎日山盛りです。しかし、Slack のワークフロービルダーを使えば、社内の誰でもそれらをシンプル化＆自動化できます。ワークフロービルダーは、新しいチャンネルに参加するといったトリガーや、メッセージ、フォームを組み合わせる機能です。すべてクリックで選ぶだけなので、Slack 初心者でも簡単に使えます。ほかのツールとの連携次第で可能性はほとんど無限大。まさに「千の機能を持つ万能ナイフ」といったところでしょう。

ここからはその活用方法を具体的にイメージできるよう、Slack 社内で使われているクリエイティブなワークフローを 3 つ紹介します。どれも社内チームの時間と労力の節約に役立つものばかりです。紹介するワークフローは、皆さまのワークスペースにインポートできます。新規にワークフローを作成する方法は、ヘルプセンターを参照してください。

初級 : 質問＆回答をリアルタイムでスムーズに

Slack 社内でワークフロービルダーを使った最初の試みは、月 1 回の全社ミーティングにおける従業員からの質問の受けつけでした。Slack 社の拠点は世界 12 拠点にまで増えたうえ、従業員のなかには在宅勤務の人もいます。リモートで質問を受けるのは、ただマイクを回すよりも少しばかり大変です。

そこで、質問する気満々のメンバーには、マイクを渡す代わりに#全社会議＆イベントチャンネルに参加してもらいました。チャンネル上部にある ⚡ ️ボタンをクリックすれば、「質問する」ワークフローが開始され、上のような質問投稿フォームが開きます。

フォームが送信されると、社内コミュニケーションチームが閲覧できるプライベートチャンネルに投稿されます。チームはそこで質問の優先順位を決め、メンバーの 1 人が質疑応答時間に質問を代読するのです。こうすれば、離れたオフィスやリモートチームのメンバー、さらには大人数の前で質問するのが苦手な人を締め出すことなく、オープンな会話の場が実現するというわけです。

実際に使ってみましょう。

• 全社ミーティング質問＆回答用「質問する」ワークフローをダウンロードする
• もしくは次のようなワークフローを作成する。「チャンネルアクション」→「フォームを送信」→「プライベートチャンネルに投稿」→「その場で回答を受け取る」

中級 : リーガルチェックの効率アップ

Slack 社内では、マーケティングコピーなどを公開したり、このブログのような情報発信を行ったりする際に、企業・セキュリティ関連法規、知的財産、プライバシー、セキュリティその他をめぐって法的な問題が発生しないよう、法務チームが事前にコンテンツのリーガルチェックを行います。

その法務チームでは、ワークフロービルダーでシンプルなチェックプロセスを作成したことで、リクエストを回収・定型化するだけでなく、重要なリマインダーを発信して承認までの時間を短縮できるようになりました。

上記のフォームは#コンテンツリーガルチェックチャンネルから起動でき、送信すると自動的にチャンネルに投稿されるため多くの人が確認できます。

またコンテンツが未発表の製品や機能を含んでいる場合は、リクエスト送信者に重要なダイレクトメッセージが届き、標準的な法的免責事項（何かを公表する際に求められるもの）を加えるよう注意が促されます。

法務チームのメンバーは投稿されたメッセージに絵文字 👀 でリアクションし、審査中であることをリクエスト送信者に知らせます。チェックが完了したら承認者はメッセージに絵文字 ✅ を追加。審査中に修正が必要になったら、スレッドでやり取りできます。

Slack の社内では、ほかにも多くのチームが同様のリクエストワークフローを利用しています。例えば、SNS チームはコンテンツリクエストに、デザインチームは企画書の依頼に、といった具合です。

実際に使ってみましょう。

• 「コンテンツリーガルチェック」のテンプレートをダウンロードする
• もしくは次のようなワークフローを作成する。「チャンネルアクション」→「フォームを送信」→「パブリックチャンネルに投稿」→「リクエスト送信者に DM を送信」→「チェック担当者は投稿に絵文字でリアクション」

上級 : 専門分野のエキスパートにサポートの問い合わせを転送

Slack のカスタマーエクスペリエンス（CE）チームは、毎日数多くの Slack ユーザーをサポートしています。込み入った問題に対応する際は、解決策を考える前に専門分野のエキスパートに相談します。

ユーザーの皆さまは一刻も早く問題を解決したいわけなので、スピードと機動力が鍵です。そこで CE チームは一連のワークフローを作成し、ログインシステムや権限モデルなど各専門分野のエキスパートが常駐する専用チャンネルに、リクエストを転送できるようにしました。CE チームの担当者が、専門的なサポートを必要とする問題に取り組んでいる場合、専門チームごとに 6 種類あるワークフローから 1 つを選び、リクエストの詳細を記入してフォームを送信します。

すると定型フォーマットに落とし込まれた内容がそのグループのチャンネルに投稿され、エキスパートが質問を優先度別に仕分けます。誰かがボタンをクリックして「対応中」状態にすると、CE チームの担当者にその対応者を知らせる DM がすぐに届くという流れです。

実際に使ってみましょう。

• 「エキスパートに相談」のテンプレートをダウンロードする（エキスパートに質問する可能性があるチャンネルが複数あれば、各チャンネルでこのフローを繰り返します）
• もしくは次のようなワークフローを作成する。「特定のチャンネルアクションを選択」→「フォームを送信」→「特定のチャンネルに投稿」→「問題について相談」→「解決策をユーザーに送信」

こうした基本的な機能を使うだけでユニークなワークフローを思いのままに作成できるため、チームの時間が節約され、仕事がスピードアップします。ここで取り上げたオンデマンドなリクエストは、ほんの一部にすぎません。メンバーのチャンネル参加、メッセージへの絵文字リアクションの追加をトリガーにしたワークフローの作成も可能です。こちらにワークフロービルダーのアイデアが続々と追加されているのでチェックしてみましょう。また、皆さまのワークスペースでよいアイデアが生まれたら、ぜひ @SlackHQ をメンションしてツイートしてください。